檔案系統(tǒng)管理全文(5篇)

摘要：我國制定的檔案管理制度，決定了現(xiàn)階段各種檔案管理的機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案信息的管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用的現(xiàn)狀。在云計(jì)算環(huán)境下，我國檔案信息管理的系統(tǒng)不斷完善，同時(shí)，也存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，不利于其進(jìn)一步提升。鑒于此，本文主要對(duì)云計(jì)算環(huán)境下檔案信息掛辦理系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】云計(jì)算；檔案信息管理；系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于云計(jì)算來說，其主要是在網(wǎng)格計(jì)算的前提下，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的傳輸功能，把數(shù)據(jù)處理的過程由個(gè)人計(jì)算機(jī)和服務(wù)器上向互聯(lián)網(wǎng)中的計(jì)算機(jī)集群當(dāng)中進(jìn)行轉(zhuǎn)移，通過對(duì)集群中的大量異構(gòu)的計(jì)算機(jī)CPU周期與磁盤存儲(chǔ)的空間進(jìn)行計(jì)算，將存儲(chǔ)與計(jì)算看做是一種服務(wù)給予用戶。在業(yè)界把“云計(jì)算”看做是個(gè)人計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)變革以后的第三次的IT浪潮。

1云計(jì)算環(huán)境下檔案信息管理系統(tǒng)的管理風(fēng)險(xiǎn)

就管理風(fēng)險(xiǎn)來說，其主要指的是國家把檔案信息的管理推送至云服務(wù)只會(huì)所出現(xiàn)的相應(yīng)組織，管理風(fēng)險(xiǎn)與云服務(wù)的提供商在商業(yè)活動(dòng)種的發(fā)展此起彼伏或者是退出變化所導(dǎo)致的管理風(fēng)險(xiǎn)。準(zhǔn)入和退出機(jī)制。雖然云提供商運(yùn)用所有辦法對(duì)確保數(shù)據(jù)本身的安全性以及訪問連續(xù)性進(jìn)行證明，然而所涉及的敏感數(shù)據(jù)，特別是和我國安全相關(guān)量的數(shù)據(jù)，所有國家都是非常小心的。檔案信息的管理系統(tǒng)作用在部門內(nèi)的服務(wù)器時(shí)，好像能控制安全。將其向“云”進(jìn)行推送只會(huì)，就要考慮終止服務(wù)之后，不能泄露數(shù)據(jù)，同時(shí)，所有數(shù)據(jù)都體現(xiàn)出完整性，還能夠向新服務(wù)的提供商進(jìn)行遷移。因此，非常需要工作人員從體制和機(jī)制等不同方面考量服務(wù)提供商的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。云計(jì)算業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)的高彈性和大規(guī)模與分布化特性，應(yīng)用人員在安全問題上非常敏感，如果該敏感遇到“檔案”，就會(huì)使得人們深入地思考風(fēng)險(xiǎn)問題。加強(qiáng)戰(zhàn)略思維的應(yīng)用，站在長遠(yuǎn)以及根本的立場上去觀察和分析與思考，在檔案事業(yè)的思考過程中，要具有一定的方向性和規(guī)律性，特別是緊密跟蹤‘物聯(lián)網(wǎng)’和‘云計(jì)算’與‘海計(jì)算’的信息技術(shù)，并對(duì)檔案工作的信息化發(fā)展前景進(jìn)行分析，以此來確保檔案信息不會(huì)由于偶然和惡意因素遭受破壞和更改與泄露，確保云計(jì)算背景下，檔案信息的管理系統(tǒng)能夠持續(xù)性地運(yùn)行，這是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析的最終目的。

2云計(jì)算環(huán)境下檔案信息管理系統(tǒng)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

