經(jīng)濟合同審計促進醫(yī)院管理研究

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一、事前防范———經(jīng)濟合同簽訂前的內(nèi)審工作

1、建立經(jīng)濟合同模板，提高醫(yī)院合同管理的效率化

目前，醫(yī)院每年需要簽訂的合同數(shù)量很多，每次簽訂前必須經(jīng)過審計部門審核。由于各單位提供的合同五花八門，有關部門要逐一對合同條款進行審核，條款不全的要退回給業(yè)務部門，由他們退給供貨方進行修改，往往來回好幾輪，浪費時間，效率低下，也常因為合同簽訂不及時，影響了工作的正常開展。為了提高工作效率，降低合同風險，北京小湯山醫(yī)院內(nèi)審部門以標準合同范本為基礎，聘請醫(yī)院法律顧問以及相關部門共同參與，修訂合同條款，并不斷進行補充完善，制定出了適合自己的各類經(jīng)濟合同模板。我們在經(jīng)濟合同審計工作中發(fā)現(xiàn)，雖然醫(yī)院簽訂的合同種類、數(shù)量繁多，但是大多數(shù)經(jīng)濟合同可以分為采購類、工程類、服務類、信息軟件四大類合同。我們根據(jù)上述四類合同的特點，又進行了小類的細分，同相關的合同管理科室協(xié)商、尋找最適合的標準合同范本，然后根據(jù)醫(yī)院自身的具體情況和要求，制訂出我們醫(yī)院的合同模板，經(jīng)過醫(yī)院法律顧問修訂、把關后，確定最終的合同模板在全院推行。（1）采購類合同：北京小湯山醫(yī)院依據(jù)北京市政府采購中心網(wǎng)站公布的政府采購文本為范本，確定了醫(yī)院醫(yī)療設備采購合同、其它設備協(xié)議供貨合同兩類合同模板。醫(yī)療設備采購合同模板主要應用于醫(yī)院經(jīng)過公開招標采購的醫(yī)療設備；其它設備協(xié)議供貨合同模板主要應用于北京市政府統(tǒng)一招標采購目錄內(nèi)的辦公設備、家具等。這類合同北京小湯山醫(yī)院重點約定了付款方式、違約條款、爭議解決方式以及售后服務的具體條款。（2）工程類合同：北京小湯山醫(yī)院依據(jù)北京市建設工程施工合同范本和北京市建設小型工程施工合同范本，確定了醫(yī)院建設施工合同和小型工程施工合同兩類合同模板。建設施工合同模板主要應用于醫(yī)院經(jīng)過公開招標采購的大型工程，以及北京小湯山醫(yī)院30萬元至100萬元未經(jīng)公開招標的工程；小型工程合同模板主要應用于30萬元以下的小型、零星修繕工程。這類合同我們主要約定了人工費、材料價等引起合同價款變更、工程量的確認、垃圾清運、安全施工以及工程結算審計的具體條款。另外，與大型工程相關的工程設計合同和工程監(jiān)理合同也都參考合同范本確定了適合我們醫(yī)院的合同模板。（3）服務類合同：此類合同比較繁雜，我們又劃分了如下小類：物業(yè)類：保安服務合同、醫(yī)療垃圾清運合同、液化石油氣供應合同、園林養(yǎng)護合同、化糞池清掏合同等；維保類：大型醫(yī)療設備（如核磁、CT）的維保合同、電梯維保合同、自動門維保合同等；委托類：招標委托協(xié)議、工程咨詢合同等。委托類基本上都有可參照的合同范本，但是物業(yè)類和維保類合同則要根據(jù)各自特點確認合同條款，我們也是在實踐中逐步摸索、改進、完善了這兩類合同模板，提高了審計效率?？傊?，服務類合同主要以向醫(yī)院提供服務為主，所以我們重點審核、約定的是服務響應時間、服務達到的標準以及與之相對應的違約條款。當然，如果能夠達成“先服務，后付款”，則給此類合同加上了一道雙保險。（4）信息軟件類合同：這是比較難以尋找合同范本的，并且我們目前的大部分審計人員對信息技術還是處于一知半解的狀態(tài)，所以我們在建立這類合同模板是最謹慎的。我們把這類合同大致分為兩類：一類是信息技術類，比較偏重于服務類合同；另一類是軟件類，比較偏重于采購合同。根據(jù)醫(yī)院特點，我們關注的重點是運行、驗收、服務響應等條款。需要注意的是，建立合同模板不能將“官網(wǎng)”上提供的“合同范本”全盤照搬，必須結合醫(yī)院的具體實際情況，根據(jù)經(jīng)濟合同審計的實踐經(jīng)驗，經(jīng)過與相關部門和法律顧問共同探討、協(xié)商、修改之后確定。并且，合同模板不是一成不變的，要適應醫(yī)院形勢的新發(fā)展，不斷持續(xù)改進經(jīng)濟合同模板。使用經(jīng)濟合同模板后，在進行經(jīng)濟合同審計時，審計人員就可以把主要精力放在審核合同與模板的一致性以及對方承諾的具體條款上，公開招標和政府采購的合同由于已經(jīng)完成了資質(zhì)審核，如果是這類合同，對方資質(zhì)也不是審計重點，未經(jīng)招標的經(jīng)濟合同，還要把對方資質(zhì)文件的審核作為重點之一。這樣，既利于內(nèi)部審計部門提高對經(jīng)濟合同簽訂階段的審計效率，同時業(yè)務部門簽署合同也變得比較簡單，大大提高了工作效率。

