項目檔案全文(5篇)

林業科技檔案是在項目的實施過程中產生的資料。項目檔案是項目實施過程中各項工作的真實記錄，是國家和本省重要的林業科技信息資源，應按照集中統一管理的原則做好項目檔案工作，確保項目檔案的真實、完整、準確、安全和有效利用。為了有效保護和利用國家科技信息資源，要做好林業科技項目檔案的管理工作。

一、現狀及問題

近幾年建甌林業技術推廣中心先后承擔了大量的林業科技研究和推廣項目。總的來說在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業務輕檔案，檔案意識薄弱。

有些林業科技人員對不夠重視檔案工作，林業科技部門多少都存在著重業務輕檔案記錄的現象，沒有把林業科技檔案工作看作是林業項目建設中不可缺少的基礎性工作，沒有把收集林業科技檔案作為自己的重要職責，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內容，是項目驗收、項目監測、效益評價的重要依據，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領導保障；有的不給足夠的設備經費、業務經費，沒有經費保障；有的不按規定設機構、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓學習的經費和機會，檔案員沒有更新知識的機會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業科技項目檔案的形成的質量。

【摘要】石油企業在經營管理的過程中產生了數量眾多的工程建設項目，形成了大量的石油工程建設項目檔案。這些工程項目檔案內容繁雜、涉及范圍廣泛、時間跨度大，要想高效管理和使用這些檔案資料，就必須制定科學規范的石油工程建設項目檔案管理制度，采用有效的管理手段，提高項目檔案管理的工作效率。因此，本文分析了當前石油工程項目檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了相應的對策。

【關鍵詞】石油工程；建設項目；項目檔案；檔案管理

一、石油工程項目檔案管理工作存在的問題

（一）項目檔案管理意識薄弱。長期以來，在石油工程項目管理中存在著重建設輕檔案的問題。項目管理人員的檔案管理意識淡薄，項目各參與方往往將注意力集中在工程進度的管理上，對項目建設過程中的檔案資料收集與整理工作不夠重視，造成重要的項目資料缺失，對工程項目的后續管理帶來不便。由于對項目檔案管理工作的重要性認識不足，有些項目管理人員沒有將項目檔案的收集與整理工作納入項目建設流程，也沒有對項目檔案管理工作進行明確的職責分工，而項目施工人員的流動性較大，如果不設立專門的檔案管理人員，就很難做到及時整理收集項目檔案資料。而且，大型項目的建設單位眾多，每個建設單位在施工過程中都會產生項目檔案資料，如果缺乏統一管理，很容易造成項目檔案資料不完整。（二）項目檔案管理制度執行不力。近些年來，盡管國家相關部門制定并了一系列工程建設項目的檔案驗收規定，但部分工程建設單位對于工程建設項目檔案驗收管理制度宣傳不力、要求不到位，加之項目建設周期長、施工單位多、水平參差不齊以及人員流動性大等問題，導致工程建設項目檔案管理制度沒有得到很好的落實，出現施工單位項目檔案資料管理標準不一、管理制度不規范的現象。同時，一些建設單位并未將項目檔案管理視作企業內部管理體系的重要一環，造成項目檔案資料管理出現盲區。（三）項目檔案管理分散。由于石油工程建設項目往往規模大、建設周期長、參與建設的單位眾多，項目檔案的形成周期長，種類多，管理項目檔案的單位眾多，檔案管理分散等情況，導致項目檔案容易出現信息遺漏、資料丟失，難以確保項目檔案資料的完整性。（四）項目檔案管理信息化程度低。石油工程建設項目的檔案資料數量大，且變化頻繁，導致相應的檔案數字化工作量大。同時，石油工程建設項目檔案資料中的圖紙幅面大、保存時間長、藍曬圖紙字跡模糊，導致其數字化難度較大，從而限制了石油工程建設項目檔案的數字化進程，造成項目檔案管理的信息化程度低，影響了使用過程中的查全率和準確率。

