通信企業會計檔案電子化管理模式構建

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【摘要】傳統會計檔案管理模式已無法適應企業轉型升級對會計檔案信息的需求，會計檔案電子化將助力企業財務管理和領導決策。本文以中國聯通河北省分公司會計檔案電子化管理實踐為例，對會計憑證、會計賬簿、會計報表、銀行回單等會計檔案進行電子化管理。

【關鍵詞】通信企業；會計檔案；電子化；管理模式

一、會計檔案電子化的必要性

中國聯通河北省分公司多年來一直沿用傳統的會計檔案管理模式，各類會計檔案均采用紙質載體打印歸檔，實行手工編號登記造冊。這種檔案管理模式存在許多弊端，已不適應企業快速發展需要，迫切需要變革。突出表現在以下幾個方面：（一）核算信息量大。由于企業對財務信息多維度需求的增加，會計核算按照公司段、專業、成本中心、科目等九段值進行核算，從多維度為公司提供財務信息支撐。同時，大ERP系統采用“核心+外圍”方式構建，以ERP核算系統為核心，同步建設了工程管理、財務報賬等子系統，在各子系統、子模塊業務處理同時自動生成了大量的會計分錄（如營業計費數據（BSS）、物料出入庫、資金繳撥、人工成本等），傳統的紙質管理模式已經無法完整反映財務信息。（二）管理成本高。會計檔案管理主要以紙質載體為主，隨著會計資料日益增多，大量的原始憑證、賬簿、資產卡片及其他支撐性資料需要打印、整理、裝訂、歸檔，多年累積的會計資料占用了大量的庫房空間，消耗大量人力、物力、財力，管理成本較高。（三）管理不規范。傳統的紙質檔案采用“人工分散處理+紙質庫房保存+人工查詢”的傳統模式，存在資料整理立卷難、檔案移交慢遲、查詢使用效率低等問題，不利于會計檔案的規范化管理和及時、準確提供利用。

二、會計檔案電子化的基本保障

集團公司大ERP系統上線和云數字檔案館建設為河北聯通會計檔案電子化奠定了堅實基礎。河北聯通會計檔案電子化的推進得益于中國聯通集團公司信息化建設的快速發展。主要包括：（一）大ERP系統上線。集團公司按照“一個集團一副面孔”的系統建設理念，積極推進了大ERP核心系統的建設，實現了OracleERP核心系統與子系統之間的流程對接和信息共享。大ERP核心系統固化了公司業務處理流程、建立了從會計原始憑證（原始發票附件等）、記賬憑證（應付發票憑證、應付付款憑證、總賬憑證等）、會計賬簿到會計報表等會計信息產生過程的內部風險控制邏輯，實現了從獲得最初原始憑證到最終形成財務報告全過程的系統化自動化處理。（二）數字檔案館建設。數字檔案館建立起支持各門類、各介質的檔案一體化管理平臺，實現統一管理流程、統一目錄、統一主數據與元數據管理。中國聯通全行業性數字檔案館實現了和OA系統的集成。后續在此基礎上，建設一級架構的電子檔案管理系統，同時實現與聯通的其他系統集成，建立會計檔案管理、采購檔案管理、合同檔案管理、工程建設項目檔案管理、BSS側檔案等完整的檔案系統。公司的財務信息化建設已經實現了規劃目標，在信息化技術能力方面具備了實施會計檔案電子化管理的條件。

