施工檔案管理全文(5篇)

摘要：對于工程行業(yè)的施工企業(yè)來講，在現(xiàn)代化的建設工作中，必須要把管理工作提到日程上來，特別是一些施工企業(yè)的工程檔案管理工作，這些工作能夠確保整個工程的質(zhì)量和效率，同時，對于確保高標準的施工提供重要的保障。這主要是由于很多施工企業(yè)在實際施工過程中，往往對于所有的作業(yè)內(nèi)容沒有一個時刻整理的好習慣，但是在后期的施工整個過程中，往往會需要借鑒先前的所有作業(yè)內(nèi)容，所以必須要把施工過程中的檔案管理工作抓好，分析目前檔案管理工作中的各類問題和困難，試圖構(gòu)建有效性的措施進行完善。

關鍵詞：施工企業(yè)；檔案管理；標準化

前言

在當前社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，必須要強化基礎設施的建設工作，在社會主義各個領域的發(fā)展過程中，必須要建設更多的項目，確保項目的和諧健康穩(wěn)定發(fā)展，國家和政府也出臺了很多相應的法規(guī)法律，與檔案的管理工作有相應的制度和標準，這對于檔案的管理過程有了相應的指導。而且面對新時展的整個環(huán)境來看，我們也必須要抓住每一次的機會和突破，能夠在工程檔案管理過程的各個階段實施新的標準和要求，能夠?qū)Σ煌A段的施工項目進行精準的記錄，這才是信息的作用，對于后續(xù)工程的施工提供更多的參考。

1施工企業(yè)檔案管理中的問題分析

1.1缺乏完善的資料檔案管理制度

對于一項穩(wěn)固的施工項目而言，項目的實際建設過程中，往往必須要建立完善的檔案資料管理制度，但是由于很多施工企業(yè)為了趕工期，在這方面的工作上并沒有重視起來。因此，大多數(shù)的施工企業(yè)于檔案的管理制度構(gòu)建并不重視，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的過程中。但是隨著現(xiàn)代化施工企業(yè)的發(fā)展，我們認識到了檔案管理工作，對于整個工程來講是尤為重要的，也是必不可少的一個環(huán)節(jié)，他不單單會影響整個工程的質(zhì)量問題，更重要的是對于實現(xiàn)完善現(xiàn)代化的工程產(chǎn)業(yè)有著至關重要的作用和影響。而且很多工作者在檔案的管理層面沒有落實好科學化和規(guī)范化的管理要求，一旦出現(xiàn)差漏，往往會給整個企業(yè)帶來無法彌補的經(jīng)濟損失。

一、我國建筑施工檔案管理工作存在的不足

（一）沒有及時收集整理檔案，管理體系不健全

在對工程進行建設的時候，必須要高度重視檔案收集整理工作，并形成完整的體系，從而保證收集整理工程檔案的效果。然而，目前建筑企業(yè)在檔案管理工作中，還檔案收集整理問題，給檔案的系統(tǒng)性帶了了巨大的影響，從而不能充分發(fā)揮施工檔案的作用。在對施工檔案收集整理時，會受到各方面的影響。部分建筑企業(yè)把經(jīng)濟效益當作工程建設的最終目標，不能正確認識建筑施工檔案資料收集整理的重要性，不利于檔案收集整理工作的具體實施。建筑工程在建設的最后階段，工程技術(shù)人員會陸續(xù)撤離施工現(xiàn)場，很多專業(yè)施工技術(shù)檔案也會被帶走，從而分散了工程后期的施工檔案，給檔案收集整理工作帶來一定的困難。其次，檔案整理人員不能正確的把握專業(yè)性高的文獻資料，因此，在具體整理過程中，施工檔案很難形成完整的體系，從而嚴重影響了建筑施工項目的檔案管理工作。

（二）建筑工程施工難度增加，施工檔案數(shù)量增多

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，對建筑工程的要求也愈來愈高，大幅度提升了建筑工程的施工難度，從而使工檔案數(shù)量增多。若建筑企業(yè)沒有事先對工程施工檔案管理工作進行準備，仍然保留傳統(tǒng)的施工檔案收集整理辦法，那么建筑施工檔案管理的質(zhì)量勢必會降低。建筑施工檔案涵蓋了施工過程產(chǎn)生的所有文檔資料，工程建設難度逐年增加，那么施工檔案的數(shù)量也會不斷增多。針對這種現(xiàn)象，建筑企業(yè)必須要嚴格遵照施工檔案具體的收集整理要求，采取相應的措施，保證檔案的收集質(zhì)量。建筑工程因為檔案數(shù)量的增多，導致檔案管理的難度也大幅度增加，管理人員保存了很多沒有價值的建設資料，但卻忽視了工程總結(jié)和竣工驗收等重要資料。

