信息化基礎上的企業(yè)全面預算管理分析

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一、以信息化為基礎的全面預算管理的優(yōu)勢與所面臨的阻礙

（一）有利于信息處理，但預算編制的合理性尚有欠缺

以信息化為基礎基本解決了預算編制所需數(shù)據(jù)的收集問題，可以快速、高效的將往年的數(shù)據(jù)以及各石油開采項目、各個部門上報的數(shù)據(jù)進行整合和分析，減少了較大的工作量。但是，目前一些石油開采企業(yè)預算編制與企業(yè)的戰(zhàn)略性結合還有一定差距，影響了開采項目等工作的進行。由于石油的特殊性，石油開采企業(yè)的預算編制不僅僅要考慮企業(yè)內部運行情況，還需要考慮到國家宏觀政策的調控以及國際上石油開采的整體趨勢。通過綜合性的考慮來確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標，以此為核心進行預算編制。此外，在預算編制方法上，由于石油開采企業(yè)涉及到的開采項目眾多，每年的開采項目受地理環(huán)境、自然氣候等各方面的不同而有所不同，采用加減預算編制的方法并不能客觀的反映企業(yè)下一年度所需經(jīng)費的真實情況。但是，信息化基礎上，預算編制在通過審核之后，調整工作較為困難，涉及到很多部門工作數(shù)據(jù)、指標的調整，給各部門員工的工作帶來一定的不便。

（二）便于預算監(jiān)控，但預算控制與調整協(xié)調性較差

信息化基礎上的全面預算管理，在預算編制一經(jīng)確定以后，必須嚴格按照預算編制來執(zhí)行，否則將帶來很多不便。對于石油開采企業(yè)來說，信息化的全面預算管理給各地區(qū)石油項目開采、各部門成本控制帶來很大的便捷，實現(xiàn)了預算執(zhí)行的實時監(jiān)控。在信息化環(huán)境下，信息是公開透明的，各項目的成本費用、工程進度，甚至各個員工的勞動量、工時等都是透明的，各個項目、各個部門之間也可隨時保持溝通。如果執(zhí)行過程中的某些指標出現(xiàn)問題，會及時的彈出警告信息。但是，石油開采過程中，常常會存在著地理因素、氣候環(huán)境、機器設備、員工工作狀態(tài)等各方面不可預見的因素，不能按照預算編制進行執(zhí)行，調整起來又很復雜，導致預算控制與調整之間的不協(xié)調，影響石油的開采和傳輸?shù)裙ぷ鳌?/p>

（三）預算分析和考核的數(shù)據(jù)結果

更加科學，但預算考核機制的激勵性有待提高預算考核機制是對預算執(zhí)行的分析與考評，起到發(fā)現(xiàn)、糾正并改正預算管理的不恰當性以及激勵員工更加忠誠于企業(yè)的作用。信息化環(huán)境下，可以通過軟件來對實際結果和預算結果之間的差異進行自動化的分析，生成分析結果。同時，在有需要的情況下還可以對個別的開采項目進行重點分析，使得分析結果更加具有客觀性。此外，信息化背景下，員工的工作情況考核也可以通過軟件進行快速的分析整理，按照考核指標形成考核分析結果，為預算管理考核機制的建立打下堅實的基礎。但是，由于石油開采企業(yè)員工人數(shù)眾多，從基層開采工人到技術人員，再到各個層級的管理人員，與薪酬掛鉤的激勵方式并不能滿足對所有員工的管理，針對性的、多元化的懲罰與獎勵措施才是當下全面預算管理所需要的。

（四）信息化背景下，全面預算管理人文環(huán)境薄弱

全面預算管理強調的是一種全員參與的企業(yè)預算管理狀態(tài)。石油開采企業(yè)的員工人數(shù)眾多，綜合素質分層較為明顯，實施全面預算管理的難度相對來說比較大。一方面，在實際工作中，一些基層的開采工人并不理解什么是全面預算管理，更不理解信息化基礎上的全面預算管理與他們個人工作之間的關系，認為這些都是管理者和財務部門的事情。事實上，在進行預算編制時，也確實是由中高層管理者與財務相關部門為中心開展工作，缺乏全員的參與性，導致預算基礎不牢固，影響了后期預算的執(zhí)行。另一方面，需要注意的是，信息化基礎上的全面預算管理不僅僅是技術上的變革，更是管理模式上的變革。由于信息化建設時間尚短，財務人員對于軟件的操作以及各板塊應用擴展的運用還有所欠缺，由“核算型”向“管理型”的預算管理并沒有真正的實現(xiàn)，影響了整個預算管理過程的充分運行。

二、完善信息化基礎上企業(yè)全面預算管理的具體措施

（一）從企業(yè)戰(zhàn)略角度出發(fā)，尊重“全員性”，采用合適的方式進行預算編制

首先，注重外部數(shù)據(jù)、信息的收集與分析。以某石油開采有限公司為例，該公司響應“十二五”規(guī)劃的號召，快速實現(xiàn)了開采、生產(chǎn)以及管理等活動的信息一體化建設。在此基礎上所開展的外部數(shù)據(jù)、信息的收集主要從以下三方面進行：一是國家相關政策，主要由黨建等政治工作者來完成；二是石油開采行業(yè)發(fā)展狀況，主要通過分析專業(yè)性的行業(yè)報告來獲得信息；三是國際石油開采狀況，主要通過購買國際性的石油開采行業(yè)趨勢報告來實現(xiàn)信息的獲取。通過信息環(huán)境下所提供的內部數(shù)據(jù)以及收集的外部數(shù)據(jù)來確定戰(zhàn)略目標，作為預算編制的核心。其次，在進行預算編制時，設立電子郵箱和公共郵箱，建立自下而上的溝通機制與自上而下的信息化反饋機制，充分聽取各項目、部門基層員工的聲音。因為最基層的員工往往是開采、生產(chǎn)工作的具體執(zhí)行者，他們具有豐富的經(jīng)驗，最了解工作過程中各個環(huán)節(jié)所需要的步驟、機器設備，甚至是地理環(huán)境給項目帶來的影響等。通過聽取他們的意見，可以使得預算編制更加客觀、科學，更有利于基層員工開展工作。最后，充分、正確運用零基預算。信息化使得零基預算變得不再那么復雜，數(shù)據(jù)的分析由軟件直接獲取，減少了繁重的工作量，并且比加減預算方法更加可靠，一些石油開采企業(yè)為了保證預算編制的合理，會選擇采用零基預算的方式進行預算編制。

