文檔知識管理全文(5篇)

摘要：知識經濟時代，知識競爭已逐漸成為企業之間的主要競爭，知識管理的理念與實踐已逐漸應用到各行各業。文件、檔案是企業重要的知識資源。企業文檔一體化是企業檔案管理發展的必然趨勢，企業文檔一體化，即從系統、整體的角度，將企業文件與檔案統籌管理，整合企業文件與檔案資源，促進企業信息資源建設與開發，促進企業知識管理的實現。在知識管理環境下，企業可以通過一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設等有效措施實現文檔一體化。

關鍵詞：知識管理；文件管理；檔案管理；企業文檔一體化

1企業文檔一體化的內涵

企業文件是企業在經營管理活動過程中直接產生和使用的一切信息記錄。企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。在企業經營管理活動中，企業檔案可以分為黨群管理類、行政管理類、經營管理類、科研開發類、特殊載體類等。文檔一體化是把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機地聯系在一起，按照統一的規范和標準，組織成為一個科學的大系統，從整體相互聯系的角度對若干子系統進行處理、統籌安排，從而達到減少或消除重復勞動，提高工作效率和工作質量的目的。企業文檔一體化就是將企業文件管理與檔案管理有機聯系起來，從系統、集成的角度對企業文件、檔案進行管理，從而發揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價值，最終實現從企業現行文件到企業檔案的整體優化和高效管理。企業文檔一體化的具體內容包括：文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段，應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理；信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。

2知識管理環境下企業文檔一體化的緊迫性

在知識管理環境下，企業員工同樣意識到知識的重要價值，員工急需在企業中營造知識共享的良好環境。文件、檔案是企業重要的知識資產，員工的日常工作離不開文件、檔案的支持，員工越來越重視文件、檔案的服務利用工作。因此，在知識管理環境下，員工要求檔案部門提供高效的檔案信息服務，要求文件管理、檔案管理的整合，要求文檔一體化管理，促進知識的挖掘、共享和創新。在知識經濟時代，企業之間的競爭逐漸由實體競爭上升為知識競爭，知識在企業發展中的價值越來越重要，知識管理的理念與實踐廣泛應用到各行業各領域。在大量信息存在的“信息爆炸”時代，人類面對著各種各樣的信息，信息用戶需要準確、高效地查找到自己所需要的真實、準確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著企業經營管理活動中的重要信息，企業檔案具有真實性、完整性、可靠性，企業文檔價值日益突顯，為信息用戶提供了真實的信息保障。因此，企業文檔一體化管理，開發文檔信息資源是知識管理環境的客觀要求。知識管理環境要求企業重視知識，充分挖掘知識價值。企業在進行知識管理的過程中，通過知識收集、整理、應用、共享、創新等環節，將企業隱性知識顯性化，并科學高效地管理顯性知識，使企業員工隨時隨地地可以找到自己需要的知識，通過企業整體的智慧不斷提高企業創新能力和競爭力，促進企業的發展。因此，企業需要進行文檔一體化管理，通過文檔一體化管理促進企業知識管理，

3知識管理環境下企業文檔一體化實現的有利因素

一、知識管理背景

（一）知識管理定義

知識既可以指隱藏在人的大腦中的經驗，也包括企業內外部研究報告、標準規范、制度文檔等，是企業組織的重要資產[2]。在銀行業，知識資產是指銀行在長期經營過程中不斷積累起來的經驗和信息，包括各類業務專家經驗，各類業務、交易、客戶信息等結構化信息，以及各種電子文檔、郵件、音視頻等非結構化信息。知識資產既是銀行創造價值不可缺少的特有資源，也是銀行獲取競爭優勢的核心競爭力之一。知識管理是對知識及其產生、處理和應用進行管理的活動，主要目的是通過建立用于收集、處理和共享知識的軟件系統，推動企業知識的積累與分享，提高知識資產利用水平。與傳統意義上對電子文檔進行存儲管理不同的是，知識管理需要與業務相結合,強調知識的學習應用與創新，包括整體化的知識學習與碎片化的知識精準運用。在銀行開展知識管理，通常包含三方面的內容：對顯性知識資產的組織管理，比如對各類專題研究報告、制度、手冊開展統一存儲、搜索查詢等；對隱性知識資產的提煉管理，體現為對各種評審專家、理財專家、投資專家的個人經驗的總結凝練，利于上述知識的快速利用和大范圍分享；對顯性知識資產和隱性知識資產之間相互作用的管理，即對知識變換的管理，體現為知識的應用或創新的過程。

