新時期企業辦公室文秘工作者職業素養

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一、引言

隨著我國社會的不斷發展以及全球經濟一體化的逐漸深入，市場競爭愈發激烈，企業發展的外部環境日益復雜，這在提供了發展機遇的同時，也存在許多不可預見的風險。尤其是新冠疫情發生以后，世界經濟的整體形勢非常嚴峻，多個國家出現了經濟大幅下滑的情況，我國雖然實現了經濟上的正增長，但疫情的持續以及中小微企業的生產困難等現狀使得我國經濟下行的壓力依舊很大。為了在這種艱難的環境中生存和發展，企業必須不斷完善管理體制，尤其做好補短板、強弱項的工作，確保各項管理協調發展。企業的正常運轉離不開各個部門的密切配合，而辦公室作為聯系企業管理層和基層的紐帶，集行政、文字、公文管理、信息傳遞等工作于一體，被稱為企業的窗日，是工作最為繁雜的部門。辦公室具體工作的承擔者一文秘工作人員，則需要完成辦公室的各項任務，其對于辦公室以及整個企業運行的作用不言而喻。然而，在許多企業，文秘工作并未受到足夠的重視，其主要原因可能來自兩個方面:首先，相當一部分人對文秘工作的認識不夠充分，還停留在跑腿打雜、處理瑣事的層面上;其次，領導對于文秘工作人員的信任度有限，僅僅將一些相對簡單的任務分配給他們，沒有為其提供充分發揮自身才能的空間，這也在一定程度上導致了人才資源的流失和浪費。為了改變人們對于新時期企業辦公室文秘工作人員的看法，讓文秘工作得到更多的重視，從文秘工作者的工作任務、特點以及所需要具備的職業素養幾個方面進行分析討論，希望人們能夠對此有新的認識。

二、新時期文秘工作的任務及特點

在許多人的傳統觀念中，認為文秘人員的工作就是負責接打電話、收發郵件、打印文件以及處理一些辦公室的雜事。然而，隨著時代的發展，企業的管理體制與之前出現了很大不同，辦公室的工作不僅僅局限在一些簡單的事務性問題上，而是充滿了綜合性和挑戰性的任務，這就對文秘工作人員提出了更高要求。文秘工作者是聯系企業管理層與基層、單位領導與基層員工間至關重要的一環，因此文秘崗位在任何企業的運行中都占據著十分重要的地位。文秘人員的工作內容也不僅僅局限在收發文件、安排會議等基礎性事務上，而是涉及了企業運行的方方面面，主要包括上傳下達、輔助決策、公文寫作、綜合管理等。

1.上傳下達。文秘人員最主要的任務是負責上傳下達。文秘人員要及時、準確地向下級部門傳達上級部門的決策和命令，落實相關要求，督促下級部門及時完成和執行命令，而且，還要全方位了解基層部門的完成情況，及時將其工作進度反饋給上級，實現上下級部門之間的良好溝通，從而確保企業活動的順利開展。這項工作聽上去很簡單，但實際操作過程中任務量非常大，有很多細節之處需要關注，不能有絲毫的閃失，否則會對領導的決策和企業的發展造成重大影響。文秘工作的專業水平及其完成情況，將直接影響企業內部各項管理工作的推進和落實。

2.輔助決策。文秘人員要輔助領導做出正確決策。文秘人員作為聯結企業上下層的橋梁和紐帶，既與企業領導有密切接觸，又需要深入一線，掌握企業運行的許多第一手資料。因此，其對于企業的整體運行狀況以及未來發展都有較深入的認識，能夠為領導的決策提供具有重要參考價值曠意見。文秘工作人員需要收集企業運營的信息并進行初步篩選、甄別和評估，將重要內容及時反饋給領導，轅助領導做出最有利于企業發展的決策。這項工作既保證了領導對企業運行的把握，又能在一定程度上減輕領導的工作量。決策的做出是為了企業更好地發展，其本質是發現企業運行過程中出現的問題并提供解決方案，在為領導決策提供建議的過程中，文秘工作人員發現問題、分析問題以及解決問題的能力也會得到長足進步。

3.公文寫作。文秘人員還要完成企業各項公文的寫作任務，包括但不限于會議紀要、領導發言、工作曾結、調研報告等。公文記錄了企業曠商業活動、發展規劃、合作伙伴等重要的商業信息，記載了企業的成立私發展過程，能夠為企業的經營發展以及管理改進提供基礎和依據，而這些公文從撰寫、修改到后期的整理，者{要經過文秘人員之手，也是一項非常繁雜的工作。

