機(jī)關(guān)檔案全文(5篇)

摘要：機(jī)關(guān)檔案的管理是一項(xiàng)有風(fēng)險(xiǎn)的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔(dān)著風(fēng)險(xiǎn)問題。因此，本文主要從機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理所存在的問題著手，分析構(gòu)成數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)管理的各個(gè)要素，提出檔案的數(shù)據(jù)分析在機(jī)關(guān)檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；數(shù)據(jù)分析；管理新模式；管理風(fēng)險(xiǎn)防范

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個(gè)領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)主要以機(jī)關(guān)檔案室為主，機(jī)關(guān)檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機(jī)關(guān)檔案室是收集管理檔案的機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)具有將檔案材料積累，將重要的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案移交給國家檔案機(jī)構(gòu)的作用。我國機(jī)關(guān)檔案建設(shè)的組織形式主要有在機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立檔案室，該機(jī)關(guān)檔案主要是負(fù)責(zé)管理檔案和保管檔案的職能。再就是機(jī)關(guān)內(nèi)只建立檔案庫房，不設(shè)立專門的檔案行政管理部門，這是機(jī)關(guān)檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機(jī)關(guān)檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實(shí)現(xiàn)電子版轉(zhuǎn)化，電子檔案管理主要依賴于網(wǎng)絡(luò)資源共享。電子檔案具有可共享性，復(fù)制性，傳輸性等特點(diǎn)，能夠從一定程度上彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。當(dāng)然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價(jià)值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點(diǎn)這就會(huì)讓我們的機(jī)關(guān)檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理成為機(jī)關(guān)檔案部門管理工作的一大挑戰(zhàn)，這就需要在數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面來加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。

一、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的重要性

機(jī)關(guān)檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等在工作活動(dòng)中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機(jī)關(guān)檔案理部門是保存和辦理機(jī)關(guān)檔案的重要部門機(jī)構(gòu)，這是從事檔案管理人員的基本工作。機(jī)關(guān)檔案管理工作是與機(jī)關(guān)單位利益以及工作人員個(gè)人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔(dān)檔案管理工作，同時(shí)還需要確保檔案管理質(zhì)量。實(shí)行分級(jí)、分專業(yè)管理國家檔案的工作原則，能夠?qū)覚n案開展分專業(yè)分層管理，這種專業(yè)機(jī)關(guān)檔案室是基于該原則構(gòu)建的，能夠從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性，安全性，也利于實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

二、目前機(jī)關(guān)單位檔案管理的新模式——聯(lián)合檔案室

紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據(jù)上的空間，在查閱過程中難度大，很難實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，同時(shí)很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現(xiàn)檔案丟失的問題，但相對(duì)來看紙質(zhì)檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進(jìn)行大量檔案移交時(shí)通常會(huì)花費(fèi)大量的人力、物力以確保檔案無損轉(zhuǎn)移，相比紙質(zhì)版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤光盤，U盤等，通常計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計(jì)一個(gè)光盤可容納約7萬頁紙質(zhì)版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，部分內(nèi)容會(huì)由于長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存而出現(xiàn)的流失二是相比紙質(zhì)版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時(shí)很難避免不同部門出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移翻閱的問題，而相比紙質(zhì)版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡(jiǎn)單，比如對(duì)一些保密檔案來說可通過光盤介質(zhì)復(fù)制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案?jìng)鬏斔俣容^快，無需花費(fèi)大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質(zhì)版權(quán)的差異，紙質(zhì)版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個(gè)過程會(huì)花費(fèi)大量的人力、物力，尤其對(duì)于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲(chǔ)存于相應(yīng)的計(jì)算機(jī)路徑中，只需要檢索關(guān)鍵詞便可以準(zhǔn)確查閱，可以節(jié)約人力、時(shí)間。

