醫(yī)藥連鎖銷售企業(yè)內(nèi)部控制與審計評價

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摘要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的必然產(chǎn)物，已被廣泛運用于現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理，建立和實施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險防范能力。本文通過對內(nèi)部控制的目標、原則與方法加以分析，針對現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)內(nèi)部控制評價方面所存在的觀念落后，藥品的采購、倉儲、運輸及門店銷售等主要問題提出內(nèi)部控制制度的建立及審計評價的必要性，以促進現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)建立科學(xué)的企業(yè)管理制度，為企業(yè)實現(xiàn)所有經(jīng)營目標提供合理的保證。

關(guān)鍵詞：醫(yī)藥連鎖企業(yè)；內(nèi)部控制與內(nèi)部審計評價；貨幣資金

引言

連鎖藥店是現(xiàn)今中國藥品零售業(yè)的一個最重要的組成形式，連鎖經(jīng)營通過標準化、簡單化、專業(yè)化原則提高經(jīng)營效率，實現(xiàn)規(guī)模效益，有著其他零售組織形式無法比擬的競爭優(yōu)勢。但是，縱觀我國醫(yī)藥連鎖經(jīng)營市場，既有許多優(yōu)勢條件，也存在許多問題。建立內(nèi)部控制制度可以從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督五個方面對醫(yī)藥連鎖企業(yè)的管理提供一個保障。內(nèi)部審計評價是對內(nèi)部控制的有效性進行全面評價，是一個循環(huán)的過程，評價分析現(xiàn)行的做法有無改進的空間，同時結(jié)合業(yè)務(wù)、企業(yè)的具體情況提出改進方案，在這個過程中也提升了整個團隊對于問題的共識和認知。企業(yè)對內(nèi)部控制的有效性進行的全面評價有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險防控能力。

一、內(nèi)部控制、內(nèi)部審計評價的概述

（一）基本定義內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同實施的旨在實現(xiàn)控制目標的過程，目標是合理保證企業(yè)經(jīng)營合法合規(guī)、相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。內(nèi)部控制評價是定期對企業(yè)自身的內(nèi)部控制的有效性及其實施的效率、效果進行檢查和評價，其目的是評價內(nèi)部控制運行的有效性，對實現(xiàn)控制目標提供合理保證。

（二）方法內(nèi)部控制的方法包括前饋控制（事前控制）、過程控制（事中控制）和反饋控制（事后控制）。企業(yè)內(nèi)部控制評價方法有多種，主要有個別訪談法、調(diào)查問卷法、專題討論會法、抽樣法、比較分析法、標桿法。現(xiàn)代連鎖藥店用得最多的是比較分析法和標桿法，通過對連鎖門店的銷售指標完成率、質(zhì)量管理的各項制度的健全和完整程度來進行評價。主要采取從門店的收貨驗收記錄，養(yǎng)護記錄、溫濕度記錄，人員培訓(xùn)記錄和銷售完成量比率等方面進行分析、比較、評價和考核。

二、現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)內(nèi)部控制及內(nèi)部

控制評價存在的主要問題當(dāng)前，我國藥品零售行業(yè)的連鎖化程度不斷擴大，連鎖藥店在藥品零售行業(yè)的主導(dǎo)地位日趨明顯，連鎖企業(yè)快速擴張、藥品零售連鎖率不斷提升但規(guī)范化程度不高。難以形成自己的核心贏利模式和核心競爭力，規(guī)范化程度不高，管理水平落后等等問題，一直困擾著醫(yī)藥行業(yè)的企業(yè)經(jīng)理人，但所有問題都有其起因具體表現(xiàn)。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對內(nèi)部控制的思想 意識不強隨著我國目前醫(yī)藥市場的開放，使一部分民營企業(yè)家依靠著自己對醫(yī)藥市場的把握能力和個人的敢冒險精神完成了資本的原始積累。他們利用自己對醫(yī)藥市場的熟悉以搶占市場份額方式迅速發(fā)展自己的連鎖店。經(jīng)過國家這兩年的大力宣傳和整治，民營企業(yè)家們大都對企業(yè)的財務(wù)工作有了初步的改觀和重視，但是在他們內(nèi)心深處還是認為市場對他們來說才是最重要的。至于如何抓內(nèi)部控制，如何評價內(nèi)部控制卻很陌生，對他們來說內(nèi)部控制和評價就是一紙空文。他們還沒正確認識到內(nèi)部控制的重要性，沒有認識到在現(xiàn)階段的醫(yī)藥連鎖企業(yè)中內(nèi)部控制評價能夠找出經(jīng)營的弱點，能夠使自己的企業(yè)健康有序地發(fā)展。

