高職院校教學(xué)秘書工作改進(jìn)策略淺議

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摘要:高職院校教學(xué)秘書是連接教務(wù)管理部門與院(系)的橋梁和紐帶，在教學(xué)管理工作中發(fā)揮著重要的作用。在新時(shí)期，高質(zhì)量開(kāi)展教學(xué)秘書工作顯得越來(lái)越重要。針對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定、缺乏專業(yè)性及其工作不符合新形勢(shì)發(fā)展需求等問(wèn)題及原因，高職院校應(yīng)加強(qiáng)思想道德教育、重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)、解決教學(xué)秘書的后顧之憂，教學(xué)秘書要不斷提升和完善自我，提高工作質(zhì)量，助力高職院校教學(xué)管理工作高質(zhì)量開(kāi)展。

關(guān)鍵詞:高職院校;教學(xué)秘書;高質(zhì)量開(kāi)展;現(xiàn)狀;改進(jìn)措施

2019年3月5日，李克強(qiáng)總理在《政府工作報(bào)告》中提出“今年高職院校大規(guī)模擴(kuò)招100萬(wàn)人”后，國(guó)務(wù)院統(tǒng)一部署，中央和地方相關(guān)部門兩級(jí)聯(lián)動(dòng)，擴(kuò)大社會(huì)招生規(guī)模，高職生源更加多元，學(xué)生發(fā)展需求更加多樣。2019年12月25日，教育部辦公廳印發(fā)《關(guān)于做好擴(kuò)招后高職教育教學(xué)管理工作的指導(dǎo)意見(jiàn)》，指出要以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，全面貫徹黨的教育方針;要求全國(guó)各地高職院校主動(dòng)適應(yīng)高職擴(kuò)招新要求，全面改進(jìn)人才培養(yǎng)流程，做好擴(kuò)招后的教育教學(xué)管理工作;針對(duì)生源擴(kuò)招，堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)不降低。這對(duì)教育教學(xué)管理工作提出了新挑戰(zhàn)、新要求。高素質(zhì)、高能力的教學(xué)秘書隊(duì)伍成為教學(xué)管理的關(guān)鍵要素，在學(xué)校的教學(xué)和管理工作中發(fā)揮著不可或缺的作用。

一、教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

教學(xué)秘書是院(系)領(lǐng)導(dǎo)的教務(wù)工作助理，其主要任務(wù)是協(xié)助院(系)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理工作。

(一)開(kāi)學(xué)前和學(xué)期末的教學(xué)準(zhǔn)備工作

開(kāi)學(xué)前，對(duì)接安排新學(xué)期工作，為每位教師發(fā)送新學(xué)期校歷;與教材管理部門聯(lián)系，幫助教師領(lǐng)取新學(xué)期教材;向任課教師提供學(xué)生花名冊(cè)、教學(xué)日志、教學(xué)任務(wù)書、課程表等教學(xué)資料。學(xué)期末，總結(jié)本學(xué)期各項(xiàng)工作，收集整理包括學(xué)生考試試卷、教師教學(xué)資料包等在內(nèi)的教學(xué)資料，安排下一學(xué)期的課務(wù)、教材征訂等工作。

(二)教學(xué)活動(dòng)的協(xié)調(diào)與管理

負(fù)責(zé)將教務(wù)處批準(zhǔn)的課程臨時(shí)變動(dòng)(調(diào)課、停課)情況及時(shí)通知相關(guān)教師和班級(jí)，并做好記錄;熟悉本院(系)各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃和教師任課情況，協(xié)助質(zhì)量監(jiān)督與評(píng)估處開(kāi)展課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估工作;負(fù)責(zé)院(系)與教務(wù)處之間的聯(lián)絡(luò)工作，做好與教務(wù)處的有關(guān)協(xié)調(diào)工作。

(三)考試的協(xié)調(diào)和成績(jī)管理

嚴(yán)格檢查授課教師交付印制的試題:看是否有A、B卷，是否經(jīng)過(guò)教研室主任的審核，是否附有參考答案等。將教務(wù)處批準(zhǔn)的課程考試日程和考場(chǎng)安排通知有關(guān)班級(jí)，向各教研室主任收取本院(系)學(xué)生考試、考核成績(jī)?cè)紙?bào)表及試卷。對(duì)于不符合成績(jī)登錄規(guī)定的報(bào)表和未注明原因的空白成績(jī)項(xiàng)，要求教研室主任更正或補(bǔ)填。在開(kāi)學(xué)兩周內(nèi)，將學(xué)生補(bǔ)考及重修名單發(fā)至各班級(jí)，并與教務(wù)處協(xié)調(diào)安排課程補(bǔ)考時(shí)間;在系統(tǒng)中錄入學(xué)生補(bǔ)考成績(jī);打印畢業(yè)班學(xué)生成績(jī)單，并交給輔導(dǎo)員。協(xié)助教務(wù)處做好教育部及省教育廳組織的各類統(tǒng)考統(tǒng)測(cè)工作，如英語(yǔ)應(yīng)用能力考試的收費(fèi)、報(bào)考、監(jiān)考人員安排、考場(chǎng)布置、證書發(fā)放等工作。