二、基于信息化的油田檔案管理策略

（一）強化檔案管理意識，明確管理職責。在工程項目前期，建設單位就應該組織針對施工單位的檔案管理相關規章制度的培訓，提高施工單位人員對項目檔案管理工作的重視程度，明確檔案管理職責。同時，將石油工程建設項目檔案管理工作整合到業務工作流程中，建立清晰的歸檔責任和考核指標。明確檔案管理的職責，制定專門的檔案整理收集人員，專門負責收集整理項目檔案資料。除此以往，建設單位的檔案管理人員應該加強與各職能部門的溝通與協調，主動跟蹤工程進度，深度參與工程項目的建設，實時進行業務指導。（二）統一項目檔案歸檔制度。在項目建設前期，建設單位檔案管理部門應該就項目檔案的歸檔對施工單位提出統一要求。按照國家出臺的項目檔案管理規范和項目檔案資料編制規定，要求施工單位按照統一的要求制訂檔案資料整理歸檔實施細則，針對項目檔案的歸檔范圍、組卷要求、各單項工程歸檔時間等方面盡可能地給出具體要求，有效避免因各施工單位項目檔案歸檔制度及文件編制規則的不同而造成項目檔案資料歸檔不規范，對于施工單位提供的不符合要求的檔案文件、圖紙等資料應該要求返工修改。（三）與建設項目同步進行檔案管理。建設單位要將項目檔案的管理工作視作工程建設項目管理的重要組成部分，將檔案管理工作貫穿于項目建設的全過程。要求檔案管理部門與建設項目的進度同步進行檔案管理工作，如發現問題應及時提出改進方案，負責工程建設項目的檔案收集、整理、保管等工作，并對項目建設的各個階段的檔案收集與整理進行指導和監督，既要檢查工程質量也要檢查檔案質量，確保工程項目檔案的準確性、完整性。（四）加強項目檔案管理的信息化建設。新形勢下，石油工程建設項目檔案的信息化管理是大勢所趨。應根據現階段的檔案管理工作，充分重視項目檔案管理工作的信息化程度，確定項目檔案管理的信息化范圍，優先對重點工程項目、使用頻繁的項目檔案進行數字化歸檔，建立相應的電子檔案數據庫，做好電子檔案數據庫的管理，逐步實現全部項目檔案資料的數字化，提供網絡查詢、閱覽服務，從而提高石油工程建設項目檔案的利用效率。

三、結束語

1建設項目管理中檔案管理的重要性

建設項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設過程中的史實，又是建設項目竣工后建設單位進行維修及改建等工作的重要依據，對建設項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設項目檔案的系統、完整、準確，促進建設項目管理中的檔案管理規范化，提高建設項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設項目檔案驗收辦法》，大力開展建設項目檔案管理的業務指導與執法檢查活動。在《重大建設項目檔案驗收辦法》中，規定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設項目，不能通過整個建設項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現了項目檔案管理在整個建設項目管理中的重要性。因此，切實做好建設項目管理中的檔案管理工作，是建設單位不可忽視的課題。

2現階段建設項目管理中的檔案管理現狀

2.1建設項目管理中的檔案管理意識薄弱

現階段，很多建設項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設項目管理中，總是存在一種"重建設、輕檔案"的思想，建設單位的領導及管理層都沒有認識到建設項目檔案是整個建設項目管理的重要依據，對建設項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設項目施工中，因為建設施工的任務比較重、項目較多，所以建設單位的領導層都比較重視工程施工的質量與進度等，往往忽視了建設項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設單位通常在建設工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設單位對建設檔案的使用，對建設工程質量不能完全保證。

2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善

在重大建設項目施工建設中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設項目的法人、施工、設計等工程參建單位。由于建設單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規章制度，但是存在著形同虛設的現象，在工程建設中沒有形成有效的管理機制，使得建設單位對檔案管理制度的執行力不夠。再加上建設總承包公司對建設項目的檔案管理任務分配不明確，不能夠很好的協調檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網絡，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設工程質量。由于建設項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設項目開始建設時，建設單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設項目各個環節中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設的監督不足，建設單位沒有按照國家的檔案管理規定進行整理，監督不力，致使建設項目施工的檔案資料收集零亂。

摘要：電力工程總承包項目檔案管理，貫穿于工程項目建設的全過程，是工程建設中重要工作之一，也是工程項目竣工驗收和移交的重要組成部分。本文依托工程管理經驗，探討總結了總承包項目檔案管理手段和模式，供同行交流和參考。

