數字化人事管理全文(5篇)

摘要:隨著信息技術的高速發展，數字化校園在高職院校現代化管理的建設中扮演起了重要角色，人事管理系統也隨之進入一個全新的信息時代。本文在高職院校數字化校園建設的背景下分析人事管理系統的現狀及存在的問題，并針對這些問題提出了相應的對策。

關鍵詞:數字化校園;人事管理系統;信息化

一、前言

近年來，隨著數字化校園建設步伐的不斷邁進，高校的各方面管理方式、途徑也隨之發生了一系列的變化。高職院校作為我國高等教育的重要分支，也在響應時代，逐步將數字化校園引入學校管理的各個層面上來。數字化校園構成了統一的用戶管理、資源管理以及權限管理，把學校建成一座面向校內，同時又面向社會的一個超越時間和空間的虛擬性大學。建設數字化校園的目的是提高學校的行政管理效率，提高學校的教育教學水平，進而提高學校的整體辦學實力及核心競爭力。

二、高職院校數字化校園人事管理系統建設的必要性

(一)高職院校人事管理工作的性質

人事管理工作作為高職院校行政管理工作的一個重要方面，由于管理基數龐大，往往具有信息量大、采集涉及面廣，信息共享、信息關聯程度高，數據時效性、一致性及準確性強等特點，其工作涉及廣大教職工的選拔、培養和收入，直接關乎教職工的切身利益。因此，需要通過現代信息技術、網絡技術來建立人事管理信息系統，以實現高職院校人事管理現代化進程，使管理更為高效、精細和準確，充分體現行政管理的公平、公開和公正。

摘要：人事檔案管理工作是人事管理中不可缺少的一部分，在人事管理工作中具有核心地位。傳統的人事檔案管理模式下，存在明顯的離散化、碎片化缺點，不能適應日益復雜的人事管理工作。新時期，必須加強人事檔案數字化建設，為人事管理一系列工作提供便利，提高人事檔案利用效率。該文首先重點分析人事檔案數字化在人事管理中重要性，然后提出推動人事檔案數字化的措施。

關鍵詞：人事檔案；數字化；人事管理；重要性

人事檔案數字化是新時期人事管理工作開展中必須重視的創新舉措，強化人事檔案數字化發展，能夠促進人事檔案收集、整理、保管、統計、傳輸、調閱、使用等工作實現數字化管理，還能夠建立數字化系統，提高人事檔案資料共享性，提高人事檔案使用率，高效發揮人事檔案的作用。

1人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析

1.1有助于促進人事管理現代化發展

推動人事檔案數字化建設，需要依靠互聯網信息技術，以網絡技術作為重要依托，發揮網絡技術自身優勢，利用掃描儀等先進的儀器對手工紙質檔案掃描建檔，能夠儲存在內存卡等媒介當中，安全長效，不容易發生丟失，查閱起來也十分方便快捷。將人事檔案信息傳輸到電腦中，利用信息化檔案平臺系統，構建完善的人事檔案管理系統，不僅準確存儲檔案信息，同時還具有數據采集、檢索等功能，能夠為管理人員提供便利，提升人事檔案管理的效率，推動人事管理向著現代化的方向發展。

1.2有利于提升人事管理綜合水平

摘要：研究新時代人事檔案信息化建設具有重要的實際意義。在具體實踐的基礎上，筆者結合人事檔案信息化建設的國際/國家標準、行業標準/規范、法律法規和規范性文件，深入分析了新時代人事檔案信息化建設的內容和意義，明確其存在的關鍵問題，并給出解決策略。