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)在各項(xiàng)社會(huì)事務(wù)管理活動(dòng)中所形成的所有檔案的總和，是對(duì)機(jī)關(guān)發(fā)展過程的原始記錄，在機(jī)關(guān)發(fā)展服務(wù)、維護(hù)機(jī)關(guān)利益等方面發(fā)揮著十分重要的作用。機(jī)關(guān)檔案工作人員必須充分認(rèn)識(shí)做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要性，認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，建立和創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理模式，為機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供服務(wù)。但是隨著社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展和各種新興學(xué)科的產(chǎn)生，各類知識(shí)層出不窮且更新速度變快，機(jī)關(guān)管理事務(wù)也越來越多樣化，從而對(duì)檔案信息的需求也越來越強(qiáng)烈。機(jī)關(guān)檔案室的服務(wù)范圍、內(nèi)容都在不斷深化和擴(kuò)大，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用，從而使衡量機(jī)關(guān)檔案室的水平不再是以館藏量為標(biāo)準(zhǔn)，而更多是以機(jī)關(guān)檔案服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量為重要標(biāo)準(zhǔn)。因此，以物本管理為主的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展要求，必須實(shí)施人本管理新模式。管理模式主要是對(duì)管理方式和管理理念的規(guī)律性的總結(jié)概括。機(jī)關(guān)檔案室傳統(tǒng)的管理模式是物本管理，主要是以檔案資料為對(duì)象的管理模式，機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)也是以檔案資料為對(duì)象開展的。而機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式則更多的是以人為本的新型管理模式，把檔案使用者和工作人員作為管理最重要的資源和主要對(duì)象，機(jī)關(guān)檔案室建設(shè)也圍繞人的需求而開展。在機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式中，要充分考慮檔案使用者的需求，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)能力和各種需求充分分析，使用各種激勵(lì)措施充分調(diào)動(dòng)相關(guān)主體積極性，提升機(jī)關(guān)檔案管理水平。

一、機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式

在現(xiàn)代信息管理中，檔案管理系統(tǒng)始終作為一個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，主要是由檔案信息、檔案設(shè)施、檔案管理人員、檔案管理目標(biāo)和任務(wù)等相關(guān)要素組成。其中，機(jī)關(guān)檔案管理人員是現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)各個(gè)要素中最活躍和最重要的因素，因此在機(jī)關(guān)檔案管理模式中，必須把管理的視角和關(guān)注點(diǎn)從“檔案”向“人”進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要樹立“以人為本”的管理理念，在工作設(shè)計(jì)和管理方式等方面，要更多地考慮人的因素，要對(duì)人充分尊重和關(guān)心，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作積極性進(jìn)行充分調(diào)動(dòng)，積極思考和主動(dòng)學(xué)習(xí)，從而實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化功能。首先，現(xiàn)代檔案服務(wù)知識(shí)性新特點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)檔案室管理必須充分重視知識(shí)和人才。現(xiàn)代信息化管理是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，這種信息管理服務(wù)的形式也是與電子化、信息化、智能化相互融合。檔案服務(wù)的知識(shí)性特點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)檔案室工作人員必須具備更高的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與技能、現(xiàn)代信息技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用能力，必須從觀念上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，要能夠根據(jù)現(xiàn)代信息管理和檔案知識(shí)性特點(diǎn)要求，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作進(jìn)行重新規(guī)劃，更好地適應(yīng)現(xiàn)代信息管理和服務(wù)要求。其次，現(xiàn)代檔案的服務(wù)社會(huì)理念的建立，要求機(jī)關(guān)檔案室管理必須具備更強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，以用戶為中心。以用戶為中心，是機(jī)關(guān)檔案管理事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵所在。但是，由于傳統(tǒng)檔案管理中的“重藏輕用、以藏為主”的檔案管理理念影響深遠(yuǎn)，導(dǎo)致一部分檔案管理人員的思想意識(shí)仍停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中。在現(xiàn)代檔案管理中，強(qiáng)調(diào)“一切為了用戶”的服務(wù)意識(shí)，要以檔案用戶為中心，積極開展各種檔案服務(wù)活動(dòng)。特別是隨著我國檔案管理體制改革的深入，對(duì)于檔案服務(wù)有了更為全面的要求，檔案用戶對(duì)于檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量要求也更高，要求檔案管理部門不僅要能夠提供檔案原始資料，還要能夠快速編寫其所需要的相關(guān)參考資料，開展檔案信息二次加工，甚至是三次檔案加工工作。這些都要求機(jī)關(guān)檔案室必須轉(zhuǎn)變檔案管理模式，樹立“以人為本”的人本檔案管理新模式。

