談行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制

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摘要：固定資產(chǎn)是行政事業(yè)單位資產(chǎn)的重要組成部分，是《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》明確的重點管控業(yè)務(wù)之一。對固定資產(chǎn)實施有效的內(nèi)部控制、提升固定資產(chǎn)的管理效能，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)背景下行政事業(yè)單位面臨的主要任務(wù)。本文論述了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的意義，提出了管理過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，并給出對應(yīng)的管理措施，為優(yōu)化和提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的內(nèi)部控制工作提出參考建議。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；固定資產(chǎn)；內(nèi)部控制

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的意義

內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位優(yōu)化內(nèi)部管理的重要措施，固定資產(chǎn)對于任何企業(yè)都是內(nèi)部管理的重中之重，行政事業(yè)單位也不例外。內(nèi)部控制可以全過程對固定資產(chǎn)進(jìn)行管控，在內(nèi)部控制下，預(yù)算按固定資產(chǎn)的需求情況、重要程度、緊急情況等因素進(jìn)行編制，合理增加固定資產(chǎn)，從而合理控制固定資產(chǎn)購置預(yù)算，提高資金的使用績效。固定資產(chǎn)管理過程中，通過內(nèi)部控制措施明確資產(chǎn)的具體歸屬，責(zé)任落實到人，避免出現(xiàn)問題后互相推卸責(zé)任，將責(zé)任落實到日常工作中，從而保障資產(chǎn)的安全性和使用的有效性。固定資產(chǎn)報廢環(huán)節(jié)，按照內(nèi)部控制制度嚴(yán)格管理，對報廢必要性、合規(guī)性做出客觀分析，從而減少資產(chǎn)的損失和浪費。固定資產(chǎn)審計過程中，同樣利用內(nèi)部控制制度作為主要考量標(biāo)準(zhǔn)，使審計內(nèi)容有據(jù)可依，審計結(jié)果客觀公正。對固定資產(chǎn)管理實施有效的內(nèi)部控制，可以有效保障單位固定資產(chǎn)在存續(xù)期內(nèi)的安全性、完整性、可用性，完善并優(yōu)化固定資產(chǎn)管理，有效提升固定資產(chǎn)的使用效能。

二、內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理存在的問題

（一）缺乏有效的內(nèi)部環(huán)境一是缺乏相應(yīng)的資產(chǎn)管理部門。部分行政事業(yè)單位沒有獨立的資產(chǎn)管理部門，大部分是由財務(wù)部門、后勤保障部門、使用部門等分別管理，各個部門都只負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理的其中一部分。由于沒有協(xié)調(diào)性的統(tǒng)一管理，無法分清主體責(zé)任，一旦發(fā)生問題就會責(zé)任不清、扯皮推諉，使固定資產(chǎn)管理得不到有效的內(nèi)部控制。另外，由于沒有明確的資產(chǎn)管理部門，固定資產(chǎn)管理對于任何一個部門來說都不是主體工作，都只是管理工作的一部分，缺乏對固定資產(chǎn)管理的專業(yè)知識，不能形成有效管理，也造成固定資產(chǎn)管理的缺失。二是不重視固定資產(chǎn)管理。行政事業(yè)單位與其他企業(yè)不同，其資金大部分來自于政府資金，更加注重資金管理，對固定資產(chǎn)管理的重要性認(rèn)識不足。由于多數(shù)行政事業(yè)單位尚未建立“有償使用”和“成本補(bǔ)償”機(jī)制，對固定資產(chǎn)購置計劃沒有嚴(yán)格的內(nèi)部控制措施，導(dǎo)致實際工作中固定資產(chǎn)盲目購置、重復(fù)購置、使用率低等現(xiàn)象大量存在，在近年來的審計中甚至披露了有些行政事業(yè)單位部分固定資產(chǎn)購置多年未投入使用的情況，既造成國有資產(chǎn)的浪費和損失，又造成極壞的社會影響。

