學(xué)校低值易耗品管理模式淺議

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摘要：低值易耗品管理是中等職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理中的一個不可忽略的部分，直接影響國有資產(chǎn)管理的安全和效益。本文以廣州市旅游商務(wù)職業(yè)學(xué)校為例，研析如何通過制度做先導(dǎo)，從信息化管理入手，以達到智能化、規(guī)范化管理低值易耗品的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：低值易耗品、中職學(xué)校、信息化、智能化

一、中職學(xué)校低值易耗品管理現(xiàn)狀及問題

1.低值易耗品管理內(nèi)涵

根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定，對不符合固定資產(chǎn)入賬標(biāo)準(zhǔn)的低額實物形態(tài)的資產(chǎn)：價值少于1000元，使用期限少于2年的實物類資產(chǎn)；或者高損耗類的實物資產(chǎn)，均作為低值易耗品來管理。中職學(xué)校的專業(yè)設(shè)置和教學(xué)目標(biāo)主要是以職業(yè)教育為導(dǎo)向，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色來設(shè)置專業(yè)、系，依據(jù)各專業(yè)、系教學(xué)的不同需要，配置相關(guān)的教學(xué)器具和耗材。這些教學(xué)材料的特點是單位價值低，但是數(shù)量大、種類多、使用年限短、損耗快、增添頻繁。例如旅游管理系酒店管理專業(yè)，教學(xué)用的低值易耗品就有幾十種、數(shù)量上百萬件，2017年廣州市旅游商務(wù)職業(yè)學(xué)校(以下簡稱旅商學(xué)校)全校的低值易耗品采購數(shù)額約500多萬元。

2.低值易耗品管理存在的問題

低值易耗品雖然單位價值小，但集腋成裘，管理不能因小而不為，以旅商學(xué)校為例，以往對低值易耗品的管理主要存在的問題有以下幾個方面。（1）管理簡單化。旅商學(xué)校的低值易耗品主要指的是專用教學(xué)用具（如廚具、模具、餐具、客房用品等）、辦公設(shè)備（如文印、電腦）的維修耗材、日常辦公用品等。使用人、維修人或管理人員根據(jù)需要采購物品，憑供貨方提供發(fā)票，由經(jīng)辦人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（金額達到一定額度則需要主管校長簽字）簽字確認，倉庫管理人員進行書面登記后，交財務(wù)人員報銷付款。再無后續(xù)管理，特別是專業(yè)系購置的實操耗材，未能在領(lǐng)用時登記臺賬，也不能在報廢或損壞時記錄備查。（2）采購管理不規(guī)范。誰使用誰采購，憑發(fā)票報銷即可。沒有驗收入庫的過程，也沒有采購過程的監(jiān)管。（3）缺少制度化的規(guī)定，管理無法可依。以往的學(xué)校管理制度中沒有針對低值易耗品建立專項的制度和規(guī)章進行指導(dǎo)管理。（4）無法方便快捷統(tǒng)計和查詢。對于所購置的教學(xué)材料和實操用具的用量、損耗和使用情況沒有途徑可以快速查詢和統(tǒng)計。財務(wù)人員僅僅是將采購的項目及費用確認入賬，無法將采購物品清單及使用情況列明，更加無法在后續(xù)使用中查看使用的具體情況。資產(chǎn)變動時未及時登記或記錄，如報廢的資產(chǎn)很多，但都未及時在資產(chǎn)管理人員處進行集中處置，便隨意丟棄。（5）管理人員專業(yè)性不夠。資產(chǎn)管理人員大多為兼職，即使是專職，其主要的工作則集中在固定資產(chǎn)的管理上，對低值易耗品的管理相對寬松。（6）上級機關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)對低值易耗品的關(guān)注度不夠，也是導(dǎo)致管理不嚴格的重要原因。

二、低值易耗品管理方法初探

低值易耗品作為國有資產(chǎn)的一部分，仍然需要規(guī)范化、智能化的管理，也需要跟蹤管理。比如目前普通打印機價值在500~900元，按照規(guī)定不符合記入固定資產(chǎn)，但是如果管理不善很容易造成鋪張浪費，對學(xué)校的資產(chǎn)管理工作造成不良影響，針對低值易耗品管理中存在的不同問題，應(yīng)該建立起一套科學(xué)、有序、有效的管理方法。鑒于上述管理要求，與學(xué)校本身的教學(xué)管理相結(jié)合，利用學(xué)校原有的OA辦公系統(tǒng)，建立信息化、智能化的低值易耗品管理體系。