（二）國內外銀行同業知識管理實踐

銀行業作為知識密集型行業，高度體現出以知識為基礎的基本特征。越來越多的國內外銀行同業意識到知識的積累與利用對提升核心競爭力的關鍵作用。

1.世界銀行知識管理案例介紹。

世界銀行作為知名的開發性金融機構，提出了“知識銀行”的設想：首先滿足員工便捷獲取知識的需求，再將知識傳播到外部客戶和合作伙伴，最終將這些外部知識納入到其自身系統中，構成一個可持續發展的知識交流中心。為收集和共享知識，世界銀行定義了80個專家領域，并建立了全球化的非正式的“實踐社區”，每個社區通過一個幫助臺進行控制，創建專家名錄，并且在全職知識經理以及業務人員的幫助下設立電子公告板，收集相關項目最佳實踐以及經驗教訓。為營造知識分享的內部文化，世界銀行在人才評價體系中通過設立知識分享獎等機制，提升全體員工提高知識分享主動性。因在知識管理領域的卓越實踐，世界銀行成為全球最受贊賞的知識型企業（MAKE）之一。

對信息資源的爭奪是信息社會的一個顯著特點。事實上，自古至今，擁有資源便占領制高點，這一點從未發生變化。近代前期，勞動力、勞動工具曾是最重要的資源；近代以后，信息、知識已逐漸成為支配性資源。大數據、云計算的興起，更加彰顯了從海量信息中提取有價值知識的重要性。在這樣的總體背景下，任何學科和行業都應該對此有適度的關注，否則就會有脫離社會運轉軌跡的危險。對于檔案管理工作而言，要想擺脫現實困境，重新發現自身價值，也須得在信息資源挖掘和知識服務問題上做適當的探索。一般而言，知識分為顯性知識和隱性知識兩類。顯性知識是記錄于一定物質載體上的知識，隱性知識是存在于人們頭腦中的經驗、經歷、技巧、訣竅、靈感等難于表達的知識。因此，知識服務可以有顯性知識服務與隱性知識服務之分。知識服務是檔案管理應對知識時代浪潮的內在要求，也是實現向知識管理轉型的重要過渡。檔案是顯性知識的典型代表，業界具有諸多顯性知識處理的經驗積累與現實實踐，而缺乏隱性知識處理的任何技術或經驗優勢。鑒此，筆者認為，就目前階段而言，檔案界可著力于提供顯性知識服務，努力在這方面做精做細，至于隱性知識的挖掘則不是當前的主要任務。

