智慧檔案管理全文(5篇)

摘要：高校檔案館收集和集中各個階段的重要活動、重要組織等文件內容，對高校本身的發展建設具有非常重要的意義。然而，隨著科技的飛速發展，信息技術的廣泛應用，給高校檔案館帶來更多的發展機遇，也提出更多的歷史挑戰。創建智慧檔案館，加強檔案信息的智能化、科技化，實現高校檔案館的信息化建設也成為目前的主要研究方向。本文結合智慧檔案館的相關要求，以大數據為基礎，就高校檔案館的建設策略提出比較科學的建議。

關鍵詞：高校檔案；智慧檔案館；建設

0前言

高校檔案作為高校工作的重要組成部分，它是高校建設和發展的全過程歷史記錄，對高校的發展具有重要的信息價值和參考意義。當前，隨著社會經濟的快速發展和高校發展建設內涵不斷深入、范圍不斷擴大，高校檔案信息資源的數量急劇增加，種類更加豐富，形式更加多樣化[1]。高校檔案管理水平，在很大程度上體現高校綜合管理水平。一個管理水平高超的高校，其檔案管理也必然超然卓越。面對浩瀚的檔案數據內容，如何做好高校檔案管理工作，如何充分發揮大數據優勢，提高高校檔案信息服務水平，增強高校檔案信息工作的實效。建設智慧檔案館，讓處于大數據時代洪流之中的高校檔案館發揮高校檔案工作者“善假于物”的特點，運用大數據的思維模式改革傳統高校的信息化管理，科學、高效地運用大數據技術，開創檔案大數據智能化服務體系建設的新局面[2]，從而增強檔案管理的有效性，為優化高校檔案治理體系、提升高校檔案管理水平奠定基礎。

1高校檔案管理信息化建設現狀

根據近期高校檔案館信息化建設情況的統計，不少高校在檔案信息化建設上投入大量精力并取得一定成效。以重慶市為例，據2021年重慶市教育系統檔案事業統計數據，該市絕大多數高校進行實體檔案數字化工作。盡管如此，但或多或少還存在某些問題，結合實際情況分析，主要表現為如下幾種：

1.1檔案管理傳統化意識較重

機關后勤工作是黨和政府工作的重要一環，機關后勤檔案管理更是集政策、保密、專業于一身的繁雜工作。隨著政府自身建設的加強，機關后勤服務工作已經從服務型和保障性的邊緣職能向具有核心意義的建設、監管的中心職能轉變。因此，推進機關后勤檔案管理規范化、科學化，夯實新時代機關事務管理基礎，建設現代化的后勤管理“大數據庫”，進一步推進公共機構節能、辦公用房、公務用車、接待服務、后勤服務等信息化平臺建設，不斷提升機關事務智能化水平，更好地做好政府機關服務顯得尤為重要。

1機關后勤檔案管理工作現狀

一是后勤檔案管理重要性持續強化。近年來，機關后勤檔案管理工作取得重要進展，各級黨委政府對檔案工作的重視程度越來越高，各單位檔案室建設日益標準，工作環境得到不斷改善。二是檔案管理信息化程度不斷提升。檔案工作的信息化建設有了新的發展，結合電子政務檔案，檔案管理系統軟件逐步改版升級，檔案工作信息化技術含量全面提升。三是檔案培訓專業化程度不斷增強。對檔案人員的培訓工作細致深入，檔案人員綜合素質、專業化程度不斷提高。四是后勤檔案管理面臨高質量發展新挑戰。隨著政府機關職能的轉變、業務范圍的不斷拓展及部門間溝通交流的增多，機關后勤檔案的信息數據呈現爆炸式增長，數據類型向多樣化方向發展，檔案管理工作內容發生了質的變化，檔案管理者必須具備更專業的檔案知識，掌握一定的信息技術處理能力，才能更加適應崗位的需求。

2機關后勤檔案管理存在的問題

2.1機關后勤檔案管理人員整體素質有待提升

現階段機關后勤檔案管理人員存在思想觀念不與時俱進、專業化程度不高、檔案管理效率較低的問題。檔案管理工作者對自身的職業認同感較低，在實際工作中，部分檔案工作者存在全局意識不強、開拓創新精神不足、對信息化專業知識鉆研不深、在實踐中提高自己的工作能力干勁不足等現象，這些落后的思想和行為降低了機關后勤部門檔案工作的效率，對推進“服務型政府”的建設也造成了一定影響。2.2機關后勤檔案管理與先進技術不接軌機關后勤單位目前仍然實行封閉式的服務體系，服務對象主要是政府里的機關干部，對外接觸少，檔案管理人員走出去培訓和學習的機會不多，大多數單位機關后勤工作依舊遵循傳統的老路，檔案整理、登記、歸類、存儲方式缺乏科學方法和先進技術支撐，導致機關后勤檔案管理服務功能發揮不足。

