企業(yè)文件管理全文(5篇)

摘要：隨著數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，集團(tuán)企業(yè)的電子文件管理管理難度也越來(lái)越大，已成為制約企業(yè)向前發(fā)展的關(guān)鍵要素。本文針對(duì)集團(tuán)企業(yè)電子文件管理所面臨的困境，結(jié)合當(dāng)前國(guó)內(nèi)外專業(yè)電子檔案管理的成就，對(duì)集團(tuán)企業(yè)加強(qiáng)電子文件管理提出了相關(guān)的策略，以供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)企業(yè)；電子文件管理；現(xiàn)狀；意義；策略

一、集團(tuán)企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀

集團(tuán)企業(yè)是以母公司為基礎(chǔ)，以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，通過(guò)合資、合作或股權(quán)投資等方式把三個(gè)及三個(gè)以上的獨(dú)立企業(yè)法人聯(lián)系在一起就形成了集團(tuán)。企業(yè)集團(tuán)都是由若干相互聯(lián)系、相互作用的子公司組成的復(fù)雜系統(tǒng)，在這個(gè)大系統(tǒng)內(nèi)各要素間的互動(dòng)和協(xié)同，使系統(tǒng)產(chǎn)生了創(chuàng)新和發(fā)展的推動(dòng)力量，通過(guò)集團(tuán)內(nèi)部的協(xié)同效應(yīng)，創(chuàng)造1+1>2的效應(yīng)。電子文件是相對(duì)紙質(zhì)文件而言，在新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展大大提高了企業(yè)的工作效率和管控能力，極大地促進(jìn)了企業(yè)的集團(tuán)化和規(guī)?；l(fā)展。但隨著集團(tuán)企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，數(shù)字化技術(shù)產(chǎn)生的電子文件的管理難度也越來(lái)越大，跨地域、跨行業(yè)的各下屬企業(yè)之間電子文件成果共享和防止泄密等問(wèn)題，已成為集團(tuán)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸。清華紫光軟件系統(tǒng)有限公司檔案事業(yè)部總經(jīng)理季雪剛認(rèn)為：“企業(yè)電子文件管理面臨巨大的挑戰(zhàn)，電子文件的證據(jù)地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長(zhǎng)期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風(fēng)險(xiǎn)，信息資源增值服務(wù)能力低下”[2]。在國(guó)外，對(duì)于電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，在管理思想、管理模式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用等方面已積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。目前研究的熱點(diǎn)主要有以下幾方面：（1）基于國(guó)家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設(shè)計(jì)；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據(jù)價(jià)值的保證研究；（4）電子文件管理的國(guó)際化與標(biāo)準(zhǔn)化。而國(guó)內(nèi)也在大量深入消化吸收國(guó)際前沿研究成果的基礎(chǔ)上，開(kāi)展了電子文件管理戰(zhàn)略、電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理、電子文件共享機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)化等方面的研究，正在逐漸形成有中國(guó)特色的電子文件管理體制、機(jī)制、業(yè)務(wù)方法和技術(shù)路線[3]。盡管國(guó)內(nèi)外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發(fā)現(xiàn)：（1）以往的研究大部分都集中在專業(yè)電子檔案（館）的管理方面，而針對(duì)集團(tuán)企業(yè)電子文件管理方面研究卻非常少。專業(yè)電子檔案管理更注重專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)容，例如：人事電子檔案工作，會(huì)計(jì)電子檔案工作等。而集團(tuán)企業(yè)電子檔案管理是針對(duì)集團(tuán)各子企業(yè)之間的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行的綜合性管理，兩者性質(zhì)的不同，專業(yè)電子檔案管理研究成果很難為集團(tuán)企業(yè)所用，導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實(shí)現(xiàn)共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開(kāi)單獨(dú)研究，未能從更高的層面上將兩者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)研究；（3）雖然國(guó)內(nèi)外開(kāi)展基于國(guó)家戰(zhàn)略的電子文件管理頂層設(shè)計(jì)，但關(guān)于集團(tuán)企業(yè)的頂層設(shè)計(jì)研究未曾提及；（4）國(guó)內(nèi)在電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化方面制定了一些標(biāo)準(zhǔn)，但在集團(tuán)企業(yè)電子文件標(biāo)準(zhǔn)方面幾乎是空白；（5）以往的企業(yè)電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設(shè)、文檔管理內(nèi)部管理方面研究，應(yīng)用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)更是少之又少。