4.綜合管理。除上述內容之外，文秘工作者還要協助做好公司綜合管理和后勤服務的許多工作，L匕如會議籌備、會議服務以及會后的整理工作、業務招待、組織企業間技術交流以及辦公室的其他日常事務。從以上文秘人員的工作任務，結合新時代企業發展的方向，可以看出，文秘工作具有綜合性、服務性以及創新性的特點。首先是綜合性。文秘工作內容繁雜，既需要做好上下級之間的聯動，輔助領導做出決策，整理撰寫公文，還需要參與其他各項日常事務，比如對外溝通、后勤保障等，是一項綜合性非常強的工作。其次是服務性。文秘工作者雖然與領導接觸較多，但其服務對象不僅限于領導個人，而要從企業全局出發，協調好企業上下級以及各個部門之間的關系，既服務好領導，做領導的好參謀、好助手，又處理好與其他員工之間的關系，化解企業內部矛盾，為企業發展提供良好的工作氛圍。最后是創新性。當今時代科學技術的發展日新月異，企業要想在激烈的競爭中脫穎而出，不僅要進行技術的創新，還要進行管理制度的創新。這就要求企業摒棄傳統的思維方式，充分發揮每一位員工的創新創造能力。文秘人員除了常規事務性工作的處理之外，也要積極配合領導拓寬發展思路，激發創新思維，以做出更有利于企業發展的決策。由此可以看出，新時期的文秘工作對從業人員提出了更高要求，只有具備強大綜合素質的人才能夠更好地勝任這份工作。

三、新時期文秘工作者需要的職業素養

職業素養是指個體在職場上所需要遵守的行為規范，個人行為的總和構成了自身的職業素養，具體包括職業信念、職業知識技能和職業行為習J慣。為了更好地適應新時期企業發展的要求，文秘工作者需要不斷提升自己的綜合能力，完善自己的職業素養，主要包括以下幾點。

1.堅定的政治品格。企業，尤其是大型國有企業的發展離不開國家政策的支持和引導。企業領導，特別是國有企業的領導，一般都具有堅定的政治立場和政治敏感性。辦公室的文秘工作者，是離領導最近的人群，需要向領導看齊，具備較強的政治意識和大局意識。國家政策往往對行業發展起到決定性作用，從而深刻地改變企業的發展軌跡。例如近些年，由于國家對環境保護的重視以及“雙碳”目標的提出，新能源企業取得了前所未有的巨大發展機遇。具備堅定的政治品格能夠更好地理解和把握國家的大政方針，從而可以在做判斷的時候，根據政策導向提出更好意見和建議，從而為企業發展貢獻自己的力量。

2.良好的理解能力。良好的理解能力是文秘工作中不可或缺的重要素質。文秘工作主要是將上級領導的決策傳遞給下級部門和員工，之后再將指令的落實情況準確及時地反饋給領導，這中間就涉及對于信息的理解和消化。企業領導往往關注宏觀的企業發展戰略問題，因而其做出的決定有時并不夠具體，下級部門在執行時就會存在“好心辦壞事”的可能。這時就需要文秘工作人員對信息進行適度加工，既要做到充分理解領導的意圖，明自領導安排的工作，又能準確地傳達給下級部門。此外，還要對下級部門的落實情況了如指掌，以便如實將工作進展回饋給領導，從而方便下一步計劃的制訂。有時候工作內容過多、難以一一匯報時，如何選擇領導最關注的核心問題，急領導所急，想領導所想，也是文秘工作者需要具備的職業素養。因此文秘人員自身的理解能力將直接影響到工作的實際效果，良好的理解能力可以有效促進信息在企業間的正常流動，提高企業的工作效率;相反，如果不能準確理解和把握領導的思想，則可能會錯誤傳達相關指示，阻礙企業的發展。

3.扎實的寫作功底。扎實的寫作功底是文秘工作者最基本的技能要求。寫作能力是職場中的一項極其重要的能力，這種能力雖然存在自然享賦的差異，但更多的來自于后天的磨礪，是一項可以習得的技能，只要肯下功夫、腳踏實地地鉆研和練習，寫作能力可以得到顯著提高。企業的日常工作離不開各式各樣的公文，這些內容記錄了企業的活動軌跡，也為企業未來的發展提供了可以參考的依據。如何準確、完整地記錄這些信息是文秘工作人員的重要職責。文秘人員需要撰寫工作總結、會議紀要以及各種報告等材料，而這些東西沒有平時的積累和鉆研是很難完成的。因此，文秘工作者要打好基礎，腳踏實地夯實寫作功底，平時在工作中潛心鉆研，留意國家的大政方針，領會其中包含的精神;多多關注行業的最新動態、企業的業務概況和領導訓話，思考不同因素在企業發展中的影響，形成自己獨到的見解;此外，充分利用自己可以接觸到的第一手文件材料，通過反復閱讀和思考，豐富自己的知識儲備，不斷提升自己的寫作水平。

