淺談事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理
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摘要：目前各單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平和質(zhì)量參差不齊，尤其是事業(yè)單位，因?yàn)橐郧安捎玫氖鞘崭秾?shí)現(xiàn)制，年度結(jié)束以后，以前年度的賬務(wù)也就不再關(guān)注，造成會(huì)計(jì)檔案不完整、缺失的現(xiàn)象。眾所周知2016年新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》開始執(zhí)行，那么如何落實(shí)好這一制度，正是研究的重點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；規(guī)范管理
會(huì)計(jì)檔案是單位檔案重要組成部分。但在許多單位無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是財(cái)務(wù)人員，檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏起碼的認(rèn)識(shí)和檔案管理基本常識(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在不足和缺陷。這主要表現(xiàn)在以下方面：會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善或不落實(shí)，會(huì)計(jì)資料收集不健全，造成原始資料的毀損、缺失。對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案未按規(guī)定進(jìn)行鑒定、清理和銷毀，造成不必要的浪費(fèi)。缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用及其他相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，造成會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。針對(duì)上述問題，筆者根據(jù)自己常年從事財(cái)務(wù)管理工作的經(jīng)驗(yàn)提出如下規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的措施。
1會(huì)計(jì)憑證的收集和整理
1．1憑證的分類和審核
會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證，比如發(fā)票、訂單明細(xì)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、審批單等。會(huì)計(jì)憑證還包括記賬憑證，比如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。在實(shí)際工作中，同一個(gè)單位每個(gè)會(huì)計(jì)分管不同的業(yè)務(wù)，為了準(zhǔn)確、高效地做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，應(yīng)該按照具體業(yè)務(wù)分類分別裝訂、保管各自的記賬憑證。記賬憑證一般都是由所使用的財(cái)務(wù)軟件直接打印出來的，規(guī)格尺寸都是統(tǒng)一的，只是要注意在打印記賬憑證前確保出納、記賬人、審核人、財(cái)務(wù)主管都簽字審核，不能有漏項(xiàng)。對(duì)于原始憑證，一定要注意審核其真實(shí)性，一般情況下要求報(bào)銷人提供發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證結(jié)果，對(duì)于超過一定金額的發(fā)票會(huì)計(jì)應(yīng)該到稅務(wù)局網(wǎng)站進(jìn)行核實(shí)。在審核發(fā)票時(shí)還要注意發(fā)票信息的準(zhǔn)確齊全，比如發(fā)票抬頭是否為單位規(guī)范全稱，納稅人識(shí)別號(hào)是否準(zhǔn)確等。
1．2憑證的折疊和粘貼
從外部取得的原始憑證規(guī)格尺寸都是不同的，那么如何將各種規(guī)格的原始憑證折疊規(guī)范呢？首先應(yīng)該將票據(jù)按照由小到大依次排序，小的放在最上邊。在折疊時(shí)，要充分考慮今后翻閱方便，又不會(huì)損傷憑證。應(yīng)該以規(guī)范的記賬憑證為模板，原始憑證要和記賬憑證大小保持完全一致，同時(shí)要留出裝訂位置。對(duì)于一些很小的票據(jù)，比如出租車票，切忌不可簡(jiǎn)單的刷上膠水直接粘在記賬憑證后面，這樣會(huì)使裝訂后的憑證參差不齊，不美觀。應(yīng)該購(gòu)置與記賬憑證大小一致的原始單據(jù)粘貼單，每一張小票需按照從上到下、從左到右的順序依次粘貼，要盡可能的展開但不能超過粘貼單邊緣。在粘貼憑證時(shí)盡量不用膠棒，時(shí)間久了憑證會(huì)風(fēng)干脫落，易造成單據(jù)缺失。最好選擇膠水，經(jīng)過整理后單據(jù)牢固美觀，易裝訂。
1．3憑證的裝訂和存檔