（二）缺乏有效的內(nèi)部控制流程一是沒有完善的固定資產(chǎn)預(yù)算流程。部分行政事業(yè)單位提交固定資產(chǎn)預(yù)算時，編制及審批較為簡單，往往由使用部門提交預(yù)算需求，再由管理部門統(tǒng)一匯總，最后提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核，而財務(wù)部門審核的標(biāo)準(zhǔn)是不超過往年的預(yù)算規(guī)模，如果沒有超過就直接審核通過，并編入到當(dāng)年的固定資產(chǎn)預(yù)算中。而各個部門提報的預(yù)算需求，都是以部門需求為基礎(chǔ)，而不是以整體單位需求為基礎(chǔ)，這就造成固定資產(chǎn)重復(fù)購買、部分資產(chǎn)閑置，而且缺乏戰(zhàn)略目標(biāo)的長遠(yuǎn)考慮，降低了資金的使用績效，影響行政事業(yè)單位長期發(fā)展。二是缺乏必要的管理流程。部分行政事業(yè)單位對固定資產(chǎn)沒有形成完善的管理流程，對固定資產(chǎn)日常的申請、采購、領(lǐng)取、使用、存放、盤點等沒有完整的管理制度，管理手段相對落后，沒有建立固定資產(chǎn)的信息化管理系統(tǒng)，基礎(chǔ)工作不扎實，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度差。比如采購的固定資產(chǎn)由于數(shù)量較大、種類繁多，就按照品類、總量進(jìn)行簡單化登記；資產(chǎn)領(lǐng)用時只登記領(lǐng)用部門而沒有明確的領(lǐng)用人、部門負(fù)責(zé)人；或者一些容易忽視的資產(chǎn)，由于沒有定期進(jìn)行盤點，一旦損壞或丟失，卻因為責(zé)任人不清無法進(jìn)行合理的追責(zé)等情況。三是缺乏完善的處置流程。固定資產(chǎn)的處置最主要的是轉(zhuǎn)移、報廢等情況，但部分行政事業(yè)單位缺少完善的處置流程，在盤點時出現(xiàn)很大的差異，比如一些通用性強(qiáng)的固定資產(chǎn)在使用中的調(diào)撥，只是口頭協(xié)調(diào)而沒有及時辦理資產(chǎn)調(diào)撥、交接記錄，從而給日后盤點工作但來很大的困難。另外，部分資產(chǎn)已達(dá)到報廢標(biāo)準(zhǔn)但未及時進(jìn)行報廢流程，再者損壞的資產(chǎn)未報損等情況，都導(dǎo)致賬面與實際資產(chǎn)情況不符，賬面價值高于實際價值，導(dǎo)致固定資產(chǎn)無法有效進(jìn)行利用。

（三）缺乏合理的管控措施一是內(nèi)部控制評價不細(xì)化。我國新規(guī)范要求行政事業(yè)單位建立內(nèi)部控制手冊，通過手冊進(jìn)行內(nèi)部控制的評價，但部分單位針對手冊的制定，只是按照指導(dǎo)意見進(jìn)行大致的編寫，僅有粗獷的框架體系，沒有結(jié)合單位自身實際情況進(jìn)行細(xì)化，這就造成內(nèi)部控制手冊形同虛設(shè)，不能作為評價結(jié)果的支撐基礎(chǔ)。而且因為僅是框架性內(nèi)容，也無法實現(xiàn)管控的精細(xì)化，更多是方向性的政策，沒有具體的管控措施，在固定資產(chǎn)管控過程中無據(jù)可依，無法形成有效的制度來起到約束作用。二是缺乏嚴(yán)格的審計。部分行政事業(yè)單位并沒有建立獨立的審計部門，而是由財務(wù)部門部分人員兼任，或者是內(nèi)部審計人員數(shù)量較少，而針對行政事業(yè)單位內(nèi)部審計人員的工作重點多是財務(wù)收支審計、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計、工程審價等方面，開展固定資產(chǎn)審計的廣度和深度不夠，不能真正對固定資產(chǎn)提出針對性的審計意見，使固定資產(chǎn)審計缺乏針對性和有效性，造成固定資產(chǎn)內(nèi)部控制較差。

三、完善行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的措施

（一）完善內(nèi)部控制環(huán)境一是建立資產(chǎn)管理部門。行政事業(yè)單位要建立獨立的資產(chǎn)管理部門，對固定資產(chǎn)從購置到報廢進(jìn)行全過程整體性把控，確保國有資源的合理利用，提升固定資產(chǎn)的效能。資產(chǎn)管理部門需要對資產(chǎn)進(jìn)行劃分，對固定資產(chǎn)的歸屬、使用等情況明確責(zé)任部門，部門再落實到個人，并明確相關(guān)的獎懲措施，對非客觀因素造成的固定資產(chǎn)損失進(jìn)行追責(zé)。資產(chǎn)管理部門人員需要定期進(jìn)行培訓(xùn)，提升固定資產(chǎn)管理的意識，強(qiáng)化專業(yè)度，提高固定資產(chǎn)的管理能力和管理水平。二是強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層對固定資產(chǎn)管理的重視度。加強(qiáng)對行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理重要性的宣傳，增強(qiáng)責(zé)任意識，真正提升固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制氛圍，以點帶面、以身作則，在日常工作中做出表率及監(jiān)督作用，從而加強(qiáng)行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的頂層設(shè)計，形成管理工作的閉環(huán)，發(fā)揮實際作用。