關鍵詞：人事檔案；檔案數字化；信息化規則；檔案數據化；管理機制

以電子信息技術為基礎的信息技術的突飛猛進發展與廣泛應用，拉開了信息經濟時代的序幕，并使人類進入數字經濟時代，繼“物理空間”“人類社會”之后，又產生了“信息空間”。社會信息化、數字化的巨大進步和實際應用連同人事制度的改革，都不斷推動和促進著作為人事管理基礎和關鍵環節的人事檔案管理的信息化建設[1-3]。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描和照相錄像等數字化技術、計算機應用技術、（移動）通訊技術、互聯網技術、人工智能、大數據等信息技術的最新成果，根據檔案管理理論與技術以及信息化時代檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立信息化網絡社會中檔案管理、利用與服務的基本流程、框架和基本方法等，在紙質文件、聲像文件等傳統介質的實體文件和已歸檔保存的電子檔案文件等虛擬檔案基礎上，構建、組織、開發具有有序結構的系統化檔案信息庫，最終建立人事檔案管理信息系統（或平臺），最大限度地實現紙質檔案和電子檔案信息的數字化和數據化管理，進而實現人事檔案的個性化和社會化利用與服務。這便是人事檔案管理的信息化建設。其實質是檔案管理、利用與服務從以檔案實體為中心的管理模式到以檔案數據化信息為中心的管理模式的轉變。人事檔案的信息化管理、利用與服務，符合中國特色新時代的發展潮流，并能在構建智慧社會的時代大潮中提升人事檔案現代化管理水平、智慧服務作用和基于知識的輔助決策功能[4-5]。因此，人事檔案部門應及時更新人事檔案管理理念，加快信息化建設，形成實體管理與信息化管理并舉的管理、利用與服務模式，最終實現人事檔案的信息化、數據化和智能化管理、利用與服務，提高其相應的水平、效能與作用。在實現管理模式的轉換過程中，人事檔案信息化建設的意義重要而關鍵，其主要意義在于：（1）極大地提高檔案管理工作效率；（2）顯著地提升檔案的利用率；（3）確實減輕人事檔案管理部門的工作強度；（4）便于安全利用和遠程服務，進而切實為推動人事檔案的信息化管理和社會化應用建立基礎；（5）能夠起到保護紙質人事檔案的作用；（6）真正轉變人事檔案的管理、利用與服務理念，改進工作模式；（7）標準化人事檔案的管理、利用與服務，減少和遏制人事檔案管理中的不規范行為，治理一些薄弱環節；（8）隨著社會信息化水平的不斷提高，人事管理中也必然會遇到數字化信息，例如高校新生錄取時的錄取電子檔案、其他系統產生的電子文件等，實際上也為人事檔案管理提出了信息化建設的迫切需求；（9）有利于進一步融合人事檔案管理信息系統、人事管理信息系統和公務員信息庫等，便于對本單位的人事信息進行統計、分析與挖掘，形成相應的知識，為人事管理提供可靠的決策科學數據。因此，人事檔案的信息化建設，不僅具有提高管理效能的現實意義，而且可以進一步為人事管理提供統計數據、處理分析結果和挖掘人事知識，將無結構的實體材料轉變為人事管理中的有用知識。正因為這樣，研究新時代大數據基礎上的人事檔案信息化建設，不僅重要，而且具有時代迫切性。

1人事檔案信息化建設內容

隨著人事管理制度的不斷改革和完善，規范而科學的人事管理制度建設，能不斷推動和促進人事檔案管理的規范化和科學化。反過來，人事檔案信息化建設的規范科學化管理又是規范而科學化的人事管理的基礎和支撐。人事檔案信息化建設包括四個方面的基本內容，它們依次是：紙質、膠片、音頻等人事檔案數字化；數字化檔案的數據化；建立人事檔案數據庫；建立人事檔案數據化目錄。人事檔案信息化建設的基本過程與內容如圖1所示。1.1紙質、膠片等人事檔案數字化。數字化實際上就是將人事檔案各種載體上的信息，例如紙質或者膠片上的信息，或者模擬數據轉換成可以利用計算機等讀寫設備進行讀寫的、用0和1表示的二進制代碼的過程。數字化后的人事檔案數字信息可以存儲在存儲介質中，也可以用網絡化的形式傳輸。數字化后也可以進一步系統化組織成具有有序結構的人事檔案數字信息庫，利用計算機進行輔助管理。人事檔案數字化的主要內容包括檔案檢索工具（檔案目錄）的數字化和檔案全文內容的數字化。有時，也可使用已有的“干部檔案數字化軟件”完成干部職工實體檔案的數字化和部分數據化。人事檔案及其信息化建設如圖2所示。1.2數字化檔案的數據化。經過第一步數字化后，人事檔案主要轉換成一些高清圖像或者其他多媒體數據等可以用數碼格式存儲于磁帶、磁盤、光盤、硬盤、固態硬盤等數字信息載體上的數字化檔案文件。如果要利用計算機進行人事檔案信息的處理、統計、分析等，還必須將數字化后的以圖像為主的數字檔案信息進一步轉化為內容數據，就是人事檔案的數據化，即把數字化的人事檔案轉變為可制表和分析的量化格式數據的過程。實現數據化后，數據化人事檔案便可以用計算機對人事檔案數據進行統計、分析和深入的數據挖掘等，實現知識層面的服務與共享，并使檔案管理與服務深入數據層面，真正推動人事檔案的信息化建設，改變管理理念和模式。人事檔案內容展現人存儲載體展現記錄方式傳統形式數字形式文字圖像聲音影視動畫圖2人事檔案及其信息化建設。1.3建立人事檔案數據庫。第二步中實現了人事檔案信息的內容數據化以后，需要對多源異構的多種源數據進行抽取和集成，確定結構化數據和非結構化數據，然后進行數據清洗，最后按照選定的數據庫建立完整的人事檔案數據庫。1.4建立人事檔案數據化目錄。建立人事檔案數據化目錄，即按照人事檔案編目條例、著錄規則，參照《中國文獻編目規則》，在原有人事檔案檢索工具（檔案目錄）的基礎上，以方便檢索、查詢為原則，著錄詳簡級次得當、完整的人事檔案數據化目錄。

