提高高校行政管理效率的途徑

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摘要：

對于高校內部行政管理系統來說，提高其管理效率是一項很核心任務。筆者認為：提高高校行政管理效率的主要途徑：一是明確認識教育行政管理對象，矯正對其認識；二是合理完善高校行政組織管理機制；三是提高高校行政管理人員綜合素質。

關鍵詞：高校 行政管理 效率 探究

一、明確管理對象，矯正對其認識

管理制度是為管理對象而建立，它的建立內容與管理對象密切相關。只有明確認識到管理對象的各方面特點和需求，并根據該對象自身需要采取相應的管理措施，才能使行政管理工作開展得收放自如，這樣管理工作才事半功倍。高校行政管理主要體現在對于教學科研、黨政工團、教學輔導、校辦企業、對外科研服務等行政管理中，所以行政管理是一項復雜繁重的工作，其管理對象也涉及到不同職位的成員，在此主要將其管理對象分成大類作分析。

1.教師。

師者，“傳道授業解惑也”，教師是一項非常體面又受人尊重的職業，作為教師應該嚴格規范自己的言行舉止，立身作則，為學生做好榜樣，這就要求教師在專業素質方面、思想道德方面、職業素養方面有較高的能力和覺悟。所以，管理教師這項工作必須由專業管理人員依照遵循教學規律的方式進行。

2.學生。

學生高校是接受教育的主體，高校的一切管理措施的最終目的都是為了更好地服務于受教育者。高校學生經過層層考試選拔最后升入高等學府，認知、處理事物的能力相對較高，更能適應和接受新事物、新思想，行政管理工作者應及時觀察學生們的思想動向，在秉承“學術自由”的規則下，適時采取措施指引和矯正學生心態，以防其走向偏激或極端。另外，“世界上沒有兩片完全相同的樹葉”，學生們的天性、背景、經歷、生活環境等不盡相同，另外高校學生學歷也分為本科生、碩士生、博士生等，所以每個學生都有自身特殊的地方，教育行政管理者需要因材施教、分門別類地制定制度來規范和督導學生，這樣管理方法與學生問題相匹配，可以提高管理效率。

3.教輔人員。

也稱教導輔助人員，如在圖書館工作人員，相對教師和學生，教輔人員的所占比例較小，但由于其中人員來源復雜，可能是普通職工，可能是教師，可能是退休干部，也可能是其他職位人員，對于這種職位的群體，可以根據他們共同特點設立相應管理辦法。

4.行政干部。

行政干部人員也較少，其主要任務是接受有關上級部門領導的指示，對學生日常學習生活進行管理，屬于行政教育體系中的指導人和決策人。

5.后勤職工。

這一職業群體成員主要來源于有關企業干部和普通職工，所以對于這一職位成員的管理方法與其他略有不同，隨著實踐的推移，企業化管理將逐漸進入高校行政管理體系。以上各層次人員構成了高校行政管理的結構，其中級別層次是：黨委書記和校長屬于學校相互獨立的最高管理級別，都直接對學校的各主管領導進行任命和管理，學校各主管領導又直接領導管理各系、處中層級別的行政管理干部，然后處于最下層級別、直接對中層行政管理干部負責的是教研干部、學生、教輔人員、黨政干部、企業職工等。這些不同級別的人員可以在不同職位間轉換，比如升職、轉業、退休等情況，這就要求行政管理人員及時改進和調整行政管理措施，以便適應管理對象各種情形的發生。

二、合理完善教育行政機制

我國高校行政組織指定的規章制度一般都很明確，一般學校里的管理組織分工清楚、管理理性化、領取固定薪水，這種狀況導致相應的管理組織存在弊端。應當及時采取措施填補和矯正。

