醫(yī)學裝備管理部門檔案管理實操

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摘要：在現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)學裝備管理是整個醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)學裝備管理涉及論證、招投標購置、使用管理、質控管理、射線裝置管理、特種設備管理、計量管理、庫房會計管理等。醫(yī)學裝備檔案管理的質量直接影響到醫(yī)學裝備管理部門的管理水平，因此，現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展對醫(yī)學裝備檔案管理質量提出了更高要求。

關鍵詞：檔案；管理；實操

醫(yī)學裝備管理部門是醫(yī)療機構中的一個重要組織機構，擔負著醫(yī)療機構的醫(yī)療設備、醫(yī)用低值器械和醫(yī)用耗材的裝備管理工作。其技術檔案是在醫(yī)學裝備論證、采購、調試、驗收、培訓、發(fā)放、使用、保養(yǎng)維修、報廢等全生命周期管理活動中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料、光盤、磁盤以及隨機材料。

一、醫(yī)學裝備現(xiàn)狀

醫(yī)學裝備檔案是醫(yī)療機構對其進行正常使用、維護和技術性能開發(fā)不可缺少的資料。其信息資源的開發(fā)與利用已成為醫(yī)療機構現(xiàn)代化進程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。通過多途徑、多渠道，滿足醫(yī)療、教學、科研工作的需要，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，能夠使檔案信息資源在醫(yī)療機構現(xiàn)代化發(fā)展進程中發(fā)揮其應有的作用。醫(yī)學裝備檔案管理涉及檔案信息資源的收集、整理、核實、總結、調研及分析、整改總結，是一項專業(yè)性強的管理工作，需具備一定醫(yī)學工程基礎知識的醫(yī)學工程技術人員才能勝任。

二、醫(yī)學裝備檔案工作實操

（一）醫(yī)學裝備檔案組織結構醫(yī)學裝備不同于普通工業(yè)裝備，具有使用需求量大、價值高、維護保養(yǎng)復雜、報廢處置特殊等特點。由此帶來了醫(yī)學裝備管理的種類繁多、流水量大、定檢計劃繁雜，無形中提高了管理的風險，管理效率不易提升。針對醫(yī)學裝備管理的困擾，有必要在管理中進行梳理分析，提出標準的操作流程，制定嚴格的管理規(guī)定，用制度約束管理人員的操作步驟，實現(xiàn)醫(yī)學裝備管理的準確、高效、低耗。經(jīng)過對醫(yī)院現(xiàn)實中的醫(yī)學裝備匯總分類，建立了檔案類屬模型，并由此繪制了醫(yī)學裝備檔案組織結構圖，如圖1所示。醫(yī)學裝備可分為醫(yī)療設備、醫(yī)用低值器械、醫(yī)用耗材三大類，其中，醫(yī)療設備類的特點是精密、價值高、使用頻繁、定檢要求嚴格，需要針對每一項設備建立專項使用記錄，并制定有針對性的周期檢定計劃，嚴格執(zhí)行；醫(yī)用低值器械的特點是種類多、數(shù)量大、入庫與出庫流水繁雜，需要細心核對，準確記錄；醫(yī)用耗材的特點是用量大，使用情況多，不易記錄，需要制定使用計劃，并預留足夠庫存，保證供應。這三類醫(yī)學裝備并不是互相割裂的，無法簡單地劃入某一具體類目中，需要根據(jù)具體情況進行具體分析。

（二）醫(yī)學裝備檔案具體工作要求醫(yī)學裝備由醫(yī)療設備、醫(yī)用低值器械、醫(yī)用耗材三大類目組成，各類目檔案管理要求不同，下面通過對實際使用的醫(yī)學裝備管理工作的分析，有針對性的提出管理措施要求。1.醫(yī)療設備檔案醫(yī)療設備是醫(yī)療機構用于教學、科研、預防、保健等工作，具有衛(wèi)生專業(yè)技術特征的儀器設備，對患者進行檢查、治療、監(jiān)護、康復等的醫(yī)學裝備，是醫(yī)療機構的固定資產(chǎn)，其使用年限根據(jù)生產(chǎn)廠家設計而定。其檔案的保存年限為該設備使用期限屆滿后5年或者使用終止后5年。醫(yī)療設備檔案保存的內容有：購置申請、論證報告（各醫(yī)療機構要求金額不同）、招投標文件、中標通知書、合同會簽單、合同及相關資質、醫(yī)療機構驗收單、隨機資料：說明書、合格證（進口設備需提供出廠檢測報告及報關單）、保修卡、計量設備需提供計量器具許可證、發(fā)票復印件。另外，特種設備（如壓力容器）檔案內容需增加：（1）《使用登記證》；（2）《特種設備使用登記表》；（3）壓力容器設計、制造技術文件和資料；（4）壓力容器安裝、改造和維修的方案、圖樣、材料質量證明書和施工質量證明文件等技術資料；（5）壓力容器維護保養(yǎng)和定期安全檢查記錄；（6）壓力容器年度檢查、定期檢驗報告；（7）安全附件校驗（檢定）、修理和更換記錄；（8）有關事故的記錄資料和處理報告。甲乙類醫(yī)用設備檔案內容還需增加：甲乙類大型醫(yī)用設備配置許可證。