所謂技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，其主要指的是因?yàn)樵朴?jì)算技術(shù)并不夠成熟和不完善，導(dǎo)致在運(yùn)行過程中會(huì)出現(xiàn)一定的技術(shù)障礙。就基礎(chǔ)設(shè)施來說，也就是服務(wù)云服務(wù)的提供商，其負(fù)責(zé)的主要是用戶的基礎(chǔ)設(shè)施，例如服務(wù)器和存儲(chǔ)與網(wǎng)絡(luò)以及管理工具等，然而云計(jì)算的基礎(chǔ)設(shè)施具有比較高的可靠性和物理安全性與網(wǎng)絡(luò)安全性以及信息存儲(chǔ)的安全性，這是云計(jì)算的職責(zé)范疇，主要涉及虛擬機(jī)入侵檢測和完整性的保護(hù)等。運(yùn)用云計(jì)算的用戶需要對(duì)虛擬化的基礎(chǔ)設(shè)施的安全問題加強(qiáng)重視，例如操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序安全性等多方面。

本文作者：陳宗陵 單位：中石化南京工程公司

根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過程，歸檔驗(yàn)收過程，檔案管理過程，檔案利用過程，系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。

（一）文件整理過程。項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對(duì)項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。

（二）歸檔文件驗(yàn)收過程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過程是靠“歸檔申請(qǐng)單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請(qǐng)單”，檔案管理員接到“歸檔申請(qǐng)單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對(duì)應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫，同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。

（三）檔案管理過程。檔案管理過程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對(duì)庫存檔案進(jìn)行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報(bào)表，生成報(bào)表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（包括庫房溫濕度記錄，庫房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。

（四）檔案利用過程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級(jí)下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計(jì)，檔案的修改與復(fù)制，對(duì)外發(fā)圖管理。

（五）系統(tǒng)管理過程。系統(tǒng)管理過程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過程的管理。

［摘要］本文的主要目的是運(yùn)用信息化手段幫助社區(qū)及時(shí)掌握未管理上報(bào)的個(gè)案信息，完成相關(guān)孕產(chǎn)婦的系統(tǒng)管理上報(bào)工作，全面了解婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)收集上報(bào)中存在的問題。通過市級(jí)將比對(duì)后的個(gè)案數(shù)據(jù)返回各區(qū)，區(qū)級(jí)組織開展個(gè)案數(shù)據(jù)管理上報(bào)情況核查。核查結(jié)果如下：①區(qū)級(jí)核查工作量逐年大幅減少，2014-2018年需核查的數(shù)據(jù)量占同期戶籍活產(chǎn)數(shù)的比例呈下降趨勢，其中2017年下降幅度最明顯；②核查后應(yīng)屬于本區(qū)管理而未能及時(shí)管理的個(gè)案數(shù)據(jù)中，產(chǎn)前未建正式檔案原因占比70%，重復(fù)建立圍產(chǎn)檔案原因占比30%；③重復(fù)檔案占比由2014年的29.11%降為2018年的6.53%；④城市地區(qū)產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)占本地區(qū)同期活產(chǎn)數(shù)的比例最高。由此可知，社區(qū)管理活產(chǎn)數(shù)核查工作能有效幫助社區(qū)完成相關(guān)孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理和數(shù)據(jù)補(bǔ)報(bào)工作，同時(shí)也為進(jìn)一步優(yōu)化婦幼保健信息系統(tǒng)提供依據(jù)。