（三）施工檔案資料缺乏有效性保證

收集、整理和保存施工檔案資料需要花費大量的時間，在工程實際建設中，建筑施工檔案資料由于復印份數(shù)少或者保管措施不到位，導致施工檔案資料沒有切實得到保護和監(jiān)管，有效性難以得到保證。在工程項目施工過程中，一些項目負責人不會時時待在施工一線，因此就會找人填寫一些重要的現(xiàn)場資料，不能使施工檔案的有效性得到保障。其次，施工檔案管理人員沒有較強的檔案意識，檔案轉(zhuǎn)交不及時，或轉(zhuǎn)交施工檔案之后，沒有立即對施工檔案進行重新收集整理，錯過了施工檔案的最佳整理期，給建筑施工檔案的最終價值成型帶來了巨大的損失。在利用檔案的過程中，很多建筑單位都忽視了施工檔案的重要價值，只有在查驗工程驗收證書和工程最終預算的時候，才會利用施工檔案，卻完全忽略使用價值性更高的技術(shù)文檔，導致施工人員認為施工檔案并不具備實效價值。

1建筑施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1建筑施工企業(yè)檔案資料數(shù)量較多，檔案意識淡薄

隨著建筑施工工程項目資料數(shù)量的不斷增多,建筑施工企業(yè)的質(zhì)量狀況不佳現(xiàn)象也十分突出。一般建筑施工企業(yè)的工程檔案應當包括準備階段建筑施工文件資料的整理工作，施工過程中有關工程文件資料的審核工作，項目竣工驗收階段文件資料的遞交工作。通過目前建筑工程資料的相關數(shù)據(jù)表明，建筑企業(yè)檔案接收的范圍和內(nèi)容在隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展不斷擴大，但是建筑施工企業(yè)往往不注重檔案的鑒定工作,忽視建筑檔案的歸檔范圍,容易導致一些具有保存價值的工程資料的遺失和一些無價值檔案混入檔案的管理中,導致一些有歸檔價值的工程竣工驗收、工程結(jié)語和工程結(jié)算等重要資料歸檔不全,阻礙了建筑施工檔案的有效利用和優(yōu)化管理。施工人員檔案意識的淡薄也容易導致建筑施工的質(zhì)量問題無法得到有效保障,使得檔案的收集整理工作錯過了最佳時機,這給建筑工程檔案資料的歸檔問題造成了不可彌補的缺憾。

1.2建筑施工單位的檔案資料缺乏真實性和有效性

絕大多數(shù)建筑施工單位在形成檔案資料的過程中常常因為檔案保管當導致檔案資料不慎丟失或者因制作份數(shù)不夠?qū)е略谝平唤ㄖ⒐の募r經(jīng)常用復印件代替。還有的會因為建筑項目負責人不在施工現(xiàn)場導致一些重要的審批文件和竣工圖章的簽字工作不完善，施工單位工作人員隨意代簽的現(xiàn)象極為普遍,造成建筑工程檔案資料的真實性和法律效力的降低，不利于順利進行建筑施工企業(yè)管理工作的開展。

1.3建筑施工單位對企業(yè)資料重視不夠,歸檔不及時

傳統(tǒng)的建筑施工檔案管理方式已經(jīng)難以適應現(xiàn)代化建筑企業(yè)的發(fā)展要求，建筑施工單位對企業(yè)資料的重視不夠,使得企業(yè)檔案歸檔十分不及時。由于整理資料是件苦差事,因而管理人員不愿意去認真細干，以至于在建筑工程的收尾階段,絕大多數(shù)技術(shù)人員往往撤離到了新的工作崗位。建筑施工單位的一般項目部往往缺少專職的檔案管理人員,使得建筑企業(yè)資料往往分散于各個崗位人員手中,建筑工程后期人員的陸續(xù)撤離使得施工單位留下的人員不熟悉建筑施工企業(yè)的檔案資料,使得檔案資料的簽字手續(xù)極不完備,監(jiān)理人員或者施工單位往往不重視親筆簽字活動,拖延了建筑施工單位檔案資料的整理時間,造成了建筑施工檔案的遺失和檔案的損壞,進而影響了工程檔案歸檔的及時性。