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案定期保管期限按照檔案性質(zhì)分類分別是10年和30年，所以憑證的裝訂和存檔工作是會(huì)計(jì)檔案管理的重中之重。會(huì)計(jì)檔案不同于其他檔案，在各種審計(jì)檢查工作中，會(huì)計(jì)檔案的反復(fù)查閱率是相當(dāng)高的，所以裝訂憑證是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作。首先將打印好的記賬憑證與粘貼折疊好的原始憑證逐一核對(duì)匹配，并按照憑證序號(hào)由小到大排列好，裝訂前要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來確定每?jī)?cè)憑證的厚度，每?jī)?cè)裝訂憑證的數(shù)量最好是5或10的整數(shù)倍，便于日后查閱。如果原始憑證較多會(huì)造成整冊(cè)憑證裝訂位置過薄，而憑證本身過厚的情況，通常應(yīng)該在憑證裝訂位置填充一些大小合適的紙條來保證整本憑證薄厚一致，這樣裝訂好的憑證既美觀又牢固，還能避免在以后翻閱過程出現(xiàn)開裂的情況。憑證裝訂好，需要粘貼與之大小匹配的封面。憑證的封面除了在正面表明單位名稱、年份、憑證起止編號(hào)、裝訂人等信息，還要在憑證的側(cè)面填寫這些信息，便于今后查詢。裝訂好的憑證需歸檔保存，通常單位要設(shè)有專門的會(huì)計(jì)檔案室，專人管理，借閱檔案需登記。
1．4合同的收集和整理
1．4．1合同收集合同是會(huì)計(jì)檔案必不可少的組成部分，由于合同一般都頁(yè)數(shù)較多，有的合同還專門制作了封面進(jìn)行裝訂，因此很難將其折疊放在憑證后面。通常合同都需要分次付款，如果裝訂在首次付款憑證后面，下次付款時(shí)還得翻閱以前的憑證，大大降低了工作效率，因此建議合同最好單獨(dú)保管。合同存檔前會(huì)計(jì)人員要先審閱，確保合同內(nèi)容完整，符合要求。包括合同簽訂雙方是否蓋章，雙方法人（授權(quán)人）是否簽字，合同簽訂日期是否標(biāo)明等。
1．4．2建立臺(tái)賬事業(yè)單位每年往往都要簽訂成百上千份合同，如果不加以有效管理，日后查詢使用會(huì)非常麻煩，而且也容易造成合同的丟失。因此應(yīng)該建立合同臺(tái)賬。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括：合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、對(duì)方單位名稱、合同總價(jià)、每次付款金額及憑證號(hào)、經(jīng)辦處室、經(jīng)辦人等信息。
1．4．3合同裝訂為了更好地做好保存歸檔工作，應(yīng)當(dāng)定期把已經(jīng)登記入臺(tái)賬的合同按順序裝訂成冊(cè)。在裝訂合同時(shí)首先要對(duì)合同進(jìn)行整理，包括去除夾子、訂書釘、裝訂環(huán)，不必要的封面尤其是硬塑料封面等，以便裝訂出來的合同整齊美觀。在裝訂前還要將對(duì)應(yīng)的合同臺(tái)賬打印出來作為整本合同的目錄，每份合同之間建議放置分隔簽，以便日后翻閱。裝訂好的合同需要制作相應(yīng)的封面，封面應(yīng)該包括：?jiǎn)挝幻Q、年份、起止合同編號(hào)等內(nèi)容。合同也需歸檔保存，借閱需登記。
2會(huì)計(jì)賬表的收集和整理
2．1建立會(huì)計(jì)報(bào)表目錄
財(cái)務(wù)報(bào)表包含很多內(nèi)容，各單位應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)情況收集整理會(huì)計(jì)報(bào)表，建議建立相應(yīng)的報(bào)表目錄，避免出現(xiàn)漏項(xiàng)的情況。大體來講會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)該包含以下內(nèi)容：中央財(cái)政部門預(yù)算表、中央財(cái)政部門決算表、政府采購(gòu)計(jì)劃表、固定資產(chǎn)投資報(bào)表、住房改革支出預(yù)算決算報(bào)表、企業(yè)決算報(bào)表、績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、非稅收入收繳報(bào)表、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
2．2收集和裝訂報(bào)表
年度結(jié)束后，根據(jù)建立好的會(huì)計(jì)報(bào)表目錄，逐項(xiàng)收集相關(guān)報(bào)表?，F(xiàn)在普遍存在一種現(xiàn)象，報(bào)表一般都是先報(bào)送電子版，審核無(wú)誤后再報(bào)送紙版的，因此有些單位經(jīng)常會(huì)忘了打印留存紙質(zhì)報(bào)表，時(shí)間久了如果電子數(shù)據(jù)丟失，就會(huì)造成很大損失。因此在報(bào)表審核無(wú)誤后，應(yīng)該及時(shí)打印，相關(guān)責(zé)任人簽字，并加蓋公章存檔。有的財(cái)務(wù)報(bào)表容易被大家忽視，比如銀行對(duì)賬單。現(xiàn)在的付款方式基本以網(wǎng)銀支付為主，紙版對(duì)賬單平時(shí)用處不大，但是年度審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)還是會(huì)要求提供。因此應(yīng)該定期打印銀行對(duì)賬單，并在年度終了時(shí)按賬戶分別裝訂成冊(cè)。
3往來賬款資料的收集和整理
3．1建立往來賬款臺(tái)賬
事業(yè)單位因?yàn)橐郧安捎玫氖鞘崭秾?shí)現(xiàn)制，因此對(duì)以前年度產(chǎn)生的往來款項(xiàng)關(guān)注度不夠，常年得不到清理，有的單位往來款數(shù)千萬(wàn)，甚至上億元，給國(guó)有資產(chǎn)造成大量隱患。很多單位將往來款項(xiàng)的管理全部依賴于會(huì)計(jì)軟件中的供應(yīng)商管理輔助核算功能，但是有些信息軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)，給以后查閱造成了很大麻煩。因此事業(yè)單位需要建立往來款項(xiàng)管理臺(tái)賬，臺(tái)賬的內(nèi)容應(yīng)該包括債權(quán)（務(wù)）單位名稱、憑證編號(hào)、事項(xiàng)摘要、賬面金額、賬齡分析、責(zé)任人以及其他需要說明的事項(xiàng)。