［關(guān)鍵詞］信息化；活產(chǎn)數(shù)；數(shù)據(jù)核查

婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及上報(bào)是婦幼保健工作的重要組成部分，能有效反映一個(gè)地區(qū)婦女兒童的健康狀況及保健服務(wù)工作開展情況和工作質(zhì)量，是各級(jí)衛(wèi)生行政部門制定婦幼衛(wèi)生政策的科學(xué)依據(jù)。北京市婦幼保健網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)采用集中部署的B/S架構(gòu)，已覆蓋全市各級(jí)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、助產(chǎn)機(jī)構(gòu)400余家，各個(gè)環(huán)節(jié)采集的數(shù)據(jù)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)了孕產(chǎn)婦“甲地建冊(cè)、乙地產(chǎn)檢、丙地分娩”信息的共享互通。對(duì)于同一個(gè)孕產(chǎn)婦，社區(qū)和助產(chǎn)機(jī)構(gòu)應(yīng)該始終基于一條圍產(chǎn)檔案進(jìn)行信息錄入以及管理上報(bào)，理論上從不同途徑統(tǒng)計(jì)得到的活產(chǎn)數(shù)應(yīng)保持一致，但2015年以前一直是社區(qū)上報(bào)的戶籍活產(chǎn)數(shù)少于助產(chǎn)機(jī)構(gòu)上報(bào)的戶籍活產(chǎn)數(shù)，此差異顯示了由于人戶分離、跨區(qū)分娩、統(tǒng)計(jì)范圍不統(tǒng)一、統(tǒng)計(jì)口徑不一致、信息系統(tǒng)個(gè)案采集質(zhì)量欠佳等復(fù)雜因素存在，社區(qū)圍產(chǎn)保健系統(tǒng)管理中存在活產(chǎn)漏報(bào)與漏管的情況。為使全市婦幼衛(wèi)生數(shù)據(jù)質(zhì)量逐年提高，2014-2018年北京市連續(xù)在全市范圍內(nèi)定期應(yīng)用信息化手段對(duì)社區(qū)活產(chǎn)數(shù)據(jù)開展核查工作，幫助各社區(qū)及時(shí)掌握未管理上報(bào)的個(gè)案數(shù)據(jù)完成補(bǔ)報(bào)工作，同時(shí)通過分析核查結(jié)果協(xié)助市級(jí)了解社區(qū)圍產(chǎn)保健系統(tǒng)管理中存在的問題。

1資料與方法

1.1資料來源。北京市婦幼保健網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)圍產(chǎn)保健登記卡和臨時(shí)檔案分娩個(gè)案數(shù)據(jù)。1.2核查范圍及時(shí)間段。2014-2018年，北京市戶籍孕婦在助產(chǎn)機(jī)構(gòu)用臨時(shí)檔案進(jìn)行分娩的活產(chǎn)個(gè)案數(shù)據(jù)。夫妻雙方戶籍地均為外地的，由于無法判斷管理區(qū)未納入本次核查范圍內(nèi)。1.3核查方法及步驟。市級(jí)每季度將已生成圍產(chǎn)保健登記卡個(gè)案數(shù)據(jù)與由臨時(shí)檔案產(chǎn)生的分娩個(gè)案數(shù)據(jù)以產(chǎn)婦身份證件號(hào)碼為唯一標(biāo)識(shí)，通過Excel的VLOOKUP進(jìn)行比對(duì)。比對(duì)一致的為已生成圍產(chǎn)保健登記卡并管理上報(bào)的個(gè)案數(shù)據(jù)，比對(duì)不一致的數(shù)據(jù)返回區(qū)級(jí)開展個(gè)案數(shù)據(jù)管理上報(bào)情況核查。戶籍歸屬地原則為：產(chǎn)婦本人戶籍地為本市的按產(chǎn)婦戶籍地歸類，產(chǎn)婦本人戶籍地為外地的按丈夫戶籍地歸類。各區(qū)通過在婦幼信息系統(tǒng)中查詢檔案信息和給產(chǎn)婦打電話的方式逐一核查，對(duì)于本區(qū)已建立正式檔案的個(gè)案數(shù)據(jù)，生成圍產(chǎn)保健登記卡并完成數(shù)據(jù)補(bǔ)報(bào)工作；對(duì)于核查后應(yīng)屬于本區(qū)管理未建立正式檔案的個(gè)案數(shù)據(jù)，將臨時(shí)檔案納入正式檔案進(jìn)行管理并完成數(shù)據(jù)補(bǔ)報(bào)工作，所有核查結(jié)果填寫登記表反饋市級(jí)。

