轉型期銀行會計論文

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一、轉型中銀行會計檔案管理存在的問題

1.傳統管理模式遺留下來的超期保管的會計檔案年代跨度長，累積量大，采取分散(粗放)管理，優劣不分，造成資源占用和浪費，檔案保管狀況令人堪憂，急待清理消化。

2.銀行會計檔案集約化和電子化處理工作主要集中于業務運營檔案管理方面，而對銀行內部財務會計檔案管理等方面推進明顯滯后，仍采用傳統做法，使電子化整體效應難以充分發揮。

3.實行實物會計檔案集中存管后，統籌規劃和提質增效仍有許多工作要做。比如歷史留存檔案的數字化補錄、集中存管紙質檔案的到期鑒定銷毀和新舊檔案更新優化，以及檔案管理系統提供必要技術支持等問題，都需要予先考慮安排。

4.在實現不同載體的會計檔案以電子檔案為主，紙質檔案為輔的管理模式下，由于電子存檔的法律地位尚未得到最終確認，其直接關乎銀行會計檔案存管發展取向和管理成本問題。（目前，在電子化存檔能夠極大滿足利用需要的情況下，銀行仍保管著數量龐大的紙質會計檔案，且增長迅速，而其利用率很低，且越來越少，在保管與利用之間形成巨大反差，這對銀行來說已構成不小的成本負擔。）

5.對銀行后臺檔案作業實行第三方服務外包，可緩解銀行人員緊張矛盾，實現不同資源優化配置和工作效率提高，但安全因素始終是一個不容忽視的問題。

6.會計憑證的鑒定銷毀標準單一，只考慮業務價值，而忽略歷史價值，在一定程度上造成歷史記憶的缺失。

二、轉型中銀行會計檔案管理優化的對策與思考

1.對數字化前歷史積存會計檔案進行整體優化瘦身。最直接、最有效的方法就是開展檔案的鑒定銷毀工作。這項工作以前也開展過，但不是每家銀行機構都做了，或者做得不徹底、不全面，檔案超期保管的現象普遍存在。銀行歷史會計檔案不能夠及時鑒定銷毀的主要原因，概括起來說：就是沒有樹立正確的檔案觀，沒有明確的工作目標和建立必要的檔案管理責任制，具體業務指導沒跟上，才使“畏難求穩”、“無事無責”的錯誤觀念得以存在和通行，以致貽誤處理時機。因此，在轉型中，必須對癥下藥，加快對沉淀、超期保管的歷史檔案進行去庫存化，達到優化庫存和輕裝上陣的目的。對在去庫存化中，保留下來的、有繼續保存價值的歷史檔案，須經數字化處理后納入檔案系統管理，其實物檔案則采取集中存管，實現新老檔案合并管理。

2.加快銀行內部財務管理系統的建設，推進其電子化進程。要建立統一的銀行內部財務檔案管理系統，實行分級授權管理。對各級銀行機構的內部財務會計核算資料，均須轉換成電子數據納入管理系統處理，并由系統自動生成為電子檔案保管，實現綜合利用。其原始資料則由產生機構按紙質檔案管理模式統一進行處理，從而實現全部會計檔案的電子化管理和有效銜接，充分發揮系統整體綜合效應。

3．科學規劃，提高檔案集約化科學管理水平。實物會計檔案集中存管的核心是降低管理成本，實現規模效應。因此，在檔案庫建設規劃時，須對檔案形成、分布、數量及保管期限進行預測分析和成本核算（目前，銀行集中入庫的檔案主要是15年和永久兩個期限），要考慮庫房的選址條件和成本、檔案存管輪替周轉使用等因素，合理規劃確定庫房位址、建設面積和檔案存放劃區。庫房建設要符合檔案保管要求，并根據檔案的不同保管期限，采取差異化保管措施。對永久保管的檔案，可按較高標準建設和管理；會計憑證則采取保基本，滿足防盜、防火、防水等要求即可。要建立健全庫房檔案管理的各項規章制度，提高檔案科學化管理水平。