1.建立健全低值易耗品的規(guī)章制度

改革需要制度的支撐，對未來低值易耗品的管理重點和節(jié)點通過制度的形式強制固化。低值易耗品的制度應(yīng)比照固定資產(chǎn)的制度設(shè)計，需包含采購、入庫驗收、登記、使用、領(lǐng)用等各個節(jié)點的管理要求。特別是涉及倉庫、實操室、實驗室等低值易耗品集中存放和使用的地點，需要建立管理規(guī)章制度，以便相關(guān)管理人員有章可循。

2.通過信息化的手段優(yōu)化低值易耗品的管理

信息化手段是最有效的一勞永逸的管理模式，但是如何最大限度地發(fā)揮信息化的優(yōu)勢。目前，中職學(xué)校的辦公系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）已經(jīng)普及，OA系統(tǒng)中集合了學(xué)校的機構(gòu)、人員、學(xué)期設(shè)置、課程設(shè)置等基礎(chǔ)信息，而且有審批流的優(yōu)勢，在OA系統(tǒng)中建立低值易耗品模塊，通過該模塊將低值易耗品的管理智能化。首先，需要將與低值易耗品相關(guān)的已經(jīng)制度化的流程在OA系統(tǒng)中生成。旅商學(xué)校分別新建了采購流程、物品領(lǐng)用流程、物品借用流程、物品報廢流程。以下舉例說明。（1）采購流程（見圖1）。將采購流程按照規(guī)章制度的要求及管理的要求（如采購額度超過規(guī)定限額則需要上一級領(lǐng)導(dǎo)審批），設(shè)置審批流程。使用人發(fā)起申請，提出要求，由采購員負責(zé)統(tǒng)一采購，采購?fù)瓿珊螅瑐}庫管理員需要確認并入庫（見圖2）。根據(jù)采購信息登記入庫，并登記發(fā)票信息、供應(yīng)商名稱以備查詢。采購確認完成后，系統(tǒng)會自動增加物品存量，見圖3。（2）領(lǐng)用物品。物品領(lǐng)用流程辦結(jié)后，由倉庫管理員確認領(lǐng)用數(shù)量，核減庫存。借用物品流程也類似領(lǐng)用流程，只是在歸還確認時，物品存量不變，見圖4。（3）盤點。低值易耗品按照管理需要進行定期盤點，對于盤盈、盤虧的情況也可以在系統(tǒng)中修改和說明。（4）報廢。對于使用過程中不會破壞實物形態(tài)的低值易耗品，在報廢處置前需要在OA系統(tǒng)中申請，經(jīng)相關(guān)人員確認核定后，再進行處置核銷賬務(wù)。通過將低值易耗品管理模塊和OA相連接實現(xiàn)辦公自動化、透明化、規(guī)范化、程序化，對實物資產(chǎn)的管理從采購前到報廢處置均有證可考、有據(jù)可依，保障了國有資產(chǎn)的安全有效使用。

三、進一步改進建議和設(shè)想

1.資產(chǎn)管理與校園卡相連接

教師可以通過校園卡刷卡實現(xiàn)物品的領(lǐng)用、借用和歸還等操作。這里的物品包含固定資產(chǎn)，通過校園卡作為教師唯一識別信息，實現(xiàn)更加智能化的操作。

2.資產(chǎn)變動的管理

目前在系統(tǒng)模塊中還未實現(xiàn)資產(chǎn)的調(diào)撥和變動管理。資產(chǎn)在使用過程中，特別是有的學(xué)校不止有一個校區(qū)的教學(xué)工作，資產(chǎn)的調(diào)撥很難避免，如果沒有做好相應(yīng)的記錄，后期資產(chǎn)的維護、盤點均會面臨

3.辦公用品集中管理

對于每學(xué)期教學(xué)必需品，可以通過集中采購、集中領(lǐng)用的方式使管理層心中有數(shù)。在財政預(yù)算趨緊和精細化預(yù)算的形勢下更加需要我們管好每一筆開支。

4.低值易耗品使用的過程管理和跟進

對于隨著物品使用而實物消亡的低值易耗品，需要關(guān)注它的使用過程，如咖啡和茶文化課程中的咖啡豆、茶飲品等，對于使用過程需要實時記錄，如果通過人工采集信息則工作量很大，如果通過二維碼標(biāo)識資產(chǎn)，物品使用時智能化記錄則可以較好地對課程和耗材進行很好的匹配和管理。

參考文獻

1.王麗麗.關(guān)于高職院校實訓(xùn)室低值易耗品管理的思考及建議.現(xiàn)代鹽化工，2021（01）.

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作者:何巍 單位:廣州市旅游商務(wù)職業(yè)學(xué)校