電子檔案管理全文(5篇)

摘要:隨著社會和時代的發(fā)展，當前我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，教育教學工作也逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。高職學校作為我國教育教學體系中非常重要的一部分，正源源不斷地為我國現(xiàn)代化建設事業(yè)培養(yǎng)人才，信息化時代的到來也為當前高職院校的教育教學以及其他工作帶來了較大的改變，其中值得關注的便是檔案管理電子信息化，不斷優(yōu)化當前高職院校日常教學與辦公。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案管理能夠不斷減輕人工工作量，提高工作效率，本文就關于當前電子檔案管理在高職學校檔案管理中的應用進行了簡要的分析和建議。

關鍵詞:電子信息;檔案管理;高職院校

當前我國高職院校逐漸朝著多元化、現(xiàn)代化、科學化方向發(fā)展，教學方式變化多端，教學環(huán)節(jié)復雜多樣。為了更好地進行教學，方便學院內部的教學以及管理工作，眾多高職院校開始在實際工作過程中逐步拋去傳統(tǒng)的紙質化檔案管理方式，采用電子文件來作為學校招生辦學科研以及工作的信息傳遞途徑。檔案管理在當前的高職院校辦學以及發(fā)展過程中至關重要，但是不少高職院校仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，并未與當前信息化時代銜接，因此當前各大高職院校應當不斷創(chuàng)新和改革，實現(xiàn)電子檔案管理工作的完善和普及，不斷促進高職院校辦學效率。

一、電子檔案概念及其特點

從電子檔案的原始概念來講，電子文件主要是指在當前各個社會組織運行以及發(fā)展過程中通過計算機等設備對辦公信息及各類數(shù)據(jù)進行存儲傳輸，與傳統(tǒng)紙質媒介相比更具有現(xiàn)代化特點。隨著社會主義現(xiàn)代化事業(yè)不斷發(fā)展，各行各業(yè)都進行了快步的提升和創(chuàng)新，信息時代到來使各個環(huán)節(jié)的工作都產(chǎn)生著大量的信息和數(shù)據(jù)。檔案管理對于任何一個企業(yè)來說都是至關重要的，每個企業(yè)都要重視其檔案管理工作，在實際工作過程中由于檔案管理不到位所造成的利益丟失以及公司損失數(shù)不勝數(shù)，經(jīng)常發(fā)生紙質檔案字跡模糊、數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，更是有許多公司在之前的工作過程中，完全沒有重視起檔案管理工作，以至于公司在進行決策以及未來展望時缺乏科學的數(shù)據(jù)支持。電子檔案是指在當前各個社會組織實踐發(fā)展過程中的眾多有利價值信息不斷整合而成的電子文件，與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案有其自身的特殊性。首先，電子檔案作為現(xiàn)代化不斷發(fā)展的信息時代產(chǎn)物，必須要借助當前的現(xiàn)代化信息辦公設備才能進行工作。其次，電子檔案必須要借助計算機等現(xiàn)代化的信息設備來進行傳遞，突破了時間和空間的限制，最后，電子檔案的保存對于場地要求不高，然而必須要對保存環(huán)境進行系統(tǒng)的建設和控制。

