會計檔案管理全文(5篇)

摘要：隨著會計核算手段的現(xiàn)代化，作為會計工作成果的會計檔案，需要適應(yīng)會計電算化發(fā)展的要求。如何提高財務(wù)會計檔案管理水平，提高會計工作效率，為會計主體經(jīng)濟(jì)管理提供完整、準(zhǔn)確的信息，是企業(yè)會計工作面臨的新問題。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電算化；對策

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)間的競爭日益激烈。企業(yè)競爭不僅是人才的競爭，同時也是管理水平的競爭。作為經(jīng)濟(jì)管理組成部分的會計工作，在經(jīng)濟(jì)管理中的地位越發(fā)重要。會計檔案，是會計工作成果，是會計信息的原始依據(jù)。加強(qiáng)會計檔案管理，是搞好會計工作，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理水平的重要基礎(chǔ)。

一、會計檔案的新特點(diǎn)

傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質(zhì)載體，同時表現(xiàn)為計算機(jī)的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調(diào)閱、查詢工作，都可以在計算機(jī)上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點(diǎn)。第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務(wù)會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質(zhì)、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補(bǔ)充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費(fèi)時費(fèi)力。網(wǎng)絡(luò)時代，通過電子商務(wù)，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復(fù)制，便于攜帶和傳遞。配合紙質(zhì)會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。

二、會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）會計檔案管理重要性認(rèn)識不足

摘要：隨著計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和普及，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類已進(jìn)入信息時代。計算機(jī)的大量使用使財務(wù)工作也由原來的計算機(jī)化逐步走向信息化、電子化。財務(wù)信息處理與傳遞也逐步實現(xiàn)了自動化、電子化、無紙化、實時化。與此同時，財務(wù)檔案管理工作也發(fā)生了質(zhì)的變化。財務(wù)檔案是企業(yè)、行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的重要記錄，電子管理有利于其長期保存和方便有效的查詢。由于會計檔案種類繁多，從手工記錄向電子歸檔過渡的過程漫長，電子檔案具有高度靈活性和系統(tǒng)依賴性，這就導(dǎo)致了電子檔案長期保存中存在諸多問題。因此，需要管理者積極采取對策，從思想、人員、制度、體系等多層面上保障電子會計檔案長期保存。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電子檔案；信息化

隨著會計電算化在會計領(lǐng)域的應(yīng)用和普及，會計電子檔案的管理顯得越來越重要。對于一個企業(yè)來說，定期進(jìn)行運(yùn)營數(shù)據(jù)分析是可以幫助企業(yè)更快更好地發(fā)展的，運(yùn)營數(shù)據(jù)分析的前提條件是能夠很好地存儲、分類、分析運(yùn)營數(shù)據(jù)。但由于企業(yè)日常經(jīng)營所需的數(shù)據(jù)種類繁多，信息量大，難以保存和整理，所以在過去的經(jīng)營過程中，一般企業(yè)對經(jīng)營數(shù)據(jù)的分析都比較簡單。直到電子存儲器和計算機(jī)的出現(xiàn)，為企業(yè)的數(shù)據(jù)存儲和分析帶來了極大的便利，節(jié)省了大量的人力、物力。此外，會計電算化檔案是企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的財務(wù)信息，對風(fēng)險管理、經(jīng)營分析有重要作用。因此，我國頒布了相關(guān)法律，明確規(guī)定了電子會計檔案的長期保存。這樣就需要企業(yè)會計檔案的管理。但實際情況卻存在管理者不重視、管理制度不完善、人員不專業(yè)等問題，電子檔案一旦丟失，原始紙質(zhì)檔案再無人查詢時，造成損失巨大。因此，必須重視會計電算化檔案的長期保存問題，培養(yǎng)專業(yè)人才，從軟件、硬件等各個方面完善。