1可行性：檔案管理具有先天的顯性知識資源服務屬性

檔案是顯性知識的典型代表檔案是社會組織或個人在其社會活動過程中形成的有保存價值的歷史記錄，是固化的歷史經驗和歷史記憶。因此，幾乎沒有人會否認，存儲著知識資源的檔案無疑是最重要的顯性知識。筆者認為，“檔案”意味著它是最具有長遠歷史價值的顯性知識。關系如下圖1。事實上，人們尋找歷史經驗最重要的途徑就是從檔案中獲取知識。自人類發明文字以來，固化的記錄就代替了口耳相傳，成為人類文明延續的主要方式。雖然知識管理學者普遍認為，隱性知識是知識管理的核心，但是值得指出的是，隱性知識最終還是要依靠顯性化技術成為文檔，才能得到最大限度的傳播和延續。單純的隱性知識傳播和延續非常有限，因此我們常常采取紙質的或數字的方式將那些瀕危的非物質文化遺產以記錄的形式保存下來。因此，從這個意義上說，文檔在知識管理體系中占有舉足輕重的地位，具有不可替代性。我們也不難發現，許多單位，如中國聯想集團、海爾集團等，都會通過公司規章要求員工外出考察、培訓、參會、研討活動之后以及離退職之前，把相應的文檔材料上交或做出總結報告。更為嚴格的某些公司（如IBM公司），會為每個人專門發放文檔資料整理袋，用于放置所有相關工作資料，并由專人定期回收。這些方式都體現了通過文檔控制企業知識財富的理念，以及文檔資源的極端重要性。正如全球著名的IBMLotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中也說道：“文檔是知識容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。”[1]除了在實踐領域常常以文檔記錄方式傳播延續人類知識財富以外，在知識管理界、檔案界和企業界，檔案管理與知識管理的密切關系常常引起諸位學者的研究和關注。如彭明彧認為，“文檔管理系統是知識管理系統的重要基礎”，“檔案管理與知識管理終極目標具有平行性”，“知識管理與檔案管理的運行方式具有并行性”，“知識管理和檔案管理原則具有部分兼容性[2]。張斌認為，“企業檔案是企業重要的知識資源，企業檔案管理是企業知識管理的重要內容[3]。徐擁軍認為，檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術等方面相近相通，二者可以相輔相成[4]。

2必然性：檔案管理的終極追求與知識服務理念相契合

作為一種歷史較為悠久的管理活動，檔案管理的追求經歷了一個與時俱進的變遷過程。通過開展檔案編纂或研究，封建時期，以服務王權為取向，近代時期，以服務社會為目標。但無論如何，基于檔案內容而“提供服務”這一本質似乎從未改變。在20世紀90年代，順應新的時代需求，檔案學提出了“后保管范式”，主張檔案管理由載體保管向信息管理轉變，“檔案工作者由實體保管者向信息和知識的提供者轉變”[5]。檔案后保管范式本質上是“一種以來源為中心,以知識為中心的管理”[6]，其目的和核心就是實現“知識服務”。這種追求體現了檔案管理更加關注其信息資源價值，重視并強調應用檔案顯性知識提供知識服務的理念。這不也正是知識管理的核心價值觀嗎？值得注意的是，在實踐層面，檔案管理的知識服務理念也正在悄然興起。如數字檔案館（室）的建設、電子文件中心建設。數字檔案館（室）的本質就是利用信息技術搭建起來的一站式檔案知識服務平臺，其以擴大開放、便于利用、最大限度挖掘檔案價值、以多元手段服務用戶為重要特征，經常采用的專題紀錄片、專題展覽、專題推送、在線參觀、在線利用等服務形式，實質體現了知識服務的價值追求。又如，田灣核電檔案的知識服務思路。田灣核電站是中國著名的三大核電基地之一，其將核電檔案與設備、人員一起并列為公司工程建設和安全運營的三大支柱。田灣核電檔案注重圍繞檔案承載核心資源、展現技術特色、控制工程質量、實現精細化管理進行全方位管理、開發、利用，注重應用信息技術和網絡技術提高文檔知識資源開發和深度利用，如建立了合理化建議庫、技術專利庫、科技論文庫、項目案例庫、經驗總結庫等各類型的直接服務于企業的知識庫。通過實施ECM，成功建設了企業級內容中心和知識服務中心，致力于為公司管理創新、經營效益和可持續發展提供全方位的知識服務。可以說，田灣核電檔案管理理念是一種實實在在的、緊密結合實際的、為企業帶來巨大收益的知識服務典型。美國馬里蘭大學教授布魯斯•W•德爾斯泰恩（BruceW.Dearstyne）可謂一針見血：“文件管理的目標在許多方面都與知識管理非常相似———都是在需要的時候讓人們能夠得到所需的有關信息。這一共性意味著兩者具有合作的基礎。”[7]