二、研究集團(tuán)企業(yè)電子文件管理的重要意義

鑒于目前國(guó)內(nèi)集團(tuán)企業(yè)電子文件管理現(xiàn)狀以及社會(huì)發(fā)展需要，研究集團(tuán)企業(yè)電子文件管理具有重要的理論和實(shí)踐意義：（1）由于集團(tuán)企業(yè)電子文件的管理必須和集團(tuán)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行緊密結(jié)合，才能發(fā)揮它的最大功能，因此比專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)更加復(fù)雜，更有其特殊性。而長(zhǎng)期以來(lái)大家只關(guān)注專業(yè)電子檔案管理的研究，而忽視了對(duì)集團(tuán)企業(yè)電子文件管理研究，因此數(shù)字環(huán)境下集團(tuán)企業(yè)電子文件管理模式與共享機(jī)制理論上的深入研究，具有較好的原創(chuàng)性、前沿性，有助于進(jìn)一步豐富企業(yè)電子文件管理的理論。（2）近年來(lái)，國(guó)內(nèi)信息技術(shù)發(fā)展非常迅猛，許多大型集團(tuán)企業(yè)都建立了集團(tuán)內(nèi)的管理信息系統(tǒng)。但目前國(guó)內(nèi)企業(yè)構(gòu)建的管理信息系統(tǒng)一般比較強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范、信息的溝通傳遞以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，往往忽視對(duì)電子文件的管理。因此，管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用雖然極大地提高了工作效率，加強(qiáng)了集團(tuán)內(nèi)部的聯(lián)系，提高了集團(tuán)對(duì)下屬各企業(yè)的管控能力，但卻對(duì)每天不斷產(chǎn)生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導(dǎo)致大量信息無(wú)法進(jìn)行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進(jìn)而嚴(yán)重影響集團(tuán)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。如何解決集團(tuán)企業(yè)電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數(shù)字環(huán)境下集團(tuán)企業(yè)電子文件管理模式與共享機(jī)制研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

三、開(kāi)展集團(tuán)企業(yè)電子文件管理研究的基本思路

摘要：以存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化為主的檔案信息化管理是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作重點(diǎn)也從以實(shí)體檔案為主逐步向以電子文件為主的數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。文章旨在探究在電子信息技術(shù)的不斷成熟，CAD技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，如何科學(xué)有序地管理數(shù)量巨大且增長(zhǎng)迅速的CAD文件。研究發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)在的管理實(shí)踐活動(dòng)中，還存在的問(wèn)題即件載體分散，格式不統(tǒng)一，難以進(jìn)行統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享。并且初步探究解決以上問(wèn)題的對(duì)策，以期能對(duì)CAD文件管理以及電子文件管理實(shí)踐活動(dòng)提供方法和有益借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文件管理；CAD文件

CAD就是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（ComputerAidedDe－sign），是運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其圖形設(shè)備協(xié)助設(shè)計(jì)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)工作的繪圖系統(tǒng)，CAD技術(shù)是一項(xiàng)綜合性、迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的高新技術(shù)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》中規(guī)定了CAD文件是在CAD過(guò)程中產(chǎn)生的文件，是指實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品或項(xiàng)目所必須的全部設(shè)計(jì)文件和CAD圖等。CAD文件管理是指在CAD過(guò)程中，對(duì)所形成的CAD文件進(jìn)行科學(xué)、有序地管理。本文主要論述CAD文件管理研究的現(xiàn)狀，對(duì)已有的相關(guān)研究進(jìn)行了資料收集和數(shù)據(jù)分析。研究顯示，近年來(lái)，相關(guān)主題的研究規(guī)模較小，無(wú)法形成熱點(diǎn)，但是研究的范圍比較狹小，致力于解決問(wèn)題，理論研究較少。基于CAD文件管理這一課題的研究?jī)?nèi)容的變化趨勢(shì)是受CAD圖文檔系統(tǒng)的應(yīng)用所影響的。在CAD圖文檔系統(tǒng)剛起步和小范圍推廣時(shí)，學(xué)者們研究使用和管理方法；大范圍廣泛應(yīng)用時(shí)，學(xué)者們解讀政策；全社會(huì)普遍應(yīng)用時(shí)，學(xué)者們致力于解決問(wèn)題。可以看出這一課題是以指導(dǎo)實(shí)踐為目的的，非常重視實(shí)用性。本文對(duì)學(xué)術(shù)研究中的問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行探討，以期指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)檔案工作。

