人工智能技術在檔案管理信息化的應用

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摘要：人工智能技術的應用是一種趨勢，研究的目的在于可以真正地更新傳統檔案管理手段，令人工智能技術能夠與檔案管理工作產生緊密的結合，增強工作效率，降低錯誤率。綜合運用了文獻查閱法，對學術理論和詳細案例進行了綜合的調查，了解到了目前國內在人工智能技術普及方面的具體研究。提出人工智能技術與檔案管理技術的具體概念，指出人工智能技術在檔案管理信息化中應用的必要性。最后從系統智能識別技術、指紋虹膜識別技術、網絡平臺共享技術、智能檢索技術等角度綜合分析了人工智能技術在檔案管理信息化當中的應用策略。

關鍵詞：檔案管理；信息化；人工智能技術；安全；網絡

1人工智能技術與檔案管理

1.1人工智能技術

在20世紀50年代中期，歐美等發達國家就已經率先提出了人工智能的概念，并且將這一理論概念逐漸的發展成為了現實存在的技術，震驚了學術界。目前，科學家們致力于研究更加精深的人工智能技術，為此開發了多種多樣的理論原理，而人工智能也隨著經濟全球化得到了普及，被運用到了全球的各個角落當中去，為各行各業的生產力發展提供了巨大的動力。當然，人們所提到人工智能技術的時候，首先會提到的就是AI技術，它是人工智能技術的一個縮寫，是通過計算機網絡的方式將多個系統集合起來，從而形成一個可以模擬人腦的智能機器，人工智能技術包括了機器視覺、指紋識別、人臉識別、虹膜識別、智能搜索和專家系統等。從這個角度來看，人工智能技術實際上是對人的大腦的一次復制和模擬，尤其是對人腦當中的思維意識和思維過程的一次模擬，但人工智能并不能夠與人腦完全等同，他只是人腦的一個低端復制，并不能夠超過人的智慧，也不能夠進行獨立的人類思考。

1.2檔案管理

檔案管理這項工作屬于行政管理工作的范疇，它普遍存在于各行各業和各個層次的公司當中，即便是在規模小的公司，也一定都會具有相應的檔案管理工作和專門的負責人員。在傳統的檔案工作當中，人們主要是通過記憶和書寫的方式將一本本檔案進行反復的裝訂和整理，并且撰寫目錄，相對來說耗時耗力，出現錯誤的可能性也十分的高。隨著科學技術的不斷發展，人們更多地將計算機信息技術運用到了檔案管理工作當中去，極大地解放了這項工作的生產力，提高了檔案管理的工作效率，也使得越來越多的管理人員能夠從繁雜的檔案整理和文書撰寫當中解脫出來。檔案管理的內容和項目是復雜的，除了一般的人事檔案以外，還包括了文書檔案、發展檔案、項目檔案、財務檔案等等內容。

2人工智能技術在檔案管理信息化中應用的必要性

2.1降低錯誤率

將人工智能技術科學地運用到檔案管理工作當中去，最顯而易見的一個優勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。目前，利用人工智能技術當中的智能檢索技術，就可以輕易地降低檔案管理和借閱過程當中的錯誤率，無論是利用語音輸入還是圖片檢索的方式，都使得檢索途徑逐漸的優化和拓寬，也使得檢索的時間成本正在不斷的被壓縮[2]。另外，有部分工作人員在進行關鍵詞檢索的時候，可能對于自己想要的檔案和主要的內容還是比較模糊的，這時候利用智能檢索技術當中的延伸檢索技術，可以對其他相關的檔案內容和關鍵詞進行一個拓展和推送，使得用戶既能夠了解到目前所需的、與關鍵詞相關的檔案內容，同時又可以了解到與這些檔案相關聯或其他用戶較多搜索的關聯檔案內容。即可以不再依賴人力進行檔案文字的查閱，通過計算機網絡的關鍵詞檢索就可以完成檔案的查閱，極大地降低了錯誤率。

