企業增值稅電子發票管理問題探析
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伴隨互聯網及電子商務的高速發展，我國已經進入電子信息化的時代。與此同時，電子發票自2012年試點到全面推行工作歷時七年多，全面推廣使用是時展的必然結果，從本質上改變我國發票管理體制及企業發票使用、管理的方向，對社會發展、企業經營管理、財務工作產生了深遠的影響。文章主要從電子發票與紙質發票的各自特點、使用媒介、交易結算過程包括申領、開具、傳輸、接收、儲存等環節的差異點出發，進一步分析電子發票的廣泛應用給現代企業財務管理工作所帶來的機遇和問題，并針對存在的問題提出改進建議。
增值稅電子發票是當今社會發展的產物，是稅務管理中的一項重要創新，與紙質發票相同，由稅務局統一發行、監管，采用最新的防偽手段，在線開具給客戶的電子憑據，客戶可以自行保存，無需即時打印的電子單據。增值稅電子發票表現為紙質發票的電子映像，是一種無紙化形式的發票。增值稅電子發票的特點包括無紙化、平臺化、實名化、互聯化。無紙化又稱為電子化，電子發票最根本特征為非紙質化，所以電子發票免除了印制、現場領購、運輸等環節，其運行及開具操作均基于電文方式，這是與紙質發票本質的區別。從開戶登記、申領申請、稅種核定、開具發票、打印蓋章、作廢紅沖等流程都能在網上完成。發票的開具更加迅速、查詢真偽更加便利。伴隨著互聯網及電子商務的高速發展，網上購物及電子商務充分體現出優勢和便利性，電子發票的開具應用也隨之被人們接受和廣泛推廣。增值稅電子發票的全面推行，能夠節約經營成本、便于保存、主動補充配給、瞬時生成、即開即驗、平臺自動推送、方便查驗，無工作時間、地點、空間限制的優勢越來越明顯。由此，無論是對企業還是對消費者甚至稅務機關而言都是利大于弊。
二、增值稅電子發票的全面推
行對企業財務管理的作用就企業而言，能大幅節省管理成本，創新電子發票的管理模式、簡化核對、核算流程，并可以與企業內部管理ERP等系統相結合，有利于提高資源利用效率，降低人工出錯導致的無效重復工作，并能及時給企業管理者提供決策所需數據支持。
1.增值稅電子發票帶來財務工作效率及質量的提高。電子發票與紙質發票區別在于開具的媒介不同。電子發票是通過各種終端設備開具，紙質發票則是人工開具。因此，紙質發票的工作效率比電子發票低，而且出現人為誤開錯開的機率也高，紙質發票開具后還需要定期進行匯總數據，整理登記使用情況，并需按時到稅務部門核銷、申請。而電子發票從領、填、核、銷環節都是通過數據傳輸自動完成，沒有時間、空間的限制，隨時登錄系統即可完成。由此可見，電子發票無論在工作效率或質量上更適應現代企業的發展。
2.增值稅電子發票降低了企業的管理成本。紙質發票本身印制成本比較高，此外還存有倉儲成本，發票從購入、開具、核銷、保存都會耗費人力和物力。電子發票一方面沒有印刷、存儲成本，另一方面利于保存及集中進行數據處理。在系統開具的電子票據直接存儲在云系統，保管、查詢、調閱通過電子發票服務平臺或其他網絡數據媒介平臺，不占用實際地理空間，能節約大量查閱、調用時間。從申請、核準、配號、數據傳輸等環節全程線上操作，能節約大量的辦稅時間及人力，也避免了發票在申領、使用、核銷、保管過程中出現丟失。
3.增值稅電子發票的推行有利于降低稅收風險。網上購物行為改變了商事活動和人民的日常生活，在日益普及的當今，商家出于成本問題少開或不開發票，以此規避納稅。隨著稅務部門大力推廣使用和積極宣傳解讀，公眾對電子發票愈發了解、熟悉，提高索要電子發票的意識和積極性，有利于企業規范納稅行為。電子發票有助于促進稅收公平，使電子交易活動的征稅行為更具有實際操作性，在一定程度上避免偷稅漏稅的現象，用較小的稅收成本取得較大的經濟效益，減少涉稅違法案例，為納稅人營造積極公平的稅收環境。電子商務的發展將進一步推廣電子發票的應用，從本質上改變我國發票管理體制及企業發票使用、管理的方向。長遠而言，電子發票的信息化管理，轉變了管理方式，利用信息技術和網絡工具形成自動預警機制、綜合監管機制，使企業走向規范化經營管理生態鏈的各個環節提供的多元化控制方式和手段，從而減少偷稅漏稅后的惡性競爭，規范市場運營。
三、企業在使用增值稅電子發票中給財務帶來的問題
企業在推廣使用電子發票過程中，既提供了便利又帶來了問題。
