合同歸檔管理全文(5篇)

一、建設項目工程管理特點

（一）管理周期長建筑工程項目具有工程周期長的特點，建筑工程是一個循序漸進過程，其中工程承包合同最為明顯。在合同管理工作進行時，工程準備階段到結束階段，合同管理需要具備連續性與不間斷性。（二）價格高建筑工程工程量大，具有重大價值。這就使得合同存在價值高，對工程效益具有重大影響。（三）變更頻繁建筑工程都屬于較大工程，在簽訂合同時，擬定的合同款項達到上千項，而變更項目可能達到幾百項。工程建筑合同需要按照實際情況對自身條例進行不斷調整，這就說明合同管理是動態的，必須加強變更管理與合同控制工作。建筑合同作為雙方順利履行義務的保障，具有精細度高、高度準確、嚴密的特點。（四）項目風險大項目工程中合同具有涉及面廣的特點，并且建筑項目施工周期長，所以在實施過程中容易受到外來因素影響，比如法律、社會、經濟、自然等，這就需要承包商與業主自覺承擔不同風險。

二、合同歸檔與管理現狀

（一）法律意識淡薄1.合同本文不規范合同項目如果缺乏嚴謹性，很容易產生誤解與歧義，導致合同引發歧義。準確、明晰的文字能夠正確反映出雙方意圖，保證合同有效訂立。但是由于一些客觀原因，導致一些條款中存在模糊不清的語句，對日后造成嚴重影響。2.合同有失公允從建筑項目施工文本角度來看，其中很大部分的條例是由發包方指定的，在簽訂合同時業主就會強加不平等條約，使業主具備不應有的權利。但是從承包商角度來看，多數情況下只強調應當履行的義務，卻沒有準確提及應當享有的權利。3.存在嚴重違約現象在工程建設過程中，常出現違約或者隨意修改合同現象。常見違約行為有：業主不按照合同約定支付進度款；拖欠驗收合格工程的工程款等。4.違法簽訂分包合同許多承包商為獲得承包資格，用低價方式競標。在中標后將工程肢解給其他非法且不具備施工資格的隊伍，這就會給工程質量與進度造成嚴重影響。（二）不重視制度建設與合同管理由于分級、授權管理等多種制度缺乏健全的規范機制，這就導致建設中存在問題，通常表現為程序不明確、缺少執行制度等。（三）缺乏專業人才我國經濟發達地區，工程歸檔與管理任務都是由專業人員負責，因為合同歸檔與管理具有一定技術性，必須由具備高素質、高修養的專業人才擔任。相關從業者需要通曉法律，還應熟知項目運作規律。（四）缺乏歸檔管理重視度很多項目合同在管理時較為分散，對合同的歸檔也沒有具體規定，導致合同履行缺乏嚴格控制，未能對履行具體情況進行總結與評估，導致合同管理過于粗獷。

三、解決建筑企業合同歸檔與管理具體措施

（一）加強合同意識合同是項目管理核心。在每個工程項目實施過程中，都需要承發包雙發簽訂合同作為保障。合同內容包括工期、質量、價款、范圍、內容等，要求雙方必須自覺履行與遵守，并且承包商與業主能夠在合同約束下調控運行狀態。對管理目標責任進行分解，規范項目機構內部職能，緊繞合同內容開展各項工作。所以，無論承發包哪一方的管理，合同始終都是整個管理的核心。只有具備一定合同意識，才能減少與避免合同糾紛情況。很多承包商缺乏法律意識，這就導致他們所簽訂的合同條款經不起推敲，在違約責任方面，未能進行具體約定，導致工程糾紛的產生。所以，在合同簽訂過程中，承包商應當認真檢查合同的嚴密性與合法性，減少糾紛因素，保證合同能夠全面履行。（二）提高管理人員素質首先，需要選定好工作人員，在選擇中企業領導可以根據合同管理人員應當具備的基本素養進行選擇，通過競爭招聘或公開考評方式等，并且在使用中采用優勝劣汰原則，將優秀人才放在崗位上。其次，組織培訓工作，可以根據市場與企業實際需求，組織管理人員進行培訓，可以采用多種學習方式，比如聽電視講座、參加短期培訓等。最后，選送人員進行深造，企業可以選擇熱愛社會主義且具有發展前途的管理人員進行深造。（三）對合同管理情況進行檢查應當不定時對企業執行情況進行突擊檢查，及時糾正違反合同行為，嚴格貫徹落實相關規定。并且還應當對合同中提到的管理制度進行檢查，對發現的問題進行及時處理，保證合同管理有序進行。保證雙方履行義務，明確承發包具體的責任、權利、義務，是保證工程順利進行的前提。在合同中應當明確指出雙方的責任風險，明確權責關系，分攤項目責任。并且對合同中涉及到的權利與義務進行合理劃分，是雙方享有權利、履行義務的基礎。需要正確處理糾紛，建筑由于建設項目工程周期長、工程量大、參與單位多以及項目接口復雜的特點，在工程建設過程中，能夠對不同承包商、業主等多種關系之間的糾紛與爭執進行協調。糾紛與爭執協調尺度與依據是雙方事先在合同中作出的承諾，比如不可抗力條款、索賠與反索賠條款等。