摘要:針對高原地區(qū)水利水電項目施工單位在檔案管理仍處于弱勢狀態(tài)，存在下屬施工隊配合度不夠、專業(yè)素養(yǎng)不足、內(nèi)部重視度不夠等問題，通過健全管理機制，行政管理、合同管理和項目管理相結(jié)合，采取前端控制、全過程全方位度跟蹤，統(tǒng)一電子文件歸檔標準，完善信息化系統(tǒng)，配置專業(yè)人員等，才能保證檔案管理的真實性、完整性和及時性，為水利水電項目的建設夯實基礎。

關鍵詞:高原地區(qū);水利水電工程;施工單位;檔案管理;對策

水利水電項目存在建設周期長、投資力度大、中間環(huán)節(jié)多的特點，而在高原地區(qū)建設的水利水電工程很大程度上會受到晝夜溫差大、輻射強、氧氣稀薄等環(huán)境因素的影響，導致施工進度緩慢、工期延長、成本增加。而施工單位作為工程建設的執(zhí)行者往往會把更多的資源和精力投入到實體工程建設中，而忽略無形工程的管理。檔案資料是工程建設歷史的重現(xiàn)，以自身的書面性、真實性以及客觀性，令其成為最具信服力和法律意義的證據(jù)。同時，也為工程建設提供寶貴的經(jīng)驗，有任何工程問題都可從中窺知答案。而檔案管理工作是保證檔案資料得到有效收集、整理和保護的重要手段。它雖身處幕后，但發(fā)揮的作用卻無可替代，建立一個可靠且健全的檔案管理系統(tǒng)，一套長期有效的檔案管理機制，對整個項目建設的管理和運營起著舉足輕重的作用。

1高原地區(qū)水利水電項目施工單位檔案管理中存在的問題

1)只重視實體工程建設，忽視檔案管理的作用。水利水電項目建設的特點是建設周期長、投資力度大、中間環(huán)節(jié)多。高原地區(qū)特有的氣候條件會把水利水電工項目的特點進一步放大，導致項目成本增加，工期延長。為了實現(xiàn)建設項目的利益最大化，施工單位往往會投入大量人力、物力到實體工程建設中，而輕視檔案資料的整理收集工作，檔案管理觀念淡薄。甚至有的單位未把檔案管理工作提上日程，未配置分管領導及專職檔案人員，無責任心。未有效建立健全檔案管理機制，未根據(jù)項目變化及時修訂檔案資料，檔案內(nèi)容陳舊，使“事先介入、事中控制、事后嚴把驗收關”項目檔案的要求得不到落實。2)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。因為檔案管理工作處于工程最末端，有的施工單位因節(jié)約成本的原因，大力裁減檔案管理人員數(shù)量，導致檔案管理部門未配置專業(yè)檔案人員，即使配置也為兼職檔案人員。高原地處偏遠，因交通不便，培訓成本高，施工單位本身人員缺乏、工期緊等因素，平時檔案管理工作中，未聘請檔案管理方面的專家到項目部對檔案管理人員進行培訓和交流，同時也不注重組織本單位人員到檔案管理做的好的單位借鑒管理經(jīng)驗，提高專業(yè)素質(zhì)。項目檔案管理人員大多存在流動性大的特點，崗位人員更換頻繁。且大多在施工單位擔任檔案管理人員的為新分配的大學生，對施工單位的工作職責和范圍不了解，且沒有任何工作經(jīng)驗。導致出現(xiàn)新舊檔案人員交接工作不到位，或檔案人員不熟悉檔案管理歸類、編輯和整理工作等問題。使得建設單位不能盡指導之責，其他單位也不能有效的開展工作，嚴重影響檔案管理工作的質(zhì)量。施工單位技術(shù)人員是檔案資料形成的主要生成者。但是相關技術(shù)人員在填寫資料的過程中，未認真研讀水利水電工程單元工程施工質(zhì)量驗收評定標準和水電建設項目文件收集與檔案整理等相關規(guī)范，導致資料填寫不合規(guī)，驗收評定表格多次更改，檔案資料的出錯率和更改率極高。使得檔案資料的真實性、準確性和完整性均不能得到保證。3)下屬施工隊伍密切配合不夠。施工單位下屬施工隊伍不重視團隊建設，缺乏專業(yè)的管理人員，且因無法適應高原氣候等原因，致使出現(xiàn)管理人員更換頻繁、技術(shù)不過關等問題。施工隊伍不清楚自身檔案管理職責，在檔案管理上與施工單位處于脫節(jié)狀態(tài)，檔案資料質(zhì)量低下，資料缺項漏項，現(xiàn)場驗收評定工作滯后的現(xiàn)象常有發(fā)生，對出現(xiàn)的檔案資料問題不及時整改和對上協(xié)調(diào)溝通。4)檔案管理機制不完善。檔案資料涉及面廣且繁雜，有的施工單位年度計劃和總結(jié)中看不到有關檔案工作的內(nèi)容，未編制檔案管理辦法等相關管理文件，或已編制但未落實，檔案管理機制不完善，信息系統(tǒng)建設不同步，使得建設單位監(jiān)督困難，不能統(tǒng)管全局，掌控工作進程。各部門的兼職檔案人員因沒有完善的檔案管理機制的約束，存在責任心不足，不配合檔案管理部門工作的現(xiàn)象，使得檔案管理資料出現(xiàn)收集不及時、歸檔不達標等問題。等工程項目完工需要辦理竣工驗收手續(xù)時，才組織人力、物力、突擊補充檔案資料，令工程竣工檔案處于“事后算總賬”的被動局面［1］。

