人事檔案管理中人工智能技術整合
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關鍵詞：檔案管理；人工智能；技術；應用
人事檔案形成于一系列人事管理的活動之中。人事檔案是由多個個人檔案組成的，檔案中主要記錄的內(nèi)容是工作人員的個人發(fā)展過程、工作經(jīng)歷、個人的思想品德、獲獎或者受處分的經(jīng)歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進行整理和查找時很不方便。對人事檔案進行管理的主要工作內(nèi)容是將所有的人事檔案進行收集、整合、歸類以及將檔案進行完整保存。為了確保人事檔案的真實性，管理工作中還要對檔案中的信息進行核實，確保信息的準確性。
二、人工智能技術的含義
人工智能是集研究智能理論、開發(fā)智能技術、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學科。人工智能技術屬于計算機領域的分支，主要開發(fā)的是新型智能化機器設備，這類設備可以根據(jù)人的語音指令或者對圖像的識別做出智能反應。人工智能具有高度理性的特點，在處理信息和數(shù)據(jù)上速度極快，遠遠快過人工，節(jié)省了時間。人工智能技術的應用不受時間、地點、環(huán)境的約束，可以隨時開始工作，適應環(huán)境的能力更強，因此人工智能為人們的生產(chǎn)以及生活帶來了極大的便利。人工智能最大的優(yōu)點是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。
三、目前人事檔案管理工作的困境
1.檔案信息過多，難以整理
我國目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數(shù)目增多、檔案信息缺失等問題持續(xù)困擾著檔案管理人員。傳統(tǒng)的檔案采取紙質(zhì)化的呈現(xiàn)形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進行核對和整理，工作效率低下。人事檔案的來源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。個別人對檔案的重視度不夠，在填寫時會漏填、誤填信息，這也會對檔案整理工作造成影響，導致工作效率的降低。
2.非結(jié)構(gòu)化信息難以分類
檔案信息非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象是指信息無法數(shù)字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數(shù)字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結(jié)構(gòu)化信息越來越多，但是工作人員數(shù)量實在有限，給檔案信息分類工作帶來了很多困難。要加強對非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的管理和使用，才能強化檔案管理工作，促進人事檔案資源有效利用。
3.隱性信息資源難以轉(zhuǎn)化
人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源系統(tǒng)是由兩種資源組成的，一種是直觀表達在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據(jù)檔案信息進行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數(shù)單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無法通過數(shù)據(jù)進行直觀表示，加大了檔案信息的評定難度。
四、人工智能技術在人事檔案管理中的綜合應用
1.高效率地搜集整理檔案信息
傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質(zhì)進行記錄的，紙質(zhì)檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術的出現(xiàn)，將檔案中的信息電子化、數(shù)字化，把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡資料，方便了檔案文件資料的管理。網(wǎng)絡化之后的檔案信息不需要用紙質(zhì)記錄，只需要利用多媒體設備就可以展示數(shù)據(jù)，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內(nèi)容形成來源有兩個，第一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，第二是利用人工智能技術直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數(shù)字化的檔案不斷增多，在進行檔案管理時可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執(zhí)行命令型的智能主體、學習型的智能主體等，這類智能主體都可以根據(jù)事先設置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。
2.高速度地檢索分類人事檔案
人工智能技術利用計算機將檔案中的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡化之后，會對數(shù)據(jù)信息進行詳細分類，這些分類后的數(shù)據(jù)有兩種存儲形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據(jù)檔案信息中被標記的文本信息，利用人工智能找出與其相關或類似的信息，將這些文本信息進行合理分類。對文本資料的整理和分類充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡技術智能化的特點，人工智能可以根據(jù)管理人員所設定的方式對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進行智能分類，同時也能把網(wǎng)絡上相同的資料進行整合和分類。在提取檔案信息時，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統(tǒng)的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準確，可以在短時間內(nèi)過濾掉大量無用的數(shù)據(jù)。人工智能技術還具備識別能力，例如，語言識別、圖片視頻識別等，所以人工智能也可以對多種形式的資料進行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。
3.準確評定檔案信息價值
在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實性，判斷信息是否有價值，這無疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學習、記憶以及決策的能力，它可以使計算機模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統(tǒng)，就可以讓人工智能依據(jù)評定專家的思維方式對檔案中的信息進行評定。要想在人工智能中建立檔案價值評定系統(tǒng)，需要按照以下步驟進行：首先，建立專家評定的數(shù)據(jù)庫，收集專家的評定準則、評定方法，將這些信息進行程序化編制輸入到電腦中；其次，對數(shù)據(jù)庫進行模擬檢驗，輸入簡單的信息數(shù)據(jù)，對人工智能的評定功能進行檢驗，發(fā)現(xiàn)其中是否有漏洞；最后，完善評定系統(tǒng)，投入使用。人工智能可以負責大多數(shù)的信息評定，加大了檔案價值評定的工作效率。
4.確保檔案信息的安全性
檔案安全主要包括實體檔案安全和數(shù)字檔案安全。實體檔案的安全主要是利用保險柜進行保管，保險柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術的不斷改進，數(shù)字檔案的安全性已經(jīng)有極大程度的提高。人工智能在進行資料掃描時，會自動給資料進行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強的便利性。數(shù)字檔案的安全由智能密碼進行保護，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關管理人員才能打開，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監(jiān)控功能，如果有人非法觸發(fā)了檔案系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)會向總控室的工作人員發(fā)出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。
5.檔案服務逐漸智能化
在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員會提供檔案查閱和答疑的服務，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術之后，檔案信息的服務工作形式由人工服務轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡服務，使檔案服務工作變得及時、高效。近年來，我國一直不斷推進智能機器人為人類提供服務的政策，在這種政策下，智能機器人也走進了人事檔案的服務工作中。這類高智能化的機器擁有著智能化、移動性強的特點，可以根據(jù)來訪客戶的需要提供不同的實際服務。智能機器人解決了工作人員數(shù)量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務。人工智能機器人也可以代替工作人員完成紙質(zhì)檔案的出庫、入庫工作，減少了人力成本，提高了工作效率。
五、結(jié)束語
人工智能技術已經(jīng)廣泛的應用在了我們的生活當中，手機的智能助理、智能美顏相機都標志著人工智能技術開始在生活中普及。將人工智能技術與人事檔案管理工作相互結(jié)合，將檔案的信息和數(shù)據(jù)進行數(shù)字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來，人工智能技術會越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會提供更大的便利。
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作者：張鴻艷 王中秋 單位：哈爾濱學院