（二）內(nèi)部控制制度不健全，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督機制內(nèi)部控制建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要企業(yè)從上到下全員共同參與并承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。目前，多數(shù)醫(yī)藥連鎖企業(yè)的內(nèi)控制度不夠全面，沒有覆蓋企業(yè)中所有部門和人員，沒有滲透到企業(yè)內(nèi)部各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域和業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)。尤其是一些三四線城市的連鎖藥企，沒有一個從上到下做實質(zhì)性的內(nèi)控制度，缺乏嚴格的質(zhì)量管理體系。有些內(nèi)控制度的制定是按照GSP文件要求制定的，為了檢查而制定，浮于表象。制定了制度但是實施力度不到位，這樣做的后果是短期內(nèi)很難發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的管理缺陷，同時不能對缺陷進行風(fēng)險評估和評價。

（三）貨幣資金活動的內(nèi)部控制未實施到位資金管控不嚴，可能出現(xiàn)舞弊、欺詐，導(dǎo)致資金被挪用、抽逃現(xiàn)象。在有些醫(yī)藥連鎖企業(yè)下屬的門店中常常出現(xiàn)收入不入賬、坐收坐支等不規(guī)范行為，存在收支不相符現(xiàn)象，將多余的現(xiàn)金占為己有，利用錢賬兼管的機會貪污現(xiàn)金。其主要原因是會計稽核人員未能及時履行職責(zé)，未能有效地實行好內(nèi)部控制。2015年我地州級國有藥材公司下屬的一個連鎖門店，一年內(nèi)現(xiàn)金短款5萬多元，由于連續(xù)兩年發(fā)生類似短款現(xiàn)象，公司領(lǐng)導(dǎo)直接報警處理，最后由于職責(zé)劃分不明確，未執(zhí)行不相容崗位分離制度，未指定專人定期核對等等原因無法破案，公司領(lǐng)導(dǎo)采取了大事化小，小事化了的處事原則，讓門店所有員工按照職位的大小都進行了賠償，造成了負面影響。

（四）連鎖藥企的購、銷、存各環(huán)節(jié)沒能合理配合購、銷、存是一個獨立于生產(chǎn)制造過程之外的，又與之緊密聯(lián)系的業(yè)務(wù)流程。在一個醫(yī)藥連鎖企業(yè)中，購、銷、存本身并不能直接產(chǎn)生價值，但由這三個步驟組成了企業(yè)內(nèi)部藥品物流通道，對這個流通過程的深入管理是促進企業(yè)增值的關(guān)鍵。每個藥品連鎖企業(yè)都按照新版《藥品GSP認證現(xiàn)場檢查評定標準（藥品批發(fā)企業(yè)）》《藥品流通監(jiān)督管理辦法》制定了藥品的采購、收貨、驗收及儲存的操作規(guī)程。但是在購、銷、存的環(huán)節(jié)，還是在一些地州縣級的民營醫(yī)藥連鎖企業(yè)中出現(xiàn)各種狀況，如：采購部、倉儲保管部并沒有按照操作流程執(zhí)行，采購部、質(zhì)量管理部和質(zhì)量負責(zé)人都是一個人，藥品收貨和驗收也由一人擔(dān)當(dāng)，同時采購部與銷售部沒有合理分工配合，加之很多連鎖藥店為了刺激藥店的銷售，給每個門店都有銷售任務(wù)，出現(xiàn)了暢銷的藥品脫銷，大多普藥積壓的現(xiàn)象，藥品倉庫管理員工作遲緩未能及時提供各類藥品存量情況。因為購、銷、存各環(huán)節(jié)不能合理的配合使得一些醫(yī)藥連鎖企業(yè)成本提高，造成大量的資源浪費。例如我們縣市有一家連鎖藥業(yè)，它的直營店和加盟店一共有15家，其中二店由于所處地理位置及店長管理能力強，其銷售能力也很強，公司每次按照規(guī)定派送藥品，該店都能及時銷售完成不積壓貨，而三店相對銷售情況就比較差，往往是按照規(guī)定配送的藥品到最后滯銷了趕緊調(diào)撥給二店銷售，藥品的保質(zhì)期基本上只剩兩個月了，這樣無形中就造成門店之間有的無貨，有的積貨滯銷，最終出現(xiàn)庫存藥品臨期的現(xiàn)象。

