圖書檔案管理中知識管理的功能應用
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摘要：隨著科技的發展，人類開始邁入知識經濟時代，知識管理成為各國關注的重點問題。作為知識經濟時代的重要內容之一，知識資源能夠推動社會、經濟、文化等實現創新發展，對人類的生產生活有著重要作用。基于此，本文就知識管理在圖書檔案管理的應用展開研究，首先闡述了知識管理功能，其次對當前檔案管理情況進行分析，最后對其在圖書檔案管理中的應用進行探究，希望能夠為知識管理和圖書檔案的結合應用發展提供參考。
關鍵詞：知識管理；圖書檔案管理；功能
知識經濟時代下，知識管理成為當今社會一種新的管理形式，其與知識經濟發展需求相符，能夠在實際管理中發揮作用，對于檔案、資料以及文獻等實行知識管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時也能夠保證檔案資料的完整度，對整個人類社會的存在和發展十分重要。而知識管理的完善，能夠為以信息為主的知識經濟發展奠定基礎，符合時展潮流，是圖書檔案管理實現創新發展的途徑之一。
一、知識管理在圖書檔案管理中的功能
1.知識管理概述
（1）內涵。隨著知識經濟的發展，知識已經成為當今社會具有一定價值性的資源，其也成為一種管理方式。知識社會發展中，知識本身具有價值性，對企業發展產生一定作用，現階段，很多知識都決定著企業的生存發展。隨著社會競爭的加大，企業為了能夠占據一定的競爭地位，就需要擁有更多知識資源，并對其及時更新，對此，企業需要做好知識管理工作，圍繞知識，通過對知識資源的整合利用建立完善的知識競爭體系，獲取競爭優勢，推動企業實現持續發展。總之，知識管理符合社會發展趨勢，新形勢下，企業需要有效利用知識管理，提高競爭。（2）特征。知識具有流動性以及共享性，重視這兩個特性，充分利用集體智慧，進而提高組織創新和應變能力，促使組織能夠在激烈的市場競爭中占據一定地位，并鼓勵組織員工，使組織員工能夠提高自覺性與能動性，組織要重視組織及人才，在內部營造學習氛圍。（3）核心。知識管理的重點就是收集分析各種信息以及知識，并將其共享出來，實現知識創新，同時能夠提高知識的附加值，進而提高組織創新能力。知識管理核心就是建設能夠運用并創造知識的組織，作為組織重要資源，知識能夠為組織提高競爭力，組織通過對知識資源進行嚴格管理，并通過知識共享使知識的價值充分發揮出來，豐富組織知識資源，進而建立知識共享新機制。組織利用知識管理創新經營管理，提高管理效率和質量。
2.知識管理功能
現階段，我國圖書檔案管理部門在檔案管理工作中引入了知識管理方法，以實現創新管理，進而對我國圖書檔案管理事業的發展起到推動作用。知識管理功能主要表現在以下兩方面：（1）有利于顯現個人知識圖書檔案管理受到市場競爭的影響，其已經不存在固定性，檔案管理人員較高的流動性使得組織無法實現平衡發展，因此，需要注意組織內部資源保存和信息分享工作，這是圖書檔案管理的基礎工作。知識管理的典型特點就是能夠顯現知識，建立科學規范的知識制度需要管理人員密切配合，共同協作，而這就需要管理人員具備豐富的知識，營造良好的學習環境，管理人員需要提高自身素養，積極參與培訓學習，將發展目標集中到圖書檔案管理工作中，管理時，要注意總結和歸納經驗，并與其他管理人員展開交流溝通，及時找到問題解決方法，建立統一的檔案管理組織，提高競爭力。（2）有利于挖掘潛在資源在實際操作時，知識管理的主要對象不是知識本身，其還涉及了知識管理中建立的管理體制，其在實際進行時，最終目的是能夠使用知識，提高知識利用率。也就是說，知識管理中，管理工作者需要提高知識利用率，對此，需要在實際管理時挖掘檔案中的潛在資源，將知識擴展開來，實現創新應用，挖掘新知識，而這就需要管理人員憑借知識管理知識來管理檔案資源，擴大檔案容量，進而在現有檔案中將潛在知識挖掘出來，提高相關知識利用率。
二、檔案管理現狀分析
信息時代下，檔案管理實現了電子化發展，原有的紙質檔案存儲轉變為信息存儲，其不僅能夠使檔案信息實現真正共享，同時也能夠確保信息真實，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會大眾提供更加便利的服務，建立信息化檔案管理系統可以提高管理效率，將管理科學性發揮出來，被人們所采用，真正實現為社會服務的目的。但是，當前檔案管理也存在一些問題，管理人員本身素質不高，對電子信息技術不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業訓練和專業知識，對電子系統相對陌生，在檔案存儲和管理上相對困難。同時，實際管理中，檔案工作基礎設施不完善，沒有及時更新，設備老舊，導致工作效率和管理質量較低。
