項目預算管理在軟件實施項目中的應用

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摘要：近年來，隨著企業越來越重視業務的精細化、過程化管理，項目預算管理作為一項運營管理方法，逐漸被越來越多項目管理企業所重視。項目預算遵循了全面預算的基本思路，但其又不同于全面預算。項目預算管理使項目預算的編制、執行控制和考核評價形成一個完成的體系，助力項目的有效運營。文章以軟件實施項目為例，闡述了項目預算管理的一般思路和管理中經常存在的問題及應對措施，為類似企業提供一些參考。

關鍵詞：項目預算；軟件實施；執行；控制；考核

一、軟件實施項目及項目預算管理的概述

（一）軟件實施項目的含義及特點

軟件實施項目是指企業按照客戶的需求在一定的期間內實施完成并驗收交付的過程。軟件實施項目是以項目啟動到最終成功交付為項目實施周期，一般涉及到項目啟動、上線、驗收、試運行等幾個關鍵節點。每一個軟件實施項目都具有獨特性，雖然可以借鑒同類項目的實施經驗，但是不同用戶的部分需求是不一樣的，產品解決方案也要跟著用戶的需求來改變，這也導致項目實施周期的不確定。

（二）項目預算管理的介紹

項目預算管理就是根據項目計劃編制項目預算，并以項目預算為準繩對項目實施過程進行控制監督，在項目結束后對其進行評價考核的管理過程。項目預算管理和全面預算管理兩者并不沖突，項目預算管理屬于全面預算管理的一個重要組成部分。項目預算管理加強了項目的過程管理，可以使項目實施團隊能及時地跟蹤、協調和解決實施過程中各種問題，在規定的時間內，以合理的成本成功實施交付，并通過交付過程中與客戶的密切溝通，發掘二次或多次銷售機會，為客戶及時提供專業解決方案。盡管通過項目的預算管理不能保證每個項目都能達到期望的效果，但成本的可控性會越來越高、越來越穩定，長時間的經驗積累必將提高公司的管理水平，進而提高公司效益。

二、項目預算管理中的預算編制

（一）項目預算編制存在的常見問題

1.對項目預算管理的認識不足。由于在開展項目預算管理方面缺乏理論知識和實踐經驗，因此無論是公司層面還是項目層面的管理者對于項目預算管理的認識不足，對項目預算在整個項目實施過程中的重要作用缺乏足夠重視，平常只是為了執行公司的要求“為預算而預算”，錯誤地認為預算是財務部門的事情，沒有真正的參與到預算編制中來，更沒有將預算作為項目管理的有效工具。2.預算編制參考數據缺失或不完整。很多企業項目管理沒有實施計劃，更沒有編制項目預算指導項目實施，因而平常工作中并未有意識的建立起項目管理過程的基礎數據，導致公司以往已實施完成的項目留存的有價值的數據信息缺失或不完整，對編制項目預算的準確性產生一定影響。3.預算編制的時間問題。預算編制的時間問題包括預算編制的啟動時間較晚或啟動及時但編制期間較長、以及預算在極短的時間內就完成了編制。一般情況下，在合同簽訂完成，并跟客戶確認好實施需求后應在合理時間內完成項目預算的編制，但實際中不少企業項目預算是在項目實施了一段時間后才啟動預算編制工作，或者項目預算按時啟動編制，但預算編制的期間較長，以及預算編制啟動及時，編制時間卻很快，對預算的編制細節不重視，隨便拍幾個數據應付了事，此等情況下的預算的控制和指導意義將大打折扣。