3優越性：檔案管理具有成熟的顯性知識服務處理技術與流程

根據知識管理理論研究及其相關的主要實踐活動，有學者將知識管理分為行為學派、技術學派，經濟學派和戰略學派四個主要流派，并進一步指出，行為學派主要側重對隱含知識的學習、創造和靈活應用。技術學派主要側重對顯性知識的積累、傳遞和方便提供。經濟學派主要側重對顯性和隱含兩種知識的積累、學習并最終完成價值發現。戰略學派主要側重對顯性和隱含兩種知識的積累、轉化并最終完成包括價值發現在內的各種戰略目標。[8]顯然，檔案管理與上述技術學派非常相似。從具體處理技術來看，檔案管理作為一種信息資源管理活動，在其悠久的歷史發展中積累了豐富的經驗，對知識管理中的顯性知識處理技術有重要的參考和借鑒意義，如重視基于歷史主義的來源原則、全宗思想、成熟的檔案實體分類和檔案內容分類技術、編碼技術、檢索技術等等。另外，檔案管理注重“保存”的意識，也有利于知識的沉淀、積累以及后期的二次開發和利用。從具體處理流程來看，對比發現，知識管理（顯性知識）的一般流程與檔案管理的一般流程有較大的吻合度,階段相似度非常明顯。二者極其相似的環路閉合處理流程，并非巧合，而是基于共同的信息資源管理本質，基于共同的對知識（信息）的整合、創新和利用的管理目標。如上所述，知識管理的實施，必然涉及知識的產生/收集、加工、整理、存儲、評價和利用等環節，這些具體的處理環節在檔案管理領域已經發展了上千年之久。如何更好地收集信息源，如何更快速地處理信息，如何更準確地檢索與利用信息，以及如何更長久地積累信息，檔案管理的經驗不可謂不多。正如塞里•休斯指出的：“文件管理者能清楚地理解組織的知識基礎，而且長期涉及組織知識，他們可能比任何人更接近組織的智力資本。他們了解正在構建的信息、正在使用的信息、靜止或休止的信息。他們明白組織中哪些信息是當前的，哪些信息是至關重要的、重要的或不重要的。”[9]如非物質文化遺產保護工作、城市記憶工程、口述歷史等，這些工作中最重要的一部分就是需要對歷史中珍貴的隱性知識進行顯性化，以實現永久流傳。在此，檔案表現出來的優勢已經相當明顯。而且，檔案管理在知識（信息）流程化處理過程中表現出來的先天優勢，可以讓檔案工作者在面對知識的任何時候想到的都是整個生命周期內的知識處理與創新，而不是局部的單個的知識單元。在大數據時代，面對海量的信息，這種整體相關思想對知識創新和利用更是至關重要的。

1圖書館知識管理及其內容

1.1圖書館知識管理的含義

知識管理最初是在西方發達國家企業管理中應用，是為了能夠使顯性知識得到充分的發揮和挖掘隱性知識。知識管理有廣義和狹義的概念，狹義的是信息管理的高級階段，是運用先進的技術和工具來進行管理。廣義的則包括以知識庫和知識流為對象的圖書館業務管理、人力資源管理、知識資源管理、個性化知識服務、學習型圖書館環境等。

1.2圖書館服務知識管理的內容

（1）知識資產管理是指其所擁有的顯性知識和隱性知識的總和。其最重要的一個方面是采用有效的措施將隱性知識轉化為可管理的顯性知識，并使之為圖書館工作服務。

（2）人力資源管理是知識管理的核心，通過知識管理，創造一種奮進的學習氛圍，建立有效的激勵機制，充分發揮圖書館每一個部門和員工的能動性與創造性。

（3）知識組織管理是把知識客體中的知識因子和知識關聯表示出來，以便人們識別和理解知識。其主要任務是在信息獲取和信息預處理的基礎上，通過知識挖掘，對信息進行精簡、提取，發現隱含在信息中的有用信息知識單元并對其進行組織。

