知識管理趨勢下如何強化檔案建設

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摘要：在當今知識經濟高度發展的時代，企業檔案管理工作日益重要，并逐漸成為企業在市場競爭中的一個關鍵因素。而對于工程檔案來說，各單位要實現自身的企業轉型，就必須加強對單位檔案資料的管理，通過強化信息化建設保證檔案信息的完整性、真實性、可用性，為企業生產、經營和管理提供堅實可靠的依據，以保障企業在市場競爭中擁有更強的競爭力，在經濟產業知識化的社會中獲得長遠的發展。

關鍵詞：知識管理；工程建設單位；檔案信息化建設

一、知識管理的含義

知識管理是在當今知識經濟時代產生的一種新型的管理理念和方式，它將知識經濟、現代企業管理思想和理念與現代信息技術融為一體，通過打造一個技術與人文相結合的知識系統，是將企業的知識和信息進行全面的收集、整合、保存與，使知識信息不斷完善和更新的過程，從而為企業生產經營和管理提供強有力的決策依據，讓企業在激烈的市場競爭中掌握主動權，在應對各種紛繁復雜的外部環境中，不斷完善企業的產品和服務，以提高企業生產力和創造力，實現企業的可持續發展。因此，知識管理可以說是企業成長和發展的內在動力，對企業價值和市場核心競爭力的提高有著重要作用。

二、基于知識管理趨勢下的工程建設單位檔案信息化建設現狀及存在問題

從檔案管理發展的路徑來說，建設單位的工程檔案管理大多經歷了三個階段，第一階段是手工管理，第二階段是計算機輔助檔案管理，第三階段是當今的信息化檔案管理。目前，一部分企業已經開始積極探索和研究知識化的管理方式，但對現今工程建設單位檔案工作來說，在實現知識化管理的道路上仍面臨不少問題，存在許多挑戰。一是整個檔案工作任務重，壓力大。很多企業成立時間較早，積壓的工程項目資料較多，管理分散，缺乏完善科學的檔案管理體系。二是工程檔案資料歸檔不及時。許多項目建設周期長、涉及專業多、參與人員多、中間變更多，導致檔案資料難以得到及時地收集歸檔。而且由于設計人員和現場施工管理人員流動性大、變更頻繁，其自身擁有的知識經驗無法得到很好地積累和保存，也造成企業隱形知識流失較多[1]。三是檔案信息資源難于共享。由于建設項目的檔案及成果文件都分散在各個部門，收集不完整，歸檔不及時，加上分散管理，各部門之間出于知識保護、管理不善等原因無法進行知識信息的共享，導致各種數據和信息無法得到最大化的利用，從而造成資源浪費。

三、基于知識管理趨勢背景下工程建設單位加強檔案信息化建設的措施

（一）統一標準、制度和流程，是實現檔案管理電子化、知識化的基礎

在知識化管理理念中，加強工程檔案信息化建設首先必須做好基礎性工作。工程檔案信息量大、涉及專業和部門多，利用率高，只有經過系統的歸檔整理，單位檔案工作才能具備一定基礎，積累大量的信息資源才能系統化。因此，要實現檔案信息化管理，必須先加強檔案管理基礎工作。具體可從以下兩方面著手：1.制定統一的檔案管理標準、制度和流程是單位工程檔案信息化建設的基礎。由于建設工程規模大、周期長等特點，對工程文件的收集歸檔必須采取諸多舉措，從工程立項開始，對設計、施工、竣工驗收等不同階段形成的文件進行收集歸檔，以確保工程檔案的真實、完整、準確。要對所有工程檔案進行規范整理、著錄，完善檢索，并利用信息化管理系統，將各類管理性文件和圖紙掃描轉化為數字化副本，將數據整合保存在數據庫中，便于后期檢索、利用，提高檔案資料的利用效率[2]。2.建立檔案管理信息化系統是工程檔案信息化的前提，必須將檔案管理的標準和流程固化到檔案信息管理系統，對工程文件、檔案和各類知識進行集成管理。一是建立和完善電子檔案管理制度和流程，并將標準細分、流程固化，使細則和流程固化到檔案管理系統。只有將單位檔案管理制度標準及流程與信息化管理系統相結合，才能使工作人員在運用檔案管理系統對檔案信息進行管理時有章可依，有制度可循，從而使整個檔案信息化工作更規范、更專業。二是通過系統對工程文件的收集歸檔、整理、鑒定、檢索等實施全程管理，從方針政策、管理制度體系、項目保障措施等各個層面制定電子文件管理戰略及系統集成基本框架，從工程建設管理與文件形成歸檔同步集成，從而實現工程管理流程的優化，做檔案與知識管理信息化、網絡化的實踐者，最大限度地實現檔案信息資源共享，為工程建設、管理提供高效、快捷、安全、增值的數據和檔案服務。

