檔案信息管理融合知識管理論文

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1檔案信息管理與知識管理融合的可行性分析

1.1從檔案信息屬性出發(fā)

檔案經(jīng)歷了數(shù)千年的歷史，其中記錄了大量的文獻資料，可以說，檔案承載了人類歷史文化發(fā)展的一切信息資源，這些資源都是可以直接借鑒和利用的，一般可以將這些可見的信息資源稱之為顯性知識。這些顯性知識是人類在歷史發(fā)展的長河中，一切勞動以及智慧的結(jié)晶，是社會發(fā)展的重要參考依據(jù)。在檔案事業(yè)中，檔案信息管理與知識管理的信息資源基礎(chǔ)是相同的，而且知識管理主要對象是顯性知識，其主要是針對檔案信息資源進行有效管理的一種知識系統(tǒng)。由于知識管理與檔案信息管理在屬性上具有一定的共性，因此，在融合上也具有一定的可行性。

1.2從知識管理時的研究成果出發(fā)

就目前的社會發(fā)展?fàn)顩r而言，知識管理為了迎合社會的發(fā)展，不斷進行著自我的改進，已經(jīng)逐漸形成了一套自我管理理論，雖然這些理論尚處于發(fā)展和完備的階段，其中還存在一定的不足，但是其由社會發(fā)展所衍生，在某種程度上來說，能夠滿足知識管理發(fā)展的需要，對社會的發(fā)展有著一定意義上的促進作用。在將知識管理與檔案信息管理相融合時，要對檔案信息管理與知識管理所需要的條件進行綜合的考慮，不斷的對管理理論進行優(yōu)化，將先進的科學(xué)技術(shù)引進檔案信息管理與知識管理中，從而推動兩者的融合。

1.3從檔案信息管理存在的問題出發(fā)

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，由于許多人們還沒有認識到檔案管理工作的重要性，沒有將各種先進的科學(xué)技術(shù)、管理理念應(yīng)用在其中，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量與效率無法提高，知識資源無法中分發(fā)揮作用，阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。此時，有些部門為了解決上述問題，引進了大量的檔案管理設(shè)備，加強了對工作人員的培訓(xùn)工作，但是仍然沒有達到理想的效果，這就要求我們不斷探索，將檔案信息管理與知識管理融合起來，促進檔案信息事業(yè)的健康發(fā)展。

2知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

2.1通過知識管理可以進一步完善檔案信息管理的職能

在檔案信息管理中引入知識管理，可以使得檔案信息管理的職能進行進一步的優(yōu)化，從而對檔案信息管理中的管理模式、業(yè)務(wù)流程以及人力資源管理等內(nèi)容進行更為精細的管理，使得檔案信息管理的作用得到更有效的發(fā)揮。如今，在檔案管理中，逐漸引入了大量的先進信息技術(shù)以及計算機技術(shù)，檔案管理的職能出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，使得檔案信息管理在時代的發(fā)展中，不致落后于時展的腳步，能夠迎合時展的要求，從而推動檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。而造成檔案信息職能出現(xiàn)的原因包含了各個方面，而主要的原因在于：

①管理形式的變化，從實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理；

②管理人員思想觀念的轉(zhuǎn)變。由于上述兩方面原因的影響，使得檔案知識信息的開發(fā)和利用逐漸加強，檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦m應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展需求的智能化管理模式以及信息化管理模式，從而實現(xiàn)了資源的高效共享。在檔案信息管理職能發(fā)生變化的同時，檔案管理人員的工作內(nèi)容也在發(fā)生著轉(zhuǎn)變，如今的實體管理與知識管理的管理人員在工作內(nèi)容上都與傳統(tǒng)的工作內(nèi)容有著明顯的不同，這都是由于當(dāng)那信息管理發(fā)生了轉(zhuǎn)變的緣故。

2.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。

2.3知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術(shù)

隨著信息化程度的提高，組織的生產(chǎn)、經(jīng)營方式正逐漸走向自動化、智能化等現(xiàn)代信息技術(shù)的在組織活動中的應(yīng)用，導(dǎo)致了大量電子化、數(shù)字化文件的出現(xiàn)，這對傳統(tǒng)的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，所以很難適應(yīng)知識管理及信息化帶來的挑戰(zhàn)。但是，信息技術(shù)在組織生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用，又為檔案管理提供了一個很好的轉(zhuǎn)變契機，促使檔案管理從傳統(tǒng)的實體管理向運用信息技術(shù)、積極開發(fā)檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉(zhuǎn)變。

3結(jié)語

綜上所述，檔案信息管理與知識管理的融合是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是社會發(fā)展的必然要求。在知識經(jīng)濟的社會大發(fā)展背景下，要想使得檔案知識信息的利用率得到有效提高，發(fā)揮出知識信息真正價值，就要對知識進行有效的管理，管理人員要深切的認識到知識管理的重要性，在檔案信息管理中融入知識管理，從而推動檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

作者：黃曉艷 單位：黑龍江省紅色邊疆農(nóng)場