一、會計電算化檔案長期保存面臨的問題

（一）對長期保存工作重視不夠

在現(xiàn)代，無論是時下的科技還是時下的企業(yè)，發(fā)展速度都可以用“瞬息萬變”來描述，快速發(fā)展的背景下，必然會產(chǎn)生大量的經(jīng)營數(shù)據(jù)，但企業(yè)員工甚至一些企業(yè)負(fù)責(zé)人，在經(jīng)營企業(yè)的過程中，卻不注重經(jīng)營數(shù)據(jù)的存儲與整理，從根本上認(rèn)為這些數(shù)據(jù)并不重要，或花費(fèi)時間和精力于這些不能直接為企業(yè)帶來利潤的繁雜數(shù)據(jù)上，這就導(dǎo)致企業(yè)員工的思維轉(zhuǎn)變跟不上信息化的要求，對電子會計檔案的長期保存也缺乏必要的認(rèn)識。電子會計檔案在思想上認(rèn)為是為了應(yīng)付政府的要求和檢查，日常工作仍然依靠手工操作，導(dǎo)致電子檔案進(jìn)度緩慢。戰(zhàn)略性管理行動中，經(jīng)費(fèi)支持不足，電子檔案管理所需要支持的系統(tǒng)軟件、服務(wù)器、硬件設(shè)備落后，不足以支持檔案長期保存。即使在互聯(lián)網(wǎng)和存儲設(shè)備發(fā)達(dá)的今天，仍然不能很好地對企業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和操作，實際上給企業(yè)的發(fā)展帶來了一定的潛在危險，因為企業(yè)沒有科學(xué)、系統(tǒng)地整理過去的操作數(shù)據(jù)，因此不能對企業(yè)過去的操作狀況進(jìn)行合理的反思，如果被競爭者發(fā)現(xiàn)，很可能直接導(dǎo)致企業(yè)被競爭者超越。

（二）管理制度不健全

摘要：高校的財務(wù)檔案對高校發(fā)展而言非常重要，其內(nèi)容是有關(guān)于學(xué)校經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各項數(shù)據(jù)，是高校檔案的重要構(gòu)成，其質(zhì)量深刻影響高等教育事業(yè)的發(fā)展。對此，文章在闡述高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)容的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案管理存在的問題，為如何優(yōu)化高校財務(wù)會計檔案管理進(jìn)行策略分析。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)會計檔案；管理問題；解決辦法

伴隨社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，高校會計檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在這樣的發(fā)展背景下，怎樣管理好高校財務(wù)檔案，充分發(fā)揮出高校財務(wù)會計檔案在高?，F(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用成為相關(guān)人員需要思考和解決的問題。同時，由于這是財務(wù)管理最終環(huán)節(jié)，故常不被重視，一旦高校財務(wù)會計檔案管理出現(xiàn)問題，那么就會直接影響高校財務(wù)管理的質(zhì)量和水平，不利于促進(jìn)高校財務(wù)管理發(fā)展。為此，文章結(jié)合實際對高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及相應(yīng)解決方法進(jìn)行探究。

一、高校財務(wù)會計檔案管理內(nèi)容

根據(jù)會計檔案管理辦法的規(guī)定，會計檔案主要是指能夠記錄反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包含以下幾方面的內(nèi)容：第一，會計憑證。高校財務(wù)會計檔案憑證主要包含原始憑證、記賬憑證、匯總憑證。第二，財務(wù)報告。高校財務(wù)會計檔案報告包含月度報告、季度報告和年度報告。第三，高校財務(wù)會計檔案其他內(nèi)容。高校財務(wù)會計檔案其他內(nèi)容包含存儲管余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊等。

二、當(dāng)前高校財務(wù)會計檔案的薄弱之處

（一）認(rèn)識不充分

摘要：醫(yī)院的管理工作不僅僅要著眼于醫(yī)療及其相關(guān)人員和事務(wù)的管理，也要注重對于內(nèi)部諸如制度等組織方面的管理。財務(wù)管理是組織的重要內(nèi)部管理內(nèi)容，其中，會計檔案作為財務(wù)管理和會計工作的重要檔案和過程文件，是組織重要的文件資料。醫(yī)院是社會經(jīng)濟(jì)中重要的組織類型，承擔(dān)著社會服務(wù)的重要職能和作用，其健康穩(wěn)定的發(fā)展關(guān)系著整個社會的安穩(wěn)和和諧。醫(yī)院的會計工作是其內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，其會計檔案的管理工作在日益強(qiáng)調(diào)精細(xì)化現(xiàn)代化管理的當(dāng)下越來越重要。我們首先概述了會計檔案的基本內(nèi)容，然后放在醫(yī)院的具體應(yīng)用場景下，分析了會計檔案管理的重要性，最后基于此重要性提出了一些措施建議，以期能夠促進(jìn)醫(yī)院提升自身的會計檔案管理能力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計檔案管理；重要性