2.3機關后勤檔案管理信息化制度體系不健全

1城建檔案管理相關論述分析

城建檔案是城市規劃建設和管理的主要依據和條件，城建檔案的管理水平是城市管理水平高低的衡量標準之一，是城市管理科學化的主要渠道[1]。城建檔案優化管理，是城市人們正常生活的保障，人們生活中所涉及到基礎設施建設檔案的正確性與完整性，直接作用于人們的正常生活。城市檔案是預防自然災害，減少城市損失的重要基礎。城建檔案在社會主義經濟發展過程中，占據舉足輕重的地位，完整的城建檔案是城市在破壞后及時恢復與重建的依據[2]。城建檔案從科學的角度反映城市的發展規律，是城市科學研究與發展的重要信息資源。城建檔案集中反映城市規劃建設和管理的過程，對于城市規劃與發展以及城市建設科學研究水平具有重要作用。1960年在城市建設基本建設檔案規劃中，明確城建檔案范圍包括工業建筑工程、民用建筑工程、交通運輸工程、市政工程以及城市規劃五分方面[3]。其中國城市規劃檔案包含城市基礎設施建設檔案、城市規劃檔案以及國土整治規劃檔案三大方面。城建檔案管理工作具有綜合性、完整性、專業性以及特殊性的特點，城市的本身就是一個綜合體，城市規劃的各項工作以城市為基礎展開。基礎設施項目在建設過程各項內容相互交錯，通過單行工程互相配合，實現城市規劃以及城市規劃管理工作。基于城市規劃的綜合性，城建檔案管理工作必須要與城市規劃需求相符合。工程項目建設項目眾多，涉及內容甚廣，城市規劃發展與建設需要基于城市的歷史情況開展，因此檔案在管理過程中應注重其完整性。城鎮檔案項目具有專業性特征，因此在開展管理工作時，必須要注重檔案的專業區分，保證其專業性特點。城市規劃中，以特殊性事件為對比，規避傳統規劃過程中存在的弊端[4]。因此城鎮檔案管理工作在開展過程中，應注其特殊性，為城市規劃發展奠定基礎。

2城建檔案管理在城市規劃中存在問題

2.1城建檔案利用意識不強

城建檔案伴隨著城市的發展而產生，在城鎮規劃中發揮著重要作用。檔案管理不僅在于保存，發揮檔案信息價值才是檔案管理工作的真諦。當下社會人們對檔案利用意識較低，一定程度上影響城市現代化建設與發展。城建檔案管理工作是城市現代化建設、改進以及管理的依據，在城市規劃建設之前，將城建檔案作為參考依據，避免及建設過程中產生不必要的浪費。由于我國城鎮檔案管理工作起步較晚，相關系統建設處于發展階段，導致檔案意識不強的現象產生。檔案利用意識不強直接影響城鎮檔案作用的有效發揮，對城市規劃產生一定負面影響。

2.2城建檔案管理制度不健全

城建檔案管理制度不健全的根本原因在于城建檔案并沒有形成行之有效的檔案管理機構，導致檔案管理的各項工作無法落實，行政執行力缺乏，檔案管理組織系統與工作任務內容不符，難以形成上下統一，兼具系統性以及全面性的管理系統。基于此種管理體系，難以對城建檔案管理工作進行專業的指導，使之與城市規劃需求不匹配，難以發揮城建檔案管理工作在城市規劃中的重要作用。

摘要：在“互聯網+”的信息化時代背景要求下，當前中職院校的檔案管理工作亟需向數字化轉型。本文從分析中職院校數字檔案管理信息化的必要性、探究中職檔案室加強數字檔案信息化建設的切入點以及如何實現數字檔案信息化建設的人才培養三個方面，闡述了中職院校數字檔案信息化建設的必要性和有效路徑。以期為當前中職院校數字檔案信息管理工作的開展和工作者管理水平的提升提供參考借鑒，滿足當前中職院校檔案管理的建設需求。