2、建立合同會審流程，提高醫(yī)院合同管理的規(guī)范化

根據(jù)醫(yī)院的實際情況，建立橫向與縱向相結合的最佳合同會審流程，各部門各負其責，提高經(jīng)濟合同的簽訂效率。橫向是指任何一份經(jīng)濟合同的最終簽訂都需要多個部門的團結協(xié)作，舉例來說，醫(yī)院要簽訂醫(yī)療設備的采購合同，那么就需要醫(yī)療設備的使用部門、設備管理部門、財務部門、審計部門對合同進行層層會審，有的比較重要的合同還要經(jīng)過醫(yī)院的法律顧問復核，才能最終簽訂合同，如果在這個層面上實行縱向審核，那么按照每個部門兩個工作日審核完畢來計算，再加上與供貨方協(xié)商修改合同的時間，那么一份合同的定稿大約都需要兩周以上，這種合同審核的流程對合同內(nèi)容的審核是嚴謹?shù)模敲黠@的效率比較低下，不利于醫(yī)院動輒幾百份合同的有效簽訂。為了提高經(jīng)濟合同審核的效率，促進醫(yī)院經(jīng)濟合同的管理，我們醫(yī)院結合各部門業(yè)務管理的特點，由相關部門共同探討，根據(jù)各部門在經(jīng)濟合同審核過程中擔當?shù)穆氊?，摸索出簡單高效、橫向與縱向相結合，適用于我們醫(yī)院的經(jīng)濟合同會審流程。另外，對外簽訂的經(jīng)濟合同屬于醫(yī)院“三重一大”事項的，必須經(jīng)醫(yī)院領導班子集體討論并形成書面意見之后簽訂。最后，由合同管理部門核對各項手續(xù)是否齊全后，加蓋醫(yī)院經(jīng)濟合同專用章，完成經(jīng)濟合同的簽訂。不難看出，醫(yī)院的審計部門在經(jīng)濟合同的審核中是非常關鍵的部門，需要審核合同的全部條款以及對方資質(zhì)。必須指出的是，審計部門雖然要審核合同的全部條款，但是設備參數(shù)、附件配置和售后服務應當以設備使用科室的意見為主，合同的付款條款應當以財務部門的意見為主，這些應當在合同審核職責分工中明確說明。審計部門不能大包大攬，審計人員也不是萬能的，一定要在“合同審計建議書”中明確內(nèi)審的責任，注意規(guī)避自己能力所不及而形成的審計風險。