四、結束語

摘要：合同管理是高等學校規范管理、依法治校的重要內容，是高校內部控制建設的重要環節，也是保障高校合法權益的有力武器。本文通過對高校合同管理的現狀進行分析，提出缺乏合同歸口統一管理，缺少系統的合同管理與監督體系等問題，同時提出應通過信息化的聯動手段，逐步研究制定合同訂立、審查、履行、支付、歸檔與評估等環節全程、動態的高校合同管理制度的處理對策，把集中歸口管理方式與專項管理方式進行有機整理，減少學校合同管理的內部控制風險。

關鍵詞：高校合同管理；內部控制設計；合同管理機制

一、引言

合同管理是高校經濟活動的重要組成部分，是高校規范管理、依法治校的重要內容，是高校內部控制建設的重要環節，也是保障高校合法權益的有力武器。本文從高校合同管理的現狀入手分析了高校合同管理意義、涉及類別及現存問題，提出了高校目前合同管理中存在缺少統一歸口管理機制、缺失部分合同管理流程、缺乏合同信息系統防控等問題，導致高校合同管理內部控制存在一定的風險。鑒于以上問題和風險，本文通過對合同組織、合同訂立、合同履行、合同歸檔評估等方面的業務流程梳理和內控環節設計，提出了應通過信息化的聯動手段，逐步研究建立健全合同的歸口管理、履行監控、擬定審核以及歸檔評估等機制，對合同管理進行一定規范，減少高校合同管理過程中面對的風險。

二、高校合同管理現狀

(一)高校合同管理意義

合同管理貫穿于高校經濟活動的始終，涉及高校日常管理的多項主要業務，需要單位各部門共同參與和管理。高校在經濟活動中通過簽訂合同，規范合同雙方的經濟活動開展。一方面有助于高校防范法律風險，預防經濟糾紛，維護合法權益，保證高校經濟活動符合法律法規；另一方面有助于控制高校財務風險，通過合同管理幫助高校節省交易時間，降低交易成本，加速資金周轉，減少費用，提高高校資金使用效率。同時，高校通過加強合同管理，可以有效協調高校內部各方關系，有利于提高單位內部管理水平，提升高校公共服務的效率和效果。

［摘要］文章在研究、參考和總結基礎上歸納了合同管理系統的功能設計，簡要介紹其大致系統功能設計及其內容。為建立功能完備的合同管理系統，提供理論參考作用。

［關鍵詞］合同管理系統;管理;合同管理

1背景

隨著世界一體化的進程，中國經濟不斷完善和深入，致使企業對內擴大生產，對外加強合作，隨之產生的是大量的合同。而一直以來，企業對合同管理方面都采用線下人工管理，面對數量劇增的合同，缺乏意識，處理效率低下，浪費了大量人力、物力，嚴重的可能會導致法律糾紛。如何進行有效管理、監督和履行合同逐步成為各項工作乃至整個企業能否平穩發展的重要關鍵。如今，正是合同管理中不斷出現新問題，現代大型企業開始對合同管理業務越來越重視。大型企業對合同管理業務的需求是建立集中、統一的合同管理系統，滿足各子公司、各部門制定各自合同管理流程需要、實現對合同查詢與統計，實現單位、部門、合同類別等的不同維度的查詢和統計，實現合同管理的一體化管理。這就需要運用先進成熟的網絡技術，從而建立功能完整的合同管理系統。為了我國企業和各單位建設合同管理系統提供理論借鑒，大致總結了合同管理系統功能的設計。

