電子文件管理全文(5篇)

摘要：隨著數字化技術的快速發展，集團企業的電子文件管理管理難度也越來越大，已成為制約企業向前發展的關鍵要素。本文針對集團企業電子文件管理所面臨的困境，結合當前國內外專業電子檔案管理的成就，對集團企業加強電子文件管理提出了相關的策略，以供參考借鑒。

關鍵詞：集團企業；電子文件管理；現狀；意義；策略

一、集團企業電子文件管理現狀

集團企業是以母公司為基礎，以產權關系為紐帶，通過合資、合作或股權投資等方式把三個及三個以上的獨立企業法人聯系在一起就形成了集團。企業集團都是由若干相互聯系、相互作用的子公司組成的復雜系統，在這個大系統內各要素間的互動和協同，使系統產生了創新和發展的推動力量，通過集團內部的協同效應，創造1+1>2的效應。電子文件是相對紙質文件而言，在新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。數字化技術的高速發展大大提高了企業的工作效率和管控能力，極大地促進了企業的集團化和規模化發展。但隨著集團企業規模不斷擴大，數字化技術產生的電子文件的管理難度也越來越大，跨地域、跨行業的各下屬企業之間電子文件成果共享和防止泄密等問題，已成為集團企業進一步發展的瓶頸。清華紫光軟件系統有限公司檔案事業部總經理季雪剛認為：“企業電子文件管理面臨巨大的挑戰，電子文件的證據地位未立，電子文件大量流失，電子文件信息資源分散，電子文件長期保存難題，電子文件信息安全狀況堪憂，文件信息孤島面臨深化風險，信息資源增值服務能力低下”[2]。在國外，對于電子文件管理的研究已經達到相當的廣度和深度，在管理思想、管理模式、技術標準、軟件的開發與應用等方面已積累了豐富的經驗。目前研究的熱點主要有以下幾方面：（1）基于國家戰略的電子文件管理頂層設計；（2）基于集中管理的電子文件保管模式；（3）電子文件證據價值的保證研究；（4）電子文件管理的國際化與標準化。而國內也在大量深入消化吸收國際前沿研究成果的基礎上，開展了電子文件管理戰略、電子文件風險管理、電子文件共享機制和標準化等方面的研究，正在逐漸形成有中國特色的電子文件管理體制、機制、業務方法和技術路線[3]。盡管國內外在電子文件管理方面均有較深的研究，但不難發現：（1）以往的研究大部分都集中在專業電子檔案（館）的管理方面，而針對集團企業電子文件管理方面研究卻非常少。專業電子檔案管理更注重專業領域內容，例如：人事電子檔案工作，會計電子檔案工作等。而集團企業電子檔案管理是針對集團各子企業之間的生產、經營、管理等業務流程進行的綜合性管理，兩者性質的不同，專業電子檔案管理研究成果很難為集團企業所用，導致集團企業電子文件管理水平低下；（2）電子文件管理的目的則是更好實現共享與安全，而以往的電子文件管理研究較多地將共享和安全分開單獨研究，未能從更高的層面上將兩者有機地結合起來研究；（3）雖然國內外開展基于國家戰略的電子文件管理頂層設計，但關于集團企業的頂層設計研究未曾提及；（4）國內在電子檔案的標準化方面制定了一些標準，但在集團企業電子文件標準方面幾乎是空白；（5）以往的企業電子文件管理研究，主要集中在理論概括論述方面，較多局限在電子文件歸檔制度建設、文檔管理內部管理方面研究，應用層面的研究只停留在淺層次上，具體軟件開發設計更是少之又少。

二、研究集團企業電子文件管理的重要意義

鑒于目前國內集團企業電子文件管理現狀以及社會發展需要，研究集團企業電子文件管理具有重要的理論和實踐意義：（1）由于集團企業電子文件的管理必須和集團企業的業務流程進行緊密結合，才能發揮它的最大功能，因此比專業的檔案管理系統更加復雜，更有其特殊性。而長期以來大家只關注專業電子檔案管理的研究，而忽視了對集團企業電子文件管理研究，因此數字環境下集團企業電子文件管理模式與共享機制理論上的深入研究，具有較好的原創性、前沿性，有助于進一步豐富企業電子文件管理的理論。（2）近年來，國內信息技術發展非常迅猛，許多大型集團企業都建立了集團內的管理信息系統。但目前國內企業構建的管理信息系統一般比較強調業務流程的規范、信息的溝通傳遞以及數據的統計分析，往往忽視對電子文件的管理。因此，管理信息系統的應用雖然極大地提高了工作效率，加強了集團內部的聯系，提高了集團對下屬各企業的管控能力，但卻對每天不斷產生的電子文檔缺乏有效的管理手段，導致大量信息無法進行充分共享和利用，并可能丟失或泄露，進而嚴重影響集團企業的進一步發展。如何解決集團企業電子文件管理中所面臨的困難是迫在眉睫之事，因此數字環境下集團企業電子文件管理模式與共享機制研究具有非常重要的現實意義。