(一)電子檔案管理的優(yōu)勢1．不斷提高檔案管理工作效率信息時代的到來使各行各業(yè)的運行和發(fā)展都產(chǎn)生了較大的改變，運用信息技術處理工作能夠極大地解放人工工作量，與傳統(tǒng)的人工相比有更大的優(yōu)勢，因此在當前高職院校的教學以及運行發(fā)展過程中進行電子檔案管理，能夠有效提升學院內部檔案管理的工作效率。以高職院校的檔案數(shù)據(jù)錄入為例，傳統(tǒng)的檔案管理工作需要專門的工作人員用筆進行抄錄，不僅要對文字進行儲存和校對，還要投入大量的人力、物力、財力，更無法保證錄入信息的準確性和科學性。電子檔案管理方式有效改變了這一現(xiàn)狀，利用當前不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術對各項數(shù)據(jù)和資料進行收集和儲存，從而使檔案數(shù)據(jù)的錄入變得更加簡單，使檔案的管理變得更加便捷，進一步提高檔案管理的科學性和可靠性，這對于院校龐大的高職院校來說是至關重要的。2．不斷增強檔案分享效果高職院校的檔案管理工作歸根結底是要為教學工作和學院發(fā)展而服務傳統(tǒng)的紙質檔案管理，并不能夠在第一時間對有關的數(shù)據(jù)和信息進行搜索和提取，不僅需要較為繁雜的程序，而且較長距離的檔案調動還要受到空間和時間的限制，在調動過程中機器容易出現(xiàn)遺失或者檔案損傷的情況。電子檔案管理可以有效改變這一現(xiàn)狀，在現(xiàn)在辦公軟件的支持之下，隨時隨地提取信息和數(shù)據(jù)，不斷提高檔案分享效果。當前企業(yè)的運行和發(fā)展完全處在透明公開快速的效果，各個環(huán)節(jié)的工作息息相關、相互融合，必須要實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的共享。企業(yè)可以結合自身的實際情況，建立起科學可行的電子檔案管理制度，設置相關的公共平臺，使各個環(huán)節(jié)各個部門，都能夠在不同時間不同地點隨時隨地提取需要的電子信息，這樣既能夠不斷滿足當前人們的工作需求，也能夠減少人們在搜尋原始檔案時所浪費的不必要時間，極大程度地節(jié)約了勞動力以及時間成本，能夠不斷提高企業(yè)的綜合實力。3．不斷降低檔案管理成本在傳統(tǒng)的高職院校檔案管理過程中，紙質檔案管理需要花費大量的人力、物力、財力，不僅不利于工作效率的提高，反而造成不必要的資源浪費，而電子檔案管理方式的出現(xiàn)，便節(jié)約了大量的人力和物力，對于環(huán)境保護有著一定的影響，在電子檔案管理工作過程中，僅僅需要一名專業(yè)人才以及一臺電腦就可完成所有的檔案管理工作，電腦加密的管理形勢更有助于資料安全性的保障，也可以避免發(fā)生自然災害時造成不必要的材料損壞，可以避免檔案所受到的自然威脅，保證檔案安全。4．不斷提高檔案傳遞速度在實際工作過程中如果需要較大分量的檔案資料，以傳統(tǒng)的紙質檔案管理為例，需要耗費大量的人力、物力，突破時間和距離的障礙。然而當前電子檔案管理僅僅需要一個小小的儲存卡，或者通過軟件進行傳輸就可以滿足人們的使用需要。另外在當前眾多高職院校的檔案傳輸過程中，如學生的畢業(yè)環(huán)節(jié)紙質檔案管理只能通過郵寄的方式來傳遞信息，經(jīng)常發(fā)生文件丟失現(xiàn)象，電子檔案就能夠保證傳輸速度的高效以及傳輸?shù)陌踩浴?/p>

(二)電子檔案管理的風險電子檔案管理雖有一定的時代性和安全性，也能夠更加方便高職院校的檔案管理工作，然而自身卻仍舊存在著一定的風險，首先是檔案的安全性，電子檔案占據(jù)空間較小，讀寫速度較快，然而一旦電子檔案儲存設備損壞或者丟失，那么將會造成難以估量的后果。此外，在傳統(tǒng)檔案管理過程中，數(shù)據(jù)錄入過程中如果出現(xiàn)錯誤非常容易修改，然而電子檔案為了不斷提高工作效率，因此分批量的錄入方式很難對資料進行查找和修改。近些年來我國現(xiàn)代信息技術不斷發(fā)展，作為一項現(xiàn)代化的新領域，每天都有各種各樣的先進技術出現(xiàn)，高職院校進行電子檔案管理，通過將信息儲存在不同的媒介上，然而不斷發(fā)展的現(xiàn)代信息技術很難保證媒介以及相關設備的穩(wěn)定不變，如果未來的信息技術不斷更新，那么設備也將會容易發(fā)生各種各樣的問題。

摘要：電子檔案能夠使檔案管理的工作效率以及工作質量大幅度提升，并具有一定的穩(wěn)定性和安全性，因此高職院校推進電子檔案管理勢在必行。但目前高職學校檔案管理工作中存在著檔案管理制度不夠健全、電子檔案對計算機設備的依賴性較強等問題。要改善高職學校檔案管理的現(xiàn)狀，必須做到：（一）重視電子檔案管理，提高對檔案管理工作的要求以及標準；（二）提高職工對電子檔案的認知，使其對電子檔案管理高度重視；（三）加強安全管理，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障；（四）健全檔案管理機制；（五）優(yōu)化管理團隊。

