高職院校檔案管理下的知識管理論文

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一、高職院校的檔案管理在知識管理中構建知識倉庫

在知識管理中，構建知識倉庫是一個非常有效的工作模式。比如，在建立健全各類檔案材料的過程中，在對檔案資料的收集、整理、積累和錄入等環節正是知識的獲取、整理和保存的過程，也就是構建知識倉庫的過程。在這個過程中各類檔案資料的新增與變更，即是知識管理中的更新與重組；在對檔案信息經過不間斷地更新和重組，將有價值的資源進行整理、歸納和提升，這些有價值的檔案資源在被查閱和利用的過程中，會直接促進高職院校各項工作的發展，其作用和價值是不可估量的。為了構建高水準的知識倉庫，人的創新精神和集體的智慧需要不斷地加強，如果在知識采集和更新的過程中任何一個環節出現小小的差錯，都會給檔案管理帶來不可估量的損失。因而在構建現代化知識倉庫的過程中，既需要有嚴謹科學的管理制度做保障，更需要在各級檔案部門中營造一個團結協作、科學有序的工作氛圍，唯如此，才能承擔起構建知識倉庫的重任。

二、高職院校的檔案管理在知識管理中強化傳遞知識

在知識管理的過程中，其中知識管理活動包涵了以下幾個內容：識別知識、產生（新）知識、存儲知識、傳遞知識和應用知識。其中傳遞知識是檔案管理領域里最有價值的工作環節。據考證，目前全國大多數高職院校雖然有局域網，但是，運用局域網傳遞知識實現檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價值的紙質檔案如何迅速轉化為電子信息檔案？各種不同級別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實上，構建知識倉庫只是檔案工作的基礎工程，而促進知識的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實踐證明一個檔案部門只有加速知識的傳遞，才能使本院校各部門獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識管理中轉化知識形態

在現實生活中，知識一般被劃分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指存在于各類文獻中的可識別的信息，比如圖書、情報、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識的范疇。而隱性知識，一般指的是經驗或觀點，它屬于看不到、摸不著的知識資源，人們可以通過組織學習交流，從而把隱性知識轉化為顯性知識，促進知識的更新與發展。此外，促進隱性知識向顯性知識的轉化還表現在如何使傳統的紙質知識管理逐步過渡到電子知識管理的狀態。伴隨信息技術的發展，各項管理工作已從單純的手寫辦公到現在的電腦網絡無紙化辦公，尤其在現代的知識管理數據庫中，除了Excel電子表格，還出現了各種管理軟件。實踐證明：電子文檔的建立已成為當今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

四、高職院校的檔案管理在知識管理中追求知識應用的價值

在檔案管理整個工作過程中，其實都在為需要者提供各種各樣有價值的信息，這種信息流的管理都只是一個提供信息的手段而已，它的目的就是為了幫助提取信息者通過對信息的分析和利用，從而學習和利用所得到的信息知識，以便更快更好地使用信息并采取行動，而達到所期望的目的。企業是為了提高生產效益，高校是為了不斷提高教科研的質量，為社會培養更多優秀的人才，但不管是以什么為目的，知識管理的確都只是個手段，一個服務于多方面發展領域的階梯。知識管理最終會對我們社會乃至全球的進步都起著不可估量的促進作用。隨著我國信息技術的不斷發展，信息數功能也越來越強大，高職院校的檔案管理走信息化的道路已是大勢所趨，特別是在知識經濟的時代，面對浩如煙海的知識信息，一所高職院校能否擁有一支專業化并具有創新意識的檔案管理隊伍？是否擁有一個完備的網絡和信息技術系統？是否能為本院校各專業提高辦學層次，及時提供有學術價值的知識信息？往往是決定一個高職院校能否在瞬息萬變的社會變革中抓住機遇，采取相應措施提高高職院校的辦學競爭力。由此可見，知識管理在加速高職院校現代化建設的進程中，在創新知識產業鏈的過程中，在錘煉現代化的檔案管理隊伍的過程中，都具有極強的生命力，并更好地達到知識即檔案材料的收集、傳播、更新與再利用。

作者：孫慧雯 單位：黑龍江生態工程職業學院