知識管理下企業(yè)檔案管理分析

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摘要：在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的條件下，各行各業(yè)都在尋求有效途徑抓住時(shí)展的機(jī)遇。在這種形式下，企業(yè)發(fā)展將面臨更加激烈的市場競爭，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已無法滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的要求。而知識管理模式的出現(xiàn)能夠幫助企業(yè)彌補(bǔ)檔案管理的不足，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。在知識管理模式下，企業(yè)的檔案管理將走向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)；檔案管理；策略

一、企業(yè)檔案的特點(diǎn)

第一，當(dāng)前我國的企業(yè)檔案管理工作較為復(fù)雜，主要原因在于企業(yè)檔案自身的特點(diǎn)較多。如企業(yè)檔案具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性、政策性、依據(jù)性、體驗(yàn)性、綜合性等屬性，這些屬性決定了企業(yè)檔案是十分特殊的，企業(yè)的檔案管理工作也是較為復(fù)雜的。第二，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展中的最為基本的信息，檔案的服務(wù)對象十分明確，檔案管理的主要目的在于為發(fā)展過程中企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供依據(jù)，為企業(yè)的日常運(yùn)營提供助力，幫助企業(yè)有效提升產(chǎn)品質(zhì)量。第三，企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展過程中積累的財(cái)富，是企業(yè)的固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。從表面上來看，企業(yè)檔案無法為企業(yè)直接制造經(jīng)濟(jì)效益，其主要價(jià)值在于為領(lǐng)導(dǎo)制定決策和管理提供基本信息，為生產(chǎn)第一線服務(wù)，對企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)、日常運(yùn)行、市場經(jīng)濟(jì)反饋等均有重大意義。

二、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式存在的問題

（一）企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的地位每況愈下

通過對我國企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行分析得知，當(dāng)前許多企業(yè)都不是很重視檔案管理工作，許多國有企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)與檔案管理人員都出現(xiàn)了明顯的下降趨勢。很長一段時(shí)間以來，企業(yè)的檔案管理工作都呈現(xiàn)十分落后的局面，企業(yè)為檔案管理工作提供的條件十分有限。除此之外，企業(yè)檔案管理工作效率得不到提升的一個(gè)重要原因就是企業(yè)為其投入的資金較少。企業(yè)檔案管理工作較為復(fù)雜，要想實(shí)現(xiàn)良好的管理，就必須要投入一定的經(jīng)費(fèi)。但是從當(dāng)前的情況看，許多企業(yè)檔案部門工作人員的工資水平較低，而且與其他工作崗位相比，檔案管理工作的環(huán)境和條件都較差。這就會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性和職業(yè)自信心都大打折扣，嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案管理工作的正常開展。

（二）企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)化管理

當(dāng)前時(shí)代下，企業(yè)的大規(guī)模重組和企業(yè)合并的趨勢十分明顯，企業(yè)的檔案材料面臨著轉(zhuǎn)移，無法開展集中的、統(tǒng)一的檔案管理。企業(yè)檔案管理人員要面臨新檔案的遷入，很難在短時(shí)間內(nèi)熟悉掌握這些檔案，從而大大增加了工作量。由于檔案管理人員不熟悉新檔案信息，容易出現(xiàn)工作上的失誤，從而為企業(yè)帶來損失。在檔案工作的過程中，檔案泄露、檔案被盜的情況發(fā)生概率較大。由此可見，從根本上轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理方式是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的必要之舉。

三、知識管理背景下企業(yè)檔案管理策略

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念

當(dāng)前我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，信息技術(shù)在各行各業(yè)都得到廣泛運(yùn)用。企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，必然要引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)手段才能獲取更高的工作效率。而且在市場競爭力不斷增加的條件下，檔案的信息資源價(jià)值對于企業(yè)來說至關(guān)重要。對于我國企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展階段來說，檔案不僅可以將企業(yè)發(fā)展歷程記錄下來，為今后的發(fā)展策略提供依據(jù)，而且還是推動(dòng)企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展的重要途徑。但是，當(dāng)前許多企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理手段，而這種管理方式的缺陷日益明顯。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要帶頭轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，充分重視企業(yè)的檔案管理。

（二）完善企業(yè)檔案信息化管理的手段

當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作新增了信息化管理的內(nèi)容，但是由于信息管理手段較為落后，許多企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員都選擇忽視電子文件。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理中的電子文件越來越多，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前企業(yè)信息化發(fā)展的需求。如果仍然不對這種管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，會(huì)在信息化時(shí)代中感受較大的工作壓力，還會(huì)導(dǎo)致電子文件、電子檔案等的丟失，為企業(yè)的正常發(fā)展帶來安全隱患。為此，企業(yè)檔案管理要在信息化理念的支持下創(chuàng)建一套專業(yè)的知識檔案管理模式，幫助企業(yè)有效推進(jìn)知識管理模式。這不僅可以有效發(fā)揮知識背景下企業(yè)檔案的價(jià)值，還能為企業(yè)發(fā)展提供更好的支持與服務(wù)。

（三）建立有效的企業(yè)檔案管理制度

當(dāng)前的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，那么傳統(tǒng)模式下的檔案管理制度體系也不再適用。因此十分有必要?jiǎng)?chuàng)建一套以知識管理為基礎(chǔ)的制度體系，這對知識背景下的企業(yè)發(fā)展尤為重要。應(yīng)對當(dāng)前企業(yè)自身的檔案管理制度體系進(jìn)行審視，對無法適用的部分進(jìn)行創(chuàng)新或改革，加強(qiáng)企業(yè)對檔案資源與文件的最大限度利用，有效提升企業(yè)檔案管理工作的價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。與此同時(shí)，在知識管理模式下采取新的制度體系，為企業(yè)管理創(chuàng)建更加獨(dú)立、自由的空間，將以往檔案管理工作中簡單的文件保存轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的信息管理。這不僅加強(qiáng)了企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)性、合理性，還促進(jìn)企業(yè)檔案管理向著現(xiàn)代化發(fā)展的步伐靠攏。除此之外，新的信息制度體系也可以促進(jìn)檔案資源管理更加高效，大大提升檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的價(jià)值。檔案管理是企業(yè)當(dāng)中十分重要的信息資源管理工作，對該項(xiàng)工作進(jìn)行創(chuàng)新在企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)中具有重要意義。當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作，正處于調(diào)整、創(chuàng)新的關(guān)鍵時(shí)期，為此必須要緊緊把握這一契機(jī)。

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作者：葉麗娟 單位：深圳市萬鴻檔案服務(wù)有限公司