二、機(jī)關(guān)檔案室“人本管理”模式構(gòu)建策略

1.積極開展機(jī)關(guān)檔案深層次檔案信息服務(wù)。機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式構(gòu)建，就是要以檔案用戶為中心，通過各種現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，積極開展深層次機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)工作。社會(huì)管理需要是機(jī)關(guān)檔案管理開展的前提。機(jī)關(guān)作為非盈利社會(huì)組織，其所有工作的開展都要以為社會(huì)提供服務(wù)作為基礎(chǔ)和前提，檔案管理工作也必須更好地服務(wù)社會(huì)。機(jī)關(guān)檔案室只有在對(duì)自身價(jià)值和定位有準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持服務(wù)社會(huì)和服務(wù)機(jī)關(guān)的宗旨，并在為社會(huì)和機(jī)關(guān)提供檔案服務(wù)中不斷發(fā)展，在不斷提升檔案服務(wù)質(zhì)量中獲取檔案管理工作的長(zhǎng)足發(fā)展。因此，機(jī)關(guān)檔案室的檔案管理工作要盡可能滿足社會(huì)和機(jī)關(guān)檔案需求，盡可能更多地參與社會(huì)管理和服務(wù)活動(dòng)，從而使機(jī)關(guān)檔案室工作人員對(duì)機(jī)關(guān)檔案重要性和價(jià)值有更加清醒的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)服務(wù)社會(huì)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案使用需求是機(jī)關(guān)檔案室開展機(jī)關(guān)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)檔案室是否能夠?yàn)槭褂谜咛峁﹥?yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，是衡量機(jī)關(guān)檔案管理工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。首先，機(jī)關(guān)檔案室要做到自我加壓，練好內(nèi)功，自覺接受檔案使用人員的監(jiān)督。機(jī)關(guān)檔案室作為機(jī)關(guān)檔案使用者查檔唯一場(chǎng)所，檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量、對(duì)館藏資源熟悉度，都是體現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案室服務(wù)質(zhì)量和形象的重要方面，因此機(jī)關(guān)檔案管理人員在提供檔案服務(wù)中，要熱情、熟練，給檔案使用人員一種輕松氛圍，使其感覺機(jī)關(guān)檔案室并不“神秘”。其次，機(jī)關(guān)檔案室要采取各種措施加強(qiáng)與檔案使用者之間的溝通與聯(lián)系，如設(shè)立機(jī)關(guān)檔案室意見建議箱，在機(jī)關(guān)檔案管理人員和使用人員之間建立良好的溝通渠道，廣泛收集檔案使用人員的合理建議，要讓檔案使用人員乘興而來、滿意而歸。

2.充分尊重機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作興趣。國內(nèi)心理學(xué)家在研究中發(fā)現(xiàn)，在人們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾耘判蚍矫?，晉升機(jī)會(huì)、工作滿足感和成就感、責(zé)任感等非物質(zhì)激勵(lì)因素占據(jù)比較重要的地位與作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室在人本管理模式建設(shè)中，必須為機(jī)關(guān)檔案室工作人員提供更多的發(fā)展機(jī)會(huì)，使他們可以向著既定的目標(biāo)和方向發(fā)展，同時(shí)也要根據(jù)檔案管理人員的個(gè)人興趣與性格特點(diǎn)，為其提供更多的晉升與發(fā)展機(jī)會(huì)，并配合機(jī)關(guān)檔案管理人員培訓(xùn)，使他們能夠以更加積極和飽滿的工作熱情投入到機(jī)關(guān)檔案日常管理和服務(wù)工作中。通過機(jī)關(guān)檔案技能培訓(xùn)，大大縮減機(jī)關(guān)檔案管理人員和機(jī)關(guān)檔案管理需要之間的能力差距，使檔案管理人員成為機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要資源。