三、開展集團企業電子文件管理研究的基本思路

1工程電子文件管理的制度及其要求

在對電子文件管理不斷探索的道路上，結合目前管理所面臨的問題，充分利用自身資源，來制定出未來的管理建設目標，從而為公司打造一個標準化、制度化的電子文檔管理體系。

2工程電子文件管理體系

2.1電子文件的特點

電子文件在其形式上來講主要是在計算機中進行檢索，并通過系統內部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來對公司內部的一些文件進行儲存和保管，從而利用這些信息來為公司未來的發展提供資源上的幫助。電子文件的特點主要表現在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數字信息，眾所周知，數字信息具有本身流動性的特點，因此，在保存方面無法進行更好的存儲。電子文件就是要對這些數字信息進行整理、儲存，并通過一系列的方法將之自動生成體系的一種管理辦法。

2.2工程圖紙的數字化管理體系

工程圖紙的數字化管理體系主要表現在三方面：雙機與多機系統、光盤鏡像服務系統、電子文件網絡移交管理系統。第一，雙機與多機系統：所謂雙機系統即是指檔案管理和設計相結合的一種小型實用系統，這種系統根據其功能和軟件設計的不同將工作站中的管理過程自動生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎辦公應用軟件，并通過這些自帶應用軟件進行無圖紙設計，甚至可以在線提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過程。服務器中不同的系統伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應用程序和配置較高的計算機系統，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統也是一種局域網系統，在系統應用方面，主要適用于較大的設計單位。通過對客戶機和服務器進行綜合管理，使圖庫全部集中在服務器上，以達到全網協同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進行有效的控制，從而實現資源上的共享。第二，光盤鏡像服務系統：即主要是通過利用光盤的鏡像服務和企業間的局域網來實現對客戶的數據庫訪問。其體現在以交換機為主題，連接WWW服務器，再通過與多個客戶機相連接，再通過WWW服務器與光盤鏡像服務器相連接的方式，從而實現訪問數據的整個過程。第三，電子文件網絡移交管理系統：利用該管理系統普遍應用于以設計為主題的相關工程類公司，其系統主要應用為局域網。工程項目所形成的文件一定要通過計算機網絡的方式來向各個部門進行傳達，且各個部門所需要的電子文檔和相關信息都要集中在計算機網絡上。建立相關的計算機網絡系統，其主要包括：

摘要：數字技術的迅猛迭代發展，深刻推動了信息革命，進一步引發文件管理方式的變革，電子文件管理迫切需要法律法規予以支持。新《檔案法》的頒布實施為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據。本文從新《檔案法》中電子檔案的生效要件分析出發，對比了國外該領域的相關實踐，對我國電子文件管理立法提出了立法建議，并認為只有完成該立法，才能充分發揮電子文件在經濟和社會發展中的作用，提高社會生產和管理效能，促進社會交易成本下降、經濟發展和社會進步。

關鍵詞：《檔案法》；電子文件管理；立法

0引言

當前，我國數字技術、數字經濟迅猛迭代發展，深刻推動了信息記錄的革命，引發文件記錄和管理方式的劇烈變革，深刻影響著文件管理的技術、方法、體制、原則、理念等諸多方面。與紙質文件管理相比，電子文件管理要求更高。電子文件管理失控或不善，會造成大量文件信息流失，削弱政府管理和服務社會的能力，影響歷史和文明記錄的延續，甚至威脅國家信息安全與利益。[1]新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）的頒布實施，對電子檔案形成和管理的要求進一步明確，為電子文件管理立法提供了有力的上位法依據。為充分發揮電子文件在經濟和社會發展中的作用，有必要以法律形式保障和鞏固電子文件發展的有利條件，進一步賦予電子文件法律效力，建立科學合理的法制化管理和控制機制，保障電子文件的真實、完整、可用和安全，促進我國電子文件管理工作高質量發展。