一、引言

會計檔案管理是企業(yè)等組織內(nèi)部管理的重要方面，關(guān)系到組織的穩(wěn)定和健康發(fā)展。會計檔案管理是組織梳理內(nèi)部管理的重要步驟，對于醫(yī)院來說，鑒于自身的現(xiàn)金流量較為復(fù)雜和多變，會計管理工作的重要程度不言而喻。但是受制于事業(yè)單位的組織性質(zhì)，前期并沒有將很多的經(jīng)歷和實踐放在其內(nèi)部管理上面，更不用說是會計檔案管理。對于過往的會計檔案往往都是采用傳統(tǒng)的整理和存放形式進(jìn)行保存，以不丟失和能夠查找為管理目的。但是隨著醫(yī)院管理體制的改革和完善，內(nèi)部管理的重要性日益提升，醫(yī)院也逐漸認(rèn)識到了會計檔案管理的積極作用。我們也將在自身的實踐和理論基礎(chǔ)上，對醫(yī)院的會計檔案管理作出有效的研究和總結(jié)。

二、會計檔案管理概述

通常來講，會計檔案管理以會計檔案為管理對象的管理形式和方面，旨在使得會計檔案的整理、存放、提取、分析等工作能夠順利、高效的進(jìn)行。根據(jù)我國會計檔案管理的相關(guān)辦法，我們一般所指的會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計資料等等。其中會計憑證主要有原始憑證和記賬憑證等，會計賬簿主要有總賬、明細(xì)賬和日記賬等等，會計報告主要有月報、季報、半年報和年報等等，其他的會計資料主要還有銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單以及各種過程的交接表等等。對這些會計檔案的綜合管理即是一般意義上的會計檔案管理工作。會計檔案管理的目標(biāo)是要保證會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性，既是對日常會計財務(wù)工作的監(jiān)督和留底，也是對于日后財務(wù)會計工作的分析基礎(chǔ)和查詢基礎(chǔ)，有利于提升企業(yè)或者組織的會計管理能力，增強(qiáng)組織的會計風(fēng)險抵抗能力。從實踐中看，會計檔案管理的原則主要有以下三個：第一，集中統(tǒng)一管理原則。組織的會計檔案管理要遵循集中管理原則，是提升管理效果和效率的內(nèi)在要求。實行集中統(tǒng)一管理，有利于管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，從整體上把握會計檔案管理的效果和職能發(fā)揮。第二，目標(biāo)導(dǎo)向原則。上文已經(jīng)提到，會計檔案管理的目標(biāo)是保證會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性，因此，我們的日常管理一定要以此為總體的導(dǎo)向，將這個目標(biāo)貫穿到每一個管理細(xì)節(jié)上去。第三，責(zé)任制原則。管理工作的責(zé)任制是當(dāng)下現(xiàn)代組織管理理念的重要內(nèi)容之一，對于會計檔案管理也是一樣，需要落實責(zé)任制，才能更好的發(fā)揮其日常的管理工作效果。

三、會計檔案管理對于醫(yī)院的重要性

一、基層人民銀行會計檔案管理現(xiàn)狀分析

自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關(guān)會計資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門，實現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國庫業(yè)務(wù)的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進(jìn)行及時的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對于個別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒有實施異地的存放等管理模式。對于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應(yīng)會計業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會計核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會計檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會計檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會計檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會計檔案的登記、審批等制度，實現(xiàn)有關(guān)會計檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對于會計檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會計檔案，沒有進(jìn)行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當(dāng)前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對于人民銀行實施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統(tǒng)一管理流于形式

當(dāng)前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督，盡管實施檔案管理的部門沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風(fēng)險；二是由于內(nèi)部人員對于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關(guān)會計檔案資料的保存與監(jiān)管帶來了管理條件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現(xiàn)人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，由于會計檔案管理與核算系統(tǒng)的升級沒有實現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質(zhì)會計檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無法實現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

(二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會計檔案管理存在風(fēng)險