3.建立健全機(jī)關(guān)檔案室人本管理激勵(lì)機(jī)制。第一，要建立機(jī)關(guān)檔案室人本管理物質(zhì)激勵(lì)機(jī)制。機(jī)關(guān)檔案室在人本管理模式建立過程中，必須充分認(rèn)識(shí)到物質(zhì)激勵(lì)的重要性，特別是針對(duì)機(jī)關(guān)檔案室的地位和機(jī)關(guān)檔案管理人員物質(zhì)收入，采取相應(yīng)的物質(zhì)激勵(lì)手段，如獎(jiǎng)金、福利待遇等方面，給予相應(yīng)的補(bǔ)償，使其能夠充分感受到自身價(jià)值所在，從而以更加積極的態(tài)度投身于機(jī)關(guān)檔案管理工作中。第二，要建立機(jī)關(guān)檔案室人本管理精神激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理人員而言，物質(zhì)激勵(lì)雖然比較重要，成就感和認(rèn)同感的精神激勵(lì)發(fā)揮的作用也是不可忽視的。機(jī)關(guān)檔案室要為機(jī)關(guān)檔案管理人員提供更多的晉升和發(fā)展機(jī)會(huì)，使他們對(duì)自身的工作成就感更加認(rèn)可。第三，要建立機(jī)關(guān)檔案室人本管理領(lǐng)導(dǎo)行為激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室人本管理模式的建立，領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)揮的作用是十分明顯的，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，以自身良好職業(yè)操守引導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案管理人員的行為，穩(wěn)定機(jī)關(guān)檔案管理人員的心理與情緒，更好地激發(fā)他們的工作積極性，使機(jī)關(guān)檔案管理人員更加真切地感受到領(lǐng)導(dǎo)行為的感召力，從而更加自覺地增強(qiáng)自身工作的責(zé)任感。

摘要：隨著信息技術(shù)和開放政府的發(fā)展，檔案信息化已成為未來的發(fā)展趨勢(shì)，利用政務(wù)云可以提高機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理與服務(wù)水平。基于科學(xué)、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)、高效的原則，本文提出了政務(wù)云環(huán)境下的機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)總體框架模型及功能設(shè)計(jì)，以期為政府部門的檔案信息化建設(shè)提供新思路。

關(guān)鍵詞：政務(wù)云機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2018年10月11日，國家檔案局的第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》指出，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為政府治理和公共服務(wù)的經(jīng)常性業(yè)務(wù)，機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，互聯(lián)網(wǎng)利用將是機(jī)關(guān)檔案當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)。[1]利用政務(wù)云平臺(tái)可以有效提升檔案信息化水平。[2]但是，政府部門關(guān)于檔案的實(shí)際工作中存在著各自為政、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案數(shù)據(jù)處理平臺(tái)落后等現(xiàn)象，致使重復(fù)建設(shè)、資金浪費(fèi)、“信息孤島”和效率較低等問題產(chǎn)生。構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)框架，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，可以打破檔案數(shù)據(jù)管理碎片化、主觀性強(qiáng)的局面，對(duì)各單位政務(wù)云平臺(tái)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化、整合，使之相互融合聯(lián)通，夯實(shí)信息共享基礎(chǔ)，節(jié)省政府采購資金，提升政府檔案管理水平。因此，本文以科學(xué)、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)、高效為原則，構(gòu)建政務(wù)云環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的總體框架模型，闡述了系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)，以期為數(shù)字檔案管理提供新思路，為建設(shè)服務(wù)型政府提供有力支撐。