關鍵詞：互聯網+；中職數字檔案；信息化建設

中職院校數字檔案信息化建設是中職“互聯網+”信息環境下學校建設的重要內容，數字檔案指的是通過計算機軟件管理、共享、保存和利用的文件，而數字檔案信息化指的是通過信息技術工具收集、處理、保存和共享檔案資源，以實現檔案管理的高效化和共享化。概言之，數字檔案建設以信息化資源建設為中心，以電子檔案的管理為重點，以互聯網為基礎，為學校教研及學生管理而服務，以拓展檔案信息資源存儲平臺、擴大檔案信息資源開放和有效利用為目標。隨著“互聯網+”理念在中職校園建設中的不斷深入，以什么樣的策略和方法實現學校檔案管理水平的有效提升，促使中職院校檔案建設向數字化、信息化轉型，才能更好地履行檔案管理的應用職能，已成為當下中職檔案管理工作者必須思考的重要問題。

一、“互聯網+”環境下學校數字檔案信息化建設的重要性

隨著互聯網的普及與發展，檔案管理的信息化和數字化已成為當下學校檔案建設的主要趨勢，已成為“互聯網+”環境下的學校檔案管理的新要求。實現中職院校數字檔案信息化建設，能為“智慧校園”的建設形成助力，使學校的檔案管理更具便捷性和高效性，同時也能有效提升中職院校檔案管理工作者的業務能力創新意識。

1.促“互聯網+”環境下的校園建設智慧化《全國檔案事業發展“十五”計劃》指出，檔案信息化建設是當前檔案事業發展的明確目標，隨著“智慧校園”理念的不斷深入，數字檔案已成為智慧型學校管理服務的重要組成部分。此外，隨著中職院校步入高速發展期，對學校檔案資源的利用顯得愈發重要。例如，中職院校的檔案工作可以對院校的教學評估、隊伍建設、師資規劃、宣傳教育等方面帶來積極影響。“智慧校園”的建設與學校數字檔案二者是相輔相成的關系，一方面智慧校園的建設能為數字檔案信息化建設起到促進作用，另一方面，中職院校的數字檔案建設也能推進智慧校園的建設。因此，中職院校的數字檔案建設跟隨著智慧校園的建設步伐，并為中職校園建設的轉型和升級帶來助力。

2.促進中職院校檔案管理高效化觀察傳統的中職院校檔案管理模式可發現，以往以手工操作、紙質資料保管為主的檔案管理模式存在著諸多弊端。一是管理所需的時間成本較高，容易導致人力和物力的浪費；二是傳統的單一化檔案管理方法不利于信息的高效存儲和提取，難以實現檔案管理的規范化和科學化；三是中職學校檔案庫中有著大量的師生資料檔案，固有的資料保管模式不利于開展對學校人員資料和信息的數據分析；四是單一化的紙質檔案管理存在檔案遺失的風險，若檔案丟失則將對學校檔案管理工作帶來負面影響。反之，數字檔案信息化能為當前的中職檔案工作帶來管理理念、管理模式和管理方法的極大轉變。一是依托信息技術進行檔案管理可以極大地縮短檔案管理所需的時間，節約了時間成本；二是數字檔案的建設能極大地降低檔案管理的物力成本，讓電子軟硬件設施幫助工作者處理海量復雜的信息，使得檔案管理工作更為高效；三是數字檔案的建設便于對中職院校教師的職稱、年齡、科研成果等數據進行分析，也便于進行學生學籍信息、在校和畢業情況等信息進行統計；四是中職院校有著大量的師生檔案和科研資料，數字檔案的建設能更好地實現資料備份和保密性存儲，在一定程度上提升了中職院校檔案管理的安全性和保密性。基于以上分析，在中職院校開展數字化建設已刻不容緩。

檔案是人類社會活動的記錄，檔案管理是對人們在社會活動中形成的文件檔案進行積累、收集、保管和利用的過程。博物館是保護和傳承人類文明的殿堂，是連接過去、現在、未來的橋梁。檔案管理工作與博物館都是在記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民，是黨和國家事業發展不可或缺的基礎性、支撐性工作。檔案管理作為博物館工作的重要組成部分，是推動博物館事業發展的重要基石。縱觀陜西歷史博物館（簡稱陜博）的發展，檔案管理的重要作用就是最好的佐證。陜西歷史博物館籌建于1983年，1991年6月20日落成開放，是中國第一座大型現代化國家級博物館，它的建成標志著中國博物館事業邁入了新的發展里程，從此之后中國的博物館事業進入了一個快速發展期。筆者在此以陜博為例，對博物館里的檔案管理工作的作用、成效以及如何進一步提升檔案管理工作的水平作一梳理，并提出相應的對策。

