醫藥連鎖銷售企業內部控制與審計評價
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摘要：內部控制是現代社會經濟發展的必然產物，已被廣泛運用于現代企業內部管理，建立和實施一套統一、高質量的企業內部控制規范體系，有助于提升企業內部管理水平和風險防范能力。本文通過對內部控制的目標、原則與方法加以分析，針對現代醫藥連鎖企業內部控制評價方面所存在的觀念落后，藥品的采購、倉儲、運輸及門店銷售等主要問題提出內部控制制度的建立及審計評價的必要性，以促進現代醫藥連鎖企業建立科學的企業管理制度，為企業實現所有經營目標提供合理的保證。
引言
連鎖藥店是現今中國藥品零售業的一個最重要的組成形式，連鎖經營通過標準化、簡單化、專業化原則提高經營效率，實現規模效益，有著其他零售組織形式無法比擬的競爭優勢。但是，縱觀我國醫藥連鎖經營市場，既有許多優勢條件，也存在許多問題。建立內部控制制度可以從內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和內部監督五個方面對醫藥連鎖企業的管理提供一個保障。內部審計評價是對內部控制的有效性進行全面評價，是一個循環的過程，評價分析現行的做法有無改進的空間，同時結合業務、企業的具體情況提出改進方案，在這個過程中也提升了整個團隊對于問題的共識和認知。企業對內部控制的有效性進行的全面評價有助于提升企業內部管理水平和風險防控能力。
一、內部控制、內部審計評價的概述
（一）基本定義內部控制是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施的旨在實現控制目標的過程，目標是合理保證企業經營合法合規、相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。內部控制評價是定期對企業自身的內部控制的有效性及其實施的效率、效果進行檢查和評價，其目的是評價內部控制運行的有效性，對實現控制目標提供合理保證。
（二）方法內部控制的方法包括前饋控制（事前控制）、過程控制（事中控制）和反饋控制（事后控制）。企業內部控制評價方法有多種，主要有個別訪談法、調查問卷法、專題討論會法、抽樣法、比較分析法、標桿法。現代連鎖藥店用得最多的是比較分析法和標桿法，通過對連鎖門店的銷售指標完成率、質量管理的各項制度的健全和完整程度來進行評價。主要采取從門店的收貨驗收記錄，養護記錄、溫濕度記錄，人員培訓記錄和銷售完成量比率等方面進行分析、比較、評價和考核。
二、現代醫藥連鎖企業內部控制及內部
控制評價存在的主要問題當前，我國藥品零售行業的連鎖化程度不斷擴大，連鎖藥店在藥品零售行業的主導地位日趨明顯，連鎖企業快速擴張、藥品零售連鎖率不斷提升但規范化程度不高。難以形成自己的核心贏利模式和核心競爭力，規范化程度不高，管理水平落后等等問題，一直困擾著醫藥行業的企業經理人，但所有問題都有其起因具體表現。
（一）企業領導者對內部控制的思想 意識不強隨著我國目前醫藥市場的開放，使一部分民營企業家依靠著自己對醫藥市場的把握能力和個人的敢冒險精神完成了資本的原始積累。他們利用自己對醫藥市場的熟悉以搶占市場份額方式迅速發展自己的連鎖店。經過國家這兩年的大力宣傳和整治，民營企業家們大都對企業的財務工作有了初步的改觀和重視，但是在他們內心深處還是認為市場對他們來說才是最重要的。至于如何抓內部控制，如何評價內部控制卻很陌生，對他們來說內部控制和評價就是一紙空文。他們還沒正確認識到內部控制的重要性，沒有認識到在現階段的醫藥連鎖企業中內部控制評價能夠找出經營的弱點，能夠使自己的企業健康有序地發展。
（二）內部控制制度不健全，缺乏有效的內部監督機制內部控制建設是一項系統工程，需要企業從上到下全員共同參與并承擔相應的職責。目前，多數醫藥連鎖企業的內控制度不夠全面，沒有覆蓋企業中所有部門和人員，沒有滲透到企業內部各個業務領域和業務操作系統。尤其是一些三四線城市的連鎖藥企，沒有一個從上到下做實質性的內控制度，缺乏嚴格的質量管理體系。有些內控制度的制定是按照GSP文件要求制定的，為了檢查而制定，浮于表象。制定了制度但是實施力度不到位，這樣做的后果是短期內很難發現企業內部出現的管理缺陷，同時不能對缺陷進行風險評估和評價。