摘要：在現代化辦公趨勢下，中小知識型企業面臨知識管理散亂、現有管理系統不適用、協同辦公與知識管理過程分離等問題。本文對當前市場上的兩大類知識管理產品進行研究，總結了中小知識型企業在知識管理方面現存的主客觀問題及需求，并從知識管理流程的角度，提出了六項針對中小知識型企業協同知識管理系統的設計策略。

關鍵詞：中小型企業；知識型企業；協同辦公；知識管理

知識管理是對知識獲取、整合、共享、應用、創新與保護的全過程的管理。現代管理學學者彼得•德魯克認為：管理從本質上是用智慧代替魯莽、用知識代替習慣、用合作代替強制，并預測大約在2030年左右，人們將逐漸進入“知識社會”。他認為知識管理中的復雜問題需要用協同的思想來解決，即通過協同知識管理（CollaborativeKnowledgeManagement，CKM），幫助企業傳遞工作經驗，降低人才流失成本，防止出現人才斷檔，最終實現對企業運作成本的控制。知識管理軟件系統是企業實現有效知識管理的重要技術手段與強有力的支撐，使用知識管理軟件系統管理知識，會要求人們按照規定的管理方法和管理流程管理知識和獲取知識，促進企業更加科學化、流程化地對知識進行管理1，從而降低企業內部項目工作成本，加快企業對外界需求變化的反應速度，并提升企業創新能力與競爭力。

一、協同知識管理產品現狀分析

現有協同知識管理軟件主要分為：針對大型企業的IaaS產品與針對小型組織的SaaS產品，兩類產品在知識管理方式、產品功能架構以及適用場景方面具有顯著區別。（一）IaaS企業協同產品的特點及優劣勢。目前主流的IaaS（InfrastructureasaService，基礎設施即服務）企業協同產品有藍凌、泛微、金和、點擊科技等，此類產品的功能包括知識管理、項目管理、工作流程管理、協同工作、信息管理等十余種，一般適用于中型或大型企業，其優點包括可根據不同企業具體需求開發，軟硬件私有部署，安全性高，功能豐富，能滿足企業各類工作場景需求。但目前市場上的協同產品更注重協同與辦公自動化，對于知識管理的重視程度不足，只作為產品中的一個子功能模塊進行開發。此類產品的知識管理方式有建立知識庫、進行檔案管理、數據中心、考試管理、知識排名等。雖然此類產品設置了知識管理功能模塊，但在實際操作中該模塊利用率較低，主要問題表現在：1.功能龐雜、用戶體驗差。系統功能復雜冗余，在界面和交互上缺乏吸引力，導致除了必要的工作流程外，用戶并不愿意主動嘗試其余模塊；2.激勵性不高、使用被動。系統沒有設置相應的獎勵機制或其他促進員工進行知識管理與共享的措施，導致用戶之間互動性差；3.智能化管理程度低。企業信息與知識的管理局限于單純存儲與簡單分類排序，知識內容難以被再次利用，用戶需要搜索大量文件，并且逐一挑選，管理系統智能化不足，知識再利用效率低下；4.投資大、見效慢且定制化成本高。企業建設此類知識管理系統，需要從采集、整理知識開始，建立完備的知識管理平臺周期長，成本高。（二）SaaS企業協同產品特點及優劣勢。主流的SaaS（SoftwareasaService，軟件即服務）產品有印象筆記企業版、Thoughs、語雀、石墨文檔、有道云筆記等，其產品的主要特點是以數據資料的記錄為主，只提供軟件服務。且產品量級較輕、購買成本低、操作簡單，但同樣存在以下缺陷：1.知識管理與協同工作分裂。上述產品需要與多家三方軟件進行聯動，以達到協同工作與知識管理的銜接；2.功能較為局限。產品功能以文檔的編輯與管理、共享為主，知識管理的功能模塊不深入，使用范圍受限；3.此類產品比較適合小型組織使用，隨著企業規模擴大，知識管理和任務流程的日漸復雜，其管理的效率與有效性也將降低。同時，公有云端存儲的方式也存在安全隱患。綜合兩類產品，發現IaaS產品主打軟硬件一體，多為大型企業定制化開發，其較高的經濟成本投入與較長的開發周期，都不適用于中小知識型企業靈活多變、資本有限的特點。而SaaS產品，雖然體量輕，功能精簡，但對于知識管理的專業性不足，管理流程不完善，不足以支撐中小知識型企業的管理需求。