2高原地區(qū)水利水電項目施工單位檔案管理工作的對策

水利水電項目施工單位檔案管理工作上存在問題的主要原因之一是由于單位內(nèi)部重視程度不夠，未建立高效的檔案管理機制;二是受資源投入、人員編制等因素的影響。檔案管理工作的好壞是直接決定工程能否順利完成竣工驗收、達標投產(chǎn)和工程創(chuàng)優(yōu)的關鍵。在高原地區(qū)水利水電工程項目施工單位檔案管理相對于安全管理、質(zhì)量管理、工程進度管理、資金控制等，仍處于弱勢且被邊緣化的狀態(tài)，急需采取措施和對策，加強檔案管理。1)提高重視度，加強檔案隊伍建設，提高業(yè)務水平。檔案管理工作是一項要求專業(yè)素質(zhì)極高的工作，從檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、編研到提供利用等都有一套理論和工作方法。專兼職檔案人員只有學會這些理論、方法和工作程序才能提高工作效率，保證檔案工作質(zhì)量。施工單位要從實際出發(fā)，及時配置高原地區(qū)水利水電工程專業(yè)知識和檔案管理專業(yè)知識過關且業(yè)務能力過硬的檔案管理人員。為了保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，施工單位要采取必要措施，穩(wěn)住人心，做到在薪酬和職稱評定等方面不歧視。此外施工單位要加強專兼職人員的技能培訓，通過崗位練兵、自主學習等方式不斷提高檔案管理人員的業(yè)務水平。同時施工單位要多與其他單位交流學習，特別是要把檔案分管領導請出去，學習考察其他單位的好經(jīng)驗，在實踐中鍛煉和完善隊伍建設，培養(yǎng)造就一批復合型的高素質(zhì)人才，為檔案管理工作的開展打下基礎。2)上行下效，健全管理體系。專業(yè)的檔案管理人員能快速有效地帶動檔案管理工作走上正軌，是保證檔案管理工作正常運行的關鍵。而完善檔案管理體系能約束檔案管理工作的橫向發(fā)展和提高工作效率，保證工作質(zhì)量和水平。在檔案管理體系中要明確檔案資料形成和管理的責任人或責任部門，完善考核制度，根據(jù)國家規(guī)范要求和工程實際情況，細化歸檔質(zhì)量要求和歸檔方法，確定歸檔范圍。同時從分管領導、部門至個人要量化責任指標，完善獎勵機制和約束機制，層層落實責任，起到上行下效的作用，同時堅持檔案“三納入”原則，保證檔案管理從始至終都處于可控狀態(tài)。在對下屬施工隊伍管理時，有必要采取行政管理、合同管理和項目管理相結(jié)合的方法，賦予檔案管理部門否決權(quán)。對施工隊伍檔案資料質(zhì)量差，存在的問題多次未整改或不整改，不配合檔案管理的現(xiàn)象可適當扣留部分結(jié)算款，等問題整改完畢后返還。單位領導應每月進行一次內(nèi)部檔案資料的檢查，了解檔案管理工作的進程，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，做到不留隱患，同時提高增加單位內(nèi)部執(zhí)行力。3)實行前端控制、過程跟蹤、全程管控。高原地區(qū)施工很容易受天氣影響，水利水電項目建設由于工期長、建設規(guī)模大、單項工程多，且施工過程形成的文件材料收集整理工作又具有持續(xù)性，施工單位要實行全過程管控，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡。項目建設開始時，施工單位要對本單位技術(shù)人員以及下屬施工隊伍管理人員明確宣講檔案管理相關制度、以及文件形成、收集、整理的順序和范圍要求，保證本單位檔案的規(guī)范性和完整性。項目建設過程中，施工單位應加強過程資料管控措施，抓住重點和關鍵環(huán)節(jié)，特別是隱蔽工程驗收、缺陷處理、工程變更等方面的資料作為重點管控對象。同時多與建設單位項目負責人員、監(jiān)理工程師深入施工現(xiàn)場，實地監(jiān)督指導文件材料按規(guī)范要求形成。深化過程控制，建立單位內(nèi)部檔案工作信息的通報制度，實施全程跟蹤，強化對本單位檔案工作的監(jiān)督指導，做到事中管控［2］。4)保證效率，加快信息化建設。檔案管理信息化建設不僅是為適應目前網(wǎng)絡的快速發(fā)展，更是保證工作效率，利于全面管控和實現(xiàn)檔案資源共享的關鍵，這對于信息流通較慢的高原地區(qū)無疑是一大助力。施工單位應配合建設單位在項目建設初期就建立規(guī)范的信息化檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一電子文件歸檔標準，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理，方便參建各方在信息管理系統(tǒng)內(nèi)進行案卷編輯、整理和歸檔等工作，節(jié)約人力、物力和時間。同時施工單位也可通過比較和參考其他單位的檔案管理進度和方法，查找自身檔案工作漏洞，完善自我，并通過檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)和其他單位進行資源共享，互通有無。在檔案信息管理系統(tǒng)中施工人員應注意涉及隱蔽工程和機密的文件不上傳，嚴格驗證和控制上網(wǎng)人員的身份信息，做到不涉密，不泄密，保證檔案管理信息系統(tǒng)的安全。