1CAD文件管理的現(xiàn)狀

1.1制度現(xiàn)狀

現(xiàn)行的CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)有《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存儲(chǔ)與維護(hù)（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理編號(hào)原則（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理編制規(guī)則（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改規(guī)則（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理簽署規(guī)則（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)化審查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試（GB/T17679—1999）》等，從CAD文件管理的各個(gè)方面進(jìn)行了規(guī)范，其中有部分是采用了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，在世界范圍內(nèi)形成了CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，但全部為推薦標(biāo)準(zhǔn)，并不要求必須按標(biāo)準(zhǔn)管理CAD文件執(zhí)行，所以也存在大量管理不規(guī)范的情況。另外，大部分標(biāo)準(zhǔn)為1999年修訂，年限較為久遠(yuǎn)，尤其是近幾年的電子文件管理方面發(fā)展迅速，過(guò)于陳舊的標(biāo)準(zhǔn)在某些實(shí)踐中已不再適用。

1.2管理現(xiàn)狀

一、產(chǎn)品科研生產(chǎn)質(zhì)量管理過(guò)程中的現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1產(chǎn)品科研生產(chǎn)過(guò)程中的文件在制定過(guò)程中存在一定問(wèn)題

某些企業(yè)在制定質(zhì)量管理過(guò)程文件時(shí)，沒(méi)有對(duì)企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際進(jìn)行詳細(xì)了解，而是單方面的采取了引用和借鑒，導(dǎo)致了所編制的文件不能適用企業(yè)自身需求，出現(xiàn)編制的文件與企業(yè)實(shí)際兩層皮的現(xiàn)象，不利于文件管理的推行。因此，這種情況下編制的質(zhì)量管理文件不利于企業(yè)發(fā)展。從企業(yè)科研和生產(chǎn)實(shí)際過(guò)程來(lái)看，為了保證科研和生產(chǎn)能夠有序進(jìn)行，需要建立健全的文件管理系統(tǒng)，保證產(chǎn)品科研和生產(chǎn)過(guò)程中的文件能夠得到有效管理。但是從目前文件管理系統(tǒng)的運(yùn)行來(lái)看，文件制定缺乏可操作性，制約了產(chǎn)品科研生產(chǎn)質(zhì)量管理的整體發(fā)展。

1.2企業(yè)的生產(chǎn)記錄還存在一定的問(wèn)題

在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中，為了保證企業(yè)的產(chǎn)品具有一定的可追溯性，需要在產(chǎn)品生產(chǎn)中填寫比較完善的生產(chǎn)記錄，記錄產(chǎn)品的各項(xiàng)性能參數(shù)和生產(chǎn)過(guò)程。但是從目前企業(yè)生產(chǎn)記錄的建立和填寫來(lái)看，還存在一定的問(wèn)題，不但無(wú)法實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品可追溯，還制約了產(chǎn)品生產(chǎn)。所以，出于提高產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程完整性的目的，在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程的質(zhì)量管理中需要建立完善的追溯機(jī)制，需要建立完整的生產(chǎn)批次記錄制度，保證產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量管理取得積極效果。但是從目前產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程來(lái)看，批生產(chǎn)記錄不完整的問(wèn)題比較突出，影響了產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量管理的整體效果。

1.3產(chǎn)品生產(chǎn)工藝不能滿足實(shí)際需要

對(duì)于產(chǎn)品生產(chǎn)而言，產(chǎn)品工藝是保證產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程正常進(jìn)行的重要手段，只有建立完整的產(chǎn)品工藝才能滿足生產(chǎn)需要，進(jìn)而達(dá)到提高產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量和生產(chǎn)效率的目的。但是從目前產(chǎn)品生產(chǎn)工藝來(lái)看，一些企業(yè)對(duì)生產(chǎn)工藝不重視，無(wú)法制定準(zhǔn)確的生產(chǎn)工藝，導(dǎo)致了生產(chǎn)工藝無(wú)法滿足企業(yè)實(shí)際生產(chǎn)需要。從這一角度出發(fā)，我們應(yīng)重點(diǎn)完善產(chǎn)品生產(chǎn)工藝，將產(chǎn)品工藝作為提高產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量的重要措施，采取積極措施，提高產(chǎn)品工藝的科學(xué)性和合理性，促進(jìn)產(chǎn)品生產(chǎn)發(fā)展。在產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中，生產(chǎn)工藝是保證產(chǎn)品整體質(zhì)量的重要措施。但是從目前產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程來(lái)看，產(chǎn)品生產(chǎn)工藝還存在一定的問(wèn)題。其問(wèn)題主要表現(xiàn)在產(chǎn)品工藝不符合實(shí)際需要，工藝較滯后。另外產(chǎn)品工藝在生產(chǎn)過(guò)程中沒(méi)有得到有效執(zhí)行，制約了生產(chǎn)的正常進(jìn)行。