1.檔案信息管理應用
檔案信息管理應用主要體現在顯性知識和隱性知識應用。（1）顯性知識應用。檔案中涉及的思想、史實就是顯性知識，這些知識能夠被用戶直接接受，將其作用發揮出現需要進行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業知識將檔案信息分類，并根據類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關的知識信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識比較多，用戶在了解這些顯性信息后會自行加工創新，將圖書檔案價值充分發揮出來。其次，拓展圖書檔案傳播渠道，知識管理中，不僅需要收藏保管相關信息，還需要重視檔案價值，并利用其價值，實現知識創新，這就需要加強圖書檔案的傳播共享，利用互聯網、沙龍等渠道加大傳播流動。（2）隱性知識應用。隱性知識是在個人經驗和個人思想、信念等基礎上形成的一種知識，圖書檔案中所包含的隱性知識無法單純用語言傳播，因此，需要對其進行組織管理，將其轉換成顯性知識，實現知識的交流和共享。
2.檔案實體管理應用
知識管理能夠促使人們對圖書檔案價值重新認識，作為知識載體，圖書檔案屬于戰略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時也需要開發利用。圖書檔案管理需要注意將實體管理轉移到信息和知識管理上，改變傳統的人工管理方式，采用先進的新技術進行管理，進而在其中應用知識管理，有效開發利用圖書檔案信息，完善檔案實體管理。（1）流程知識管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對于圖書檔案管理十分重要，當前館藏中，主要為文書檔案，但是隨著電子技術的發展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實物等檔案及其資料。其次，對檔案進行合法鑒定，加強檔案的鑒定工作，對各種檔案進行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書檔案的管理和開發應用。再次，圍繞知識單元整理檔案，知識管理中，圖書檔案管理重點在于知識和信息，對其分類整理，在知識單元基礎上篩選檔案，用計算機存儲分類，通過數據庫和系統檢索功能為用戶提供使用服務。最后，合理配置資源，在檔案管理中應用知識管理，要平衡好價值檔案和檔案效益關系，通過現有經驗和分配理論對圖書資源進行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識服務，將用戶作為核心進行檔案實體管理，提供知識服務，將圖書檔案中的知識深入挖掘出來，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識，同時為用戶提供知識創新服務。（2）知識管理技術應用。知識管理中，現代信息技術為其提供了保障，知識管理技術也就是計算機技術的應用，其能夠使紙質檔案實現數字化、電子化管理，在信息技術基礎上對檔案進行管理，運用數據庫、網絡、人工智能等技術管理檔案知識，提高檔案管理效率。
3.檔案機構管理應用
（1）知識服務與組織文化結合。組織文化在一定程度上能夠激勵、約束組織成員，其會在成員活動中外化出來，在組織文化中融入知識服務，能夠使檔案部門形成新的知識服務理念，提高員工服務素質，強化員工專業素養，并推動知識共享。（2）開展知識共享合作活動。圖書檔案管理部門通過與其他部門的溝通合作能夠提高彼此的合作意識，并在合作中將彼此的知識管理經營分享出來，提高知識管理服務質量，同時，能夠滿足內部人員的檔案信息需求，確保組織運行正常。（3）實現技術管理模式。信息技術在檔案機構管理中的作用也十分突出，其能夠實現數字化的檔案管理，利用計算機和網絡技術建立網絡聯盟，實現機構的信息化管理。例如建立辦公自動化系統、檔案信息管理系統等，不僅能夠提高管理效率，同時也能夠減少資源浪費現象。知識管理系統通過存儲利用大量數據，為知識共享目標奠定了技術支持，同時也提高了檔案機構的創新水平。