2新時代人事檔案信息化建設的問題

按照上述新時代人事檔案信息化建設的內容，做好新時代人事檔案信息化建設，需要解決如下問題。（1）人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制問題。盡管有2018年中央辦公廳印發并實施的《干部人事檔案工作條例》以及一系列的國家標準、行業規范、法律法規和規范性文件，并且有中組部進行的干部人事檔案信息化試點與推廣經驗，但實踐證明，人事檔案信息化建設的過程管理與質量控制依然存在許多問題，必須加以解決。（2）人事檔案全文數字化與數據化的基礎設施建設問題。例如，必要的環境改造、配套設備等。實際投入是當前影響人事檔案信息化建設的一個主要問題。（3）人事檔案材料不規范、不完整的問題。（4）人員素質提高的問題。在信息化建設過程以及后期管理、利用、服務和維護過程中，需要人事檔案管理與研究人員具有較高的計算機應用能力、應用軟件使用能力、數據統計與分析、智能計算、數據挖掘等能力。（5）人事檔案信息化建設的保密管理與安全性問題。（6）人事檔案全文數據化的基礎數據設施建設。實現人事檔案信息化建設的最終目標，就必須建立基于內容的數據化目錄、建立數字化或者數據化人事檔案數據庫。這都需要人事檔案的主題詞、分類號、基礎知識庫、本體詞表等數據基礎設施的編制與建設。這是目前人事檔案信息化工作中的難點。

一、高校圖書館的人事管理現狀

高校圖書館目前一般都采用數字圖書館的形式，數字圖書館是采用了數字處理技術，將圖書館建立成為一個虛擬的圖文空間。在數據庫內，將館內的所有藏書進行登記、備注，從而簡化管理者的工作內容，方便高校學生們進行閱讀。但是，對于館內的管理人員而言，卻是一項全新的考驗。對于高校圖書館的人事管理現狀而言，普遍存在管理上缺乏適應性，在數字化圖書館的模式下，管理上容易出現疏漏。對于造成出現不適應以及管理疏漏的原因主要存在以下幾個方面：

首先，對于數字圖書館而言，其真正進行實施與應用的時間并不是很久，而對于多數的高校圖書館而言，其內觀人事管理人員的工作年限較長。因此，所造成的問題就是對于數字化管理，資深員工的應對能力。數字化圖書館，需要采用最多的工具就是計算機。而對于計算機而言，一些年長的圖書館管理員對于計算機的使用還不是非常熟練，從而造成了工作中的適應緩慢。

其次，數字化的圖書館管理主要是一個虛擬的圖書館界面，通過數據庫以及多媒體信息進行藏書的信息記錄與顯示，從而將信息更好的呈現，幫助學生們更加快捷方便的查詢與瀏覽。但是，對于人事管理而言，原有的一些部門不要過多的人員，或者一些部門已經沒有存在的價值。因此，對于圖書館的內部人事安全，面臨著裁員問題。那么，這對于一些資深員工而言，尤其是對于計算機操作不是非常熟練的管理人員而言，是一種很大的沖擊。

第三，數字化的圖書館對于書籍的備份信息，需要及時更新。單片機技術在圖書館管理中也得到了應用。因此，需要圖書館的管理人員們學習更多的知識，從而適應新的管理模式。總之，高校圖書館的人事管理現狀需要及時改善，對于存在的問題要盡快找到解決的辦法予以解決，從而實現高校數字圖書館的良性運營。

二、高校圖書館人事管理的對策分析

對于目前高校圖書館存在的管理弊端，圖書館的高層管理人員，應該本著順應科技發展的方向，提高管理人員的素質，盡快適應新的管理模式。例如，可以定期組織培訓，對于數字化圖書館的相關變化以及操作等進行知識培訓。最為重要的是，要培訓管理者們的思想，從思想上給予影響，明確加強管理策略，提高管理素質，對于高校的圖書館而言，是非常有必要的。此外，對于高校的圖書館的人事管理方面，應該更大程度上加強管理者們的素質，避免出現利用開館時間，在館內大聲討論。人事的管理，需要根據各大高校的切身實際進行制度的制定，其最終目的在于能夠通過人事管理與調度，實現高校圖書館的合理化運營。

【摘要】隨著高校的不斷發展及科學管理水平的不斷提高，在高校數字化校園的建設背景下，建立適應高校數字校園的人事檔案管理模式是人事檔案工作的發展趨勢。這一管理模式需要構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統，有嚴格的信息化要求、規范的應用以及嚴格的維護管理要求。