一、系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)是機(jī)關(guān)部門用戶、檔案服務(wù)者、云計(jì)算、數(shù)字檔案信息資源四者有機(jī)聯(lián)系的整體，機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)也要應(yīng)需而變。因此，在構(gòu)建機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)時(shí)須遵循科學(xué)性原則、系統(tǒng)性原則、動(dòng)態(tài)性原則和共享性原則。1.科學(xué)性原則?？茖W(xué)性原則指在云環(huán)境下進(jìn)行檔案信息化時(shí)必須遵循客觀規(guī)律，體現(xiàn)檔案信息管理的特殊性。[3]機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建不僅需要設(shè)置細(xì)致的崗位職責(zé)和日志記錄，建立完整的規(guī)章制度、嚴(yán)格的資料管理制度、部門管理制度和人員管理制度等，還需要考慮到政務(wù)云環(huán)境下檔案資源所屬單位的分散性。因此，在實(shí)際運(yùn)行中，機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)尤其需要科學(xué)的管理，各個(gè)單位要對(duì)自己?jiǎn)挝坏臋n案資源進(jìn)行合理的控制和共享，這不僅需要明確的規(guī)章制度，同時(shí)也需要技術(shù)上的支持。[4]2.系統(tǒng)性原則。機(jī)關(guān)部門用戶和檔案服務(wù)者需要突破傳統(tǒng)的封閉體制觀念，建立機(jī)關(guān)檔案管理專項(xiàng)團(tuán)隊(duì)，具備系統(tǒng)規(guī)劃的思想，建立跨部門的協(xié)同合作交流機(jī)制。運(yùn)用云計(jì)算進(jìn)行檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有站在系統(tǒng)和宏觀的角度去審視檔案管理系統(tǒng)，才能真正提高檔案管理工作能力。數(shù)字檔案信息資源建設(shè)必須通過系統(tǒng)規(guī)劃來保障，這就要求實(shí)現(xiàn)資源的跨系統(tǒng)、跨層次、跨地域的無縫鏈接，進(jìn)行開放性整合。3.動(dòng)態(tài)性原則。機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)在本質(zhì)上是開放的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，而非孤立的靜態(tài)系統(tǒng)。隨著時(shí)間的推移，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能都會(huì)發(fā)生變化。開發(fā)系統(tǒng)的這種動(dòng)態(tài)性決定了在研究系統(tǒng)時(shí)應(yīng)從一個(gè)連續(xù)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程來認(rèn)識(shí)。因此，在設(shè)計(jì)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮功能模塊增加和系統(tǒng)規(guī)模擴(kuò)大等情況。[5]當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)變化時(shí)，相應(yīng)的用戶需求、檔案資源和安全防護(hù)策略也要隨之不斷變化和更新。4.共享性原則。在機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要考慮共享性原則中的共有共享、平等共享和安全共享。具體來講，共有共享是對(duì)現(xiàn)有各部門檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源在部門之間共享，使檔案資源價(jià)值以及效益最大化；平等共享是各部門間平等地查詢利用共享的檔案資源，同時(shí)其他部門積極配合，以更好地滿足利用者的需求；檔案作為原始記錄具有機(jī)密性，因此，利用檔案資源時(shí)應(yīng)遵循安全共享原則，使共享的檔案數(shù)據(jù)控制在一定范圍之內(nèi)，并利用技術(shù)來保證系統(tǒng)存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。[6]

（二）系統(tǒng)總體框架在全國各地正在推廣政務(wù)云的背景下，綜合考慮機(jī)關(guān)局域網(wǎng)對(duì)檔案服務(wù)的安全需求以及國家對(duì)檔案管理信息化的有關(guān)規(guī)劃要求，基于湖北省楚天云政務(wù)云平臺(tái)，本文設(shè)計(jì)了一個(gè)“三平臺(tái)+四中心”機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)[7]，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。系統(tǒng)整體架構(gòu)共分五層：基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)資源層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層、用戶及服務(wù)層。1.基礎(chǔ)設(shè)施層。該層包括電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)、服務(wù)器設(shè)施、計(jì)算及存儲(chǔ)設(shè)備、信息安全措施等硬件基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)先依托楚天云政務(wù)平臺(tái)進(jìn)行集約化部署建設(shè)。該層以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為主線，發(fā)揮內(nèi)部電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)和外部互聯(lián)網(wǎng)雙向循環(huán)信息流作用，使檔案信息流充分相互流通。2.數(shù)據(jù)資源層?；谡?wù)云系統(tǒng)資源目錄和數(shù)據(jù)交換，該層可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享，為機(jī)關(guān)檔案服務(wù)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)支撐；匯聚用戶信息庫、檔案信息庫、共享信息庫、電子證照庫、元數(shù)據(jù)庫等數(shù)據(jù)資源庫，為信息定向傳輸和形成基礎(chǔ)信息資源庫提供支撐。3.應(yīng)用支撐層。該層包括OCR服務(wù)、元數(shù)據(jù)管理、電子印章、容災(zāi)備份管理、工作流引擎、用戶數(shù)據(jù)共享、消息服務(wù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、統(tǒng)一目錄管理、全文索引、日志管理、報(bào)表引擎等工具及功能，以滿足用戶多樣化多層次的應(yīng)用需求。該層通過優(yōu)化和鞏固OCR服務(wù)、電子印章等常用檔案軟件應(yīng)用模塊，積極拓展統(tǒng)一目錄管理、報(bào)表引擎等新應(yīng)用模塊。4.業(yè)務(wù)應(yīng)用層。該層分為數(shù)據(jù)收集平臺(tái)、綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和機(jī)關(guān)檔案服務(wù)平臺(tái)三個(gè)平臺(tái)，包括機(jī)關(guān)檔案管理平臺(tái)中各業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案辦公一體化管理功能，推進(jìn)收集、管理、歸檔等應(yīng)用協(xié)同。5.用戶及服務(wù)層。該層分為外部采集中心、備份容災(zāi)中心、歷史檔案查詢中心和現(xiàn)行文件查閱中心四個(gè)中心，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集和征集、對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份和容災(zāi)保護(hù)、提供歷史及現(xiàn)行檔案的查閱服務(wù)等功能。用戶通過該層的信息數(shù)據(jù)前置區(qū)域，承擔(dān)著整個(gè)平臺(tái)的對(duì)外服務(wù)功能，包括數(shù)據(jù)庫、文件、消息隊(duì)列、在線填報(bào)、離線填報(bào)、WebService、Web瀏覽等交換方式。