2.2提高管理效率

以項目檔案為例展開論述的話，當企業展開一個經濟活動和項目的時候所需要收集的檔案是多方面的，不僅包括了企業的前期投入以及招投標的各個環節，同時也包括了企業的預算以及最后的企業項目負責人員、企業項目決策會議內容等等。如果可以利用人工智能技術，首先在計算機網絡當中編制一個成熟的程序，將這些不同的環節和內容首先預留出來，然后再進行完一項工作以后，自動自發地將工作所涉及的檔案內容和具體信息上傳到計算機中來，最終當整個項目完成以后，就能夠形成一份十分詳實且準確的項目檔案。這種方式可以節約檔案管理人員大量的時間，使得他們不用整日被淹沒在浩瀚的數據信息當中。檔案管理人員往往只需要在后臺進行簡單的編程操作和掃描工作，就可以將所有的項目信息收錄起來，在后期進行簡單的排版和目錄編制，即可完成一本優秀的項目檔案[3]。

2.3減少成本投入

在人工智能可以節約成本這方面，有部分中小企業會表示出較大的質疑情緒，他們認為，人工智能技術相較于傳統的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養護和維修成本也是一筆高額的支出。人工智能技術是一項長遠的投入，當購買一套人工智能技術以后，不僅僅代表著購買了其中的編程和設備，更多的是購買了其中所包含的配套設施和服務，也就是后期的各種更新和維護服務。在傳統的檔案管理工作當中，企業需要雇傭大量的管理人才，需要付出巨額的人力資源成本，并且還需要繳納相應的保險支出部分福利。而人工智能技術則更像是一種一次性的投入，僅僅需要在前期支付一筆大額的設備使用和專利使用費用即可。同時，人工智能技術也不需要休假，24h都可以進行工作，工作效率也會一直處于飽和狀態。人工智能技術從長遠來看，對企業的成本產生了巨大的節約作用。

2.4提高安全性

對于一些大型的企業項目和國家機關事業單位來說，在檔案管理的工作當中，最重視的就是安全性問題。在傳統的檔案管理工作當中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅定，就非常容易出現以權謀私販賣企業經濟信息，以及泄漏政府核心機密的問題。現階段，如果可以使用人工智能技術來代替傳統的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術可以根據前期編程員所設置的種種權限，一些不具備權限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩妥的被保管在計算機硬盤當中。但這一切都需要建立在已經能夠對檔案管理信息化系統的安全性充分保障的基礎之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規避黑客風險和病毒風險。

3人工智能技術在檔案管理信息化中的應用措施

探討人工智能技術在檔案管理信息化當中的應用措施，更多的是從技術角度進行探究的。本文按照不同的技術層面對措施進行分類探究，重點提出了系統智能識別技術、指紋虹膜識別技術以及網絡平臺共享技術3項內容。

3.1系統智能識別技術

人工智能技術最核心也是最基本的技術，就是系統智能識別技術，這一技術也是目前人工智能技術當中發展最為成熟，運用最為廣泛的一項技術。目前所探討的系統，智能識別技術就是經常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術當中，不僅僅可以通過文字的形式進行檢索，同時還可以通過語音的形式進行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術都可以被廣泛地運用到檔案管理的信息化工作當中來。舉例來說，如果想要進行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統智能識別技術，將已知的檔案文號或者檔案標題或者是檔案當中內容的關鍵詞放置到搜索框當中，只需要輕輕的點擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關的各種檔案。在語音識別技術方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內容轉化成為文字，在系統當中自動的進行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術則更多的被運用在一些歷史檔案和項目檔案當中，例如企業在發展的過程當中所興辦的一些項目可能已經年代久遠，記不清當中的關鍵詞和具體信息，但是在官方網站上具有當時項目的相關圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當中點擊搜索。包含此圖片或相近圖片內容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前[4]。