【關鍵詞】高校；數字化校園；人事檔案管理；模式

一、構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統

（一）嚴格執行信息化標準要求。數字化校園建設投入較大，影響較為廣泛，信息化標準要求較高。因此，構建基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統，必須符合和遵守國家、教育部頒發的各類標準以及高等學校制定的信息化標準要求，滿足國家及省級教育管理部門管理、科研統計要求，以便規范地進行業務數據的采集、存儲、傳輸、應用。須嚴格參照教育行業數據標準進行規范設計，如《教育管理信息高等學校管理信息》等。采用純B/S模式實現目前主流的技術與開發語言，基于WEB的多層體系結構進行開發，流程化界面和向導式操作應具有良好的可擴展性，依照安全要求設計合理的安全架構。（二）滿足接入高校三大平臺的相關要求。人事檔案管理系統接入數字化校園，須集成到高校的三大平臺，滿足信息門戶集成、公共數據平臺集成、統一身份認證集成等功能。需要為門戶開發對應的集成表現界面，并提供由該頁面鏈接進入人事檔案管理系統相應框架的功能。可根據高校需要，從系統數據庫中抽取出需要共享的數據到公共數據中心，完成數據層的集成。須為信息門戶單點登錄開發相應的接口程序，支持現有的高校統一身份認證系統。

二、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的應用

（一）人事檔案管理部門應用基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行信息化管理。1.全面、準確地采集人員的基本信息檔案。通過基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統，人事檔案管理部門原有的人事檔案數據信息可以導入系統之中，后續可單獨及批量追加信息，如教職工的專業技術職務、行政職務等的晉升、變更；并根據需要定義各種信息項目，便于增加、修改信息。高校教職員工也可登錄系統，上傳人事檔案相關材料，如各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎證書圖片等數字檔案，經人事部門審核后存入管理系統。這種多途徑、多渠道的收集方式，促進了人事檔案信息更全面、準確的收集。2.根據人員類別進行檔案的自動分類管理。高校因人事管理需要，對教職工進行分類管理，基于高校數字化校園的人事檔案管理系統可根據教職工的分類，可自定義不同的檔案類別，并能根據實際變化情況變更類別。如：在職正式、離退休、延長退休、干部、工人、技術合同、臨時合同等的分類，并可在各類別間進行變動，如在職變更為退休，在職變更為調動等，從而實現一鍵式分類，使人員的檔案管理更清晰明了、定位準確、有序規范。3.合同檔案管理。在基于數字化校園平臺的人事檔案管理系統中，可導入所需的合同內容、格式，并可完成勞動合同的簽訂、變更、續簽、終止和解除等工作；系統可上傳保存合同數字圖片；篩選符合相應條件的人員，批量打印合同、續簽合同、解除合同通知書等等。可在系統中靈活設置合同管理中的提醒條件，如合同到期、試用到期等。并能通過系統進行合同基數統計核算，使合同管理高效、完善、及時、準確。4.年度考核檔案管理。年度考核流程通過基于數字化校園的人事管理系統與人事檔案管理系統對接，完成年度考核表的收集歸檔工作及年度考核數據匯總工作。5.進修培訓檔案管理。教職工培訓信息檔案可批量導入系統，也可單個錄入，可自定義參加培訓人員姓名、編號、培訓內容、培訓單位、培訓起止時間等，教職工可登錄系統上傳培訓結業鑒定表等相關數字圖片檔案，人事管理部門審核保存歸檔。還可運用系統按年度、項目匯總進修培訓檔案信息，進行統計分析。6.自動生成各類人事檔案相關表格。錄入到系統中的人事檔案數據形成檔案目錄，職務職稱變動、工資變動均形成變動情況登記表。人事檔案轉入、轉出，可制作生成名冊表、轉遞通知單等。7.統計分析。可對系統中教職工的相關檔案信息進行統計，如學歷、學位、職稱、年齡、工齡等各種信息結構、變動情況的統計數據、圖表，生成相關報表等。（二）其他教職員工對基于高校數字化校園平臺的人事檔案管理系統進行相關應用。根據不同人員類別，在系統中設置不同的應用權限，設定不同的操作及查閱范圍。1.校領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱了解教職工的基本情況、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況，及時、準確地掌握相關信息，為學校工作決策提供參考。2.部門領導。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本部門教職員工基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、考核等檔案情況；審核本部門教職工更新的信息和上傳的各類學歷、學位、進修、培訓、職稱、獲獎等數字圖片檔案材料。為部門的管理、決策把關。3.教職工。在系統中可通過文字、數字圖片等瀏覽方式，查閱本人的基本信息、學歷、學位、職稱、個人簡歷、年度考核結果等檔案情況；上傳更新圖文數字檔案材料，如學歷、學位、職稱、進修培訓等。

三、基于高校數字化校園的人事檔案管理系統的維護管理