二、系統(tǒng)主要功能設(shè)計(jì)

機(jī)關(guān)后勤工作是黨和政府工作的重要一環(huán)，機(jī)關(guān)后勤檔案管理更是集政策、保密、專業(yè)于一身的繁雜工作。隨著政府自身建設(shè)的加強(qiáng)，機(jī)關(guān)后勤服務(wù)工作已經(jīng)從服務(wù)型和保障性的邊緣職能向具有核心意義的建設(shè)、監(jiān)管的中心職能轉(zhuǎn)變。因此，推進(jìn)機(jī)關(guān)后勤檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化，夯實(shí)新時(shí)代機(jī)關(guān)事務(wù)管理基礎(chǔ)，建設(shè)現(xiàn)代化的后勤管理“大數(shù)據(jù)庫”，進(jìn)一步推進(jìn)公共機(jī)構(gòu)節(jié)能、辦公用房、公務(wù)用車、接待服務(wù)、后勤服務(wù)等信息化平臺(tái)建設(shè)，不斷提升機(jī)關(guān)事務(wù)智能化水平，更好地做好政府機(jī)關(guān)服務(wù)顯得尤為重要。

1機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作現(xiàn)狀

一是后勤檔案管理重要性持續(xù)強(qiáng)化。近年來，機(jī)關(guān)后勤檔案管理工作取得重要進(jìn)展，各級(jí)黨委政府對(duì)檔案工作的重視程度越來越高，各單位檔案室建設(shè)日益標(biāo)準(zhǔn)，工作環(huán)境得到不斷改善。二是檔案管理信息化程度不斷提升。檔案工作的信息化建設(shè)有了新的發(fā)展，結(jié)合電子政務(wù)檔案，檔案管理系統(tǒng)軟件逐步改版升級(jí)，檔案工作信息化技術(shù)含量全面提升。三是檔案培訓(xùn)專業(yè)化程度不斷增強(qiáng)。對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作細(xì)致深入，檔案人員綜合素質(zhì)、專業(yè)化程度不斷提高。四是后勤檔案管理面臨高質(zhì)量發(fā)展新挑戰(zhàn)。隨著政府機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變、業(yè)務(wù)范圍的不斷拓展及部門間溝通交流的增多，機(jī)關(guān)后勤檔案的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)類型向多樣化方向發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容發(fā)生了質(zhì)的變化，檔案管理者必須具備更專業(yè)的檔案知識(shí)，掌握一定的信息技術(shù)處理能力，才能更加適應(yīng)崗位的需求。