2企業的合同管理系統功能階段分析

基于此背景以及需求，對企業合同實施過程進行了解求證后，再對這一過程進行分階段，然后整理各階段的主要任務。在合同管理系統中，根據各階段的主要業務，系統所能實現的功能有系統管理、基礎信息管理、合同管理。梳理合同管理業務流程，從而實現各環節的業務過程的標準化和規范化。

2.1系統管理

摘要：在新醫改不斷推進的大背景下，公立醫院合同管理越發重要。通過介紹公立醫院合同管理的內容，分析公立醫院合同管理內部控制在管理制度、歸口管理、法律顧問支持、全過程管理及信息系統支持等方面存在內控風險，并提出公立醫院建立合同管理制度和合同歸口管理機制、發揮法律顧問作用、加強全過程管理、加強信息化建設等實踐模式，以實現公立醫院合同管理內部控制目標。

關鍵詞：公立醫院；內部控制；合同管理

一、公立醫院合同管理概述

公立醫院合同管理包括合同起草、合同審批、合同簽訂、合同履行、合同變更、合同解除、合同監督和合同檔案管理等活動，適用于以醫院名義簽訂的經濟、技術、醫療、科學研究等合作的所有合同。公立醫院合同管理是全過程動態管理，包括簽訂前的洽談以及草擬，簽訂過程中的合規性檢查，還包括簽訂后的合同履行。一旦出現不利于合同履行的事項，要及時對合同進行修改或終止。公立醫院合同管理是內部控制的重要內容，根據《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會[2012]21號），醫院應從合同訂立、履行、登記及糾紛管理等方面，梳理與合同管理有關的風險點，并且建立相應的風險控制機制。加強醫院合同管理有助于預防經濟糾紛，維護醫院合法權益，促進醫院對外經濟、技術、醫療、科學研究等合作活動的開展，規范合作行為。

二、公立醫院合同管理主要的內控風險

1.合同管理制度缺失。制度是單位運行的基礎保障，合同管理制度是醫院合同行為的依據，而目前合同管理卻是多數公立醫院內部控制建設的薄弱點。由于醫院領導層面普遍對合同管理重視度不高，許多醫院尚未建立合同管理制度或制度執行浮于形式。因此，合同管理無法與采購業務、資產管理及建設工程形成閉環式制度管控。2.合同歸口管理混亂。合同歸口管理是一項科學且細致的工作。合同應根據不同類型歸屬不同職能部門負責，全院的合同歸檔工作也應該由某一個科室牽頭。目前多數公立醫院合同管理混亂，職責分工不明確，合同分布零散，很容易造成多部門共同管理的邊際盲區。很多合同原件在付款時放入付款憑證中，這不利于日常查詢或檢查使用。混亂的管理也不利于及時發現問題風險，規避糾紛。3.缺乏法律顧問支持。公立醫院合同涉及金融、技術、醫療、科學研究、基建工程等各個方面，要保證各類合同合法合規，避免糾紛需要專業法律人士對合同條款進行全面把關。目前多數公立醫院有合作的法律顧問單位，但多是面臨訴訟時使用，并未在訂立合同階段請法律顧問。4.缺乏對合同的全過程管理。公立醫院往往對合同預算立項和項目招標階段較重視，對后續的履行情況卻不夠關注。合同簽訂后，履行是否在合同期內，承諾的培訓是否進行，發生問題是否及時處理等問題常常無人追責。例如，某公立醫院，價值500多萬元的醫療設備合同簽訂如果3個月內不到貨，要賠償合同價款的3%。然而審計顯示，合同簽訂后8個月才到貨，十幾萬的賠款卻無人追責，導致損失醫院經濟利益流失。5.缺乏信息化系統支持。公立醫院整體信息化水平比較落后，常用的固定資產系統，財務系統尚且未達到現代化水平，合同管理系統更是手段落后。多數醫院仍處于手機登記或簡單的Excel表格登記，沒有編碼，檢索關鍵詞等信息，合同管理形同虛設。

三、公立醫院合同管理實踐模式

摘要：企業合同管理是企業管理工作中的一個重要組成部分。本文系統分析了合同管理中存在的資格審核不嚴格、條款約定不詳細、履約監管不到位、歸檔管理不規范等方面的風險，闡述了企業合同簽訂全過程中需要完成的主要工作，提出了加強人員培訓、完善管理機構、健全管理制度、規范合同管理的對策建議。