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容

檔案管理的現(xiàn)代化主要指管理現(xiàn)代化，管理現(xiàn)代化即管理人才知識(shí)現(xiàn)代化和管理方法的現(xiàn)代化。它不僅包括軟硬件建設(shè)的具體內(nèi)容，還包括與社會(huì)發(fā)展相匹配的整體規(guī)劃?，F(xiàn)代化文件管理相比于傳統(tǒng)文件管理具有如下優(yōu)勢(shì)：首先，傳統(tǒng)的文件管理更多地分散在規(guī)劃、目標(biāo)設(shè)置和人員配置中。而現(xiàn)代化文件管理加強(qiáng)了各個(gè)環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，通過(guò)系統(tǒng)協(xié)調(diào)實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo);其次，檔案現(xiàn)代化代表了數(shù)字形式的檔案管理工作所涉及的信息，需要通過(guò)建立數(shù)學(xué)模型進(jìn)行定量分析;最后，在現(xiàn)代信息技術(shù)的幫助下，文件管理有效地提高了信息資源的收集、整理、分析和利用的效率，通過(guò)強(qiáng)調(diào)管理者的主觀能動(dòng)性，提高應(yīng)對(duì)復(fù)雜情況的能力。

二、現(xiàn)代化建設(shè)在檔案管理中的應(yīng)用

1.確保通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有效利用檔案資源。文件管理基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)包括兩大類軟件和硬件。軟件設(shè)施基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，具有操作系統(tǒng)的現(xiàn)代管理應(yīng)用軟件、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等提供科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模型;后者主要是更新和替換文件管理所需的工具和設(shè)備，也因此降低了勞動(dòng)力成本，與現(xiàn)代社會(huì)保持同步。硬件設(shè)施的核心是計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，包括數(shù)據(jù)輸入和存儲(chǔ)設(shè)備，如掃描儀和移動(dòng)硬盤。通過(guò)構(gòu)建軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，可以減少文件管理實(shí)際操作中遇到的障礙。最重要的是確保以通用的標(biāo)準(zhǔn)化形式收集、組織和存儲(chǔ)檔案資源，并且它能被有效和廣泛地使用以實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值。2.通過(guò)信息資源建設(shè)提高檔案管理的存在價(jià)值。文件管理的存在價(jià)值是一個(gè)龐大而豐富的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，所有管理工作都基于此。例如以傳統(tǒng)形式對(duì)管理單元的檔案資源和人工記錄進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)形式收集、接受和管理它們，并依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行全面組織、編輯和分類，從而建立完整的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)[2]。3.通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范防范檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn)。由于文件管理工作的所有設(shè)備載體都得到了適當(dāng)?shù)陌才牛虼送ㄟ^(guò)網(wǎng)絡(luò)有效地保護(hù)核心信息資源，營(yíng)造一個(gè)高度連接的環(huán)境。從風(fēng)險(xiǎn)管理和控制的角度來(lái)看，唯一可能給文件管理工作帶來(lái)安全風(fēng)險(xiǎn)的只是人為錯(cuò)誤和制度缺陷。例如，科學(xué)合理的管理系統(tǒng)使他們能夠以程序化的方式完成檔案管理，從而有效地減少人為錯(cuò)誤;標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建立是一系列制度規(guī)范，包括管理規(guī)范，業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范[3]，以確保檔案管理的快速有序發(fā)展。因此，又降低了由于系統(tǒng)缺陷導(dǎo)致的管理失敗等風(fēng)險(xiǎn)因素。