二、教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀

(一)教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定

在高職院校，教學(xué)管理隊(duì)伍的穩(wěn)定情況與教學(xué)管理工作能否有序開(kāi)展緊密相關(guān)。教學(xué)事務(wù)管理內(nèi)容繁雜，工作量大，且時(shí)效性較強(qiáng)，而目前大部分高職院校的二級(jí)院(系)只配備1名專職教學(xué)秘書。長(zhǎng)期處理繁雜事務(wù)，處于忙碌緊張的狀態(tài)，無(wú)疑會(huì)增加教學(xué)秘書的壓力，使其產(chǎn)生厭倦情緒，加上崗位晉升空間有限，待遇較低，考核機(jī)制不合理，導(dǎo)致高職院校的教學(xué)秘書隊(duì)伍很不穩(wěn)定，崗位流失率很高。有的院(系)教學(xué)秘書崗位甚至一度空缺，院(系)領(lǐng)導(dǎo)為了保證工作的順利開(kāi)展，只能安排教師兼職教學(xué)秘書甚至安排學(xué)生完成相關(guān)工作，影響了教學(xué)管理工作的有序開(kāi)展。

(二)教學(xué)秘書缺乏專業(yè)性

高職院校中的大部分教學(xué)秘書不是專業(yè)出身，專業(yè)性相對(duì)較差。教學(xué)秘書日常工作繁雜且量較大，難以靜下心來(lái)開(kāi)展科學(xué)研究，而現(xiàn)實(shí)中科研成果是職稱晉升的必要條件，這使得教學(xué)秘書的職稱晉升更加困難，無(wú)疑會(huì)影響他們自我提升的積極性，進(jìn)而制約他們能力和素質(zhì)的全面提升。

(三)教學(xué)秘書工作不符合新形勢(shì)發(fā)展的需求

在我國(guó)高等教育從精英教育向大眾化教育轉(zhuǎn)變的階段，教育的模式、理念等都應(yīng)隨之改變。高職院校也應(yīng)及時(shí)更新教學(xué)管理理念和方式，以跟上教育改革的步伐，符合社會(huì)新形勢(shì)發(fā)展的需求。但是，高職院校學(xué)生多，教學(xué)管理內(nèi)容繁雜、工作量大，需要教學(xué)秘書有足夠的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新性。而實(shí)際上，很多教學(xué)秘書沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，缺乏主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新性，導(dǎo)致教學(xué)管理工作無(wú)法滿足新形勢(shì)發(fā)展的需求。

三、原因分析

(一)教學(xué)秘書沒(méi)有得到足夠重視

大多數(shù)高職院校只關(guān)注教學(xué)而忽略管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的重要作用。學(xué)校不重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的質(zhì)量，與任課教師區(qū)別對(duì)待，不利于激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性和熱情。另外，對(duì)于教學(xué)秘書，缺少完善的評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)很少，不利于提高工作的質(zhì)量和效率。

(二)缺乏有針對(duì)性的教育培訓(xùn)

有針對(duì)性的培訓(xùn)，是提升崗位認(rèn)知、提高工作能力的重要手段。一般學(xué)校新教師的入職培訓(xùn)以提高職業(yè)道德水平和教學(xué)能力為主，缺少針對(duì)教學(xué)秘書崗位的職業(yè)技能培訓(xùn)。教學(xué)秘書進(jìn)入工作崗位后，由于缺乏相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，遇到問(wèn)題時(shí)只能求助于相關(guān)職能部門，而這些部門工作人員對(duì)自己熟悉的工作內(nèi)容缺乏耐心細(xì)致的指導(dǎo)，甚至互相推諉，不利于激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情和進(jìn)取心。另外，由于學(xué)校不重視，教學(xué)秘書很少有培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。一些二級(jí)院(系)也不知道如何對(duì)教學(xué)秘書開(kāi)展有效的專業(yè)培訓(xùn)，影響了教學(xué)秘書專業(yè)水平的有效提升。