1.電子發票推廣使用中存在的安全問題。為了節約開發成本，很多電子發票系統在搭建時會采用某些開源軟件。開源軟件的修改和分發不受許可證的限制，能為企業節省一筆授權費用。但開源軟件與生俱來的開放特性，也會為系統帶來很多不安全因素，為企業和用戶帶來安全隱患。開源軟件由于代碼開源，任何人都能拿到這部分代碼，甚至對它進行惡意修改。由于發票系統可能與企業ERP、業務系統、財務系統和金融支付系統相對接，如果不法人員獲得某部分系統所使用的開源源代碼，并惡意修改代碼或者利用代碼漏洞發起攻擊，就可能威脅企業信息安全，甚至為企業或用戶帶來重大的經濟損失。
2.增值稅電子發票存在重復報賬的風險。電子發票和紙質發票的法律效力、基本用途和使用規定相同，而紙質發票復印無效，只能一次性粘貼進行報銷。而電子發票是一個PDF文件，可以無限次重復打印，與原來發票一模一樣，缺乏紙質發票所具有的物理防偽性能。作為財務人員根本無法通過發票表面資料及稅局查詢系統識別是否已重復報銷，這給財務人員在報銷審核單據中帶來困難及風險。
3.篡改發票基本信息，存在稅務風險。作為電子發票載體的PDF軟件，通過軟件修改發票內容、金額、電子簽章在當今發達的系統并不是難事。為了系統安全考慮，國家稅務局在構建中采用了不利于雙向交互信息的閉環系統。企業是無法統一導出其他企業開具給本單位的發票信息，只能通過網上稅務系統一張張查檢。這樣給繁重的財務工作崗位增添不少工作量，所以財務人員基本上對電子發票的內容及金額不驗證，這也給不法人員篡改電子發票提供了便利及機會。
四、增值稅電子發票對企業財務管理影響的應對措施
1.改變核銷發票機制，避免重復報賬。完善財務管理制度，對于報賬事宜，不僅要審核發票，也要審核與付款相關的采購合同、出差審批等相關資料。開發建設已報銷發票的管理臺賬小程序，通過掃描電子發票上所顯示二維碼自動獲得發票代碼（號碼）、金額、日期等主要電子信息，并通過類似商品條型碼方式掃描識別發票或已報銷電子信息存入臺賬后，如下次掃描輸入的信息相同將自動提示。從而減輕財務人員審核報銷的壓力，避免重復報銷問題的出現。
2.制定電子發票報銷檔案系統及指南說明。電子發票是企業管理中一項重要創新，有利于規范稅收行為，防控發票違法行為，降低征收及納稅人成本、節約社會資源，提高企業財務管理工作的質量、效率。電子發票發展更符合社會發展方向，在依托企業現有會計核算的系統基礎上，開發完整接收電子發票數據，并通過建立完善電子檔案管理系統，實現對電子歸檔及查詢。企業編寫相關指引及政策，進一步說明電子發票的制度，列明電子發票作為會計憑證及報銷、報賬嚴肅性，全面提高企業人員對電子發票認識。
3.電子發票系統與企業ERP系統銜接融合。電子發票系統和企業ERP系統是兩個獨立的系統，從開發至系統設計使用的場景都是各自研發，要實現兩者的無縫對接及融合，需要對企業財務一體化管理會計運作有針對性地構建以下系統模塊。（1）內外用戶端模塊的構建嵌入。企業內部員工日常小額費用開支，例如零星辦公用品采購、差旅費報銷、車輛費報銷以及對外客戶購、銷業務往來是內外用戶端實施不同系統財務處理和業務管理在線操作軟件系統。實現兩個系統實時連接，使電子發票開具、接收、入賬處理與EPR系統內的合同、電子數據子系統對接，以最快時間進行有效的數據對碰后使出入庫管理、資金收付、賬單生成有序地、高效地聯動起來，最終實現一體化全自動業務處理流程。（2）財務處理端模塊的構建嵌入。電子發票是財務處理端收入、成本、費用發生憑證信息載體，通過對這些電子數據載體的審核后生成會計憑證及各種報表數據，這個在線應用操作軟件終端稱為財務處理系統。該終端用戶系統可以通過GA證書、密碼口令、人臉識別技術、指紋及加密鑰的管理方式，防范冒名者及外來黑客的入侵。處理端應設置層級權限，通過差別化層級權限提高財務審核流程的效率和內部控制的成效。（3）財務信息生成端模塊的構建嵌入。財會信息端從云端數據中提取電子發票信息，進而對信息進行整理、調用、歸集后同步生成財務資料，從而節省人力成本、提高效率，并從根本上解決人為失誤導致原始數據向記賬憑證轉化過程中產生的錯誤。（4）賬款收付端模塊的構建嵌入。搭建與電子發票平臺和自身ERP系統互聯互通的企業收付平臺，電子發票的收付款信息傳輸到平臺，經各級審核、授權人員審批簽章確認后，由平臺轉化為指令發送給基于網上銀行系統或第三方支付平臺發起收付款，并將收付款結果轉化成數據、指令接入ERP平臺及按雙方接收數據格式要求發送結果指令，最終完成應收應付賬款的快捷收付。在互聯網、大數據、電子商務快速發展的今天，企業財務管理信息化、系統化、自動化已成為發展趨勢。因此，企業應加強增值稅電子發票使用、積極實施電子發票系統與企業管理系統相銜接與融合，為自身更規范、更好發展奠定基礎。
作者:黃鼎雅 單位:中山市潤訊企業管理信息服務有限公司
