知識管理下企業檔案管理分析

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摘要：在市場經濟快速發展的條件下，各行各業都在尋求有效途徑抓住時展的機遇。在這種形式下，企業發展將面臨更加激烈的市場競爭，傳統的企業檔案管理模式已無法滿足當前企業發展的要求。而知識管理模式的出現能夠幫助企業彌補檔案管理的不足，促進企業的穩定發展。在知識管理模式下，企業的檔案管理將走向標準化、科學化。

關鍵詞：知識管理；企業；檔案管理；策略

一、企業檔案的特點

第一，當前我國的企業檔案管理工作較為復雜，主要原因在于企業檔案自身的特點較多。如企業檔案具有較強的動態性、政策性、依據性、體驗性、綜合性等屬性，這些屬性決定了企業檔案是十分特殊的，企業的檔案管理工作也是較為復雜的。第二，企業檔案是企業發展中的最為基本的信息，檔案的服務對象十分明確，檔案管理的主要目的在于為發展過程中企業領導決策的制定提供依據，為企業的日常運營提供助力，幫助企業有效提升產品質量。第三，企業檔案是企業發展過程中積累的財富，是企業的固定資產和無形資產。從表面上來看，企業檔案無法為企業直接制造經濟效益，其主要價值在于為領導制定決策和管理提供基本信息，為生產第一線服務，對企業的產品生產、日常運行、市場經濟反饋等均有重大意義。

二、傳統企業檔案管理模式存在的問題

（一）企業檔案機構的地位每況愈下

通過對我國企業檔案機構的實際情況進行分析得知，當前許多企業都不是很重視檔案管理工作，許多國有企業檔案機構與檔案管理人員都出現了明顯的下降趨勢。很長一段時間以來，企業的檔案管理工作都呈現十分落后的局面，企業為檔案管理工作提供的條件十分有限。除此之外，企業檔案管理工作效率得不到提升的一個重要原因就是企業為其投入的資金較少。企業檔案管理工作較為復雜，要想實現良好的管理，就必須要投入一定的經費。但是從當前的情況看，許多企業檔案部門工作人員的工資水平較低，而且與其他工作崗位相比，檔案管理工作的環境和條件都較差。這就會導致檔案管理人員的工作積極性和職業自信心都大打折扣，嚴重阻礙企業檔案管理工作的正常開展。

（二）企業檔案信息缺乏系統化管理

當前時代下，企業的大規模重組和企業合并的趨勢十分明顯，企業的檔案材料面臨著轉移，無法開展集中的、統一的檔案管理。企業檔案管理人員要面臨新檔案的遷入，很難在短時間內熟悉掌握這些檔案，從而大大增加了工作量。由于檔案管理人員不熟悉新檔案信息，容易出現工作上的失誤，從而為企業帶來損失。在檔案工作的過程中，檔案泄露、檔案被盜的情況發生概率較大。由此可見，從根本上轉變企業檔案管理方式是當前企業發展的必要之舉。

三、知識管理背景下企業檔案管理策略

（一）轉變傳統的檔案管理理念

當前我國社會經濟發展迅速，信息技術在各行各業都得到廣泛運用。企業檔案管理是一項十分復雜的工作，必然要引進先進的信息技術手段才能獲取更高的工作效率。而且在市場競爭力不斷增加的條件下，檔案的信息資源價值對于企業來說至關重要。對于我國企業當前的發展階段來說，檔案不僅可以將企業發展歷程記錄下來，為今后的發展策略提供依據，而且還是推動企業信息化建設發展的重要途徑。但是，當前許多企業仍然使用傳統的檔案管理手段，而這種管理方式的缺陷日益明顯。因此，企業領導和檔案管理人員要帶頭轉變檔案管理觀念，充分重視企業的檔案管理。

（二）完善企業檔案信息化管理的手段

當前企業檔案管理工作新增了信息化管理的內容，但是由于信息管理手段較為落后，許多企業檔案管理機構和檔案管理人員都選擇忽視電子文件。隨著時代的不斷發展，檔案管理中的電子文件越來越多，傳統的檔案實體管理模式已經不能滿足當前企業信息化發展的需求。如果仍然不對這種管理方式進行創新，會在信息化時代中感受較大的工作壓力，還會導致電子文件、電子檔案等的丟失，為企業的正常發展帶來安全隱患。為此，企業檔案管理要在信息化理念的支持下創建一套專業的知識檔案管理模式，幫助企業有效推進知識管理模式。這不僅可以有效發揮知識背景下企業檔案的價值，還能為企業發展提供更好的支持與服務。

（三）建立有效的企業檔案管理制度

當前的企業檔案管理模式已經無法滿足企業發展的實際需求，那么傳統模式下的檔案管理制度體系也不再適用。因此十分有必要創建一套以知識管理為基礎的制度體系，這對知識背景下的企業發展尤為重要。應對當前企業自身的檔案管理制度體系進行審視，對無法適用的部分進行創新或改革，加強企業對檔案資源與文件的最大限度利用，有效提升企業檔案管理工作的價值，為企業發展提供堅實的基礎保障。與此同時，在知識管理模式下采取新的制度體系，為企業管理創建更加獨立、自由的空間，將以往檔案管理工作中簡單的文件保存轉變為主動的信息管理。這不僅加強了企業檔案管理工作的科學性、合理性，還促進企業檔案管理向著現代化發展的步伐靠攏。除此之外，新的信息制度體系也可以促進檔案資源管理更加高效，大大提升檔案管理對于企業發展的價值。檔案管理是企業當中十分重要的信息資源管理工作，對該項工作進行創新在企業的現代化建設中具有重要意義。當前企業檔案管理工作，正處于調整、創新的關鍵時期，為此必須要緊緊把握這一契機。

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作者：葉麗娟 單位：深圳市萬鴻檔案服務有限公司