(三)職業(yè)倦怠壓制著教學(xué)秘書的專業(yè)發(fā)展及能力提升

由于工作的特殊性，教學(xué)秘書容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，出現(xiàn)焦慮、疲勞等問(wèn)題。教學(xué)秘書工作周而復(fù)始，缺乏成就感。二級(jí)院(系)的教學(xué)秘書工作量大，且十年如一日地從事內(nèi)容繁雜的工作，容易影響心情，產(chǎn)生職業(yè)倦怠。教學(xué)秘書長(zhǎng)期承受較大的工作壓力，對(duì)工作的責(zé)任感和自信心慢慢喪失，而學(xué)習(xí)提升的時(shí)間和精力不足，又難以充分挖掘自身潛能，進(jìn)而影響職業(yè)規(guī)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，容易導(dǎo)致消極怠工甚至產(chǎn)生心理障礙，影響工作質(zhì)量和效率。當(dāng)前高職院校的教學(xué)秘書趨于年輕化，碩士研究生畢業(yè)后就從事此項(xiàng)工作，朝氣蓬勃的年輕人在周而復(fù)始的煩瑣輪回中難免產(chǎn)生職業(yè)倦怠，消磨斗志，進(jìn)而處于職業(yè)的彷徨期，造成食之無(wú)味棄之可惜的尷尬局面。

四、教學(xué)秘書工作改進(jìn)策略

(一)加強(qiáng)思想道德教育，提高教學(xué)秘書的思想覺(jué)悟教學(xué)秘書要有較高的政治覺(jué)悟、道德素養(yǎng)和較強(qiáng)的責(zé)任感、使命感。高職院校在日常管理中應(yīng)始終貫徹落實(shí)新時(shí)期黨的教育方針和政策，以人才培養(yǎng)為宗旨，并時(shí)刻提醒教學(xué)秘書嚴(yán)格遵循這些原則。同時(shí)，定期組織教學(xué)秘書參加思想道德教育相關(guān)講座等活動(dòng)，重視教學(xué)秘書的思想道德教育，幫助他們提高綜合素質(zhì)，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)本職工作的價(jià)值和意義，以利于他們端正工作態(tài)度，把工作做實(shí)、做深、做細(xì)、做透，守正創(chuàng)新、守土盡責(zé)，在工作中甘當(dāng)綠葉，為高職院校培養(yǎng)優(yōu)秀人才做出貢獻(xiàn)。

(二)重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，挖掘優(yōu)秀人才

教學(xué)秘書承擔(dān)著教學(xué)管理中的一部分重要工作。學(xué)校應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注教學(xué)秘書的工作情況，重視教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，制訂公平合理的選聘機(jī)制，合理分派現(xiàn)有人員，聘用優(yōu)秀人才，杜絕任人唯親，確保建立結(jié)構(gòu)合理的優(yōu)質(zhì)教學(xué)秘書隊(duì)伍。制訂科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，能有效激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性，促使其高效地完成工作。

(三)教學(xué)秘書應(yīng)不斷提升和完善自我

教學(xué)秘書應(yīng)具備以下條件:第一，有較高的思想覺(jué)悟，無(wú)私奉獻(xiàn)，為人師表，有強(qiáng)烈的責(zé)任感;第二，掌握必要的理論知識(shí)，能靈活運(yùn)用專業(yè)實(shí)踐技能;第三，始終保持樂(lè)觀的工作態(tài)度，具有良好的心理素質(zhì)和情緒管理能力，能從容面對(duì)工作中的各種情況。這要求教學(xué)秘書加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升和完善自我，更好地為教學(xué)管理工作提供保障。

(四)重視知識(shí)更新，加強(qiáng)教學(xué)秘書培訓(xùn)

高職院校應(yīng)為教學(xué)秘書提供更多學(xué)習(xí)進(jìn)步的機(jī)會(huì)，加大對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的支持力度，制訂科學(xué)的激勵(lì)和扶持政策，組織形式多樣、內(nèi)容豐富的學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)教學(xué)秘書提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)?？梢圆扇≈v座、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、研討會(huì)、技能培訓(xùn)等形式，開(kāi)展有關(guān)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、行政管理學(xué)等方面的知識(shí)以及計(jì)算機(jī)、檔案管理等方面的技能培訓(xùn)，幫助教學(xué)秘書更好地掌握相關(guān)理論知識(shí)和專業(yè)技能。

(五)解決教學(xué)秘書的后顧之憂，做好激勵(lì)和支持工作

學(xué)校教學(xué)管理工作的順利開(kāi)展需要多個(gè)部門的共同努力。高職院校不僅要重視教學(xué)秘書的工作情況，還要關(guān)心其學(xué)習(xí)和生活情況，了解他們的困難，并主動(dòng)給予幫助，盡力解決他們的后顧之憂。另外，如果教學(xué)秘書的工作完成情況良好，應(yīng)給予必要的鼓勵(lì)和肯定，以增強(qiáng)他們的自信心，使其全身心地投入工作，保證工作質(zhì)量，提高工作效率。

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作者:蒙萌 單位:江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院