四、圖書館檔案管理知識管理應用優化措施
1.加大力度投入人才和技術
信息時代下，要想提高圖書檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質，豐富管理人員知識，更好的應用知識管理方法，提高檔案管理水平。在進行檔案管理時，相關部門需要為管理人員提供學習培訓機會，積極參與繼續教育活動，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機會，使管理人員能夠在后續工作中將知識管理模式主動加入到管理工作中，通過信息技術使知識管理和檔案管理實現有機結合。同時，管理人員利用培訓學習能夠提高專業水平，使其能夠靈活運用知識管理內容，完善檔案管理工作。同時，檔案管理人員需要提高服務意識，轉變工作觀念，建立社會服務理念，多學習他人長處，彌補自身不足，努力提升自己。此外，相關部門需要重視對圖書檔案管理設備的更新維修、管理保養，引進先進的管理系統和電子設備，加大技術投入，建立檔案信息管理系統，為檔案管理工作提供堅實的技術保障和基礎設施保障，進而使圖書檔案管理實現信息化發展。
2.建立知識學習空間
知識社區運行時，其可以被看作是人才庫，該社區內人才流動快，庫內人才基本是在動態飽和狀態中，同時，網絡社區建設導致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區的運行收集更多具有專長的人才。通過建立網絡人才社區，為各種專業人才的隱性和顯性知識傳播奠定了基礎。而在網絡社區平臺中，專業人才也可以按照本身觀點探討相關知識信息，使各種知識能夠在社區中實現傳輸共享，進而構成知識傳輸鏈。總之，隨著各種知識社區的建立，各個社區通過相互交流溝通擴大了知識的傳播范圍，使知識社區范圍哭到，為管理人員實現創新發展起到積極的作用，同時也為知識傳輸交流起到了推動作用。3.創新檔案管理模式在圖書檔案管理中引入知識管理理念和方法，管理人員可以憑借先進的技術和管理方法來管理圖書檔案，在管理時，管理人員需要處理圖書館業務信息和系統作業。知識管理模式的應用能夠將圖書檔案使用者情況直接顯示出來，進而建立智能化圖書館，并在此基礎上對市場動態情況以及方向有所掌握。總之，相較于傳統圖書檔案管理方式而言，知識管理理念和技術應用在最大程度上能夠創新管理模式，推動管理服務的開展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進而使檔案管理能夠市場新動向充分挖掘出來，提高圖書檔案管理服務質量。
4.建立知識信息庫
隨著市場環境的變化，新時代下，我國圖書館檔案管理工作者在進行管理作業時，需要學習相關的管理知識，并在此基礎上積極吸收學習檔案管理知識和相關技能，進而提高自身的管理水平，滿足圖書檔案管理工作需要。在實際應用中，顯性知識可以為圖書檔案管理事業發展起到推動作用，這類知識寶庫管理理論和實踐等。因此，管理人員需要在實際作業中將圖書館現有條件作為基礎，在管理時加強知識學習，提高相關能力。此外，管理者還不需要利用圖書館技術平臺，通過技術手段實現知識的傳輸共享，進而提高本身的知識素養以及他人的知識水平。圖書檔案管理者在高科技幫助下學習知識，共享知識，這是知識管理范圍，管理者在共享知識時，需要利用圖書館內部的資源才能夠實現。因此，這一管理模式在推行時需要保證檔案資源實現高效管理，為管理者和他人知識水平提升起到帶動作用。當前，圖書館在實行知識管理方法過程中，需要建立知識庫，在知識管理基礎上推動圖書管理檔案管理實現智能化管理。
結束語
綜上所述，知識作為國家生產發展的基礎資源，其能夠為國家發展起到引領作用，這種資源既具有顯性性質，也具有隱性性質，在生活中隨處可見，其為當前圖書檔案管理工作起到了一定的推動作用，豐富了檔案管理功能，增強了檔案管理能力，在實踐生活中有著重要的價值。知識管理中，人們需要將重點放在知識傳播和交流方面，加大知識共享力度，推動知識的轉化，使其能夠轉變為知識管理，這對管理人員的要求也相對較高。因此，本文就知識管理在圖書檔案管理中的應用提出了加大力度投入人才和技術、建立知識學習空間、創新檔案管理模式、建立知識信息庫等措施，為管理能力提高、加大知識管理推廣，提高知識管理競爭力起到推動作用。
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作者：侯莉 單位：濟寧市旅游公共服務中心