4.改進對新到期檔案的鑒定銷毀工作方式。一是建立檔案管理責任制，把新到期檔案鑒定銷毀工作納入目標管理考核內容。上級行和檔案行政管理部門要加強對檔案業務的具體指導，通過專業培訓等形式提高涉檔管理人員的業務知識水平和工作能力，為開展鑒定銷毀工作奠定基礎。檔案鑒定銷毀工作須嚴格按照檔案管理規程組織實施，落實計劃、審批和監督等措施，確保工作有序規范進行，實現庫管檔案到期正常輪替周轉，提高庫房使用效率。二是構建檔案管理系統技術支撐平臺。為減輕檔案鑒定銷毀工作壓力，必須將檔案管理先進理念導入系統（前端）管理控制中。在新業務推出時，凡涉及會計核算資料的，都應先與會計部門溝通，對其名稱、用途、性質、歸檔范圍及保管期限等信息進行界定，詳列明細，納入系統控制管理，并提供會計信息的電子閱讀和打印。對涉及債權債務、借貸關系的交易事項，須建立系統邏輯關系模型，實行跟蹤管理和有效對接，提供銀行債權債務管理支持。在檔案到期鑒定時，通過向系統輸入到期檔案鑒定范圍信息，計算機就可依據事先設定條件進行自動搜索篩選，提交未了結債權債務檔案信息（如業務發生時間、機構、網點、柜員及金額、檔案存放位置等），作為實物會計檔案清分、存毀工作的重要依據，從而破解以往銀行會計檔案銷毀鑒定分揀的難題，大大提高工作效率。

5.積極推進銀行會計檔案電子存檔合法化。“以電子檔案為主，紙質檔案為輔”是現代銀行會計檔案管理的主要形式，即充分發揮電子檔案在銀行會計檔案管理利用中的主導作用，同時，為滿足司法需要保留紙檔。現行銀行會計檔案保管期限按《銀行會計檔案管理辦法》規定分為3年、5年、15年和永久四檔，但在執行中，各行都明確規定：“同一會計檔案采用不同介質保存的，應以電子檔案為主，紙質檔案為輔。除隨傳票裝訂的檔案及其他必須打印的檔案外，其余會計檔案可不再打印，統一納入會計檔案管理系統或采用其他磁性介質儲存和查詢。”這樣，3年、5年期限的電子會計檔案已不再打印和保留紙質存檔。實現會計檔案的電子歸檔后，逐步減少紙質檔案的保管已成一種趨勢。《檔案法》第二十一條規定“：各級各類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”這為確認銀行電子檔案的法律地位提供了政策依據。為適應銀行會計檔案的電子歸檔需要，建議國家有關部門加快推進銀行會計檔案制度的改革，研究制定對電子文件真實性、完整性確認的方法及相應法定確認程序，通過法定途徑，實現銀行會計檔案電子存檔合法化。

6.切實加強第三方服務外包的管理。一要嚴把準入標準。銀行機構應該選擇具有相關主管部門認可認證資質的第三方服務外包商，以避免服務外包政策風險。二要簽署保密協議。銀行機構應該與第三方服務外包商簽署保密協議，明確雙方的權利、義務和法律責任，防范會計檔案信息外泄。三要加強風險管控。業務外包不是管理外包和風險外包，銀行機構要加強對外包業務的管理，建立和健全服務外包管理規章制度，對關鍵崗位、部位做到現場有人員把關，落實全程監控措施，切實防范業務風險。

7.完善會計憑證檔案鑒定價值標準。不管是去庫存化，還是到期檔案鑒定，都應重視紙質原始會計憑證的特殊歷史見證作用，要從其歷史價值角度進行考量，對反映銀行經營特色及時代特征的、具有存史價值的會計憑證檔案，可將其轉為實物檔案永久保留。如：反映不同歷史時期，具有典型性和代表性的；反映業務創新、新產品推出的首筆業務；涉及國家、省級重點項目或有重大影響的項目的，應留存相應的原始憑證，以便與其他檔案互為補證，完整、真實地將銀行的歷史保留下來。

作者：吳曉東 單位：中國農業銀行嘉興分行