關鍵詞：電子檔案管理；高職學校；檔案管理

前言

隨著我國科學技術不斷進步發(fā)展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲存庫，通過這個數(shù)據(jù)儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業(yè)的標準要求，各個高職學校應當根據(jù)自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發(fā)展。

一、電子檔案的優(yōu)點

（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網(wǎng)絡環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。

（二）符合當今時代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國的社會經(jīng)濟以及科學技術的發(fā)展情況為角度進行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計算機網(wǎng)絡信息技術地飛速發(fā)展是社會進步發(fā)展的一個必然趨勢，計算機網(wǎng)絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現(xiàn)了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發(fā)展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現(xiàn)代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。

一、當前電子檔案管理中存在的問題

1.有待提高電子檔案管理水平?，F(xiàn)在電子檔案管理還處于初級發(fā)展階段，檔案管理人員系統(tǒng)化的教育和專業(yè)化培訓缺乏，造成了在選購軟件時沒有變別能力，從而影響了現(xiàn)代化技術在檔案管理中充分發(fā)揮作用。

2.電子文檔在管理中的真實性容易破壞。電子文件具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無法識別。電子檔案形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動化系統(tǒng)中，檔案管理人員和技術人員共享信息數(shù)據(jù)。這樣，就使得電子檔案便于修改和復制，沒有正本和副本的差異，也不會有多次原始稿本記錄的出現(xiàn)，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內容與形式特征不復存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實性就無法準確的確定，這給電子檔案文件的完整性、真實性以及原始性的保存帶來了很大的難度。

3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個信息網(wǎng)絡全球化的時代，對于任何人來講，其都可以自由進入因特網(wǎng)，在很大程度上造成了大量文件在網(wǎng)絡的和流轉，而且在電子文件傳輸?shù)倪^程中引發(fā)泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

4.電子檔案管理標準化進度綬慢。從某種關點上看，電子檔案管理的基礎和前提就是實現(xiàn)標準化，但一些檔案管理部門只是考慮到本部門的現(xiàn)狀，并沒有從全面利益出發(fā)，協(xié)調發(fā)展、統(tǒng)籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發(fā)展。

二、完善電子檔案管理有效對策

1.加強電子檔案服務信息反饋系統(tǒng)的建立。做到及時了解當前社會對檔案信息的需求和發(fā)展狀況，不斷提高電子檔案信息反饋工作的自覺性，不斷改進電子檔案信息服務工作，并有效提高電子檔案信息化服務的質量。

【摘要】本文主要對現(xiàn)代電子文件歸檔、電子檔案管理等進行探討，基于檔案管理方式與模式創(chuàng)新、系統(tǒng)和技術創(chuàng)新、制度創(chuàng)新等，進一步提高文檔和檔案的保存質量。通過研究，旨在為相關檔案歸檔工作提供借鑒和參考。

【關鍵詞】電子文件歸檔；檔案管理；新模式

傳統(tǒng)電子文件歸檔和檔案管理工作大多以紙質為媒介，通過館藏方式進行保管，使用人員可到檔案管理部門進行登記調閱。但在現(xiàn)階段信息化不斷發(fā)展的背景下，電子化已經(jīng)成為文件歸檔和檔案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保證信息資料的完整性、真實性和保存長久性。同時有助于更便捷地利用計算機、移動終端等共享和檢索查閱資料，極大地提升了檔案應用效率和質量，推動單位健康、可持續(xù)發(fā)展。