3、招標文件審計與合同審計相結合，將經(jīng)濟合同管理的關口前移

近幾年，隨著國庫集中收付改革和政府采購改革的不斷深入，各醫(yī)院的大額資金支出基本上實現(xiàn)了招標采購這種形式。目前，北京小湯山醫(yī)院50萬元以上的貨物類、服務類采購和100萬元以上的工程，無論資金來源是財政資金還是自有資金，全部實現(xiàn)了公開招標采購。北京小湯山醫(yī)院在對經(jīng)過公開招標的貨物類、服務類、工程類等合同進行審計時發(fā)現(xiàn)，這些即將簽訂的合同即使存在一定的漏洞或風險，審計人員提出的合同審計意見有時也不能被采納，因為在公開招標期間發(fā)售的招標文件內(nèi)有合同樣式，這些合同樣式有時并不是醫(yī)院的合同模板或標準的合同范本，特別是大型工程合同，中標方會以“需要到市建委備案，不能更改合同”為由拒絕修改合同。所以，在對中標后的合同進行審計時，審計人員發(fā)揮的職能只能是審計其與招標文件內(nèi)的合同的一致性，以及招標采購內(nèi)容與中標方的投標文件的一致性。為了實現(xiàn)醫(yī)院利益的最大化，內(nèi)部審計在公開招標采購的程序中進行“關口”前移，也就是在招標文件定稿、發(fā)售前，由審計人員對招標文件內(nèi)的合同進行審計。招標文件內(nèi)容中一般單獨設立“合同”一章，根據(jù)招標協(xié)議，招標方即醫(yī)院對招標文件負責，所以醫(yī)院可以結合實際情況要求使用恰當?shù)暮贤０?，并在此時把對招標內(nèi)容的特殊、合理要求寫入“招標文件”。例如醫(yī)療設備招標采購，醫(yī)院要求供貨方提供三年的維保，就可以在招標文件內(nèi)的“合同”中明確。把醫(yī)院的要求明確、全面地寫入招標文件，就會避免合同簽訂時的許多矛盾。當然，為了確保招標文件的質(zhì)量，如果醫(yī)院已建立的合同模板仍不能滿足個別招標文件的要求，那么就應當參照合同會審流程，啟動招標文件的會審程序。通過公開招標確定中標方后，就要在規(guī)定的時間內(nèi)簽訂合同。由于醫(yī)院已經(jīng)在前期做足了“功課”，在這個合同簽訂階段，審計人員只需重點審查擬簽訂的合同與招標文件內(nèi)的合同是否一致，中標方在投標文件內(nèi)的各項承諾是否均已在合同或合同附件內(nèi)明確等個性化條款。

二、事中控制———經(jīng)濟合同執(zhí)行中的內(nèi)審工作

經(jīng)濟合同簽署完畢后，醫(yī)院內(nèi)部審計部門的工作并沒有結束，要對大額的、重要的經(jīng)濟合同進行延伸審計，對執(zhí)行中的經(jīng)濟合同進行審計監(jiān)督。在經(jīng)濟合同的執(zhí)行過程中，為了維護合同的嚴肅性，醫(yī)院內(nèi)部審計部門可以根據(jù)合同的重要性、執(zhí)行期限等，設計合同執(zhí)行情況的檢查表，對重點合同執(zhí)行情況進行1至2次的抽查，以提高醫(yī)院經(jīng)濟合同的執(zhí)行力，促進醫(yī)院經(jīng)濟合同執(zhí)行的標準化。首先，根據(jù)各類經(jīng)濟合同內(nèi)容的特點，設計《合同履約情況調(diào)查表》。采購類“合同履約情況調(diào)查表”的設計要重點放在設備或物資的交貨時間、質(zhì)量、安裝、驗收、保修等方面；工程類合同則要比較復雜，大、小工程的“合同履約情況調(diào)查表”也要各有側重，隱蔽工程驗收、工程洽商變更、主要材料認價、工程款撥付、竣工驗收等方面是必須要關注的；服務類合同一般涉及金額不大，審計人員可以從已簽訂的服務類合同中，抽查幾份金額較大的，如核磁維保合同、保安服務合同等，個性化設計不同的“合同履約情況調(diào)查表”；軟件信息類“合同履約情況調(diào)查表”的設計要突出軟件運行效果、操作培訓、服務響應時間以及升級服務等方面。醫(yī)院內(nèi)審人員要以各類合同為基礎，從實際出發(fā)，下功夫設計出切實可行的“合同履約情況調(diào)查表”，這是對經(jīng)濟合同進行事中控制的前提和有效手段。以醫(yī)療設備采購合同為例，我們結合醫(yī)療設備采購合同具體條款的。其次，選取具有典型意義的各類合同，選擇恰當?shù)慕槿霑r期，深入到合同執(zhí)行部門，檢查各業(yè)務部門在合同執(zhí)行過程中存在的問題。采購類合同可以選擇設備或物資驗收期間，工程類合同要根據(jù)工期的長短選擇適當?shù)臅r間檢查，服務類合同可以選擇服務過半的時期，軟件信息類合同則可以選擇軟件安裝并運行一段時間后審核合同執(zhí)行情況。醫(yī)院內(nèi)審人員可以根據(jù)預先設計好的《合同履約情況調(diào)查表》，實事求是地一一對照進行檢查，對于未執(zhí)行或者未完全執(zhí)行的條款，要查明未能執(zhí)行的原因，在表中描述清楚；對于檢查中出現(xiàn)的特殊情況，也要在表中的空白行明確記錄。最后，將《合同履約情況調(diào)查表》進行分析匯總，對于合同執(zhí)行中出現(xiàn)的重大問題及時向部門負責人進行風險提示，必要時向醫(yī)院主要負責人進行匯報，避免問題進一步惡化。例如，采購類合同中，對于個別超期供貨甚至不能供貨的單位，應盡快通知招標機構沒收中標方的投標保證金，并根據(jù)合同條款進行相應的罰款，或者雙方在自愿的基礎上以書面的形式簽署補充協(xié)議，變更或解除合同。在合同履約情況的抽查過程中，審計人員不要以監(jiān)督、檢查者自居，遇到問題應當多聽取業(yè)務部門的意見，遇到不同意見，要條分縷析，采取綜合分析的方式，盡可能與合同執(zhí)行部門協(xié)商一致，提出具有可操作性的合理化建議，幫助業(yè)務部門提高經(jīng)濟合同的執(zhí)行水平。