摘要：重點工程建設項目檔案能夠完整、清晰地記錄工程建設的全部過程，使得后續(xù)工程項目的驗收、使用維護、擴建等工作的開展有章可循，有據(jù)可依。同時，工程檔案也是企業(yè)甚至國家的寶貴財富[1]。本文探究重點工程建設項目檔案管理工作存在的不足，針對問題提出可供參考的提高工程檔案管理水平的優(yōu)化措施與建議。

關鍵詞：重點工程；建設項目檔案；檔案管理

一、重點工程建設項目檔案管理工作存在的問題

（一）建檔意識薄弱

當前，一些工程建設單位在項目建設過程中缺乏建立必要工程檔案的意識，忽視檔案管理工作，究其原因在于，檔案管理工作的開展將增加工程項目的管理成本，且檔案管理工作講究嚴謹與完整，耗時耗力，而建設單位大多追逐利潤最大化反而會疏忽對工程檔案的建立與管理[2]，部分單位強調(diào)新聞媒體對工程項目的宣傳力度，缺乏留存項目檔案的意識。同時，部分建設單位只重視對文字檔案的保存管理，忽略了影像檔案資料的收集，使得檔案資料零散缺失。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理工作人員

重點工程的檔案管理工作團隊具有臨時性、階段性，團隊成員大多來自建設局、發(fā)改委等組織單位，由他們臨時負責工程項目的檔案管理[3]。管理人員流動性較大，缺乏對項目工程的整體認知與了解，檔案文件收集存在缺失，不能做到統(tǒng)一、規(guī)范地管理。由于人員的臨時性，工程建設單位往往不重視或者不愿意耗費成本對檔案管理人員進行專業(yè)技能培訓與強化。重點工程施工單位主要注重配備高素質(zhì)工程技術(shù)人員，高配人員意味著高成本，為了追求利益最大化，往往就要壓縮其他項目消費開支，施工單位配備檔案管理人員時，耗費較小精力與人員成本，缺乏對檔案管理工作的重視，導致工程項目成果缺乏專業(yè)性，不符合要求。重點工程項目應提高檔案管理意識，完善檔案管理制度，選配具有專業(yè)檔案管理知識與技能的人員，同時，開展檔案管理人員必要的短期培訓工作，使其有效、盡快地負責工程檔案的管理工作。