一、電子文件歸檔和電子檔案管理概述

（一）電子文件歸檔方式。電子文件歸檔方式不同于傳統(tǒng)紙質歸檔，其在根本上存在顯著差異。一般是在信息承載方式、信息構成形式等層面具有明顯區(qū)別。當采用電子歸檔方式時，往往需要建立相應的工作模式，充分利用現(xiàn)代技術，促使文件整理和歸檔具有自動化且具備一定秩序性。同時還需建立較為完善的歸檔制度，對不同文件設置不同保管期限、針對不同文件標注相應編碼，實現(xiàn)自動化管理，提高文件歸檔和保管的便利性。應當對文件歸檔方式進行規(guī)范處理，與紙質文件管理相同，通過制定科學合理的歸檔方法，保障存儲載體適當，并朝向程序化方向發(fā)展。在錄入電子文件檔案時，要注重紙質文件良好保存，基于電子文檔與紙質文檔共存的管理保存形式，提高文件檔案的真實性和準確性。另外，電子文件歸檔必須要保證信息安全性，則是利用計算機安全技術輔助文件歸檔和儲存過程中的保密性，避免在傳輸或者使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜取、篡改等問題，比如可設置防火墻、權限訪問等，進一步提高文件歸檔的可靠性。

（二）電子檔案管理。對于電子檔案的管理則要突破傳統(tǒng)管理模式，在文件傳輸、整理、存儲和修改等方面，都與以往管理方法存在較大差異，要求嚴格按照電子文件的個性化特征進行創(chuàng)新，建立新型檔案管理工作模式。具體措施如下：1.對電子檔案管理體系進行有效完善，針對電子檔案信息共享和服務，健全相應基礎設施，防范因部門交叉或者個人因素等導致的資源浪費。保證各個部門能夠在不同的網(wǎng)絡環(huán)境下，實現(xiàn)電子檔案管理工作的同步化，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復錄入、耗費大量精力等情況。2.注重提高電子網(wǎng)絡資源的使用效率，利用現(xiàn)有網(wǎng)絡對電子檔案實施集中管理。對于部分非電子檔案的存儲內容開展統(tǒng)一化數(shù)字轉換，形成綜合性電子檔案庫，確保對文件檔案的規(guī)范化管理，推動電子檔案信息發(fā)布與傳遞的順利進行。3.為保障電子檔案管理的高效化，還需構建完善的管理制度和標準，按照我國現(xiàn)行法律法規(guī)以及政策要求，明確電子檔案管理流程和范圍，并限定保存期限，規(guī)范歸檔格式、集中報送方法、查詢和利用環(huán)節(jié)等，適應現(xiàn)代化檔案管理要求。

二、電子文件歸檔和電子檔案管理新模式

摘要：單軌制電子檔案歸檔的成功實踐，不再將紙質電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。本文分析了電子文件歸檔的基本原則及實踐探索中的成功經(jīng)驗，并對下一步電子文件歸檔及電子檔案管理的發(fā)展方向及重點提出展望和預期，具有積極的現(xiàn)實指導意義。

關鍵詞：電子文件歸檔；電子檔案管理；單軌制概述

電子文件是指數(shù)字設備及數(shù)字環(huán)境中產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依托計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。從電子文件的概念可知，電子文件不僅涵蓋與紙質檔案相對應的圖形、圖像及文本電子文件，也包括視音頻電子文件，還包括軟件程序及其衍生的電子文件。近年來，隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展以及信息技術的應用，高等院校電子文件數(shù)量龐大，類型多樣，做好電子文件的歸檔和管理意義重大。為此，國家檔案局陸續(xù)出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》《版式電子文件長期保存格式需求》《電子檔案管理基本術語》等，為高等院校電子檔案歸檔及管理提供了制度保障。單軌制電子檔案歸檔的成功實踐，不再將紙質電子文檔與電子文件分別保存，降低了歸檔及管理成本，提升了電子文件管理效率。

1電子文件歸檔原則

1.1區(qū)別性對待。電子文件的渠道不同、格式不同，對其收集歸檔的方式和方法也存在較大的差異性，需要針對不同類型的電子文件進行差異化、區(qū)別對待。

1.2原始性保持。電子文件與相應的軟件、硬件環(huán)境密不可分，其生成、流轉、使用都離不開相應的介質，但在收集、整理和后期的利用過程中應始終保持電子文件的原始性，不能因為外界軟硬件環(huán)境的改變而改變電子文件的格式、內容，保證電子文件的真實性。

1.3可讀性延續(xù)。文字、圖表、視音頻等電子文件收集歸檔后，會隨著存儲介質環(huán)境的改變而發(fā)生變化，這就要求電子文件的歸檔要始終保持其可讀性，以實現(xiàn)電子文件的現(xiàn)實應用價值。