3．2建立往來賬款動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)
往來款項(xiàng)得不到重視的另外一個(gè)因素就是，沒有進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。各崗位會(huì)計(jì)應(yīng)該定期對(duì)往來款項(xiàng)進(jìn)行分析，聯(lián)系責(zé)任人進(jìn)行催收或催付，對(duì)于確實(shí)無(wú)法處理的往來款項(xiàng)要說明原因，每年形成往來款項(xiàng)清理報(bào)告，確保往來款項(xiàng)管理規(guī)范，避免造成國(guó)有資產(chǎn)流失問題。
4會(huì)計(jì)檔案的保管和使用
4．1紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管和使用
現(xiàn)在有的事業(yè)單位由于條件限制，沒有設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案室，所有會(huì)計(jì)檔案全部由每位會(huì)計(jì)保管，有不同年度的會(huì)計(jì)檔案由不同會(huì)計(jì)保管的，也有不同業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案由各自核算會(huì)計(jì)自行保管的。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部經(jīng)常會(huì)進(jìn)行會(huì)計(jì)輪崗，時(shí)間久了，會(huì)計(jì)檔案的保管就會(huì)出現(xiàn)混亂的狀況，給日后查詢和使用帶來極大不便和安全隱患。更有可能會(huì)因?yàn)闀?huì)計(jì)退休造成會(huì)計(jì)檔案的丟失。某一事業(yè)單位就出現(xiàn)了這一現(xiàn)象，在搬家過程中，找到了由已退休會(huì)計(jì)保管的20年以前的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿，如果不是搬家那么這些會(huì)計(jì)憑證很可能會(huì)被非財(cái)務(wù)人員當(dāng)作廢品賣掉，將會(huì)給單位財(cái)務(wù)管理工作造成無(wú)法挽回的損失。因此紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一定要集中統(tǒng)一管理，為了方便工作，每位會(huì)計(jì)只保留最近一年的會(huì)計(jì)檔案。在將會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)交檔案室時(shí)，應(yīng)該制定專門的移交清冊(cè)，移交人、接收人、財(cái)務(wù)主管都要簽字。會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)該封閉管理，并由專人負(fù)責(zé)。各單位應(yīng)當(dāng)建立《會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)定》和《會(huì)計(jì)檔案借閱規(guī)定》，進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案管理和使用過程中的責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案安全。
4．2電子會(huì)計(jì)檔案的保管
隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中運(yùn)用越來越廣泛，電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)越來越多，重要性也越來越突出。因此如何保管好電子會(huì)計(jì)檔案也是各單位應(yīng)該考慮的問題。對(duì)于財(cái)務(wù)電子賬數(shù)據(jù)，應(yīng)該定期備份。除了在服務(wù)器上備份以外，還要將數(shù)據(jù)備份輸出，按照容災(zāi)要求進(jìn)行異地存放。財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)以及在工作過程中形成的WORD、EXCEL、PPT等格式文件也是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，對(duì)于完整理解年度財(cái)務(wù)工作有著不可或缺的作用。建議在電腦中建立不同的文件夾分類存放。例如：可建立規(guī)章制度、預(yù)算申報(bào)、預(yù)算執(zhí)行、決算管理、銀行對(duì)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件夾，同時(shí)在每個(gè)文件夾下再按照年度建立文件夾，將相關(guān)文件存放在對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)。文件的名稱建議用規(guī)范全稱，同時(shí)要標(biāo)明日期，在存放文件時(shí)建議要保存最新版文件，避免時(shí)間久了無(wú)法判斷哪一個(gè)版本是有效的?？傊?，會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)工作，配合審計(jì)監(jiān)督，提供相關(guān)數(shù)據(jù)有著重要作用，在日常工作中，單位財(cái)務(wù)人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化作為財(cái)務(wù)管理工作的一項(xiàng)必備任務(wù)。
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作者：李宏偉 單位：國(guó)家無(wú)線電監(jiān)測(cè)中心