二、中小知識型企業的知識管理問題與需求

知識型企業是指以知識或知識型員工的智力資本為輸入，以知識加工、知識創新和知識傳播為主要活動，通過提供知識產品或知識服務來滿足顧客的需求，進而實現知識價值最大化和追求可持續發展的有機體2。獲取知識、降低知識管理成本、實現知識整合的標準化是影響此類企業發展的重要因素。（一）中小知識型企業知識管理問題。從客觀角度來講，中小知識型企業自身規模較小、人員較少、資源有限。而知識管理工作需要投入大量時間、人力與物力成本，且短時內收益不顯著，企業難以認識到知識管理工作對于企業發展的重要性，或者即便認識到了，市面上現有產品也很難滿足此類企業的特殊需求，從而導致企業內部知識財產分布散亂、管理工作無系統性以及知識再利用效率低等問題。從主觀角度講，由于企業在知識管理方面的認知局限，企業內的知識管理工作與項目工作分離。常表現為企業在某特定時間段內，對前期項目工作進行集中整理，容易因為結果導向的思維，出現項目工作細節的丟失的問題。因此在后續知識再利用環節，回溯過程困難，經驗性的知識難以被標準化地利用。另一方面，企業內部的業務競爭與利己主義，也是知識共享難以實行的一大重要原因。在知識經濟時代，企業的興衰已不再單純取決于其擁有的物質資本，還在于對知識和有效信息的積累和運用3。因此，開發一款面向中小知識型企業，且能為此提供輕量、專業、系統、平價、有針對性的協同知識管理產品成為迫切需求。（二）中小知識型企業知識管理需求分析。根據中小知識型企業相關的文獻研究，選取中小知識型企業中具有代表性的三類進行研究，分別是設計創意類企業、教育培訓企業、咨詢服務企業。筆者對三類企業高層、中層、基層人員進行實地觀察、問卷與訪談，總結得到以下共性需求：1.組織架構權限需求。根據企業內部組織架構特點，對不同層級成員進行相應的權限設置，以便于不同成員獲取相應的知識內容；2.人力資源管理需求。包括成員能力水平評估，成員工作時間統計等，便于管理者快速調動人力，提升管理效率；3.工作進程與內容協同管理的需求。成員之間通過協同系統進行經驗交流，并在規范化工作流程中實時對項目知識進行管理；4.精細化知識管理的需求。知識管理應從不同維度進行分類，達到精細化管理。一是對“人”，知識輸入者、管理者、分享者等多種角色的精細化分；二是對“內容”，包含專業知識、經驗、案例、外部資料等具體內容進行分類整理，從而形成一個多方參與、實時互動、結構清晰、形式靈活的知識管理體系；5.知識存儲與智能化管理的需求。搭建企業專有知識庫，知識庫根據企業規模、業務特點、人員結構進行組建，一般由高層管理者進行構想與審核，由中層管理者進行落實，由員工層進行完善。最后形成專屬于企業自身的知識庫。