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摘要:新時(shí)期人們對保險(xiǎn)的意識(shí)大幅度提升,極大地推動(dòng)了社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的快速發(fā)展。但在實(shí)際發(fā)展過程中,也逐漸凸顯出一些管理問題。為了加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作的完善,需要結(jié)合新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)特點(diǎn),做好管理工作。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容之一,但是在傳統(tǒng)管理工作中容易被忽視,因此必須高度重視社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作。本文首先分析新時(shí)期社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題,并針對這些問題提出相應(yīng)的解決途徑。
關(guān)鍵詞:新時(shí)期;社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù);檔案管理;問題;途徑
社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)逐漸受到社會(huì)以及群眾的廣泛重視。社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中記錄著參保單位、人員、繳費(fèi)情況、享受保險(xiǎn)權(quán)益等各方面信息的原始憑證,是社會(huì)保險(xiǎn)辦理以及服務(wù)工作開展的真實(shí)記載,是保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)對參保人員終身服務(wù)、跟蹤和保障的前提,更是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要研究資料。通過對社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理,有利于保證業(yè)務(wù)檔案管理的完整性、客觀性,進(jìn)而更好地為參保人員提供高效的服務(wù),加強(qiáng)對社會(huì)保障體系的完善,提升養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)。隨著新時(shí)期信息化技術(shù)的大力發(fā)展,社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作也逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)化和信息化,原有的社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作方式已無法滿足當(dāng)前保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理需求,因此需要結(jié)合當(dāng)前社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中的問題,探尋新的工作解決途徑。
一、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的問題
新形勢下,社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作雖然不斷在完善,但是其中仍然存在較多的問題,而這些問題的存在必然會(huì)導(dǎo)致社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的開展受到限制。因此,需要結(jié)合我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)際情況,加強(qiáng)對其中的問題進(jìn)行研究,為之后問題的改善奠定基礎(chǔ)。
1.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度存在一定的漏洞通過對當(dāng)前社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作情況分析來看,在制度建設(shè)工作以及檔案管理工作開展中仍然存在很多的問題和漏洞,雖然政府針對檔案管理工作制定了相應(yīng)的法律法規(guī),但是這些法律制度對社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的指導(dǎo)作用并不明顯,部分法律法規(guī)的可操作性不強(qiáng)。比如,對于檔案管理中的檔案沒有進(jìn)行明確分類,使得檔案管理容易出現(xiàn)歸類問題;同時(shí)對檔案格式?jīng)]有明確要求,使得檔案管理缺乏規(guī)范性,紙張、形式、裝訂等不統(tǒng)一,這些情況都容易導(dǎo)致檔案管理在收集、調(diào)閱等方面難度加大;此外,在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存儲(chǔ)方面沒有進(jìn)行明確的規(guī)定,不同人員在檔案管理中存在不同的方式,缺乏標(biāo)準(zhǔn)化,這種情況容易導(dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)舞弊的情況,對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作的可持續(xù)發(fā)展不利[1]。
2.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)不完善通過對我國社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作分析來看,檔案管理的軟硬件建設(shè)方面仍然存在很多的問題,大部分社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的軟硬件建設(shè)中都存在設(shè)施不足或者不先進(jìn)的情況,檔案室管理設(shè)備落后,在防盜、保密等方面沒有達(dá)到要求,甚至沒有專門設(shè)置養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案室。由于管理硬件條件不足,社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作能力的提升和改善難度進(jìn)一步加大。在新時(shí)期,信息技術(shù)不斷發(fā)展,檔案管理工作在數(shù)據(jù)化和信息化建設(shè)方面卻比較落后,未實(shí)現(xiàn)全面信息化管理,導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)、調(diào)閱等方面都需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間。此外,社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量比較大,這種管理模式必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率降低。
3.社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提升我國社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中,檔案管理人員的素質(zhì)和能力直接影響檔案管理工作的開展效率。但是從當(dāng)前檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)情況來看并不規(guī)范,雖然當(dāng)前檔案管理人員招聘中開始注重專業(yè)對口性,但是仍然存在其他崗位調(diào)職以及兼職人員,而且對口專業(yè)人員的學(xué)歷要求不高,這種情況下必然會(huì)導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作無法保證高質(zhì)量和高標(biāo)準(zhǔn)[2]。此外,社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)有限,而且單位很少為養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員提供專門的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理知識(shí),導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)難以有效提升。