（二）項目預算編制的一般思路

1.建立合理的項目實施團隊。預算的編制不是某一個人或某一個部門的事情，因此在項目預算編制前一定要建立項目團隊，明確團隊各崗位的職責。一般情況下，項目經理是項目預算編制工作的第一負責人，財務部和其他部門提供支持配合。項目經理不只是單純的任務執行者，需要具備一定的經營技巧，他們不僅要實施方案，還要處理好跟客戶的關系，并了解一定的財務知識、管理合同及實施文檔等各項工作，因此其綜合能力水平也是影響項目預算質量的關鍵因素之一。2.制定項目實施計劃。項目經理在制定實施計劃時應該依據合同上的項目進度要求劃分里程碑，將工作任務至少拆分到每月，管理經驗豐富的項目組可以將工作量細化到每周。項目計劃的制定應依據項目團隊成員的實際情況，結合公司產品的完善度，考慮歷史項目實施過程中經常出現的問題等因素綜合考慮后制定。不能一味的考慮趕工而減少實施周期，從而出現大量加班加點的情況，也不能任務工作量分布過低，工作不飽和，延長實施周期。3.編制項目預算。軟件實施項目的投入關鍵是人力投入，因此編制項目預算時，項目計劃中的人力投入的合理性至關重要。項目經理依據項目計劃編制項目預算，將計劃中業務數據轉換成財務數據。對于項目實施過程中涉及到其他業務支持部門的投入，項目經理應與相應部門溝通確認數據的合理性，只有相互間達成一致的數據，預算后續執行上才具備可行性。對于項目預算中諸如差旅費、業務招待費等業務費用的預計，一般根據項目實施所在地、各項作業安排需要的出差頻率以及客戶關系維護等來預測。4.評審項目預算。項目預算編制完成后需要進行評審，評審后的預算才可以用來作為項目實施控制標準。對于項目預算的評審人員的選擇，應當考慮獨立性和勝任能力原則，參與預算編制的相關人員不應參與預算評審。評審時一般參照企業的歷史數據、同類標桿企業的可比相關數據以及評審人員的專業經驗等。不少預算編制人員在編制預算時會將收入類指標適當縮小，成本費用類指標適當放大，以給后續的實際運營中留下空間及防范預算定的偏高或偏低對績效可能產生的不利影響，這實際上也是預算編制人員和評審人員之間的博弈。因此在評審預算時，預算編制人員針對預算的任何數據都要有合理的解釋，尤其對于一些關鍵數據都要有詳細的明細數據提供支撐，各種數據之間的勾稽關系要保持基本的合理性。

三、項目預算管理中的預算執行、控制及調整

（一）嚴格執行項目預算

預算執行是把預算目標變成行動的一種方式。項目預算一旦編制并審批通過后就應該下達并嚴格執行，而不應只作為一種擺設。執行項目預算并不意味著超過預算的事項就不能發生，預算內的就都要全部用完或者剩余預算可順延到下期，以超預算為借口，延緩、簡化甚至省略一些實施內容都是不合理的行為。在項目的實施過程中，應當做好預算的剛性控制和柔性控制相結合。

（二）加強過程控制管理

預算控制是通過過程監督、信息反饋、預算調整等方法促進預算執行不偏離預算目標。項目實施周期較長，不確定因素較多，在預算的實際執行過程中經常會出現偏離項目計劃的問題，因此預算的控制應是全過程控制。項目預算包含了很多財務和非財務控制指標，在有限的實施時間內應突出管理重點，沒必要做到面面俱到。預算控制的方式要做好當期控制和累計控制相結合，單項控制和總體控制相結合，預算內、超預算和預算外的審批控制相結合。1.全員參與控制。不少項目失敗的原因是成本的失控，即沒有有效地對項目進行管理。項目的過程控制不僅是項目經理和財務部門的事，項目預算管理的觀念應該貫穿到項目團隊所有成員，建立崗位責任觀念，只有全員參與控制，才能使項目的成本得到有效控制。2.建立有效的溝通及處置問題機制。在項目實施的過程中會遇到各種突發問題，建立有效的溝通和處置問題機制是非常必要的。項目實施成本增加的其中一個重要原因就是缺乏溝通導致的信息不對稱，相關人員不能及時的跟蹤處置導致實施周期延遲而產生不必要的成本。在項目管理過程中經常會遇到的一種現象就是很多項目成員能夠發現問題，責任心稍好些的員工則將問題及問題可能面臨的風險提出來供大家討論，但缺少后續跟蹤關閉的態度或能力。因此在項目的實施過程中，項目團隊應合理安排各種定期或臨時會議，將項目實施過程中發現的實際偏離預算的情形或其他偏離計劃的特殊事項，一起認真分析，探究是客戶原因還是自身管理原因，然后討論解決方案，及時將問題關閉，并總結經驗教訓，盡可能的減少或杜絕后續出現類似問題。3.建立準確的、細化的核算體系并及時分析總結。實施項目預算管理離不開核算。核算既包括基本的會計核算，也包括其他業務數據的核算。針對項目管理的需要，財務和項目團隊應該從不同維度細化項目的核算，只有建立詳細的項目基礎數據庫，在項目管理的過程中才有可能做到更加詳細的分析，才有更多機會發現并改正問題。預算分析能夠加強項目的預算控制，為預算的準確編制和預算的考核評價提供支持，為其他項目的有效實施提供借鑒經驗。4.預算的調整。預算的調整跟客戶的需求變更密切相關，客戶的需求變更一般包括原合同需求內容的變更或合同外的新需求。過于強調預算的剛性和預算的隨意調整都是不合理的行為，預算的調整應結合項目實施的實際情況，重點放在預期執行中出現的重大的、非正常的變動事項，只有通過調整預算才能滿足實施需要；預算調整應當謹慎，調整頻率應予以嚴格控制。針對實施過程中的客戶新需求，項目組應測算新需求的投入情況，在保證項目盈利性的前提下及時簽訂相關變更或補充協議，并編制相應的項目預算。預算的調整應按照公司制度規定履行相應的審批流程后執行。

