行政管理信息化發展思路

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摘要：隨著全球信息化建設的高速發展，我國在信息化應用領域也實現了巨大的突破。近年來，我國信息化建設的投入不斷增加，信息化建設成為了企事業單位、行政機關縮短辦事時間、提高工作效率的重要抓手和工具，信息化成為企事業單位走上快速發展的高速公路。然而，信息化的實現過程因受各方面條件的影響也并非一帆風順，單位往往缺少相關的專業知識，缺少相關技術人員，雖知信息化會給企業帶來巨大的實時便利性，但不知道該如何進行信息化。因此，本文對行政管理信息化建設的發展模式進行深入的探討。

關鍵詞：行政管理；信息化系統；模式

企業行政管理是企業運行的核心，是企業決策管理的中樞神經，企業建立合理有效的行政管理信息系統對企業的業務管理、財務管理、人員管理等高效運轉起著重要的協調作用。然而，隨著企業規模的逐步增大，行政管理的內容逐步增多，行政管理部門就面臨人手嚴重不足的情形，如果簡單通過增加行政部門人員編制的方式來解決，那將會導致行政部門規模過度膨脹，不利于企業結構的合理升級，而解決行政管理工作增長的最佳途徑便是信息化。下面我們就從幾個方面來逐步分析一下企業行政管理信息化建設的開展的過程。

一、第一步，對已有行政管理工作進行梳理

企業行政管理主要包括日常行政事務管理、辦公事務管理、人力資源管理和財務會計管理等四個主要方面，即人、財、物、事。人力資源管理，是在經濟學與管理學等相關知識體系的指導下，通過招聘、培訓、薪酬等管理形式對相關人力資源進行有效調配，滿足企業眼前及未來發展的需要，保證企業目標實現與成員發展的最大化，即預測企業人力資源需求并作出人力需求計劃、招聘選擇人員、績效考核、報酬支付等結合組織與個人需要進行最優組織績效的過程。學術界一般把人力資源管理分八大模塊或者六大模塊：人力資源規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。財務管理是在一定的整體目標下，關于資產的購置（投資），資本的融通（籌資）和經營中現金流量（營運資金），以及利潤分配的管理。財務管理是企業管理的一個組成部分，它是根據財經法規制度，按照財務管理的原則，組織企業財務活動，處理財務關系的一項經濟管理工作。簡單的說，財務管理是組織企業財務活動，處理財務關系的一項經濟管理工作。物品管理，主要指相關辦公物品的計劃、采購、分發和保管及銷毀的相關管理，目的在于規范辦公用品的管理和流程，減少鋪張浪費，節約成本，提高辦公效率。制度的實施主體一般是企業的行政部或者是辦公室。辦公事務管理，主要包括文件管理（行文管理、往來信函管理、文件督辦管理、客戶投訴、報表發送管理和表格請印管理）、車輛管理（車輛費用支出管理、車輛使用紀錄、車輛登記、交通事故管理等）、財產管理（財產登記、財產維修、財產增減紀錄和財產投保情況等）、會議管理、值班管理、事故管理、提案管理等。以上便構成了行政管理工作的主要內容。我們可以清楚看到行政管理工作的面廣與繁雜。如果單純某一項具體工作，可能工作量并不太繁重，但如果每項工作均由專人負責，將會造成人員的巨大浪費，這也凸顯出信息化工作的重要性。

二、第二步，根據工作內容及特點篩選具有日常性和重復性的工作

信息化的目的就是將繁雜無序的重復性勞動條理化，因此，在完成了行政管理工作的歸納整理后，就需要將日常性和重復性的工作篩選出來。由于企業結構和管理模式的不同，行政管理的內容也稍有不同，篩選過程沒有固定的參考模式，需在工作的過程中不斷累積整理，整理出日常性的重復性勞動。如人員考勤、績效管理、財務報銷、設備管理等。梳理的過程可以參照工作中付出的實際時間和精度要求，對于需要耗費大量工作時間或對信息的精確度要求較高的工作，應首要考慮。在甄選過程中需要著重考慮以下幾點：一是此項行政工作涉及的相關方的計算機操作水平以及使用環境，如不具備計算機使用的硬件或網絡條件，或操作者年齡太大不熟悉電腦操作等。二是信息化所付出的支出收益比，如信息化的投入要大于人員投入，則應慎重考慮。三是業務工作的其他特殊要求，如保密性要求、制度性要求、存儲性要求等，如部分內容根據規定必須有紙質性的親筆簽字蓋章等，這部分內容就不適于進行信息化。

三、第三步，對篩選后的工作內容建立標準的管理流程

眾所周知，信息系統最擅長的是將重復勞動變得簡單化，但信息系統也不是萬能的，它是在人為設計的功能邏輯中完成指定的指令和操作，這種功能邏輯將包含行政管理工作的各個環節和先后流程，功能邏輯的設計是信息化系統建設成功與否的重要環節，它需要業務管理部門根據多年工作積累的經驗，對整個業務管理的流程進行規范和設定。為保證信息化工作的順利進行，業務流程的整理和規范往往需要高層管理人員的充分介入，對需要或正在進行質量管理體系認定的單位，可以以此為契機，將業務梳理與流程規范結合起來，也將會達到相輔相成、省時省力的效果。

四、第四步，尋找信息化建設的著手點

在做好所有上述工作后，就進入了信息系統的實施階段。目前的實施方式主要有三種：一是尋找免費的信息化系統，信息化建設進入中國也已經歷了十幾年的歷程，在這過程中，也產生了許多開放性的系統供免費使用，但這些系統往往具有一些局限性，如功能不全，流程設置簡單，且往往為單機版系統，很難進行數據分發匯總等，此方式較難實現。二是購買成熟的商業化軟件，如財務軟件、OA軟件等，這些軟件一般在流程設計上充分考慮了此類工作的共性和特性，僅需完成一些設置即可投入使用，缺點是管理流程相對死板，無法對一些特殊要求進行訂制，如需對部分內容進行調整，成本很高。三是尋找專業軟件公司進行軟件開發訂制。近十幾年來，各類的軟件公司雨后春筍般的出現，足可看出軟件市場的繁榮景象。同時，隨著專業化的不斷細化深入，不同軟件公司所側重的業務也區分較大，有的專注于財務軟件，有的專注于數據收集處理。軟件開發訂制是滿足企業軟件需求最好的方式，企業可以完全按照自己的需求提出軟件的設計參考意見。專業化訂制的缺點是，部分單位可能根據相關政策管理的規定，對軟件系統的開發需要采用招投標等方式進行，委托模式相對復雜，同時也需要較多的資金支持。綜上可見，信息化建設工作是一個復雜的工程體系，涉及企業整個業務流程，除了具體的系統軟硬件的開發配置外，還包含整個業務流程的規范和整合，企業可根據自身的資金情況、工作流程復雜程度、已有信息化情況等選擇適合自己的實現方式。

參考文獻

[1].紀驕.我國企業行政管理的問題分析[J].經營管理者.2012.

[2].李素英.行政管理工作的現代化及其效率的提高[J].遼寧工程技術大學學報（社會科學版）.2001.

作者：陳紅 單位：煤炭科學技術研究院有限公司