一、檔案工作概況

陜西歷史博物館的檔案管理根據工作需求的不同分為綜合檔案室、人事檔案室、學術檔案室、陳列檔案室、文物數據中心檔案室等五個部分，由黨政辦公室、人力資源部、科研規劃部、陳列展覽部、信息資料部等五個相關職能部門分別管理。其一，綜合檔案室。綜合檔案室設立在黨政辦公室，是省級二級檔案室。全館各部室于每年4月底之前將歸檔的文件材料整理收集移交到綜合檔案室。檔案材料主要有：館發黨委和行政文件，公函，紀要，會議記錄，各類合同，各類收文，當年獲獎證書，獎牌，完工的各類維修施工圖紙資料和需要存檔的其他資料。綜合檔案室根據文件形成規律，保持文件之間的有機聯系并區分不同價值進行歸檔整理，統一編號，編寫檢索工具和卷宗介紹，為后期查閱和利用提供方便。其二，人事檔案室。人事檔案室設立在人力資源部。保管全館在職人員、離休、退休人員等人員檔案；根據人事檔案管理要求：收集、鑒別和整理人事檔案材料；建立人事檔案名冊，辦理人事檔案查閱、接收和轉遞；登記人員職務、工資的變動情況。并根據單位人員變動及時核對、整理、歸檔。其三，學術檔案室。學術檔案室設立在科研規劃部。保管范圍主要包括四類學術活動過程中形成的具有保存利用價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄：陜博承擔的課題研究、以陜博為主、外協為輔的科研課題，從課題的申請到完成科研成果，進行鑒定驗收，申報獎項和推廣運用的全過程；陜博學術會議、講座和沙龍等交流活動；對外學術交流與合作考察、研究課題；陜博專業技術人員學術成果登記和統計。其四，陳列檔案室。陳列檔案室設立在陳列展覽部，是陳列展覽工作的原始記錄和對陳列展覽作品知識產權的確認與見證。保管范圍主要包括：陳列大綱（陳列方案），陳列形式設計圖，展覽實景，展品照片、錄像，有關借展、設計、施工的協議書，有關展覽的學術文章、書籍、圖錄、光盤、宣傳冊；新聞宣傳稿、新聞媒體對展覽的宣傳報道；展覽開幕式（議程、嘉賓名單、致辭）及嘉賓、觀眾參觀的文字和影像資料；講解稿；觀眾意見；有關展覽的文化產品資料；陳列展覽總結。其五，文物數據中心檔案室。文物數據中心檔案室設立在信息資料部柜。保管范圍主要包括：文物采集初審數據、及證明相關資料、文物數據的主要指標打印備份、文物數據信息分別進行機器備份、移動硬盤備份、光盤備份。

二、檔案工作的作用與成效

多年來陜博通過“分類保管、有序集中”的原則部署檔案工作，使得檔案材料得到科學保管、合理利用，積極有力地推進了博物館的整體工作。綜合檔案室對全館檔案統一管理，對于各部門歸檔材料的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求有明確的制度和規定。人事檔案室、學術檔案室、陳列檔案室、文物數據中心檔案室按照各自職能特點，做好日常檔案材料的收集、整理工作。其作用與成效主要表現在：一是作為文化窗口影響力更強。陜博自2017年以來年均接待觀眾280萬人次，現已成為“講好陜西故事彰顯陜西形象”最主要的文化窗口之一，在全國乃至國際上具有較高知名度和影響力。二是人才隊伍建設成效顯著。在選人用人方面通過科學設置、嚴格程序、公平公正的選拔與使用人才，其做法主要是：積極引進人才；輸送陜博內部人才外出學習；做好后備人才儲備工作。選拔任用能干事敢擔當有作為的干部，并培養干部人才梯隊，在促進干部隊伍年輕化等方面取得了重要成效。三是陳列展覽屢獲大獎。近三年來舉辦境內展覽（館內展覽、全國巡展）50余個，跨境交流展近10個。其中原創專題展覽先后4次獲得“全國博物館十大陳列展示推介精品獎、國際及港澳臺合作獎”，累計獲獎情況在國內文博界創造了紀錄。四是文保科研成績突出。成功申報“館藏壁畫保護修復與材料科學研究國家文物局重點科研基地”“陜西省博士后創新基地”；組織編撰的《陜西省志•文物志》榮獲陜西省第十三次哲學社會科學優秀成果（著作類）一等獎；出版發行的《文博》學術期刊成功晉級全國中文核心期刊行列。《文博講壇》《歷博講壇》等成為業內廣泛認可的學術講座品牌。五是信息資源建設轉型發展。積極推進“互聯網+博物館”“互聯網+文物教育”計劃，探索AI、AR、VR等現代技術與博物館展示傳播相結合。大力發展云展覽，特別是2020年肺炎疫情以來，利用陜西數字博物館云展覽平臺推出了144個博物館虛擬展館、125個數字專題展覽、900余件文物云介紹、145個線上專題講座和省內百家博物館的線上講讀平臺，舉辦國內首個關于疫情主題的線上展覽“陜西省抗擊肺炎疫情電子見證物虛擬展”。