二、加強(qiáng)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的有效途徑
為了加強(qiáng)對社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的完善,需要結(jié)合社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作中存在的問題以及我國社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀,勇于面對挑戰(zhàn),提升社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)能力。具體可以從以下幾個(gè)途徑著手:
1.加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)一是要加強(qiáng)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),做好檔案管理的規(guī)范工作。二是對檔案管理中相關(guān)制度進(jìn)行完善,對檔案管理中涉及到的各個(gè)環(huán)節(jié)都做出詳細(xì)規(guī)定,根據(jù)文件資料的來源和形式加強(qiáng)價(jià)值考察,并結(jié)合養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理辦法,養(yǎng)老保險(xiǎn)的業(yè)務(wù)流程等制定具體的管理方案。在養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度建設(shè)中,需要以《檔案法》以及《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》為基礎(chǔ),加強(qiáng)法律制度完善[3]。三是要建立檔案室管理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、保密、移交以及銷毀制度,并加強(qiáng)對檔案管理工作配套體系的完善,使檔案管理工作開展中所有的環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的制度依據(jù),保證社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
2.加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè),實(shí)現(xiàn)集中管理社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作開展過程中,軟硬件建設(shè)對工作開展效率具有重要作用,因此社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),并實(shí)現(xiàn)對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的集中管理。在工作實(shí)踐過程中,必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的宣傳和教育,提升大眾對社保檔案管理工作的重視,并加大對設(shè)備以及資源等方面的投入,切實(shí)解決檔案管理中的問題。一是要加大對檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入,建立單獨(dú)的檔案室,調(diào)閱室。二是要加強(qiáng)檔案管理中計(jì)算機(jī)、掃描儀、溫度計(jì)、濕度計(jì)、滅火設(shè)備、防盜設(shè)備等各方面的建設(shè),保證檔案原件的安全性。三是要結(jié)合信息技術(shù)開展檔案的集中管理,并實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)體和數(shù)據(jù)共同管理。在信息化管理中需要加強(qiáng)軟件的完善,不僅要發(fā)揮高效的存儲(chǔ)、檢索和查詢優(yōu)勢,還需要做好軟件的安全建設(shè),完善檔案管理軟件的權(quán)限設(shè)定,防止發(fā)生檔案泄露、丟失等問題[4]。比如,對于一些比較重要或者機(jī)密的檔案,只有檔案管理以及相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)具有查閱權(quán)限,要查看必須要輸入密碼或者進(jìn)行指紋、人臉識(shí)別等。四是做好對軟件的安全防護(hù),定期檢查和更新殺毒軟件,設(shè)置防火墻,防止病毒和黑客入侵導(dǎo)致資料泄露等。
3.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的能力和素質(zhì)對檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有直接影響,因此提升檔案管理人員的能力和素質(zhì)顯得尤為必要。首先,要把好人員的招聘關(guān)。在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員招聘中,必須要保證專業(yè)的對口性,所招聘人員都需要是檔案管理相關(guān)專業(yè)本科以上畢業(yè)生,并盡可能加大研究生學(xué)歷的比例,保證檔案管理工作的規(guī)范性和創(chuàng)新性。其次,要做好入職培訓(xùn)工作。比如本公司社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)與工傷保險(xiǎn)歸屬于同一個(gè)崗位,所以在培訓(xùn)工作開展中主要以這兩種保險(xiǎn)的流程、管理方式、管理標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行強(qiáng)化,同時(shí)還需要輔以職業(yè)道德方面的培養(yǎng),提升保險(xiǎn)管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德水平,保證社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的順利開展。同時(shí),要號召社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員自主學(xué)習(xí),通過網(wǎng)絡(luò)或者社會(huì)行業(yè)培訓(xùn)等方式不斷充實(shí)自身的專業(yè)知識(shí)和能力,加強(qiáng)對檔案管理工作的創(chuàng)新。最后,要加強(qiáng)對檔案管理人員現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。計(jì)算機(jī)背景下檔案信息化管理成為主要形式,要求檔案管理人員必須要具有良好的計(jì)算機(jī)操作理論基礎(chǔ)和實(shí)踐技能,為檔案現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。
三、結(jié)語
綜上所述,隨著人們對保險(xiǎn)意識(shí)的提升,社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)已成為當(dāng)前企業(yè)福利待遇以及個(gè)人養(yǎng)老的重要形式。在社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中,保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是保險(xiǎn)業(yè)務(wù)開展各環(huán)節(jié)中重要的原始資料,包括投保人的權(quán)益以及保險(xiǎn)公司需要履行的義務(wù)等內(nèi)容。但是由于對檔案管理工作重視度不足,管理方式和模式都比較落后,不利于社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的可持續(xù)發(fā)展。因此,需要結(jié)合這些問題,加強(qiáng)對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度的完善,加強(qiáng)軟硬件建設(shè),完善管理人員隊(duì)伍,提升檔案管理效率。
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作者:王炳振 單位:聊城市社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)事業(yè)處