關鍵詞：合同管理；風險；防范

隨著市場經濟的迅猛發展，合同管理在企業中的地位及重要性日益凸顯，防范合同管理中出現的各類風險，對企業的長期健康發展具有非常重要的意義。合同的內容及風險管理已經越來越被企業的高層管理者們所高度重視。為建立健全企業合同管理體系，提升合同管理水平，要對合同的審核、擬制、履約、歸檔等關鍵環節進行分析研究，制定規避風險的具體措施，確保企業在市場競爭中立于不敗之地。

一、企業合同管理的重要性

在經濟飛速發展的今天，市場經營活動給企業帶來了無限的商機，這需要通過簽訂合同來規避其中的風險，并對合同進行有效的管理和控制，督促合同簽約各方認真自覺的履行合同相關條款，安全真實的開展經營活動，因此合同管理就顯得尤為重要。合同管理主要包括調研、談判、草擬、簽訂、履約、變更、轉讓、終止，通過對合同的審查、監督和控制進行全過程、系統化、動態化的管理。合同管理能夠讓企業通過對合同條款的把控，及時調整市場策略，滿足市場競爭需求，有效應對市場競爭中的各種風險，合同管理能加強企業的自身約束力，為企業的發展提供動力，使企業各部門在各個環節中有效地配合，從而使合同得到更加高效的履行，在激烈的市場競爭中，只有維護企業信譽、提高經濟效益，加強合同管理，才能保證企業的合法權益不受侵害，有效的規避簽約雙方的各類風險，減少或避免合同各類風險給企業帶來的不必要損失。

二、企業合同管理存在的風險

企業合同管理的風險蘊含在合同管理的全過程中，在全生命周期管理中的每一個環節都可能存在，其主要表現在以下幾個方面：1.企業資格審核不嚴格如果合同簽訂前不嚴格審核對方資質，就無法了解對方的經營范圍、信譽情況、履約能力、質量保證能力、是否具備特定資質、是否具備承擔合同約定項目的能力，以及經營業績是否符合國家級行業標準、經營業績是否符合招標要求，委托人是否具備權、有無越權問題等，若在未審核資質的情況下，盲目簽訂合同，對方就有可能無法按照約定履行合同中的相關條款，使企業遭受巨大的經濟損失，造成人力物力等資源的浪費。2.合同條款約定不詳細企業在簽訂合同時，經常因為合同內容及條款約定的信息缺乏明確性和完善性，或者文字不嚴密、用詞含糊不清、模棱兩可，導致存在嚴重漏洞，容易使人產生歧義，引發爭議或者重大誤解，甚至基本條款缺失、其他條款遺漏，尤其是違約責任劃分不明確、質量責任表達不清晰，造成事后扯皮現象。還有在合同變更時，為了圖一時的省事，沒有簽訂合同變更協議，只是口頭約定，沒有留存書面證據，一旦發生糾紛就難以取證，難以劃分責任，這些因為合同本身存在的缺陷就會給企業帶來不必要的麻煩或經濟損失。3.合同履約監管不到位合同在執行過程中，可能會遇到一些變化，尤其是重大項目、條款復雜且數量較多、有效期限較長的合同會因為不同原因發生一些情況和形式的變化，雖然合同在簽訂之前通過了合同審查，但合同審查僅僅是合同管理中的一部分工作，然而有很多企業認為合同管理就是合同審查，缺乏對合同執行過程的監管，導致企業的相關管理部門不能在合同的執行過程中依據合同中的條款對具體實施部門進行有效的管理和控制。4.合同歸檔管理不規范合同簽訂后，合同文本應該交合同歸口管理部門登記編號，將原件進行歸檔，由檔案管理部門進行集中保管。但是在有的企業中，這些合同簽署后的管理相對比較混亂，合同簽署完成后，不能及時將合同文本交給歸口部門，導致不能及時歸檔，可能會擴大合同內容的知悉范圍或造成合同文本的丟失，甚至不進行正規的審批流程私自復印合同文本，存在失泄密等重大安全隱患；合同借閱時，借閱人必須按照借閱制度完成審批手續，否則就會存在合同中商業和技術秘密被泄露的隱患。