2機(jī)關(guān)后勤檔案管理存在的問題

2.1機(jī)關(guān)后勤檔案管理人員整體素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段機(jī)關(guān)后勤檔案管理人員存在思想觀念不與時(shí)俱進(jìn)、專業(yè)化程度不高、檔案管理效率較低的問題。檔案管理工作者對(duì)自身的職業(yè)認(rèn)同感較低，在實(shí)際工作中，部分檔案工作者存在全局意識(shí)不強(qiáng)、開拓創(chuàng)新精神不足、對(duì)信息化專業(yè)知識(shí)鉆研不深、在實(shí)踐中提高自己的工作能力干勁不足等現(xiàn)象，這些落后的思想和行為降低了機(jī)關(guān)后勤部門檔案工作的效率，對(duì)推進(jìn)“服務(wù)型政府”的建設(shè)也造成了一定影響。2.2機(jī)關(guān)后勤檔案管理與先進(jìn)技術(shù)不接軌機(jī)關(guān)后勤單位目前仍然實(shí)行封閉式的服務(wù)體系，服務(wù)對(duì)象主要是政府里的機(jī)關(guān)干部，對(duì)外接觸少，檔案管理人員走出去培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，大多數(shù)單位機(jī)關(guān)后勤工作依舊遵循傳統(tǒng)的老路，檔案整理、登記、歸類、存儲(chǔ)方式缺乏科學(xué)方法和先進(jìn)技術(shù)支撐，導(dǎo)致機(jī)關(guān)后勤檔案管理服務(wù)功能發(fā)揮不足。

2.3機(jī)關(guān)后勤檔案管理信息化制度體系不健全

摘要：機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。機(jī)關(guān)檔案室是管理本機(jī)關(guān)檔案的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，主要服務(wù)于本機(jī)關(guān)的工作、生產(chǎn)或科研等活動(dòng)。機(jī)關(guān)檔案室所收藏與積累的檔案，不僅對(duì)本機(jī)關(guān)的工作或生產(chǎn)具有利用查考價(jià)值，而且其中具有國家和社會(huì)保存價(jià)值的檔案，還是國家檔案資源的重要來源。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；檔案宣傳；檔案管理

機(jī)關(guān)檔案工作還存在著不少問題：例如一部分領(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案的重要性，造成檔案工作發(fā)展緩慢，缺乏活力和后勁；檔案庫房配備、設(shè)備設(shè)施長(zhǎng)期得不到改善，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足；專職檔案工作人員少，而且在精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)時(shí)專職檔案人員還有可能被裁減；大多數(shù)單位的檔案人員都是身兼數(shù)職，顧及檔案工作的時(shí)間少的可憐，不能踏下心來做檔案工作；由于機(jī)構(gòu)的不斷調(diào)整，檔案管理人員的更換也相對(duì)頻繁，剛熟悉工作就又被調(diào)走；只重視文書檔案，科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等歸檔困難；一部分科技檔案留存在個(gè)人手里。人是社會(huì)進(jìn)步的決定性因素。影響檔案工作發(fā)展的眾多因素中，人是最積極最活躍的因素。這里我從人的方面談?wù)勎覍?duì)機(jī)關(guān)檔案工作的思考，我認(rèn)為可以從以下三個(gè)方面著手：

（一）加強(qiáng)檔案宣傳工作，尤其是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案培訓(xùn)工作

由于領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作思想認(rèn)識(shí)上的不足，還會(huì)造成機(jī)關(guān)自身檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，直接影響檔案管理工作成效。因?yàn)闄n案工作不同于其它一線工作，作用直觀，效果明顯，可以創(chuàng)造效益。檔案工作大多數(shù)收效甚晚，有些檔案的價(jià)值要經(jīng)過漫長(zhǎng)的歲月才能顯現(xiàn)出來。同時(shí)檔案工作從檔案庫房建設(shè)（房間調(diào)配、密集架、防磁柜）、現(xiàn)代化管理設(shè)施（計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)）到卷盒、備考表的購置都是花錢的事。正是這種高投資、漫長(zhǎng)的回報(bào)，甚至無回報(bào)，使檔案工作被人們，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部所忽視，提不到議事日程上。檔案工作者工作熱情再高，能力再強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)不支持，檔案工作也開展不起來。在檔案事業(yè)飛速發(fā)展的今天，領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案事業(yè)的忽視和冷漠必然會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案事業(yè)的快速健康發(fā)展。檔案宣傳是機(jī)關(guān)檔案室擴(kuò)大影響力，提升地位，促進(jìn)檔案工作的重要途徑。宣傳工作做得如何直接關(guān)系到人們參與的積極性和重視程度，直接影響下一步工作能否收到預(yù)期效果的問題。長(zhǎng)期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關(guān)法律法規(guī)的宣傳上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求，這些說教式的宣傳，既不直觀形象，又缺乏“藝術(shù)性”，往往引不起人們的重視，也就達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。我們可以通過檔案資料展覽、老照片、DV攝像、Flash動(dòng)漫作品甚至微信、博客，這些宣傳形式來詮釋檔案法律法規(guī)，這樣既生動(dòng)活潑，又直觀易懂。同時(shí)還要制定檔案法制宣傳工作的“全方位”戰(zhàn)略，機(jī)關(guān)檔案室不僅要利用檔案答卷、展板、宣傳欄作為檔案宣傳的渠道，還要利用局域網(wǎng)來進(jìn)行宣傳。近年來隨著機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的推廣，網(wǎng)絡(luò)成為人們獲取信息的最重要的平臺(tái)，互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)這種新的認(rèn)識(shí)工具和交流工具能量無限。目前，檔案局對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)抓得很緊，但是卻沒有針對(duì)各單位領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)工作。當(dāng)務(wù)之急是要注重領(lǐng)導(dǎo)干部觀念的更新，特別是局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部。通過對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案思想認(rèn)識(shí)的培訓(xùn)，形成從領(lǐng)導(dǎo)干部到檔案工作人員直至全體職工的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作，檔案是一種資產(chǎn)，是機(jī)關(guān)財(cái)富的另一種體現(xiàn)，為維護(hù)好機(jī)關(guān)資產(chǎn)，每個(gè)人都有義務(wù)向檔案室移交檔案的良好風(fēng)氣。

