采購資金管理案例分析

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一、加強采購流程風險控制，降低采購成本

B公司是一家生產(chǎn)大型程控交換機的企業(yè)，因當時生產(chǎn)急缺其中的重要部件時鐘，四處尋找供應(yīng)商。采購經(jīng)理經(jīng)朋友介紹聯(lián)系到廣州的供應(yīng)商甲公司，在沒有了解對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可、資信狀況的情況下，僅憑對朋友的信任便同對方簽訂了供貨合同，并隨即預(yù)付了50%貨款600萬元。結(jié)果，甲公司遲遲不發(fā)貨。后來B公司發(fā)現(xiàn)甲公司根本不是時鐘的生產(chǎn)廠家，該公司在收到B的預(yù)付款后就將投入了其期貨賬戶，希望賺到一筆后再將預(yù)付款退回B公司。B公司幾經(jīng)交涉，并通過當?shù)毓ど坦芾聿块T追討貨款。才追回了400萬元的預(yù)付款。B公司不僅資金遭受損失，并且因此錯失銷售良機，給企業(yè)經(jīng)營帶來沉重的打擊。問題分析在本案例中，B公司因生產(chǎn)物資急缺，從聯(lián)系供應(yīng)商、詢價、到簽訂合同、預(yù)付貨款等均由采購經(jīng)理一人拍板。由于B公司對采購風險的零控制造成了企業(yè)不可挽回的經(jīng)濟損失。解決方案采購的任何一個環(huán)節(jié)失控都可能給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。企業(yè)可以從以下幾個方面著手，加強對采購過程的風險控制，降低采購成本：

（1）采購審批權(quán)集中管理。將大額采購審批權(quán)集中在高層職位管理，層級把關(guān)，避免職能部門營私舞弊。

（2）分散采購職權(quán)。避免同一人從詢價、確定供應(yīng)商、簽訂采購合同以及付款審批等一手包辦。

（3）慎重選擇供應(yīng)商。必要時到供應(yīng)商處實地調(diào)查；審核供應(yīng)商的供貨條件；評估供應(yīng)商的信譽等。

（4）簽訂合理的采購合同。建立合同審批制度，對價格及結(jié)算方式進行嚴格把關(guān)。在本案例中，如果B公司的任何一個合同會簽部門對供應(yīng)商的資質(zhì)提出質(zhì)疑或是對結(jié)算條件提出反對意見的話，B公司的損失都是可以避免或者減小的。

（5）謹慎驗收貨物。由獨立的驗收部門進行產(chǎn)品驗收，并建立嚴格的退換貨制度，杜絕漏洞。

二、規(guī)范結(jié)算和付款流程，提高資金使用效率

C公司是一家中型生產(chǎn)企業(yè)，其董事長將公司內(nèi)部管理交給自家的幾個親戚負責。最近有傳言稱，主管采購和生產(chǎn)的王副總生活異常奢侈，消費與其收入極不相當。最后經(jīng)過審計發(fā)現(xiàn)：采購結(jié)算發(fā)票有數(shù)月連號的情況，不符合正常的發(fā)票使用規(guī)律；部分結(jié)算發(fā)票隨意以房產(chǎn)發(fā)票等抵沖，與采購項目不符，王副總理由是：為了獲得折扣而不需要供應(yīng)商開具發(fā)票；付款簽字審批時間為發(fā)票開票日期的當天或者早于發(fā)票日期；其中個別供應(yīng)商有頻繁的退貨情況。再經(jīng)過進一步的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因董事長賦予王副總的權(quán)限過大，董事長不在公司時，王副總即是其人。因此凡王副總簽過字的單據(jù)，財務(wù)等其他部門根本不敢提出異議，全部照辦。王副總不僅收受供應(yīng)商回扣，而且勾結(jié)車間主任聯(lián)合舞弊：隨意增開領(lǐng)料數(shù)量，再將未耗用材料偷運回供應(yīng)商處，隨后由供應(yīng)商開具發(fā)票，王副總再正常簽字付款。問題分析：在本案例中，采購主管王副總不僅與供應(yīng)商勾結(jié)收受回扣，并且伙同車間主任聯(lián)合舞弊，其手法雖隱蔽但也不是難以發(fā)現(xiàn)的。C公司的問題關(guān)鍵在于沒有一個健全的采購付款制度和流程作為約束，采購過程中所涉及的多個部門，驗收倉儲、生產(chǎn)、財務(wù)等都因懼怕王軍手中的權(quán)力，沒有一個部門起到監(jiān)督的作用。解決方案：建立、健全有效的付款制度，具體可參考以下業(yè)務(wù)流程：

（1）計劃部門根據(jù)生產(chǎn)需要發(fā)出采購?fù)ㄖ獑?，并報送財?wù)部做為日后付款的審核資料。

（2）采購部門根據(jù)采購?fù)ㄖ獑危蚬?yīng)商下訂單，合同副本送財務(wù)部備案。

（3）倉儲部門辦理驗收入庫后，驗收單送財務(wù)部門做為原始單據(jù)記賬。

（4）財務(wù)部門審核采購付款時，根據(jù)采購?fù)ㄖ獑?、采購合同、驗收單、發(fā)票（預(yù)付款除外）等有效的付款文件，核對相符后確認付款。如果C公司能夠嚴格按照上述采購付款流程操作的話，那么王副總的舞弊行為就可以被重重的關(guān)卡所限制，僅僅靠伙同車間主任的勾結(jié)，恐怕是難以得逞的。在實際工作中，財務(wù)部門除了嚴格遵循上述采購付款流程，還應(yīng)當關(guān)注以下幾個方面：建立預(yù)付款審批制度，盡量減少預(yù)付貨款；在企業(yè)被允許的信用期限內(nèi)，盡可能地延遲付款；除不足轉(zhuǎn)帳起點的零星現(xiàn)金付款外均采用銀行結(jié)算；及時與供應(yīng)商對賬避免錯付款；監(jiān)督采購價格，必要時經(jīng)上級領(lǐng)導核準后方可付款等。

作者：康梅紅 單位：河南省信美實業(yè)發(fā)展有限公司