如何規(guī)范居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理

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摘要：城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人員檔案是重要的民生檔案，是計發(fā)養(yǎng)老保險待遇的重要依據(jù)，對于養(yǎng)老保險政策的落實，相關受益人的切身利益都具有重要影響。是確保城鄉(xiāng)居民參保人的合法權(quán)益，實現(xiàn)“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的終極目標。本文主要以廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保檔案管理為例，探討城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理問題及對策。

關鍵詞：城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案；管理問題；對策

2017年，在黨的報告中，著重強調(diào)了民生工程建設的重要性，而在民生工程中，居民養(yǎng)老問題又是其中的重要內(nèi)容，對于居民“老有所依”以及社會的和諧發(fā)展都有著重要的影響，因此，做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務管理有著重要的意義。本文主要以廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保檔案管理為例，探討城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理問題及對策。

一、我縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理現(xiàn)狀

自我縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局成立后，18個鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保中心，把參保人的檔案原件移交到縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局整理存檔，鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保中心留復印件存檔，按照檔案相關規(guī)定統(tǒng)一規(guī)范的模式整理，建立聯(lián)動的檔案機制，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、縣二級都是按照國家標準《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》來進行歸檔。目前，我縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險參保人數(shù)為50萬余人，而所形成的入柜檔案也有將近50萬份，涉及所有參保人員利益,面廣人多，工作量大。

二、我縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理存在的問題

（一）檔案日常管理規(guī)范性不足

目前，我縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局雖然針對檔案管理形成了相關的制度，但是制度的實際落實情況還是存在一定的問題，比如制度中對檔案的調(diào)取、查閱都作出了明確規(guī)定和一定限制，但是實際運行過程中，檔案的任意調(diào)取、查閱行為還是偶有發(fā)生。而究其原因，一方面是目前制度本身實際上已經(jīng)和客觀形勢產(chǎn)生了一定的滯后，難以覆蓋各個環(huán)節(jié)，其次，對于制度的問責機制尚不健全，制度約束力不足。

（二）電子化管理方面的問題

早在幾年前，廣南縣就已經(jīng)引入了電子化檔案管理系統(tǒng)，用于提高城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案的管理效率，但是電子檔案管理的水平和效果還是存在一定問題。比如相關人員對于電子檔案管理系統(tǒng)的運用水平不高，存在著設備欠缺，再如對于電子檔案數(shù)據(jù)的管理缺乏嚴密的風險防范措施，可能會造成信息數(shù)據(jù)流失等問題。都值得關注。

（三）檔案室配置及物理環(huán)境問題

當前，廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局配有專門的養(yǎng)老保險業(yè)務檔案室，并由專職人員負責管理。但是目前，隨著廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險業(yè)務量的不斷增加，檔案存儲設備已經(jīng)飽和，只能夠不停加塞，影響了調(diào)取的便利性。在物理存儲空間方面，整體能達到防盜功能，但距離有效的防潮、防光、防高溫等還存在一定的差距，一旦發(fā)生意外情況，防范應急措施較為有限。

三、廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險規(guī)范性提升對策

（一）進一步健全檔案管理制度體系

一是要針對目前檔案管理的新形勢，對現(xiàn)行檔案管理制度進行不斷的滾動梳理，使其能夠有效覆蓋檔案管理的事前、事中和事后管理環(huán)節(jié)。二是要重點修訂完善制度中關于檔案的調(diào)取、查閱限制的內(nèi)容，防止有關隱私信息遭到泄露，產(chǎn)生不必要的聲譽風險。三是要圍繞制度框架，對檔案訪問的權(quán)限進行一定的設計，防止檔案利用者通過系統(tǒng)隨意刪除、修改檔案信息，影響工作的正常進行和有關人群的正當利益。四是要不斷提高制度的剛性落實水平，要將制度執(zhí)行情況和管理人員績效密切掛鉤，促進管理人員形成良好的履職意識。

（二）不斷提升電子檔案管理系統(tǒng)運用水平

現(xiàn)在是信息化時代，我利用空余時間學習摸索用網(wǎng)絡管理，加強業(yè)務學習，不斷地提升自己的管理水平，使其能夠進一步提升計算機技術(shù)、信息網(wǎng)絡技術(shù)、系統(tǒng)使用和維護技術(shù)基礎知識等，有效適應當前電子檔案管理的要求。其次，電子檔案的儲存裝置主要是硬盤、U盤等，雖然相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)更具優(yōu)勢，但是本身也有一定的安全威脅，比如硬件損壞、硬件遺失等。所以一方面，要建立起嚴格的保管制度，防止儲存硬件隨意帶出和離開規(guī)定場所。另一方面，要使存儲硬件原理強磁場、高溫、高壓環(huán)境，防止硬件出現(xiàn)物理損壞。同時，也要注重對計算機的病毒檢測，防止病毒攻擊對文件產(chǎn)生損害。

（三）不斷加強環(huán)境建設

在檔案管理環(huán)境建設方面，廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局應當要加大投入，要嚴格按照國家相關規(guī)定建立起防潮、防光、防高溫、防塵、防蟲、防火等方面去全面達標的檔案管理庫房，并且要定期對檔案管理空間各項安全防范設備進行檢測維護，確保隨時發(fā)揮作用。綜上所述，做好城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案，是一項利國利民，事關社會和諧發(fā)展、增強人民群眾幸福感、獲得感、安全感的重要舉措：但是目前在一些單位，在檔案管理規(guī)范性方面還是存在一些問題，本文以廣南縣城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險局為例，闡述了問題和對策，希望可以提供一些有價值的參考和借鑒。

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作者：駱麗 單位：云南省文山州廣南縣人力資源和社會保障局