（二）強化資源建設和管理是知識化前提下檔案信息化建設的核心

資源建設是實現檔案資源知識化管理的基礎與核心，也是提高資源利用效率和檔案管理工作質量的重要保障。因此，必須明確數據信息資源的來源、結構和重要價值，并針對知識資源的核心內容和應用需要進行深入分析，做好整體規劃，制定出切實可行、科學合理的管理目標和管理策略，有步驟地進行知識資源管理的建設工作。1.要在已建立的強大數據資源知識平臺的基礎上，優化數據管理方式，對數據資源的收集、儲存、管理、利用等各環節進行分析，找出并解決其中存在的問題，提高數據資源利用率。2.企業要根據自身實際情況，根據自身發展和生產經營的需要，建立專題性知識資源數據庫，比如標準更新庫、協同作業指導書、行業規范等基礎性數據庫，還有以圖片、視頻、設計方案、設計資料、竣工圖紙等為主的工程資料庫，以及科研成果、論文報告等知識成果數據庫。有效做好電子文件的形成、傳輸、流轉、存儲、利用，做好檔案大數據信息的挖掘和協同管理。

（三）專業培訓是提高知識化管理前提下信息化建設水平的有效途徑

對于工程建設單位來說，檔案信息和數據極其珍貴，如果管理不當，會給企業造成很大損失。因此，企業必須加強員工檔案專業知識和檔案管理信息化知識的培訓。1.企業可通過采取外部培訓、內部培訓、聘請專家指導等措施，用先進的管理理念和管理經驗指導員工，促使員工轉變觀念，提高和優化管理檔案方式，實現檔案管理專業化、科學化，提高信息化建設水平。2.企業還應積極吸納專業檔案管理人才，招收一些高學歷、高素質檔案管理專業人才，提高企業檔案人員的專業素質。

（四）優化檔案信息化管理方法是知識化管理前提下強化信息化建設的重要保障

科學的管理方法是提高檔案信息化管理工作質量和水平的重要保障。為此，檔案管理部門要注意做好以下兩方面工作：1.提高管理體制的流暢性，保證檔案管理機制順利有效地發揮作用。這樣才有利于檔案管理部門建立起完善的數據信息檔案管理制度，明確責任，保障每項工作落實，從而實現管理部門整體工作水平的提高[3]。2.現代化管理設備是提高檔案管理工作效率的基礎，也是實現檔案管理知識化建設的必要條件，企業應根據自身實際需要適當加大資金和技術投入，配備信息化專業設備，并對員工進行設備操作培訓，讓員工盡快熟練掌握先進的信息設備管理方法，不斷地對先進設備進行升級和優化，保障設備的有效運轉[4]。

四、工程建設檔案信息化建設案例

在此，本文以深圳某地鐵線的檔案管理信息化建設歷程為例，深入探討知識化管理在工程建設單位的應用發展情況。深圳某地鐵線是2011年底第26屆世界大學生運動會相配套的深圳城市軌道交通建設二期工程項目，起點站為前海灣，終點站是黃貝嶺，途經27個站點。從工程建設開始到建成通車，歷時三年半。涉及從建設項目(工程）的提出、調研、可行性研究、評估、立項、審批、勘察、設計、施工到竣工驗收投入運營的全過程中形成的應歸檔保存的全套文字材料、圖紙、聲像等載體形式的檔案。在項目建設過程初期，工程檔案管理曾出現以下問題：一是檔案管理沒有整體規劃，沒有明確的標準，無制度約束；二是建設項目各參建單位工程文件形成歸檔無專人負責。三是無相關檔案電子化設備和管理系統，檔案管理人員相關知識缺乏。為此，當時的建設單位即項目管理部門下大力氣加強檔案管理，取得了很好的效果。主要采取了如下措施：首先，針對當時參建單位檔案管理人員能力和素質參差不齊、對工程檔案管理重視程度不一的問題，一是在較短時間內建立健全了項目檔案管理責任制、檔案管理人員工作責任制和工程文件形成、歸檔、移交等檔案管理制度，將檔案管理職責分解落實到各個部門，健全了各個層級的人員管理網絡，制定了上崗要求和標準。二是通過各種方式加強人員培訓，提高檔案管理人員專業水平。其次，針對很多操作層面的東西，如施工用表填寫和簽名用章不規范、缺乏統一標準的問題。單位采取先統一標準，再對表格和簽章等問題采取對照標準，同時結合實際進行協調，不斷完善管理體系的做法，使施工用表填寫和簽名用章越來越到位，管理標準和制度越來越完善，管理更加規范。最后，針對工程文件不完整、歸檔不及時的問題，則通過利用檔案管理系統加強信息化管理，利用信息技術對工程文件形成歸檔進行全程控制，使工程建設與工程文件形成、歸檔同步進行，確保了及時歸檔和工程文件的準確、真實、完整。綜上，要想順應知識化管理的趨勢，對建設單位進行檔案信息化建設，必須先認識檔案管理的重要性和必要性，積極轉變檔案管理理念，根據自身發展需求和實際，利用科學管理制度和方法，借助先進管理技術和管理經驗將檔案管理的質量和水平提升到新的高度，才能保障檔案信息等知識資源的有效利用。

參考文獻：

[1]丁軍艷.工程勘察設計檔案知識化管理探索[J].機電兵船檔案,2018(6):44-45.

[2]葉琳芳.知識管理趨勢下勘察設計行業的檔案信息化建設[J].辦公室業務,2016(14):82.

[3]呂馨.信息化背景下勘察設計單位的檔案管理工作[J].辦公室業務,2016(10):156.

[4]陳淑芬.提高勘測設計行業檔案管理信息化之我見[J].城建檔案,2016(6):21-22.

作者：梅先玲 單位：深圳市地鐵集團有限公司