高校圖書資產管理保障探析

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一、高校圖書資產管理機制保障

目前，高校圖書資產分布廣泛，需要在管理機制上進行科學設置，達到管理有序，確保圖書資產不遺失，實現高校圖書資產共享，更好發揮其價值。一般來說，高校圖書資產管理管理機制涵蓋管理體系、管理責任以及管理方案等方面內容。

（一）完善管理體系

針對高校圖書資產的涵蓋范圍，主要包含圖書館圖書資產、院系資料室圖書資產以及由科研經費購置的散落于科研人員個人手中的零星圖書資產。當前，部分高校以“總館-分館”模式實現了圖書館與院系資料室之間的整合，但不少高校仍然是相對獨立，圖書館與院系資料室之間缺乏有效合作，不利于高校圖書資產的共建共享，而且存在資源的重復購置。同時，對于由科研經費購置的散落于科研人員個人手中的零星圖書資產，目前缺乏有效的監管，處于監管失控狀態。為此，為了對高校圖書資產進行整體性的管理，確保高校圖書資產的保值增值和資源共享，應當加快構建高校圖書資產管理體系，使得三部分圖書資產得到科學管理，做到應管盡管，同時明確管理主體。具體來說，可以考慮從三方面構建高校圖書資產管理體系：一是設立學校層面由主管校長負責的高校圖書資產管理委員會，負責統一協調全校圖書資產管理；二是設立具體的圖書資產管理管理主體，統一負責全校圖書資產管理，可以由校圖書館負責，也可以由校國有資產管理部門負責；三是進行合理分工，將各類圖書納入管理范圍，由不同主體進行科學管理，一般來說，圖書館圖書資產由圖書館負責監管，院系資料室及院系教師科研經費支出購置圖書資產由院系資料室負責監管。

（二）明確管理責任

高校圖書館資產范圍廣，類型多，高校不僅需要制定科學的管理機制，而且需要對各管理主體進行責任明確，確保管理機制有效運轉。為此，我們必須針對高校圖書資產管理體系中的各具體管理主體，制定具有可操作性的管理方案，對各管理主體的管理責任進行制度化確定，確保責任明確，保障高校圖書館資產的科學化管理，充分發揮圖書資產的效用。學校圖書資產管理委員會一般由學校主管（副）校長擔任主任委員，圖書館負責人、國資委負責人（或財務處負責人或設備處負責人）擔任副主任委員，各院系及相關部處負責人擔任委員。為了有效運轉，該委員會應當指定學校圖書館或國資委等單位作為掛靠單位，同時在掛靠單位設立辦公室，負責學校圖書資產管理委員會的日常工作。一般來說，該委員會主要負責制定全校性的圖書資產管理原則、年度圖書資產采購計劃、重大圖書資產采購論證、大批量圖書資產采購招標、院系資料室圖書采購計劃的審批、各系統圖書資產的剔舊審批、學校各系統圖書資產的共享機制等。大學圖書館圖書資產是高校圖書資產的主體部分，一般由校圖書館按照國有資產管理要求全權負責其圖書采購與管理，并通過制定嚴格的采購制度和管理制度建立約束機制；相對獨立的院系資料室圖書由大學圖書館聯合校國資管理機構進行業務指導，院系資料室負責日常管理；納入學校圖書館管理系統的院系資料室由大學圖書館按照“總館-分館”模式進行管理；院系師生通過課題經費購置的零星圖書由院系資料室按照學校圖書資產管理委員會確立的采購規程與原則進行指導和管理，可考慮納入院系資料室館藏，由在校在職師生個人保存或資料室保存。

（三）制定管理方案

無論是何種管理體制，也無論涉及多少管理主體，均需要制定符合學校圖書資產現狀和國有資產管理原則且具有可操作性的圖書資產管理方案。該管理方案一般應有校圖書資產管理委員會等全校性圖書資產管理機構負責牽頭規劃制定，主體內容由校圖書館負責制定涵蓋圖書采購程序、圖書管理制度、圖書館崗位職責等的管理方案，確保圖書館的有效運轉和圖書資產的采購、管理等，加強圖書館圖書資產的管理、核算和監督，有效防止圖書館圖書資產的流失。

二、高校圖書資產管理制度保障

作為國有資產重要組成部分的高校圖書資產管理，應該嚴格遵守相關法律規章，通過制定科學有效的管理制度，使得高校圖書資產管理制度化、規范化、科學化，確保高校圖書資產的采購、保管、利用、剔舊等圖書資產管理活動有章可循，有法可依。遺憾的是，國內“至今沒有一套完整的高等院校圖書資產的管理法規，使得高校圖書資產管理無章可循，無法可依。管理模式和管理制度還滯后于圖書資產的質量、數量和結構的變化”，各種賬實不符、家底不清、有賬無物、有物無賬等混亂現象較為普遍，難以進行實際評估，不能充分地體現圖書資產的真實價值，迫切需要通過構建高校圖書資產制度化管理體系，確保高校圖書資產管理規范、圖書產權明晰、資源配置合理。

（一）加強圖書館制度建設，確保圖書館圖書資產管理制度化

圖書館圖書資產是高校圖書資產的重中之重，確保圖書館圖書資產的規范管理是實現全校圖書資產規范管理的前提，為此，必須強化圖書館制度建設，從圖書資產管理制度化管理視角，健全圖書館規章制度，減少圖書館圖書資產從采訪、編目到流通這一交接環節中的流失，全面實行統一采購、統一編目、統一加工、統一借閱制度,規范驗收程序，按照國有資產核算制度原則，將館藏圖書固定資產完整地納入國有資產制度化管理軌道。同時，切實加強館藏圖書借閱制度化管理，確保圖書館圖書采購、驗收、典藏、借閱、剔舊、報廢等圖書全程管理規范化、制度化，進一步完善與健全高校圖書館固定資產管理的規章制度，使設備購置、驗收入賬、使用、處置、報廢等方面有章可循，有規可查，違章可究，不斷完善圖書館圖書資產管理體制，建立科學的圖書館圖書資產管理運行機制，合理配置圖書館館藏圖書資源，保證圖書資料資源的連續性、完整性、完好性、共享性。

