農產品質量安全檢測機構檔案管理研究

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摘要：介紹了農產品質量安全檢測機構檔案管理內容，分析了檔案管理工作存在的問題，并提出了檔案管理工作對策，具體包括提升檔案管理人員素質、加強檔案管理建設、強化檔案管理信息化建設、明確農產品質量安全檢測機構檔案內容等方面內容，以期為提升農產品監測數據質量提供參考。

關鍵詞：農產品質量安全檢測機構；檔案管理；內容；問題；對策

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄[1]。農產品質量安全檢測機構的檔案就是其在從事檢驗檢測各項活動時記錄保存形成的文件。《檢驗檢測機構資質認定能力評價檢驗檢測機構通用要求》（以下簡稱《通用要求》）第4.5.11，4.5.27等條款和《農產品質量安全檢測機構考核辦法》（以下簡稱《考核辦法》）第29條，均對檔案管理提出了要求[2]。檔案工作是檢測機構質量管理的重要組成部分，是反映檢驗檢測機構管理水平的客觀證據[3-4]。農產品質量安全檢測機構的檔案工作應符合《檔案法》有關法律法規要求，并滿足農產品質量安全檢測機構行業特點。檔案資料包括文字、圖表、音像等不同形式的真實記錄，它是記錄的原始技術憑證和法律依據，是檢測機構日常工作的溯源證據，同時也是質量體系運行的真實見證，在檢驗檢測機構資質認定工作中發揮著極其重要的作用。

1農產品質量安全檢測機構檔案管理內容

1.1檔案的分類、立卷和管理

依據《通用要求》和《考核辦法》的規定，對農產品質量安全檢測機構的檔案進行合理分類、立卷和科學化管理，是提升農產品質量安全檢測機構的整體管理水平、確保檢測機構管理體系有效實施和運行[5]的重要保障。農產品質量安全檢測機構的檔案管理主要分為八大類：機構設置與人員任命檔案、內外部受控文件檔案、技術人員檔案、儀器設備檔案、質量控制運行檔案、檢測報告及原始記錄檔案、內審與管理評審檔案、風險控制檔案。其中：內外部受控文件檔案主要包括現行有效的法律法規、標準、規范性文件、質量手冊、程序文件、作業指導書、質量記錄和技術記錄表格以及方案、通知、計劃、圖樣、圖表、軟件等；技術人員檔案主要有人員教育證明（最高學歷）、人員資格證明（職稱證明）、人員培訓材料、上崗考核材料、上崗批準授權文件、“八大員”的授權文件、人員能力監督和監控記錄、勞動合同書、個人承諾書等；質量控制運行檔案包括方法的選擇驗證和確認、質量控制、人員能力監督及監控、內部審核、管理評審、不符合工作管理、樣品管理、人員培訓、上崗考核、客戶滿意度、合格供應商、文件控制記錄；檢測報告及原始記錄檔案主要有檢驗報告副本，包括補充、修改、更正后重發的檢驗報告副本（可以按照年度和樣品號列出目錄歸檔保管，并且按照樣品順序號將委托檢驗單、抽樣單、任務通知單及樣品流轉單、檢測原始記錄及譜圖和檢驗報告副本合并裝訂）；內審檔案主要包括內審方案、每次內審實施計劃、內審簽到表、內審通知單、內審檢查記錄表、內審不符合項報告表、內審報告等；管理評審檔案包括管理評審方案、管理評審實施計劃、管理評審通知單、管理評審簽到表、管理評審會議記錄、管理評審等15個方面的輸入材料、管理評審報告、管理評審輸出的實施跟蹤驗證材料等；風險控制檔案包括對檢驗檢測過程中各個環節風險識別的記錄、定期進行風險識別核查的記錄、風險識別存在的問題啟動不符合控制程序和糾正措施記錄以及每年風險控制的總結等。