三、現(xiàn)代醫(yī)藥連鎖企業(yè)實現(xiàn)有效的內(nèi)部控制和審計評價的方法

（一）提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對內(nèi)部控制和評價的思想認識強調(diào)以人為本，加強以人才隊伍建設(shè)和財務(wù)信息共享為中心，充分調(diào)動員工的主動性、積極性和創(chuàng)造性，從而達到從上到下的一致性，發(fā)揮內(nèi)部控制的最佳效果。首先對連鎖藥企的組織架構(gòu)，治理結(jié)構(gòu)、決策機制、內(nèi)部控制體系的建設(shè)及公司運營管理方面進行內(nèi)部控制評價。在整個內(nèi)控制度評價系統(tǒng)里，董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層是相互制衡的，工作程序清晰明確并嚴格履行。減少內(nèi)控制度被忽視或規(guī)避的可能性。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，以新的角度詮釋和思考，使控制理念成為控制環(huán)境的一個重要特質(zhì)，通過宣傳告知員工內(nèi)部控制的必要性，并通過建立適當(dāng)?shù)墓芾韺涌刂茩C制，讓員工接受控制理念并能去配合實施，只有這樣，才能不斷促進內(nèi)部控制的良性運行。

（二）構(gòu)建及完善內(nèi)部控制制度構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制制度，需要從整體層面和業(yè)務(wù)流程兩個方面著手，切實建立起一套行之有效的內(nèi)部控制制度。整體層面的內(nèi)部控制在企業(yè)管理的較高層面存在并運行，對各業(yè)務(wù)流程層面的內(nèi)部控制起著統(tǒng)領(lǐng)、約束和影響作用。整體層面的內(nèi)部控制好比上梁，業(yè)務(wù)流程層面的內(nèi)部控制好比下梁，上梁不正，下梁自然歪。業(yè)務(wù)層面的控制則需要從醫(yī)藥零售企業(yè)制度的完善即內(nèi)部控制制度的具體環(huán)節(jié)入手，設(shè)計并運行起一套切實有效的、完整的內(nèi)控制度，是目前各醫(yī)藥連鎖企業(yè)所急需的。

（三）全面提高貨幣資金的有效控制要想全面提高醫(yī)藥連鎖企業(yè)的貨幣資金的有效控制從以下幾個方面實施。首先，合理劃分職責(zé)，確保辦理資金業(yè)務(wù)的不相容崗位分離制度。具體辦法如下，（1）資金支付的審批和執(zhí)行。如：對公司管理人員明確審批資金有限額，審批權(quán)限有上線，審批范圍有限定，特別是對藥品的采購金額的大小權(quán)限及范圍制定相關(guān)控制措施。（2）資金的保管、記錄與盤點清查。如：總公司財務(wù)稽核定期對門店各自的收支匯總表、銷售小票、銀行入賬和社保入賬進行核對，以確保銷售收入不存在賬外循環(huán)。（3）遵守現(xiàn)金和銀行存款管理的有關(guān)規(guī)定，不得由一人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全部過程。（4）對辦理資金業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換。其次，加強現(xiàn)金和銀行存款的控制，建立嚴格監(jiān)督檢查制度。