4.高度的責任意識。文秘工作看似瑣碎繁雜，實則對企業的運行和發展具有重要影響，需要工作人員具有高度的責任感和主人翁意識才能完成。例如辦公室經常會有臨時的加班寫稿改稿、準備會議以及業務招待等事務工作，沒有耐心和任勞任怨的態度是很難處理這些事情的。此外，文秘工作還會涉及到企業的許多重要決策，這就需要文秘人員具有高度的責任意識，做好相關保密工作，保障各項工作的順利開展和實施。這種責任意識更多來源于內心的自我驅動，是甘于奉獻、吃苦耐勞的良好品格在工作崗位上的體現，而非外部條件的約束。責任意識能夠持續提醒員工盡心盡力地完成領導安排的任務，并從企業發展的角度出發，為領導提出合理意見和建議。如果缺乏責任意識，則會在繁雜的日常事務中喪失工作熱情，對待工作流于機械化和程序化，加重職業倦怠。因此，無論從企業角度，還是從個人發展角度，責任意識都是不可或缺的。

5.有效的換位思考能力。企業中的任何工作都不是憑借一人之力完成的，而是同事們合作的成果，有事甚至需要幾個部門之間協作完成。身處不同位置的人從不同的角度出發，往往會產生不同的行為方式，而文秘工作人員在與各類人群接觸的過程中，只有具備換位思考的能力才能夠實現有效溝通。在與領導的接觸過程中，受到批評時不要急于解釋，而是從領導的角度出發思考受評批的原因，進而改進自己的工作方式;在進行訓話稿等公文寫作時，站在領導的位置上，從行業、企業以及部門等角度全面考慮工作進展，這樣更容易與領導的想法不謀而合。在與同事交流時，能夠站在不同部門以及個人的角度上，分析他們行為的出發點以及觀點中的可取之處，可以有效化解矛盾，并提升工作效率。

6.良好的人際溝通能力。作為聯系企業領導和基層員工之間的紐帶，文秘工作人員每天需要與不同的人打交道，這就需要其具備良好的人際溝通能力。在與領導的溝通過程中，應根據不同領導的性格和工作方式適時調整自己的行為，做到有效針對性溝通，既能夠充分理解并傳達領導的意圖，又做到不過度干涉領導的私生活，避免擅自處理超出自己職責范圍的事情，最大限度地提升工作效率。在與同事溝通的過程中，做好自身的合理定位，不要有優越感，而是抱著平等的心態進行信息傳遞以及工作交流，這樣才能與員工建立良好的人際關系，也更容易被信賴。當企業領導、員工之間存在矛盾時，文秘工作人員也要積極地進行調解，通過真心溝通和交流消除誤會、化解矛盾，使企業內部上下一心，更加團結。

7.強烈的學習意識。學習使人進步，無論身處什么行業和領域，只有不斷學習才能跟上時代的步伐，尤其是當今科技飛速發展的信息時代，技術迭代越來越快，一項新技術可能還沒有得到推]’一就被更新的技術取代。在這種情況下，不努力提升自己的學習能力，掌握行業的前沿信息和動態，是難以跟上領導思路、輔助領導做出正確決策的。領導的許多重要決策深刻地影響著企業的發展方向，如果沒有深厚的知識積累和]’一闊的看待問題的視野，是很難提出有效建議的。因此，文秘工作者在平時要通過網絡、書籍、雜志以及報刊等渠道深入廠解行業政策以及法規，對本行業的發展形成自己獨到的見解，除關注企業技術以及行業動態之外，還要學習管理、財務以及法律等方面的知識，從不同角度綜合考慮企業發展中遇到的問題，這樣才能為領導的決策提供合理有效建議。此外，企業的管理體制等也處在動態變化過程中，不積極學習最新的制度體系和文化體系等內容，便無法提高在部門中的工作效率，從而影響自己在職業生涯中的進步。

8.堅決的執行能力。由于辦公室在企業中起著聯系基層和管理層的橋梁作用，因而辦公室的工作效率往往決定廠企業整體的運行效率。文秘人員需要具備快速堅決的執行能力，在接到領導的任務后及時準確地傳達到下級部門，下級部門在執行過程中有了進展或出現了問題也要及時反應給領導，做好上下級之間的溝通與協調。工作中積極主動，凡事往前趕，而不是等領導催促了再去做，轉變傳統的工作理念，由被動接受工作安排轉為主動提出協助領導完成工作任務。多經歷、多試錯，在做事中不斷提高自己的執行能力和辦事能力。此外，還要遵循重大問題按原則辦、日常工作按制度辦、綜合工作按分工辦、請示報告按程序辦的基本辦事規則，堅持原則性與靈活性相統一，認真把份內的工作、領導交辦的任務完成好。

四、總結

在新的經濟發展模式下，企業辦公室文秘工作者的作用更加凸顯，其對于企業的運行效率和發展穩定具有重要意義。而文秘工作又具有綜合性、服務性以及創新性等特點，因此，對文秘工作者的職業素養也提出了較高要求。文秘人員需要不斷提高自己的政治品格、理解能力、寫作功底、換位思考能力、溝通能力以及執行能力，精進自己的責任意識和學習意識，才能夠更好地勝任自己的工作。

作者:徐又同 單位:中交資本控股有限公司