三、事后評價———經(jīng)濟合同履行完畢后的內(nèi)審工作

經(jīng)濟合同履行期滿以后，就涉及到合同的終止了。合同終止了，醫(yī)院的內(nèi)審工作并沒有結束，因為設備采購合同的供貨方有的會承諾兩年，甚至更長一些的質(zhì)量保證期，而工程一般也有2—5年的保修期，但是合同中往往卻約定質(zhì)量保證金一年后無息退還，所以一年之后，質(zhì)量保證期的服務就是“盲點”，甚至有的供貨方或施工方根本不在乎那5%的質(zhì)量保證金，拿到95%的合同價款后就“神龍見首不見尾”了。那么，審計人員就有必要對“盲點”期間的設備售后服務、工程維保服務等情況進行追蹤評價，驗證醫(yī)院合同執(zhí)行部門對合同后期管理的效果性。首先，合同的評價體系是依靠多部門聯(lián)動建立起來的，醫(yī)療設備采購合同的評價需要綜合設備使用科室、設備管理科室、財務部門，以及患者對醫(yī)療設備治療或檢查效果的滿意程度，其中設備使用科室的評價比重應當略高，突出醫(yī)療設備的性能指標；服務類合同的評價需要綜合主管職能部門、財務部門，受眾群體的滿意程度，受眾群體可能包括醫(yī)院職工和患者，其中受眾群體的滿意度應當占據(jù)絕對分值，服務對象的肯定是對服務提供方的最好評價；工程類、軟件信息類合同也是如此，既要綜合相關部門、相關人員的評價意見，又要客觀地劃分出評價重點，不能把各類合同的評價指標都一概而論。其次，合同評價的主要方式有合同履約評價表和滿意度調(diào)查表等。合同履約評價表和滿意度調(diào)查表的設計要多部門配合、群策群力，并且要在實際應用中不斷修訂、改進，直至成熟完善。例如醫(yī)療設備采購合同的履約評價，醫(yī)療設備使用科室對設備的性能、培訓、售后服務以及患者的評價最有發(fā)言權，合同履約評價表和滿意度調(diào)查表的內(nèi)容要充分聽取他們的意見。一份客觀明確、操作性強的合同履約評價表和滿意度調(diào)查表是合同履約評價成功的一半，醫(yī)院也可以在合同評價表和滿意度調(diào)查表的設計階段引入專業(yè)的中介服務機構。最后，審計人員要把已完成的合同履約評價表和滿意度調(diào)查表進行匯總、分析。通過全面客觀地評價，醫(yī)院可以對設備的供貨方、服務的提供方、工程的施工方有一個比較鮮明的認識。依據(jù)評價結果，醫(yī)院可以把誠實守信、服務到位的企業(yè)設立成“最佳合作企業(yè)名錄”，把欺上瞞下、敷衍了事的企業(yè)放入“黑名單”。這項評價工作，有助于驗證醫(yī)院在合同管理方面達到的效果，有助于醫(yī)院在選擇合作企業(yè)時提高決策的效率。

四、總結

總之，經(jīng)濟合同已延伸至醫(yī)院經(jīng)濟活動的各個方面，重視經(jīng)濟合同的簽訂、執(zhí)行、履約完畢的全過程管理，對提高醫(yī)院整體的管理水平是大有裨益的。醫(yī)院內(nèi)部審計部門應當在經(jīng)濟合同的管理過程中，抓住關鍵環(huán)節(jié)、關鍵控制點，進行有效地監(jiān)督和評價，以充分發(fā)揮內(nèi)部審計“免疫系統(tǒng)”的功效，提高醫(yī)院的行政執(zhí)行力，逐步實現(xiàn)“以經(jīng)濟合同審計促進醫(yī)院管理”的內(nèi)部審計目標。

作者：陳麗妍 單位：北京小湯山醫(yī)院