（三）貨幣資金活動的內部控制未實施到位資金管控不嚴，可能出現舞弊、欺詐，導致資金被挪用、抽逃現象。在有些醫藥連鎖企業下屬的門店中常常出現收入不入賬、坐收坐支等不規范行為，存在收支不相符現象，將多余的現金占為己有，利用錢賬兼管的機會貪污現金。其主要原因是會計稽核人員未能及時履行職責，未能有效地實行好內部控制。2015年我地州級國有藥材公司下屬的一個連鎖門店，一年內現金短款5萬多元，由于連續兩年發生類似短款現象，公司領導直接報警處理，最后由于職責劃分不明確，未執行不相容崗位分離制度，未指定專人定期核對等等原因無法破案，公司領導采取了大事化小，小事化了的處事原則，讓門店所有員工按照職位的大小都進行了賠償，造成了負面影響。
（四）連鎖藥企的購、銷、存各環節沒能合理配合購、銷、存是一個獨立于生產制造過程之外的，又與之緊密聯系的業務流程。在一個醫藥連鎖企業中，購、銷、存本身并不能直接產生價值，但由這三個步驟組成了企業內部藥品物流通道，對這個流通過程的深入管理是促進企業增值的關鍵。每個藥品連鎖企業都按照新版《藥品GSP認證現場檢查評定標準（藥品批發企業）》《藥品流通監督管理辦法》制定了藥品的采購、收貨、驗收及儲存的操作規程。但是在購、銷、存的環節，還是在一些地州縣級的民營醫藥連鎖企業中出現各種狀況，如：采購部、倉儲保管部并沒有按照操作流程執行，采購部、質量管理部和質量負責人都是一個人，藥品收貨和驗收也由一人擔當，同時采購部與銷售部沒有合理分工配合，加之很多連鎖藥店為了刺激藥店的銷售，給每個門店都有銷售任務，出現了暢銷的藥品脫銷，大多普藥積壓的現象，藥品倉庫管理員工作遲緩未能及時提供各類藥品存量情況。因為購、銷、存各環節不能合理的配合使得一些醫藥連鎖企業成本提高，造成大量的資源浪費。例如我們縣市有一家連鎖藥業，它的直營店和加盟店一共有15家，其中二店由于所處地理位置及店長管理能力強，其銷售能力也很強，公司每次按照規定派送藥品，該店都能及時銷售完成不積壓貨，而三店相對銷售情況就比較差，往往是按照規定配送的藥品到最后滯銷了趕緊調撥給二店銷售，藥品的保質期基本上只剩兩個月了，這樣無形中就造成門店之間有的無貨，有的積貨滯銷，最終出現庫存藥品臨期的現象。
三、現代醫藥連鎖企業實現有效的內部控制和審計評價的方法
（一）提高企業領導者對內部控制和評價的思想認識強調以人為本，加強以人才隊伍建設和財務信息共享為中心，充分調動員工的主動性、積極性和創造性，從而達到從上到下的一致性，發揮內部控制的最佳效果。首先對連鎖藥企的組織架構，治理結構、決策機制、內部控制體系的建設及公司運營管理方面進行內部控制評價。在整個內控制度評價系統里，董事會、監事會和經理層是相互制衡的，工作程序清晰明確并嚴格履行。減少內控制度被忽視或規避的可能性。轉變傳統觀念，以新的角度詮釋和思考，使控制理念成為控制環境的一個重要特質，通過宣傳告知員工內部控制的必要性，并通過建立適當的管理層控制機制，讓員工接受控制理念并能去配合實施，只有這樣，才能不斷促進內部控制的良性運行。
（二）構建及完善內部控制制度構建企業內部控制制度，需要從整體層面和業務流程兩個方面著手，切實建立起一套行之有效的內部控制制度。整體層面的內部控制在企業管理的較高層面存在并運行，對各業務流程層面的內部控制起著統領、約束和影響作用。整體層面的內部控制好比上梁，業務流程層面的內部控制好比下梁，上梁不正，下梁自然歪。業務層面的控制則需要從醫藥零售企業制度的完善即內部控制制度的具體環節入手，設計并運行起一套切實有效的、完整的內控制度，是目前各醫藥連鎖企業所急需的。