1國外電子文件立法實踐綜述

針對美國[2]、加拿大[3]、歐盟[4]等發達國家和聯合國[5]等組織的法案文獻的研究可見，發達國家電子文件管理已普遍納入法制軌道。分析其立法實踐特點和成效，對我國電子文件管理立法有借鑒意義。

1.1國外立法實踐主要特點

摘要：通過介紹國外管理物聯網數據的經驗，得出物聯網數據管理要根據物聯網數據的屬性和特點，依照GARP準則，拓寬NOARK標準，在電子文件管理系統中收集和管理物聯網數據。基于這些管理準則，提出我國物聯網數據管理要從物聯網數據開放、元數據建模、數據保護幾方面入手，提高物聯網數據質量，實現物聯網數據價值。

關鍵詞：電子文件;物聯網數據；數據管理；元數據;可信性

挪威的托馬斯·索德林等學者應用GARP準則和NOARK標準，從宏觀和微觀相結合的角度，按照公開的和涉及隱私非公開的兩種分類方式，分析芝加哥開放數據門戶的水資源管理系統和挪威海關管理的用于識別車輛的ANPR系統的數據管理，從這兩個案例分析中得出物聯網數據的管理方法，他們建議在靈活的電子文件保存系統中收集和管理物聯網數據，從而更好地實現信息治理。

1物聯網數據的屬性及其與文件的關系

物聯網數據要按照生成、利用、保管的流程來統一管理，對數據的管理貫穿其整個生命周期。物聯網數據也像文件一樣可以被移交、分類、保存。而一些檔案館的電子文件最早都是來自部分數據庫的數據集。數據集以兩種方式分類編目，一種是作為數據，一種是作為電子文件。因此挪威的學者認為可將物聯網數據看作文件來對待和管理，在一個靈活的電子文件保存系統中收集和管理，可以實現更好的信息治理。希望使用標準方法來避免潛在的供應商鎖定情況，并確保互操作性。由此可見，做好電子文件管理是完成物聯網數據管理的前提條件。

2國外電子文件管理的準則在物聯網數據管理中的體現

國外有影響力的電子文件管理規范有GARP和挪威的NOARK。GARP（GenerallyAcceptedRecordkeepingPrinciples），就是通用的電子文件管理準則，主要包含八條內容：可問責、透明度、完整性、保護性、合法性、可用性、保管和處置。這些準則構成了一個廣泛使用的全球標準，確定了記錄管理、記錄和信息管理（RIM）以及信息管理程序的關鍵特征和良好實踐的高層框架。該原則以實踐經驗為基礎，基于對法律原則和信息論的廣泛思考和分析。它們的目的是為組織提供管理信息的行為標準和判斷行為的準則。[1]NOARK準則包含了電子文件保管標準，從電子文件創建到最后的處置都有體現。在2019年，它的標準進一步明確了應用程序編程接口，NOARK也是保存標準，它是XML表的具體表現。NOARK以全宗為目標，在某種程度上，NOARK標準可以被看作是關于收集和全宗的正確闡釋。NOARK標準還提出一個元數據模型來管理中央元數據以及電子文件。

【摘要】隨著經濟全球化的不斷發展和整個社會的飛速進步，不管是紙質文件還是電子文件的數量都在飛速增加。事業單位的辦公室要負責的內容也變得復雜起來，要將所有出現的文件比如招標文件、事業單位的采購信息等都整理歸納起來，并且裝訂成冊。事業單位的辦公室是這個事業單位的重要財富之一。對于紛繁復雜的文件，要做好規范化的整理歸類工作，不然在整個事業單位的后續發展過程當中，麻煩只會越來越多。

【關鍵詞】事業單位辦公室；文件；規范化；管理

正是由于社會的飛速發展和不斷進步，使得各個事業單位也變得越來越強大。由于現如今各個政府部門職能的細分，導致了事業單位相關文件的增多。事業單位文件的增多就要求事業單位的辦公室對文件的整理歸納能力要進一步提升和加強。文件變得繁多對于一個事業單位的辦公室來說是一個不小的挑戰。需要對事業單位辦公室管理文件的方法進行整改，這樣一來，可以使得整個事業單位的機密文件得到有效保護，也方便后續工作的開展。