三、檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問(wèn)題

1.檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不高。基層文件管理單位的許多老員工一直使用傳統(tǒng)的方法來(lái)工作。他們?cè)谌粘９ぷ髦杏胸S富的經(jīng)驗(yàn)，工作非常熟練。他們認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)非常先進(jìn)，不需要改進(jìn)。對(duì)于高科技的使用，他們?nèi)狈ο嚓P(guān)的意識(shí)和能力。而且，對(duì)于文件管理單元，文件管理人員沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，這使得他們對(duì)文件管理的現(xiàn)代化知識(shí)了解甚少，所以文件管理的現(xiàn)代化還沒(méi)有落實(shí)到位。2.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。在實(shí)際管理過(guò)程中，管理系統(tǒng)復(fù)雜，但管理方法卻非常松散。同時(shí)，由于歷史原因，不同的文件管理單元基本上負(fù)責(zé)文件管理，不同文件管理單元的管理級(jí)別也大不相同。而且，文件管理單元之間的管理軟件標(biāo)準(zhǔn)還不一致，這使得文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)并不完美和準(zhǔn)確，最重要的一點(diǎn)是數(shù)據(jù)資源無(wú)法真正共享。這對(duì)于實(shí)現(xiàn)文件管理的現(xiàn)代化非常不利，阻礙了文件管理水平的提高。3.檔案管理現(xiàn)代化人才缺失。從實(shí)際情況來(lái)看，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代管理基礎(chǔ)知識(shí)掌握不夠，對(duì)現(xiàn)代設(shè)備操作技術(shù)的掌握不夠。此外，當(dāng)前的文件管理人員非常靈活，其中許多人作為兼職員工進(jìn)行管理，還有一些文件管理人員年齡偏大。4.檔案管理工作落實(shí)不到位。檔案管理工作可以充分反映一個(gè)地區(qū)的歷史發(fā)展過(guò)程，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)提供前提和基礎(chǔ)。在這個(gè)階段，中國(guó)許多地方的文件管理領(lǐng)域的收集文件種類太多，但專業(yè)文件的構(gòu)建非常稀缺。例如，政治檔案太多，科研檔案太少。電子文件（如圖片和視頻）的集合被忽略。在這種情況下，管理單元的檔案將存在諸如類別不完整、單一資源和信息存儲(chǔ)太少等問(wèn)題。

四、促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的舉措

摘要：數(shù)字技術(shù)的迅猛迭代發(fā)展，深刻推動(dòng)了信息革命，進(jìn)一步引發(fā)文件管理方式的變革，電子文件管理迫切需要法律法規(guī)予以支持。新《檔案法》的頒布實(shí)施為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據(jù)。本文從新《檔案法》中電子檔案的生效要件分析出發(fā)，對(duì)比了國(guó)外該領(lǐng)域的相關(guān)實(shí)踐，對(duì)我國(guó)電子文件管理立法提出了立法建議，并認(rèn)為只有完成該立法，才能充分發(fā)揮電子文件在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用，提高社會(huì)生產(chǎn)和管理效能，促進(jìn)社會(huì)交易成本下降、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：《檔案法》；電子文件管理；立法

0引言

當(dāng)前，我國(guó)數(shù)字技術(shù)、數(shù)字經(jīng)濟(jì)迅猛迭代發(fā)展，深刻推動(dòng)了信息記錄的革命，引發(fā)文件記錄和管理方式的劇烈變革，深刻影響著文件管理的技術(shù)、方法、體制、原則、理念等諸多方面。與紙質(zhì)文件管理相比，電子文件管理要求更高。電子文件管理失控或不善，會(huì)造成大量文件信息流失，削弱政府管理和服務(wù)社會(huì)的能力，影響歷史和文明記錄的延續(xù)，甚至威脅國(guó)家信息安全與利益。[1]新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱“新《檔案法》”）的頒布實(shí)施，對(duì)電子檔案形成和管理的要求進(jìn)一步明確，為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據(jù)。為充分發(fā)揮電子文件在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用，有必要以法律形式保障和鞏固電子文件發(fā)展的有利條件，進(jìn)一步賦予電子文件法律效力，建立科學(xué)合理的法制化管理和控制機(jī)制，保障電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，促進(jìn)我國(guó)電子文件管理工作高質(zhì)量發(fā)展。

1國(guó)外電子文件立法實(shí)踐綜述

針對(duì)美國(guó)[2]、加拿大[3]、歐盟[4]等發(fā)達(dá)國(guó)家和聯(lián)合國(guó)[5]等組織的法案文獻(xiàn)的研究可見(jiàn)，發(fā)達(dá)國(guó)家電子文件管理已普遍納入法制軌道。分析其立法實(shí)踐特點(diǎn)和成效，對(duì)我國(guó)電子文件管理立法有借鑒意義。

1.1國(guó)外立法實(shí)踐主要特點(diǎn)