三、會計檔案電子化的路徑構建

（一）審核會計檔案電子化“四性”。1.完整性。會計檔案電子化后，原有紙質憑證的審核點與控制點需轉移到財務報賬系統的電子流程或電子單據，應做到審核和控制的完整不缺失。同時，電子檔案系統上線時，需將分散在大ERP系統中的電子檔案歸集到電子檔案系統集中存儲。2.安全性。數據審批確認后不允許修改，或修改后需要重新審批。后臺數據修復應有嚴格的審批流程和數據庫審計記錄。3.相關性。系統內的內部原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表之間相互關聯，有完整的邏輯關系。記賬憑證根據內部原始憑證和業務單據手工或自動生成，并可追溯；賬薄由記賬憑證自動生成；報表根據記賬憑證和系統內業務數據自動生成。4.合法性。內部原始憑證和業務單據在系統內要有電子審核和審批確認流程，或根據其關聯的單據自動生成，不需要人工干預。大ERP系統要保證電子會計檔案的安全性、完整性、相關性、合法性，能方便查詢以前年度的電子檔案，并輸出通用電子文檔格式的會計憑證、賬簿、報表等。避免因管理不善而導致電子檔案數據滅失、錯亂或無法恢復、無法追溯的風險。對正在使用的大ERP系統軟件進行修改（升級）和計算機硬件設備進行更換等工作，要有一定的審批手續；在軟件修改、系統升級和硬件更換過程中，要保證電子檔案數據的連續和安全性，并由相關人員進行監督。（二）確定會計檔案電子化的范圍。1.會計憑證。記賬憑證（應付發票憑證、應付付款憑證、總賬憑證等）以電子化方式保存，不再進行紙質存檔；通過報賬系統發起并入賬的外部原始憑證（原始發票附件等）需和報賬單匹配紙質保存，通過報賬單條形二維碼建立原始憑證與記賬憑證之間的關聯，依靠信息化手段進行檢索調閱；不通過財務報賬系統發起并入賬的外部原始憑證，需在原始憑證粘貼單上手工標注記賬憑證號，按記賬憑證編號分類由小到大順序歸檔；內部信息系統產生的原始憑證（如出入庫單、到貨簽收單等）以電子化方式保存，通過建立與記賬憑證之間的關聯，依靠信息化手段進行檢索調閱；沒有外部原始憑證的報賬單不需打印。2.會計賬簿（包括總賬、日記賬、固定資產卡片）。以電子化方式保存，不再進行紙質歸檔。3.會計報表。以電子化方式保存，不再進行紙質歸檔。4.銀行回單。對已經實現電子化存儲的銀行回單不再紙質整理和保存，以電子介質保存資金平臺支付的電子回單，通過電子回單和記賬憑證的關聯關系，采用信息化手段進行檢索調閱。（三）構建電子會計檔案歸檔操作流程。會計檔案的歸檔在云數字檔案館中分為文件鑒定、整理編目和歸檔入庫三個環節，財務部門負責文件鑒定、整理編目環節，檔案部門負責會計檔案移交后的歸檔入庫及后續查閱利用工作。1.文件鑒定。財務部門檔案員定期（每月、每季度、每年等）對接入云數字檔案館的財務報告及賬簿著錄項信息及電子附件的準確性、完整性、有效性進行核查。著錄項信息大部分由系統自動提取，發現必填著錄項空缺或著錄項錯誤，應及時填補或更正。同時，財務辦結人員行使兼職檔案員權利，依據紙質報賬單對電子報賬單及憑證進行核查。核查通過后移交下一階段，為整理編目做準備。2.整理編目。財務部門兼職檔案員在云數字檔案系統定期進行整理編目工作。對于存在紙質文件的電子文件，須結合紙質內容檢查著錄項信息及電子附件的準確性、完整性、有效性。對于單套制歸檔的電子文件，直接對著錄項信息及電子附件的合規性進行核查。若發現問題，可直接調整相應內容，亦可退回前一環節由移交人調整。審核通過后，通過生成檔號操作賦予電子文件檔號。紙質會計檔案按“卷”裝訂后裝盒，生成檔號后，打印出條碼信息，按照規范貼在紙質文件上。根據裝具盒的大小選擇適量的文件進行裝盒，同時在系統中進行維護盒信息和盒內文件的操作，打印、粘貼脊背條，打印卷皮封面和盒內目錄，最終完成會計檔案的裝盒工作。當年形成的紙質會計檔案，在會計年度終了后，暫由財務部門保管一年，隔年6月底前，由財務部門編制會計檔案移交清冊，移交至檔案部門統一保管。所對應電子檔案的移交應早于或與紙質檔案同時移交，具體時間可根據各地會計檔案移交工作計劃而定。對于不歸檔紙質的電子檔案，生成檔號后即可直接移入下一階段。中國聯通河北省分公司目前實行的是紙質會計檔案與所對應的電子檔案同時進行移交，移交清冊在云數字檔案系統中直接生成。3.歸檔入庫。檔案部門檔案員接收財務部門移交的紙質檔案后，消毒上架，完成紙質檔案的歸檔入庫工作。同時，在云數字檔案系統中為電子檔案標定庫位號，完成會計電子檔案的歸檔入庫。對于不歸檔紙質的電子檔案，直接進行入庫確認。歸檔入庫后會計檔案的查閱在云數字檔案系統中檔案著錄庫進行。

四、應用效果顯著

河北聯通自2015年推行會計檔案電子化以來，取得了顯著成效，共歸檔電子化會計檔案11，427，414條，均可進行電子原文查詢利用，并于2018年3月獲得河北省檔案局檔案信息化建設全省檔案工作實績突出單位。（一）會計檔案電子化滿足了會計核算發展的需要。會計檔案是記錄和反映企業經濟業務的原始記錄，是企業經營決策的重要參考。會計檔案電子化管理把大ERP系統和云數字檔案館系統進行有效集成，將大ERP系統的記賬憑證、會計賬簿和報表、報賬單及審批信息、內部原始憑證、電子銀行回單、外部報表及時歸集歸檔到云數字電子檔案系統，并建立記賬憑證和報賬單、電子銀行回單、內部原始憑證之間的關聯關系，在云數字檔案系統平臺實現所有會計檔案的查詢借閱利用，實現會計電子信息的完整展現，有效滿足了會計核算發展的需要。（二）會計檔案電子化促進了會計檔案管理規范化。通過會計檔案的電子化管理，解決了會計檔案管理中整理難、移交遲、檢索難、統計繁瑣等問題，推進了會計檔案的規范化管理。一是解決整理難問題。在會計檔案數量急劇增加的情況下，實現記賬憑證、賬簿、銀行回單等會計資料的電子化“單套制”管理，極大減少了打印、裝訂、編號、整理等工作量。二是解決管理不規范問題。通過制定會計檔案電子化管理辦法、全過程職責體系等一系列配套制度，對會計檔案的移交、保管、查（借）閱等進行規范，明確財務制單、初核及檔案管理員的職責界面，推進會計檔案的規范化管理。三是提高查詢、利用的效率和準確性。在財政、稅務檢查、專業審計、專項巡視、紀委辦案、工作查考等方面，通過合理授權，利用數字檔案館平臺，打破時空界限，自上線以來共提供5937人次，1708360條電子化會計檔案的查詢利用，大大提高了查詢利用的效率和準確性。（三）會計檔案電子化有利于公司降本增效。會計檔案電子化的實施，初步估算，單“記賬憑證”這一項，節省的紙張就在300萬張以上，大大減少了傳統紙質檔案的歸檔數量，節約了檔案實體存放空間和設備設施，降低了企業運營成本，以實際行動踐行了綠色低碳可持續發展理念。

【參考文獻】

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作者：孟慶竹 單位：中國聯通河北省分公司