（二）增強(qiáng)檔案工作管理思路的創(chuàng)新，培養(yǎng)戰(zhàn)略眼光

長(zhǎng)期單調(diào)的工作方式使許多檔案工作者缺少創(chuàng)新意識(shí)，墨守成規(guī)，日常檔案工作也只滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少人次，而沒有檔案工作如何主動(dòng)、超前地服務(wù)于機(jī)關(guān)工作的意識(shí)。信息時(shí)代要求檔案人員轉(zhuǎn)變思想觀念，從單純保管文書檔案，不斷向深度和廣度進(jìn)軍?？萍紮n案、照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、專業(yè)檔案等的數(shù)量與日俱增，各種不同載體的檔案資源正被發(fā)掘。辦公自動(dòng)化進(jìn)一步的發(fā)展和深化，在網(wǎng)上傳遞公文、分布通知、進(jìn)行文件的上報(bào)和審批，電子文件應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案的發(fā)展前景十分遠(yuǎn)大。經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，呼喚檔案工作走出“后臺(tái)”，到歷史的前臺(tái)。不僅僅是保管檔案，而是站在全局的高度統(tǒng)領(lǐng)全機(jī)關(guān)檔案管理工作，這就要求檔案工作者轉(zhuǎn)變思想意識(shí)和傳統(tǒng)觀念，提高認(rèn)識(shí)，將現(xiàn)代化管理理念和服務(wù)理念融入日常的檔案管理工作中。檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要開拓創(chuàng)新，主動(dòng)參與機(jī)關(guān)工作，用新的觀念、新的方法、新的意識(shí)做好檔案各項(xiàng)工作。檔案工作者首先要能夠把握大勢(shì)。如果我們具有了發(fā)展眼光和戰(zhàn)略思維，善于從自身的小天地里跳出來，做到眼界寬廣，胸有全局，從而更自覺的在大局下行動(dòng)，正確的把握發(fā)展態(tài)勢(shì)，始終走在時(shí)代的前列，我們的事業(yè)就能無往而不勝。其次學(xué)會(huì)辨證思考。學(xué)會(huì)用辨證的眼光看問題，就是學(xué)會(huì)立體的、全方位的、多角度的觀察問題，就是要學(xué)會(huì)馬克思主義立場(chǎng)觀點(diǎn)方法去思考問題。因此既要從全局的角度看問題，也要從局部的角度想問題，既要從橫的方面觀察問題，也要從縱的方面思考問題，全局和局部總是相互依存的。最后研究重大問題。面對(duì)不斷涌現(xiàn)的新變化、新情況，面對(duì)新的歷史使命，能否保持頭腦清醒沉著冷靜，正確的把握時(shí)代的發(fā)展要求，把檔案事業(yè)不斷的推向全局，關(guān)鍵是我們要不斷的學(xué)習(xí)，及時(shí)充電，永遠(yuǎn)使自己保持一種充滿活力和動(dòng)力的思想，接收新事物，研究新問題。