2結(jié)果

2.1市級(jí)返回區(qū)級(jí)需核查的個(gè)案數(shù)據(jù)情況。2014-2018年，北京市社區(qū)上報(bào)的本市戶籍活產(chǎn)數(shù)為739416例，同期市級(jí)返回區(qū)級(jí)需核查的個(gè)案總數(shù)為7491例，占本市戶籍活產(chǎn)數(shù)的比例為1.01%。各年返回區(qū)級(jí)需核查數(shù)據(jù)見表1，占同期戶籍活產(chǎn)比例呈逐年下降趨勢，其中2017年降幅為48.28%，下降幅度最明顯。2.2區(qū)級(jí)核查個(gè)案數(shù)據(jù)情況。區(qū)級(jí)5年共核查個(gè)案數(shù)據(jù)7491例，其中69.53%的個(gè)案數(shù)據(jù)屬于本區(qū)管理，為已管理上報(bào)或經(jīng)核查后補(bǔ)充上報(bào)的數(shù)據(jù)；17.61%的個(gè)案數(shù)據(jù)屬于非本區(qū)管理；12.86%的個(gè)案數(shù)據(jù)屬于無法核查的數(shù)據(jù)。各年核查情況匯總見表1。2014-2018年，返回區(qū)級(jí)核查的數(shù)據(jù)量逐年大幅減少，核查結(jié)果中無法核查的數(shù)據(jù)所占比例自2017年開始有明顯下降，由此可見區(qū)級(jí)質(zhì)控質(zhì)量有了持續(xù)提升，對(duì)于地址不詳及電話錯(cuò)誤等缺少核查必備信息的待核查數(shù)據(jù)，區(qū)級(jí)能夠組織社區(qū)婦幼人員通過聯(lián)系居委會(huì)、入戶等方式，對(duì)此類數(shù)據(jù)進(jìn)行判定，并完成后續(xù)管理上報(bào)工作。核查后應(yīng)屬于本區(qū)管理而未能及時(shí)管理的5209例個(gè)案數(shù)據(jù)中，由于產(chǎn)婦關(guān)鍵信息不一致導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)建立圍產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)1419例，占比為27.24%；由于產(chǎn)婦產(chǎn)前未建正式檔案的數(shù)據(jù)3790例，占72.76%。重復(fù)檔案占比由2014年的29.11%降為2018年的6.53%，有較為明顯的減少。通過對(duì)2014-2018年產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行原因分類發(fā)現(xiàn)，由于孕婦不了解需要到社區(qū)建冊(cè)均占據(jù)了最大比例，產(chǎn)前未建正式檔案數(shù)據(jù)具體原因分類見表2。

【摘要】航空技術(shù)的發(fā)展在一定程度上可體現(xiàn)出一個(gè)國家的發(fā)展水平，為了促進(jìn)我國航空的發(fā)展，進(jìn)行了航空檔案的管理研究。在知識(shí)管理的視角下，航空檔案對(duì)航空的發(fā)展起了重要的推動(dòng)因素。同時(shí)，因航空作為知識(shí)密集、技術(shù)密集及人才密集的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)，對(duì)其進(jìn)行有序的檔案管理顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理；航空檔案；管理視角；研究

前言

知識(shí)視角下的檔案管理是一種全新的管理理念及管理方法，對(duì)當(dāng)下的航空檔案管理具有很大的影響。同時(shí)，在知識(shí)管理的視角下，航空檔案管理存在檔案丟失及檔案質(zhì)量差的問題，導(dǎo)致航空檔案在我國的航空發(fā)展中沒有發(fā)揮其歸類整理的意義。本文通過分析航空檔案管理在知識(shí)管理視角下存在的問題，總結(jié)一些可行管理策略。

1.知識(shí)管理視角下航空檔案管理面臨的問題

1.1航空檔案丟失

由于航空檔案沒有制定相關(guān)的檔案項(xiàng)目分類，以至于航空檔案項(xiàng)目管理部門對(duì)于出借的檔案沒有進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以至于檔案丟失后無法找回。同時(shí)，航空檔案管理部門缺乏有效的管理規(guī)劃，沒有制定詳細(xì)、完整的科研檔案歸檔計(jì)劃，造成航空檔案部門無法參照檔案出借的時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行整理及歸類。此外，檔案管理部門對(duì)航空科研項(xiàng)目中使用航空檔案的文件材料的歸檔監(jiān)督、檢查不全面，且科研人員及檔案管理人員不重視歸檔環(huán)節(jié)，使航空檔案丟失或遺漏[1]。