1.2檔案的管理、保存與處置

1.2.1規范檔案管理。農產品質量安全檢測機構應規定檔案的收集、存檔、借閱和保密等程序性文件。檔案管理人員對歸檔資料進行統一收集、按照要求分類后，進行編目、登記、統計和必要的加工整理，并于次年1月底前完成上年度檔案資料的歸檔。參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894—2016）[6]、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T38—2008）[7]，電子文件應當采用符合國家標準或能夠轉換成符合國家標準的文件格式和符合國家規定的能長期保存的格式要求。電子文件可采用在線或離線方式歸檔，并至少儲存備份2套。同時，具有重要價值的電子文件應當轉換為紙質文件，在保證兩者之間的一致性上建立檢索關系。一般紙質文件歸檔1份，其中重要的、使用率高的和有專門需要的可適當增加份數。1.2.2檔案的保存與處置。農產品質量安全檢測機構應設立專門的檔案室，并安排專人管理。密切關注檔案的存儲環境，做好防火、防盜、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作；定期檢查檔案保存情況，如若發現檔案損壞，應及時采取補救措施。借閱涉密檔案應按照密級要求，履行相應借閱手續，并對所借檔案負安全保密責任，確保檔案安全。各類檔案按照保存期限進行保存，到期后按照程序進行銷毀。

2檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏對檔案管理工作的重視

檔案是農產品質量安全檢測機構所從事的檢測活動的有效客觀證據，是復現檢測過程的重要憑證。目前，農產品質量安全檢測機構普遍存在對檔案管理工作不重視的問題，未充分認識到檔案管理工作的重要意義，片面認為檔案管理就是對文件材料的簡單整理，缺少歸納和利用。這在一定程度上影響了檔案管理工作的開展。

2.2缺乏專業培訓，檔案管理人員綜合素質不高

目前，農產品質量安全檢測機構從事檔案管理的人員多為兼職，并非檔案管理專業人才，缺乏相應的專業知識，業務素質普遍不高。這不僅影響機構檔案管理人才科學素質結構的形成，而且有礙于檢測機構的長遠發展。

2.3檔案管理標準不清晰，管理規范不健全

農產品質量安全檢測機構的檔案管理內容和規劃缺乏統一標準，檢測機構一般按照習慣進行檔案管理，沒有明確檔案管理內容，難以達到檔案管理預期目標。缺少制度和規范的保障，其管理質量必然難以保證。例如，如果檔案收集工作制度不健全、不規范或者執行不嚴格，必將造成收集歸檔工作很被動甚至不及時。

3檔案管理工作對策

3.1提升檔案管理人員素質

檢驗檢測機構應當對檔案管理人員進行系統性培訓，加強檔案管理人員對《檔案法》等相關法律法規和檔案管理知識的學習，使其具備過硬的專業知識和業務技能，提高檔案管理水平和綜合素質。

3.2加強檔案管理建設

檢測機構要切實提高對檔案管理的重視程度，充分認識到檔案管理工作也是本職工作，加強檔案管理設施建設、資源配置、人才培養等，做好對檔案管理工作的資金投入和政策等方面的支持，實現檔案管理的新發展。

3.3強化檔案管理信息化建設

新形勢下，傳統檔案管理方式已經無法適應當前社會發展的實際需要，各種類型的檔案資料不斷涌現，農產品質量安全檢測機構只有借助信息化建設，樹立信息化意識，加大對檔案管理人員的信息化教育培訓，才能實現檔案的科學、高效管理。

3.4明確農產品質量安全檢測機構檔案內容

對檔案管理時，不僅要將紙質檔案進行分類管理，也要將信息化管理方式引入到檔案管理中。要求檢測機構增加電子檔案使用效率，按照檔案類型和檔案內容進行嚴格的分類篩選，并制定農產品質量安全檢測機構行業統一標準，使各檢驗檢測機構明確自身行為規范，對檔案進行規范化、安全化管理。

4結語

農產品質量安全檢測機構必須提高認識，建立健全檔案管理制度和管理規范，提高檔案管理人員的素質水平，充分發揮檔案管理的參考價值作用，確保農產品質量安全檢測機構質量體系的有效運行。

作者:丁宗博 張興龍 李莉 魏亦山 單位:青島市農產品質量安全中心