（四）建立以“銷”定“購”策略，確保最低存量，確保資金效益最大化采購是存貨管理的第一環(huán)節(jié)，做好醫(yī)藥連鎖企業(yè)采購環(huán)節(jié)的物流管理，是整個購、銷、存管理中的重要依據(jù)。一方面應(yīng)將本企業(yè)所經(jīng)營的藥品品種進行分類管理，藥企經(jīng)營的藥品一般可分為“主導(dǎo)”與“輔助”兩類，主導(dǎo)藥品主要表現(xiàn)OTC藥品及一些保健品，其銷售量大且利潤空間也大，是藥企利潤的主要來源；輔助藥品主要有處方藥及中草藥，其銷售量小且利潤空間也小，其中中藥還有重量損失，但都是藥企銷售中必不可少的，可以作為是藥企利潤的補充。藥店銷售量的多少是核定采購量的來源依據(jù)。另一方面根據(jù)藥品的保質(zhì)期及本企業(yè)的資金流的情況，對前一個季度的銷售量的平均數(shù)和資金流的具體情況進行分析，再確定藥品的采購量及最低庫存量。這樣既能保證銷售的正常所需，又能降低對資金在采購環(huán)節(jié)的不必要占用，從而實現(xiàn)“錢”的使用效益最大化。

（五）建立質(zhì)量管理體系，加強質(zhì)量風(fēng)險管理根據(jù)《中華人民共和國藥品管理法》第十七條：“從事藥品經(jīng)營活動，必須符合《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》，建立健全經(jīng)營質(zhì)量管理體系，保證藥品經(jīng)營全過程持續(xù)符合法定要求”。藥品連鎖企業(yè)必須按照國家有關(guān)法規(guī)來實施，首先采購部門要確保供貨單位和所經(jīng)營藥品的合法性。做到購進藥品的審核率、合格率及合法性都達到100%。其次，藥品倉儲部門做到藥品養(yǎng)護率、出庫復(fù)核率、倉庫衛(wèi)生管理及倉儲管理和規(guī)律都達到100%，運輸完好率達到99%。質(zhì)量管理部做到藥品入庫驗收率100%，驗收后入庫藥品合格率100%，不良反應(yīng)報告及時性100%。質(zhì)量風(fēng)險管理是企業(yè)采用前瞻或回顧的方式，對藥品流通過程中的質(zhì)量風(fēng)險進行評估、控制、溝通和審核的系統(tǒng)過程。通過對預(yù)先設(shè)定的質(zhì)量風(fēng)險因素進行分析評估，從而確定該因素在影響流通過程中藥品質(zhì)量的風(fēng)險評價。通過質(zhì)量風(fēng)險管理的方法，使全體員工主動地識別并控制藥品經(jīng)營過程中潛在的質(zhì)量問題，進一步保證和加強藥品和服務(wù)的質(zhì)量。

（六）提高監(jiān)督機制——建立內(nèi)部審計和評審機制建立一套行之有效的內(nèi)部審計流程，使其在工作中自身考核管理辦法并在實際工作中不斷完善，實時地進行修正和調(diào)整。是內(nèi)部審計立足于醫(yī)藥連鎖企業(yè)發(fā)展的重要前提。建立公司評審機制，對管理體系實施內(nèi)部審核，驗證其是否持續(xù)滿足規(guī)定的要求且有效運行，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，采取糾正或預(yù)防措施，促進公司管理體系不斷完善，有效防范質(zhì)量風(fēng)險，確保藥品經(jīng)營質(zhì)量。內(nèi)部審計和評審機制作為獨立監(jiān)督和評價本單位和所屬單位財務(wù)收支、經(jīng)濟活動的真實、合法和效益的行為，是一個十分有效而又重要的內(nèi)部監(jiān)督形式。

結(jié)語

總之，醫(yī)藥連鎖企業(yè)有效的內(nèi)部審計和控制評價制度是順利實現(xiàn)未來發(fā)展的前提。做好“錢”與“物”的融合更是醫(yī)藥連鎖企業(yè)正常經(jīng)營的基礎(chǔ)，有好的內(nèi)部評價體系，必然會加速“資金”的流轉(zhuǎn)；快速的“資金”流轉(zhuǎn)，必然使企業(yè)得到健康的發(fā)展。

參考文獻：

[1]《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》（2010年4月財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合）.

[2]《企業(yè)內(nèi)部控制評價指引》（2010年4月財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合）.

[3]《企業(yè)內(nèi)部控制審計指引》（2010年4月財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合）.

[4]《小企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（2017年6月財政部）.

作者：黃建英 單位：新疆潤通有限責(zé)任會計師事務(wù)所