3.2指紋虹膜識別技術

在前文中已經提到，對于檔案管理工作來說，其最重要也是最難克服的一項問題就是安全問題，如果安全問題無法得到保障，那么檔案當中的信息就時刻都有可能被暴露在大眾的面前，尤其是在涉及到一些經濟項目或政府機密文件的時候，安全問題應當是我們首要需要保障的。利用指紋識別技術和虹膜識別技術，就可以很大程度上杜絕安全隱患[5]。舉例來說，當查閱一些機密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機密文件進行權限的設置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。例如，政府工作當中的一些文書檔案和人事檔案，涉及到了機關內部的人事調整和編制職數，這些都屬于機密的內容，而在進行檔案管理的時候，就可以將人事檔案管理的工作人員、主管領導和單位的主要領導作為可查閱人員，將他們的指紋和虹膜錄入進來。在后期，如果他人想要查閱這些檔案的時候，系統就會自動的對這個人的虹膜進行掃描，一旦發現不匹配的問題，就會在系統內產生警告信息，并且直接以短信和電子郵件的形式發送至主管領導及人事檔案管理人員的手機當中，可以有效對可能存在的風險產生一個預警機制。當主要領導和檔案管理的負責人員看到某些人妄圖窺探企業的機密檔案的時候，那么就能夠做出相應的處罰條例，積極地調整管理制度，這就可以使得檔案管理工作逐漸朝著更好的道路發展，實現一個良性循環。

3.3網絡平臺共享技術

檔案的查閱、借閱以及歸還是一項十分復雜的工作，在傳統的檔案管理流程當中，主要是通過紙質文件的形式逐級進行向上審批，尤其是在涉及一些機密和機要文件的時候，更需要進行一個繁雜的審批流程。這時候，如果能夠利用人工智能技術當中的網絡平臺共享技術，將這些審批流程進行簡化，通過電子計算機或者說是OA軟件的形式，在網上平臺就能夠完成各項審批工作。與此同時，在企業或單位內部一些可以公開的檔案文件，可以利用平臺中的共享技術直接展示在企業和單位的局域網絡當中，只要是企業內部的人員，都可以通過自己的賬戶和ID進行直接登錄和查閱[6]。舉例來說，如果在新人培訓的環節當中，需要讓新人更多的了解到這個企業的發展歷程和其中蘊含的深厚企業文化，那么就可以讓這些員工登錄計算機系統，在局域網內搜索相應的檔案。這些檔案當中記載著企業的發展歷程是可以被完全公開的，不含有一些機密內容的，這樣一來，員工的借閱檔案和查閱資料，不需要經過繁雜的審批手續，大大減輕了檔案管理人員的工作負擔，真正實現了簡政放權，做到了工作流程的優化與高效。

3.4智能檢索技術

人工智能技術作為一種高科技的技術，其研發的主要目的就在于解放生產力，提高工作效率，將人工智能技術廣泛地運用到檔案管理工作當中，來也可以達到這一目標，幫助檔案管理工作的效率實現大幅度的提升。現階段，如果可以采取人工智能技術來進行智能檢索的話，可以極大地解放生產力，使得傳統的檔案管理工作人員的工作壓力得以釋放[7]。舉例來說，如果在電子檔案排布方面可以按照其重要程度和具體價值進行順序排放的話，那么就可以在后期的檢索中，同樣按照這一排序標準得出最終的檢索結論。與此同時，采取智能檢索的方式，不僅可以對想要獲知的信息進行檢索和取得，同樣也可以利用人工智能技術將某一用戶的多次檢索關鍵詞及結果統一起來，科學的計算出這一用戶的使用需求和未來檢索預期，并為其推薦相關的關鍵詞及檔案。這不僅依靠單一的檔案檢索系統，更多的是需要專業技術人員能夠在聯網和共享平臺的基礎之上，開發一款多個檔案局共享的計算機管理軟件系統，使得各個局和部門的檔案信息，能夠有效的歸類和統一[8]。

4結束語

綜上所述，檔案管理工作是一項復雜的工作。在傳統的檔案管理工作當中，更多的是依靠員工來完成各項工作，耗時耗力，錯誤率較高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的時代，積極地使用人工智能技術，并將其運用在檔案管理的信息化工作當中去，盡可能的實現多項技術的融合，使得檔案管理工作能夠變得更加高效，檔案管理的流程能夠被逐漸的優化。

作者：謝波 單位：廣東省宏觀經濟信息分析中心