四、項目預算管理中的考核評價

對項目實施團隊的預算完成結果進行檢查、考核與評價，為企業實施獎懲和激勵提供依據，為改進預算管理提供建議和意見，是企業進行有效激勵與約束，提高企業績效的重要內容。預算考核包括預算完成情況的考核和預算體系運行情況的考核，其中預算完成情況包含財務指標和非財務指標，而預算運行體系則包括預算編制的準確性與及時性、預算調整是否按程序進行、預算分析報告的質量等。

（一）預算考核的原則

預算考核首先要遵循目標性原則，考核的目的是為了更好的實現預算目標，所以在預算考核體系的設計中應考慮實施團隊各單位不能只顧局部利益不顧全局的行為。其次預算考核應遵循可控性原則，各執行單位以其責權范圍為限，對其可以控制的預算差異負責。考核的動態性原則，考核要講究時效性，企業可根據項目實施的關鍵里程碑來進行考核，如果等項目實施完成再考核，會削弱預算考核的作用。考核的例外性原則，在項目實施的過程中，可能會出現一些不可控的例外事項，考核時應對特殊情況做特殊處理。考核的公開公平原則，公開包括考核標準和考核結果的公開，公正則指的是相同的績效要給予相同的評價。

（二）預算考核的現狀及解決方法

目前已經開展項目預算管理的不少企業存在著考核不力或者根本沒有考核的現象。具體表現在考核項目團隊、部門的職責不明確，考核內容不具體，考核標準不規范，項目考核未能形成制度。只是編制項目預算而考核不力或缺少考核，將導致項目團隊對預算編制的不重視，預算的質量也大打折扣，從而也難以保證預算的全面落實。項目預算的考核，應盡量設置一些可以量化的考核指標，減少人為因素的評價影響。操作過程中將考核指標盡可能落實到實施團隊的每個成員，讓團隊中每個人都有清楚自己的工作目標和責任。考核不應只流于形式，過分關注預算成本費用的節約，片面認為實行預算管理就是對成本費用實行控制，這種錯誤思想可能導致項目組會為了追求降本帶來的獎勵，而忽視了項目的實施質量，這顯然違背了預算管理控制的目的。考核評價后的激勵應及時兌現，以進一步調動員工的工作積極性，對于評價較差的員工，按照考核制度將處罰落實到位。只獎不罰，使得員工缺少危機感；只罰不獎，員工缺少目標，失去工作動力。

五、結論

企業開展項目預算是一個系統工程，是企業治理的重要組成部分，要與企業的發展戰略想配合。為了保障項目預算的順利執行，企業應建立相應的項目預算管理制度，從制度層面對項目預算的編制、執行控制、考核評價等各環節予以規范化，讓項目團隊成員在主觀上有明確的意識標準，避免在實際管理過程中的推諉、扯皮現象。

參考文獻：

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作者:王開亮 單位:上海富捷信息技術有限公司