一、事業單位辦公室文件規范化管理的意義所在

事業單位內部辦公室的權力往往是大的，并且在事業單位當中的地位也非常高，因為事業單位辦公室掌握了整個事業單位最機密和最關鍵的文件。它能夠如實地反映這個事業單位的一切相關信息，比如這個事業單位的招標情況，整個事業單位近期的采購情況，還有事業單位各項數據和人員的管理。所以說，辦公室的文件管理對于一個事業單位來說是相當重要的。文件的歸檔工作一定要做好，如果文件沒有得到有效的分類整理，那么這個事業單位內部的重要機密都將變得混亂不堪。因此，做好事業單位內部文件的管理工作對于整個事業單位來說都是具有不可忽視的意義。但是，事業單位文件的管理也并不是一件很輕松的事情。因為文件的收集工作并不容易，要根據事業單位每天的發展情況來具體問題具體分析；并且文件的歸納和整理工作對于專業性有一定的要求。所以，不光是要在事業單位內部強調事業單位辦公室文件管理的重要性，還要對事業單位辦公室的工作人員進行技能上的培訓，要盡可能地提升事業單位辦公室文件管理者的工作水平和綜合素質以及綜合能力。

二、在事業單位中的文件管理現狀

當今時代是信息化的時代，很多行業都受到了網絡、計算機技術的沖擊和影響。傳統的紙質文件管理在新時代的背景下同樣受到了沖擊。在一個事業單位的發展過程當中，必定存在著文件發放和接收。由于互聯網和電腦的普及，現在很多事業單位都是在網上辦公，文件的發放也不僅僅局限于紙質文件。網絡文件有一個很大的優勢就是可以在線隨時修改、進行編輯。這一點在傳統的紙質文件上是無法得到充分體現的，手工文件的處理方式也相對來說效率比較低下，并不能滿足時代的需要了。紙質文件和電子文件都各有優點和缺點。紙質文件和電子文件在各自的領域當中都發揮著不可替代的作用，但是任何事物都是具有兩面性的，有好的一面就必然有不好的一面。紙質文件的管理存在著不少的問題，其中最為明顯的有三個問題：第一個缺點，紙質文件所占據的空間比較大。眾所周知，有很多事業單位的辦公室內會擺放許多的柜子來收集紙質的文件，這就使得事業單位在進行文件管理的時候增加了管理的成本和經費，并且還會消耗人力無形之中會降低事業單位文件管理的效率。紙質文件的第二個缺點就是，紙質文件需要依靠大量的紙張，并且很多文件是時效性很強的文件，沒有長期保存的意義，這就容易造成浪費紙張的情況，這與我國的可持續發展戰略相違背，同時也起不到保護環境的作用。紙質文件的最后一個缺點就是，當需要去辦公室查找相關的文件時，不太方便，如果歸納整理不得當的話，將要耗費大量的時間對紙質文件進行查找，這樣會耽誤很多時間。以上就是紙質文件所存在的一些問題。而電子文件同樣也存在一些缺點：第一個缺點，電子文件的發放時間、發送人、最終發送的是什么文件并不是很清楚。這些問題的出現很容易導致員工收到文件的時候一頭霧水，導致工作效率低下。第二個缺點，電子文件極度依賴電腦和手機，一旦脫離這些設備電子文件將無法存在，而且一旦電腦或者手機出現了故障，又或者是版本的不同，都會讓電子文件沒有辦法開啟。這種問題的出現同樣也會導致事業單位上層與員工之間無法取得良好的溝通，造成溝通的不方便，加大了事業單位上層和員工之間溝通的障礙，使很多工作無法得到順利有效的開展。最后一點關于電子文件的缺點就是，當很多員工一起同時操作時，電子文件沒有紙質文件方便。當多數員工一起操作的時候，電子文件就顯得比較困難。紙質文件上的便利性在電子文件上得不到充分的體現。上述問題的出現，都表示紙質文件和電子文件的差距很大，兩者相同之處比較少。紙質文件相對于電子文件來說，比較穩定，而且紙質文件一旦發出，就不容易受到外界因素的干擾，穩定性比較強，并且有些情況之下，只有通過紙質文件才能夠傳達想要傳達的意思。紙質文件進行復印的操作，可以方便很多人一起同時地操作。以上這些都是紙質文件所展現出來的優點。而電子文件同樣具備很多紙質文件所不具備的優點，也有它獨特的優勢所在。比如說，電子文件的發放并不存在浪費紙張的問題，這就符合我們國家的可持續發展戰略，可以有效地保護環境。電子文件還可以有效地為事業單位節約成本，這些都是電子文件相比紙質文件所存在的優勢。