（二）制定嚴格的規(guī)章制度，加強預算控制與調整的協(xié)調性

通過總結多個石油開采企業(yè)預算調整的案例，從規(guī)章制度來進行預先性的管理對于加強預算控制與調整的協(xié)調性有著較好的效果。首先，根據(jù)開采、生產(chǎn)等情況，設定不同突發(fā)事件下，成本控制的應對措施，并預留出合理的經(jīng)費。比如，在石油合作開發(fā)項目中，如果發(fā)生政局動蕩，無法繼續(xù)進行石油的開采勘探項目情況下，企業(yè)要預留設備、人員以及運輸?shù)雀鞣矫娴慕?jīng)費；在勘探出現(xiàn)錯誤的情況下，原先設定的預算經(jīng)費如何進行項目間的轉移等。其次，要有嚴格的審批制度，該措施是多數(shù)石油開采企業(yè)所采用的。審批制度不僅僅適用于調整申請時，而且還適用于上述調整預案形成時。通過專業(yè)人員的分析以及管理層的考量，嚴格的執(zhí)行審批制度。最后，對調整后的預算執(zhí)行進行總結與反饋。通過該措施的實施，可以考察先前的預案是否合理，如果不合理也可以及時的找出不合理的原因，進一步完善預算調整的方案。循序漸進，最終形成一套完整的基于信息化的預算調整機制，達到預算控制與調整的協(xié)調。

（三）建立權責分明、多元化的、具有針對性的預算考核激勵機制

權責分明的預算考核激勵機制是從制度上對員工預算執(zhí)行的激勵。以某石油開采有限公司為例，該公司遵循“橫向到邊，縱向到底，層層下放”的思想來構建預算管理的權責體系。橫向上，以各工程項目、各業(yè)務部門為單位，與負責人簽訂任務書，并明確負責人的責任；縱向上，各個工程項目、各業(yè)務部門的任務分配到各個基層員工，并在軟件中進行錄入，便于軟件自動生成考核結果；按照級別，分別下放任務與責任。借助信息化軟件，實現(xiàn)權責分明的預算考核體系。此外，預算考核激勵機制要具有多元化、針對性強的特征。上文提到，石油開采企業(yè)員工的綜合素質參差不齊，價值觀也存在著很大的差別。可以借鑒華為集團的經(jīng)驗，在考慮預算考核的激勵機制時，對于高層的管理人員除了薪酬等物質上的激勵機制外，主要以精神激勵為主。比如，給他們提供一個具體詳細的職業(yè)規(guī)劃并為其提供發(fā)展平臺；為他們提供出國深造的機會；擴大其管理區(qū)域的范圍以及其職責權限等。對于石油勘探、開采等技術人員，為其營造繼續(xù)學習新技術的平臺和機會；例會公開表揚，并作為優(yōu)秀事跡在企業(yè)內部予以宣傳等。對于基層的員工，則主要為其提供物質上的激勵措施。比如，提供良好的醫(yī)療環(huán)境；解決子女的教育問題、住房問題等。

（四）加強全面預算管理人文環(huán)境建設

信息化環(huán)境下，企業(yè)實施全面預算管理就是為了更好地實現(xiàn)企業(yè)的成本控制，降低企業(yè)運營的內耗，提高企業(yè)的經(jīng)營效益。全員參與是全面預算管理的關鍵部分，需要每一個員工參與到預算管理的整個過程中，因此就需要員工了解預算管理到底是什么，與自己的工作到底有哪些關系，自己在整個預算管理工作中的角色到底是什么。根據(jù)某大型國有企業(yè)關于員工參與預算管理情況的調查數(shù)據(jù)表明，企業(yè)內部59.26%的員工不知道預算管理與自己的工作有什么關系，做不好又對自己的薪資影響有多大。以某石油開采企業(yè)為例，該企業(yè)以良好的企業(yè)文化為支撐，有著完善的員工培訓制度。在對員工的培訓過程中，企業(yè)會從員工切身利益出發(fā)，使其了解到全面預算管理對于個人和企業(yè)的重要性，信息化的全面預算管理對于其工作的影響。與此同時，也使得管理層以及相關財務部門認識到全面預算管理中，員工的重要地位，真正的實現(xiàn)全員參與。此外，信息化建設下的全面預算管理，一方面需要提高財務人員關于信息化軟件的操作應用水平；另一方面也要增強信息化建設隊伍的實力，以保證信息化系統(tǒng)能夠正常的運行。

三、結論

信息化基礎上的企業(yè)全面預算管理對于控制企業(yè)成本，降低企業(yè)的成本耗費來說十分重要，不僅僅需要管理層以及相關財務人員的共同努力，還需要全體員工的共同參與，針對預算管理的整個過程進行不斷完善，以達到健康運行的狀態(tài)。

作者：許燕 單位：延長油田股份有限公司