2.醫(yī)學裝備管理類檔案

（1）醫(yī)療設備前期購置管理檔案內容：醫(yī)療設備論證、評價及總結、招標申請。（2）醫(yī)療設備后期管理檔案內容：中標通知書、合同、購置、驗收、保養(yǎng)、維修、報廢。（3）醫(yī)療設備年度資產(chǎn)核查檔案。（4）衛(wèi)生監(jiān)督管理主要是對醫(yī)療機構放射源及醫(yī)用射線裝置及操作人員合法、合規(guī)的質控和安全使用管理。根據(jù)其管理要求而建立檔案，其檔案內容要求：醫(yī)療機構相關放射源及醫(yī)用射線裝置的管理制度及放（輻）射管理委員會的設立和管理人員調整的文件、預評價及控制評價資料、批復文件、放射診療許可證正副本、日常監(jiān)督檢查管理資料、季度穩(wěn)定性檢測、年度狀態(tài)檢測、衛(wèi)生監(jiān)督部門監(jiān)督檢查整改資料；另甲乙類醫(yī)用設備檔案內容需增加：甲乙類大型醫(yī)用設備配置許可證、大型醫(yī)用設備使用人員業(yè)務能力考評合格證（即上崗證）；檔案保管期限為長期。（5）生態(tài)環(huán)境管理主要是對醫(yī)療機構放射源及醫(yī)用射線裝置的使用環(huán)境影響進行評價、審批和監(jiān)督。檔案保管期限為長期。（6）食品藥品監(jiān)督管理部門主要是對醫(yī)療機構在用醫(yī)療器械的合法性及使用過程中質量控制的監(jiān)督檢查（包括醫(yī)用耗材及醫(yī)用低值器械管理檔案）。

3.醫(yī)用耗材及醫(yī)用低值器械管理檔案

根據(jù)醫(yī)用耗材管理實際管理工作，其檔案可按以下兩類：普通醫(yī)用耗材（含低值易耗、影像、試劑、消殺、醫(yī)用氣體、血費耗材）和高值（植、介入）耗材。醫(yī)用耗材檔案保存的內容有：招標論證及申請、招投標資料、中標后產(chǎn)品目錄制定的論證資料、中標通知書及合同、資質、庫房查驗記錄、入出庫記錄及月年報表。普通醫(yī)用耗材進貨查驗記錄檔案保存期限：至醫(yī)療器械規(guī)定使用期限屆滿后2年或者使用終止后2年以上是醫(yī)學裝備檔案收集、建立、歸納、整理實操，其收集和總結工作是考核醫(yī)學工程檔案人員的醫(yī)學工程技術能力。通過上述醫(yī)用裝備檔案管理的內容分解可以看出，醫(yī)學裝備的管理信息繁雜，體現(xiàn)在既有文檔資料的收集保管，還有對醫(yī)用設備的維修、保養(yǎng)計劃與管理，其中不乏帶有放射性、壓力容器、傳播污染性等特殊用品的管理。因此，醫(yī)學裝備的檔案管理已經(jīng)超出了普通意義的管理，更是一個信息中樞，而且是信息更迭頻繁、必須高效管理的信息中樞。傳統(tǒng)的手工書寫記錄的方式已經(jīng)不能夠勝任日益增多的醫(yī)學裝備管理需求，必須借助信息化手段實現(xiàn)智能化管理。尤其在醫(yī)用低值器械以及易耗品的管理中，數(shù)量巨大、批次繁多的醫(yī)用物品必須建立完整的采購、控制、使用、去向記錄，工作強度很大。如果引入信息化管理設備，通過電子標簽，實現(xiàn)對采購信息、質量信息、分發(fā)信息、回收信息的自動掃描登記，可以大幅提高管理效率，并在一定程度上也杜絕了低級錯誤的觸發(fā)可能，保證了醫(yī)療安全，也為患者提供優(yōu)質醫(yī)療服務奠定了物質基礎。

三、結語

綜上所述，醫(yī)學裝備檔案管理人員不僅需要檔案管理的基本技能，需要有相當?shù)尼t(yī)學工程基礎知識，還需要不斷向資深醫(yī)工技術人員學習專業(yè)知識，提升自身業(yè)務素質，才能更好地為醫(yī)療機構臨床科室提供優(yōu)質宣教和指導服務。

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作者：祁志平 單位：山西省煤炭中心醫(yī)院