在當(dāng)前信息化時(shí)代，我們很多工作都通過信息系統(tǒng)來完成，文件流轉(zhuǎn)有文件管理系統(tǒng)；檔案有檔案管理系統(tǒng)；生產(chǎn)有生產(chǎn)管理系統(tǒng)；安全有安全管理系統(tǒng)；施工作業(yè)有施工管理系統(tǒng)，還有合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等。基本上信息系統(tǒng)涵蓋了我們生活和工作的方方面面，半數(shù)以上的業(yè)務(wù)工作都需要在信息系統(tǒng)上完成。檔案作為人類活動(dòng)的“記錄者”，在當(dāng)今信息化時(shí)代，做好檔案工作必須加強(qiáng)信息系統(tǒng)的歸檔工作。

一、信息系統(tǒng)歸檔的意義和含義

在當(dāng)今信息化時(shí)代，信息系統(tǒng)記錄著大量的個(gè)人及組織的生活、工作信息，從各個(gè)方面反映著社會(huì)的運(yùn)行情況。而檔案則是人類社會(huì)在實(shí)踐活動(dòng)中的真實(shí)記錄，從這個(gè)意義上，信息系統(tǒng)的歸檔必須納入檔案工作中，且應(yīng)該是當(dāng)前檔案工作的重要組成部分。各項(xiàng)信息系統(tǒng)的歸檔也是建設(shè)數(shù)字檔案館的重要內(nèi)容，各信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)資源，數(shù)字檔案館是檔案工作的發(fā)展方向，從這個(gè)意義上，信息系統(tǒng)歸檔工作的質(zhì)量影響了檔案工作的發(fā)展和與時(shí)俱進(jìn)。信息系統(tǒng)的歸檔就是將信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行、管理和監(jiān)管等活動(dòng)中產(chǎn)生的各種載體的記錄進(jìn)行收集、整理并移交檔案部門的過程。

二、信息系統(tǒng)歸檔的內(nèi)容和方式

信息系統(tǒng)的歸檔內(nèi)容主要有系統(tǒng)自身建設(shè)及運(yùn)行管理、業(yè)務(wù)流程兩部分。系統(tǒng)自身建設(shè)及運(yùn)行管理歸檔應(yīng)包含信息系統(tǒng)規(guī)劃、審批、建設(shè)、驗(yàn)收、運(yùn)行、維護(hù)、驗(yàn)收等過程文件和記錄的歸檔。業(yè)務(wù)流程歸檔應(yīng)包括具體業(yè)務(wù)流程建立、流轉(zhuǎn)、審批、反饋、依據(jù)等文件和記錄。信息系統(tǒng)歸檔可根據(jù)實(shí)際情況采取離線歸檔和在線歸檔。一般來說，如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，可采取實(shí)時(shí)在線歸檔，也就是在具體業(yè)務(wù)流程結(jié)束后及時(shí)點(diǎn)擊歸檔；如果具體業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)沒有與檔案管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的，采取定期離線歸檔，可按年、季度等向檔案部門歸檔刻錄好的光盤。

三、信息系統(tǒng)歸檔的實(shí)施方法

1.在系統(tǒng)規(guī)劃的同時(shí)考慮歸檔功能。信息系統(tǒng)的歸檔應(yīng)在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)作為系統(tǒng)的一項(xiàng)功能進(jìn)行同步規(guī)劃和建設(shè)。在信息系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)時(shí)，信息系統(tǒng)管理部門應(yīng)與檔案部門進(jìn)行溝通，獲取檔案管理的相關(guān)要求，在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)應(yīng)考慮歸檔數(shù)據(jù)的完整性及歸檔功能實(shí)現(xiàn)的便捷性；檔案部門應(yīng)在系統(tǒng)規(guī)劃時(shí)提出檔案歸檔和管理要求，在系統(tǒng)建設(shè)時(shí)測試歸檔功能的有效性及歸檔數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性。在信息系統(tǒng)上線驗(yàn)收之前，應(yīng)由本單位及上級(jí)單位檔案部門專家對(duì)項(xiàng)目檔案和項(xiàng)目歸檔功能進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收并出具驗(yàn)收意見書。未進(jìn)行驗(yàn)收或者驗(yàn)收不合格的信息系統(tǒng)不得投入使用。