（二）強化對各種不同渠道獲得的圖書資產建立相應的管理制度

目前，對高校學科建設經費、科研項目經費以及相關專項經費中購置的大量圖書資產的管理在高校圖書資產管理過程中往往容易被忽視，重視不夠，容易導致這部分圖書資產管理的混亂和造成國有資產的流失，也不利于圖書資源的共建共享，特別是部分用科研經費采購的圖書，過去往往長期放在少數科研人員手里,易造成丟失，應制訂一個統一的管理制度,指定專人管理,及時登記,及時處理,既保證科研人員能及時利用，又保證資料不流失。為此，筆者認為，高校國有資產管理部門應當在加強圖書館圖書資產制度化管理的同時，協同學校設備處、財務處、科研處、學科辦等部處，制定嚴格規范、科學有效的高校學科建設經費、科研項目經費等項目經費中購買的圖書資產管理制度。考慮到制度的可操作性，部分高校規定由本校圖書館負責統一協調、管理這一部分圖書資產的管理職能，明確其職責和權利，將全校各類經費所購置的文獻統一納入圖書館的管理系統中，并針對不同的情況分門別類地進行對待和處理。如南京農業大學圖書館，對所有各類經費所購置的圖書一律納入計算機管理系統中；建立了相應的館藏地,制定了對其館藏地不設借閱數量和借閱期限限制的流通規則；但當借閱者離校和退休時，則必須歸還其所借閱的圖書，這樣既保證了全校范圍內圖書資產不會流失，也方便了圖書館對資產的管理，取得了較好的效果。

三、高校圖書資產管理技術保障

當前，信息網絡技術發展迅速，各高校圖書館也在信息化的推動下大力推進數字圖書館建設，圖書資產的入館后管理成果納入圖書管理信息系統，實現了信息化、自動化、網絡化管理，基本實現了圖書館資產的數字化管理，使得圖書采購進館后，圖書的編目、典藏、借閱、剔舊等在線處理，使得圖書資產的變動能夠在圖書管理系統中得到及時、有效的揭示。通過技術手段實現高校圖書資產的科學管理是未來高校圖書資產管理的必經之路。

（一）強化技術意識，掌握圖書管理系統平臺的應用現狀

高校圖書資產管理部門必須要樹立技術意識，對業界當前技術管理動態具有高度的敏感性，揭示了解國內外高校圖書資產信息化管理的最新狀況和發展趨勢。由于高校圖書資產范圍廣，不僅僅包含高校圖書館圖書資產，而且涉及各類課題經費支付獲取的圖書資產，且分布比較分散，散落于各院系資料室（或分館）以及師生個人手中，按照傳統管理手段，難以有效揭示現有圖書資產的分布現狀，更不利于高校圖書資產的共享。為此，為適應當前信息網絡社會的深入發展以及圖書館網絡化、自動化管理的趨勢，高校圖書資產的管理應該主動順應信息發展趨勢，自覺樹立技術自覺，及時掌握高校圖書管理系統平臺的應用現狀，結合本校圖書資產管理的現狀和圖書資產的分布狀況，通過與學校科研部門、信息服務部門、財務管理部門、國有資產管理部門以及校圖書館、各院系等多部門密切協作，規劃出臺符合各學校自身發展現狀的具有可操作性的圖書資產技術管理方案，明確責任主體及其具體責任，確保全校在圖書資產技術管理問題上統一認識與協作推進。

（二）整合技術平臺，實現全校圖書資產的統一揭示和管理

隨著我國現代化技術的不斷提高和普及，各高校也在不斷運用信息化技術手段提高各部門的管理質量，縱觀當前高校圖書資產的管理現狀，各高校圖書館基本上均實現了圖書資產的信息化管理，有的高校利用國內相關圖書信息系統管理平臺，如匯文圖書管理信息系統、金蝶圖書管理信息系統，有的高校利用國際上應用較為廣泛的圖書信息系統管理平臺，如Horizon管理信息系統、Aleph管理信息系統等，基本實現了圖書的編目、查詢及讀者信息的管理以及圖書的采購、編目、下架、遺失等圖書管理環節的在線化和智能化，有效提高了圖書館圖書管理水平。為了實現當前高校圖書資產的集中統一管理，可以考慮以圖書館圖書管理信息系統為基礎管理平臺，充分挖掘圖書館圖書管理平臺的功能，在確保圖書館圖書資產科學管理的基礎上，將大學院系資料室圖書資產、散存于師生手中的圖書資產等統一納入管理系統，在科學規劃的基礎上，實現這類圖書資產的在線揭示，在條件允許的情況下實行統一管理并開放利用，提高高校圖書資產的整體效益。（本文來自于《辦公室業務》雜志。《辦公室業務》雜志簡介詳見.）

四、總結

無論是高校圖書資產的機制保障、制度保障，還是高校圖書資產的技術保障，這均需要學校層面對此進行認真調研、廣泛征求意見，通過系列保障機制的規劃與實踐，根據高校資產管理工作實際，構建完整的高校資產檔案管理體系和質量保障體系，確保高校圖書資產的科學、規范管理，做到既符合國有資產管理法規精神，又使得管理方案具有可操作性，便于師生對圖書資源的利用,充分發揮圖書資產的社會效益。

作者：崔佳 單位：上海大學