（三）全面提高貨幣資金的有效控制要想全面提高醫藥連鎖企業的貨幣資金的有效控制從以下幾個方面實施。首先，合理劃分職責，確保辦理資金業務的不相容崗位分離制度。具體辦法如下，（1）資金支付的審批和執行。如：對公司管理人員明確審批資金有限額，審批權限有上線，審批范圍有限定，特別是對藥品的采購金額的大小權限及范圍制定相關控制措施。（2）資金的保管、記錄與盤點清查。如：總公司財務稽核定期對門店各自的收支匯總表、銷售小票、銀行入賬和社保入賬進行核對，以確保銷售收入不存在賬外循環。（3）遵守現金和銀行存款管理的有關規定，不得由一人辦理貨幣資金業務的全部過程。（4）對辦理資金業務的人員定期進行崗位輪換。其次，加強現金和銀行存款的控制，建立嚴格監督檢查制度。
（四）建立以“銷”定“購”策略，確保最低存量，確保資金效益最大化采購是存貨管理的第一環節，做好醫藥連鎖企業采購環節的物流管理，是整個購、銷、存管理中的重要依據。一方面應將本企業所經營的藥品品種進行分類管理，藥企經營的藥品一般可分為“主導”與“輔助”兩類，主導藥品主要表現OTC藥品及一些保健品，其銷售量大且利潤空間也大，是藥企利潤的主要來源；輔助藥品主要有處方藥及中草藥，其銷售量小且利潤空間也小，其中中藥還有重量損失，但都是藥企銷售中必不可少的，可以作為是藥企利潤的補充。藥店銷售量的多少是核定采購量的來源依據。另一方面根據藥品的保質期及本企業的資金流的情況，對前一個季度的銷售量的平均數和資金流的具體情況進行分析，再確定藥品的采購量及最低庫存量。這樣既能保證銷售的正常所需，又能降低對資金在采購環節的不必要占用，從而實現“錢”的使用效益最大化。
（五）建立質量管理體系，加強質量風險管理根據《中華人民共和國藥品管理法》第十七條：“從事藥品經營活動，必須符合《藥品經營質量管理規范》，建立健全經營質量管理體系，保證藥品經營全過程持續符合法定要求”。藥品連鎖企業必須按照國家有關法規來實施，首先采購部門要確保供貨單位和所經營藥品的合法性。做到購進藥品的審核率、合格率及合法性都達到100%。其次，藥品倉儲部門做到藥品養護率、出庫復核率、倉庫衛生管理及倉儲管理和規律都達到100%，運輸完好率達到99%。質量管理部做到藥品入庫驗收率100%，驗收后入庫藥品合格率100%，不良反應報告及時性100%。質量風險管理是企業采用前瞻或回顧的方式，對藥品流通過程中的質量風險進行評估、控制、溝通和審核的系統過程。通過對預先設定的質量風險因素進行分析評估，從而確定該因素在影響流通過程中藥品質量的風險評價。通過質量風險管理的方法，使全體員工主動地識別并控制藥品經營過程中潛在的質量問題，進一步保證和加強藥品和服務的質量。
（六）提高監督機制——建立內部審計和評審機制建立一套行之有效的內部審計流程，使其在工作中自身考核管理辦法并在實際工作中不斷完善，實時地進行修正和調整。是內部審計立足于醫藥連鎖企業發展的重要前提。建立公司評審機制，對管理體系實施內部審核，驗證其是否持續滿足規定的要求且有效運行，以便及時發現問題，采取糾正或預防措施，促進公司管理體系不斷完善，有效防范質量風險，確保藥品經營質量。內部審計和評審機制作為獨立監督和評價本單位和所屬單位財務收支、經濟活動的真實、合法和效益的行為，是一個十分有效而又重要的內部監督形式。
結語
總之，醫藥連鎖企業有效的內部審計和控制評價制度是順利實現未來發展的前提。做好“錢”與“物”的融合更是醫藥連鎖企業正常經營的基礎，有好的內部評價體系，必然會加速“資金”的流轉；快速的“資金”流轉，必然使企業得到健康的發展。
參考文獻：
[1]《企業內部控制應用指引》（2010年4月財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合）.
[2]《企業內部控制評價指引》（2010年4月財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合）.
[3]《企業內部控制審計指引》（2010年4月財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合）.
[4]《小企業內部控制規范（試行）》（2017年6月財政部）.
作者：黃建英 單位：新疆潤通有限責任會計師事務所