關鍵詞：工程；總承包；檔案；管理

近年來，設計企業向工程公司轉型，以其能發揮工程設計的主導作用，有效控制工期、有利于保證工程質量、有效地控制投資等明顯優勢，獲得業主的青睞。工期短、成本低、質量高的優點正使許多建設單位在選擇總承包方時，首選設計企業。在總承包工程項目施工中，按照國家、行業規范的有關要求，結合具體工程的實際情況相應開展工程項目的檔案管理工作。

1工程總承包項目檔案管理的組織實施

1.1明確歸檔范圍。工程總承包項目從簽訂合同開始，首先明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔范圍。一是業主作為投資方，在工程項目委托設計單位總承包之前，已經開展了前期準備工作，如：征地、立項、資金籌措等，這些工作形成的文件材料應該由業主立卷歸檔。二是監理方形成的文件材料，是直接由監理單位進行收集、整理、歸檔并向業主移交。三是總承包單位負責工程總承包范圍內的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導、監督和檢查分包單位項目文件材料歸檔情況；對分包單位提交的項目檔案進行匯總、整理；項目竣工后向業主移交齊全、完整、系統的項目檔案。四是分包單位負責收集、整理分包范圍內形成的項目文件材料，接受總承包單位的檢查、指導，并對歸檔的項目文件材料的完整性、準確性、系統性負責，在單位工程結束后，及時將單位工程檔案向總承包單位移交，如果不及時移交，則視為此項單位工程沒有結束。

1.2建立全過程管理體系。全過程管理是以總承包單位為管理核心，以國家、行業標準規范為管理依據，以制度、監督和檢查為管理控制手段，在總承包單位以及項目建設、設計、施工、監理、分包等單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制的管理模式。這一管理模式力圖將工程項目建設檔案管理貫穿于工程項目建設的全過程，確保工程項目建設中形成的每一份文件材料都處于受控狀態。第一，項目前期準備階段預先謀劃。自工程立項開始，總承包單位就應將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程，著手開展檔案文件材料的收集、積累和整理工作。總承包單位根據工程建設的內容、特點，結合具體單位工程、分部、分項工程劃分和工程實施進度，制定工程檔案工作的初步計劃，明確檔案工作管理體制，確定主管領導、歸檔標準、質量和進度要求等內容，建立檔案工作組織機構，配備必要的工作人員。建立健全檔案工作制度，制定檔案管理的規范和辦法，保證各分包單位、總承包單位各部門在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據可依。將檔案管理納入到合同管理之中，即在簽訂施工和設備采購合同時，對工程檔案管理細節提出明確要求。第二，項目開工時統一標準。工程開工時，總承包單位應及時與業主方取得聯系，以書面形式明確工程項目文件材料的收集范圍、整理標準、質量要求和檔案移交等事宜。要求各分包單位配備檔案人員，建立覆蓋全工程項目的檔案管理網絡。通過會議等形式，提高各分包單位對檔案工作的認識，制發有關制度、標準到各分包單位，統一工作要求，明細檔案的收集、歸檔和整理的范圍、分類、編號等。明確總承包單位各部門以及各施工、監理等單位的檔案工作職責，為工程項目實施過程中形成的大量文件材料的收集、整理和歸檔管理打好基礎。第三，項目實施階段實時監控。在工程項目實施過程中，將檔案工作融入工程建設全過程，與工程實體質量同等重視。總承包單位在檢查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單位工程驗收時，同時驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質量。將檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設的計劃管理工作，納入施工管理考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責。建立工地現場檔案室，推行預立卷制度。工程各階段施工完成后，各分包單位應按檔案管理的有關規定，將收集、整理好的檔案及時向總承包單位檔案室移交，并經檔案室人員認真檢查驗收合格后，雙方簽字認可。檢查驗收的檔案出現不完整、不準確、不符合規范要求的，歸檔單位必須拿回，進行整改后再重新歸檔，否則視為此項單位工程未完成，以保證檔案的完整性與準確性。第四，項目竣工階段總結反饋。總承包單位負責協調國家檔案行政管理部門和行業主管部門，開展工程建設檔案的專項驗收。及時解決驗收發現的問題，進一步完善檔案質量，在整個工程項目檔案移交前整改完善到位。第五，項目竣工后檔案的移交。工程結束后，由總承包單位按照合同的規定，將工程建設全部檔案同時向業主和生產運行等單位移交，并辦理交接手續。還應按照本單位要求向本單位移交所需的工程建設檔案。至此，工程總承包項目檔案工作全過程的管理才算完成。