（二）優(yōu)化內(nèi)部控制流程一是提升預(yù)算的合理性，在編制預(yù)算時既要結(jié)合部門需求，又要遵從勤儉節(jié)約原則，將部門內(nèi)部存量固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點后，摸清存量、存續(xù)狀態(tài)，并從當(dāng)下需求優(yōu)先性、長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略性等多個維度考量是否需要對固定資產(chǎn)進(jìn)行采購。在各部門上報預(yù)算后，資產(chǎn)管理部門與財務(wù)部門需要對各部門固定資產(chǎn)進(jìn)行摸排，將部門之間的固定資產(chǎn)進(jìn)行調(diào)配，盤活存量資產(chǎn)，減少不必要的固定資產(chǎn)購置預(yù)算，對于專業(yè)型強(qiáng)、技術(shù)含量高的大型儀器設(shè)備購置應(yīng)聘請行業(yè)專家對購置必要性、預(yù)期使用效率及可產(chǎn)生的效益等方面進(jìn)行論證，有效提升國有資產(chǎn)的使用績效。二是完善整體管理流程。行政事業(yè)單位須根據(jù)批復(fù)的預(yù)算進(jìn)行資產(chǎn)的采購，減少和杜絕無預(yù)算的隨機(jī)采購行為。采購的固定資產(chǎn)需要有資產(chǎn)管理部門、使用部門、財務(wù)部門三方進(jìn)行驗收，驗收合格后進(jìn)庫，進(jìn)庫過程中利用信息化系統(tǒng)將所有資產(chǎn)明細(xì)統(tǒng)一錄入，做到賬實相符。固定資產(chǎn)領(lǐng)用環(huán)節(jié)需明確領(lǐng)用人并進(jìn)行領(lǐng)用登記，使固定資產(chǎn)管理落實到具體的部門和個人。加強(qiáng)固定資產(chǎn)的盤點，定期盤點制度化，并進(jìn)行不定期抽查。在盤點抽查過程中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)損壞或丟失要進(jìn)行說明，非客觀因素造成的損失要進(jìn)行追責(zé)，部門或個人進(jìn)行賠償，使整體管理流程形成閉環(huán)。三是優(yōu)化處置流程。固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移需要上報資產(chǎn)管理部門，進(jìn)行簽批后方可進(jìn)行資產(chǎn)移交，移交單上傳至信息化系統(tǒng)，更改資產(chǎn)所屬部門或個人。固定資產(chǎn)報廢需要進(jìn)行資產(chǎn)殘值審核，對于有殘值的需要評估后進(jìn)行處置，殘值收入應(yīng)全額上繳國庫，報廢的固定資產(chǎn)同步在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行核銷，確保固定資產(chǎn)處置流程規(guī)范化。

（三）完善管控措施一是細(xì)化內(nèi)部控制評價。根據(jù)財政部的相關(guān)要求，結(jié)合當(dāng)下實際情況，進(jìn)行內(nèi)控手冊的細(xì)化，相關(guān)評價指標(biāo)進(jìn)行內(nèi)部討論，并結(jié)合各部門不同意見，納入單位決策程序，通過后將內(nèi)控評價作為績效考核的一部分，與績效發(fā)放、干部考核等相結(jié)合，使固定資產(chǎn)內(nèi)部控制評價能夠得到正向反饋，實際效能得到有效提升。二是注重固定資產(chǎn)審計。行政事業(yè)單位要建立獨立的審計部門，確保審計具有獨立性，能獨立客觀地開展工作。審計人員須具備專業(yè)性，熟悉國家政策法規(guī)，掌握本單位固定資產(chǎn)管理實際情況，經(jīng)常深入固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)一線了解情況、查找風(fēng)險點。有效的審計能夠及時發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理過程中的風(fēng)險和問題，為持續(xù)優(yōu)化和提升管理水平提供重要依據(jù)。

四、結(jié)語

綜上所述，建立和完善“全方位、全過程、全覆蓋”的內(nèi)部控制措施，能夠提升行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理水平，節(jié)約公共財政資源，提升資產(chǎn)使用效率和效益，為行政事業(yè)單位更好地履行公共事業(yè)責(zé)任提供保障。

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作者：王璐 單位：上海中醫(yī)藥大學(xué)