三、關于進一步提升檔案管理工作的思考

面對新時期、新形勢、新任務，檔案工作如何在博物館事業發展中起到更好的助推與支撐作用，筆者特作以下思考與探討，并提出以下措施與對策。一是加強檔案管理人員培養及引進。檔案工作具有專業性和特殊性兩項要求，搞好檔案工作既需要檔案管理人員專業能力強，同時還要把政治思想過硬放在首位考慮。檔案管理人員必須具備堅定執行黨的政治路線，嚴格遵守政治紀律和政治規矩，在政治立場、政治方向、政治原則、政治道路上同黨中央保持高度一致。因為這個崗位對工作人員要求高，陜博專業的檔案人員始終缺少，經過多年培養的人才因為工作需要及個人原因不斷地轉換到其他崗位任職，致使檔案部門的工作受到了不同程度的影響。要從根本上解決這個問題，筆者以為陜博應在設置崗位外招及內部人員培養上下功夫，各檔案室應保障2名專職檔案管理人員，才能更好地開展檔案管理工作。因為，人的因素第一，只有科學設置崗位，合理配置人員，積極調動檔案管理人員的能動作用，這是檔案事業發展的基礎。二是加強檔案利用編研能力。陜博作為國家一級博物館，是中國博物館進入快速發展的標志。在檔案編研工作上由于檔案人員配備不夠、精力不足，制約了檔案編研工作的開展，即或開展的編研課題也存在深度不夠的問題。博物館主流是文博科研工作，藏品研究成果豐富，非主流專業關注的人少，科研成果也少。陜博應為每年的科研課題做出規劃，拓寬學術視野，應該將檔案科研納入科研規劃，制定靈活的獎勵制度，鼓勵、調動博物館工作者尤其是年輕人的積極性和創造性，培養更多人關注、了解檔案工作，從檔案中發掘課題，提升陜博綜合學術影響力，把“一個博物院就是一所大學校”的重要指示精神真正落到實處。三是探索智慧檔案運用。智慧博物館是陜博近年來關注的方向。智慧保護是基礎、智慧管理是核心、智慧服務是目的。近幾年，陜博不斷升級運用OA系統實現辦公綜合管理，極大地提高了工作效率，從而對系統和資源進行了有效整合。但是由于檔案工作的特殊性，始終沒有實現與館內OA系統的對接。應盡快開發符合功能要求的管理系統，為推進檔案材料的收集、檔案查閱審批程序等方面提升檔案服務功能，有效運用“數據”從而實現“人”與“物”之間的可視可觸，加快檔案智慧化進程，從而進一步優化檔案管理工作，促使檔案工作與陜博快速發展相匹配、相適應。諄諄教導我們:“檔案工作確實要由封閉向開放，由重保管向重服務轉變，要及時向領導機關、向社會提供有價值的信息，為經濟建設、社會發展服務。”作為博物館的檔案工作者理應順勢而為，創新工作模式，探索新思路、新方法，我們應該把目標放在“不僅是歷史的保存者和記錄者，也是當代中國人民為實現中華民族偉大復興的中國夢而奮斗的見證者和參與者”，緊密結合博物館內在運行規律和今后發展方向進行思考和探索，切實把檔案工作做實、做細、做深、做好，為助力博物館事業加速發展與騰飛貢獻力量。