2工程總承包項目中檔案管理應注意的問題

BT（BuildTransfer）即“建設—移交”，是項目建設領域采用的一種投資建設模式，項目發起人通過與投資者簽訂合同，由投資者負責項目的融資、建設，并在規定時限內將竣工后的項目移交項目發起人，項目發起人根據簽訂的回購協議分期向投資者支付項目總投資的過程。BT模式是隨著我國經濟體制改革的深入推進，在項目投融資建設領域出現的一種新的建設管理方式。與普通的建設項目相比，BT模式建設項目在管理體制、工作流程、運行模式等方面有自身特點，其檔案管理工作面臨諸多新的問題。為此，遼寧省檔案局牽頭開展了“BT項目檔案管理模式的研究與實踐”課題研究工作，有效地解決了BT項目檔案管理責任主體不明確、業務指導不對稱、檔案安全保管及信息化建設等一系列問題，為BT項目檔案管理提出行之有效的解決方案。該課題榮獲2016年度國家檔案局優秀科技成果二等獎。研究成果

1.明確監管職責，建立監管模型

BT項目各方在項目檔案管理工作方面的監管職責為：(1)項目發起人負總責，承擔BT項目檔案規章制度制定、監督、指導工作，負責項目前期文件的收集、整理以及全部項目檔案的最終接收工作。(2)BT項目投資方負責投融資過程、施工準備文件的收集、整理工作，負責各參建單位施工過程、竣工階段、回購期間形成檔案的監督、指導工作，以及回購前項目檔案的接收、保管工作。(3)臨時機構如征地拆遷辦公室、建設指揮部、BT項目管理辦公室等負責工作過程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察設計單位負責收集、整理勘察及設計過程中形成的設計文件。(5)施工單位負責本單項（單位或標段）工程施工過程、竣工文件等收集、整理工作。(6)監理單位負責收集、整理監理過程中形成的監理文件，同時履行審核項目竣工文件的完整、準確和案卷質量等情況的職責。

2.建立文件質量控制體系組織、機構控制

BT項目相關方要明確分管領導和部門，建立相應的檔案管理機構，配備必要的專（兼）職檔案人員，形成項目發起人、BT項目投資方、BT項目公司以及施工、監理等多級項目檔案管理網絡。如圖2所示。制度控制。制定檔案人員崗位責任制，將責任細化分解，落實到人；制定BT項目文件收集、整理、歸檔、保管、借閱等制度，以及照片、電子、光盤等不同載體文件的管理制度；將檔案管理納入項目建設基本程序和合同管理。過程控制。在項目前期、設計、施工等各階段，要針對項目立項、批復、審查備案、勘察設計、施工、監理等過程中形成的文件材料進行收集，確保每一事項文件齊全，確保施工文件收集與施工過程同步進行。結果控制。BT項目完工，施工單位應將自己承擔的單位工程或單項工程的施工過程文件材料在收集齊全、整理規范后，向BT項目公司歸檔；BT項目竣工，要啟動竣工檔案驗收程序，重點對BT項目形成的各種形式和載體（音像、電子）檔案的完整準確、真實有效以及簽章手續等進行驗收；BT項目回購結束后，BT項目公司要將項目檔案按照要求向項目發起人或其指定單位完整移交。

3.提出驗收移交辦法交工驗收

BT項目交工驗收之前，BT項目發起人邀請第三方對BT項目投資方、BT項目公司等形成的檔案進行綜合評估，對評估中提出的問題進行整改后方可進行交工驗收。交工驗收由項目發起人組織，被驗收的主體為BT項目投資方及參建方項目檔案。檔案驗收。BT項目檔案的驗收工作應在BT項目竣工驗收之前3個月內完成，由項目發起人按照項目管理審批（核準、備案）的權限向相應的檔案行政管理部門提出申請，檔案行政管理部門負責組織檔案驗收。沒有通過檔案驗收的BT項目不得進行BT項目的竣工驗收。移交時間。BT項目交工驗收后的3個月內,由BT項目公司將項目檔案移交給項目發起人或其指定的使用單位。創新點