1.避免各自為政，促進分工協作。

學校各個級別層次分明，同一級別和層次人員也互不交流，由此可能導致一些弊端：行政人員官僚化，只知道聽從上級命令，指揮下級工作。比如行政系統只會接受上級下發的命令，然后根據命令采取行動，卻不顧及教學系統是否實際適用該命令，各體系之間不能相互交流、通融，達不到默契合作、相互支持的境地，甚至有的部門之間相互抵制、排擠，造成不必要損失，大大降低了行政管理效率。解決這一弊端，根據業務開展，需要堅持分工協作這一工作原則，學校組織建設要進行嚴格分工，并建立有效的調節機制，只有各部門之間相互合作，工作才能有效地進行。

2.避免組織自我膨脹，進行精兵簡政。

自我膨脹大多數是組織身不由己的趨勢，可能會由于很多種原因造成，比如，新建機構需要納入成員，基層干部分派到某地實踐，部門工作繁忙需要增加職位等。除此之外還可能由于關系和人情等而接受多余的、不必要的成員，甚至因人設職，增加了冗余的人員和機構，也增加了不必要資金支出帶來的浪費。最終致使部門走入惡性循環的軌道里，各個部門成員相互推卸責任、無實際作為，為體現其“業績”，不惜人力、財力，以虛無形式主義開展不必要的工作，不但沒有實際效果，還可能會干預到其他人正常工作的進行。對于這種現象，必須嚴格限制相關機構和部門的設置，提高有關人員進入部門的門檻兒，除去各種不必要的機構和工作人員，精簡部門員工。可以通過優勝劣汰、適者留下的方式進行選拔，另外在日常任職期間，應當時常開展教育培訓工作，增強員工綜合素質和能力。此外，在管理觀念和方式上還遺留著封建舊思想，以為既然坐上這一職位即可高枕無憂，日常疏于工作管理，在其位不謀其政，放任自己的懶散，使整體行政管理系統無法形成銜接體系。還有行政管理人員較多，系統龐大，左右推脫，效率不高。加上行政管理人員進入事業編制的“終身制”制度，就使更多人可以終身不勞而獲、增加行政管理體系的開支負擔。因此，高校應當實行全體員工合同制，遵循“公平競爭、公開招聘、擇優聘任、嚴格考核、按需設崗、和約管理”準則，嚴格強化崗位聘任和后期考核制度。最后，需要制定各種管理條例和規章制度，以便良性發展高校的行政管理工作，使其有法可依、有據可循。為了提高高校行政管理的民主觀念和透明度，學校應當實施開放性的管理工作。可以設立相應的相互約束制度和獎勵制度，以便轉變員工散漫的工作態度。但是這一切制度又都要圍繞一個基本原則設定，那就是“以人為本”，因為所有管理成員：如老師、學生、干部等，都是具有理性和感情的人，采取的措施應當適度，使大家在最佳狀態下發揮才能。3.避免職務飽和，激勵員工上進心。科層組織結構具有權利分層和職位分類的特點。在科層組織中，級別越高，職位越少，然而因為一般員工的薪資與職位級別掛鉤，員工們的奮斗目標是級別晉升。高層管理職位已經飽和，自身按資歷排隊尚需要一定時間才能升遷，使得下級成員失去了努力進取動力。況且，上級飽和職位人員中還可能存在不稱職的人，使得下級成員人心不一，沒有工作勁頭。這時需要建立“平者讓、能者上、庸者下”激勵機制，任用好各類人才。

三、提高高校行政管理成員的綜合素質

高校行政管理人員承擔著學校大大小小的管理，對全校師生和其他工作人員負責，他們自身心理素質、業務知識、政治思想、工作能力、道德修養等高低程度，和他們時間與效率觀念的強弱，對于行政管理工作的效率具有直接的影響作用。應當全面調動他們對于工作的積極性，提高全體工作人員的素質和效率。可以通過全面、系統對他們進行職業培訓和教育，當員工對于工作的認識達到一定臨界點，會越來越熱愛教育行業、希望為教育事業做出一些自身的貢獻；懂得教育教學應遵循的規律，學會使用科學有效地方法進行管理工作；與時代接軌，適時對管理體系進行改革和創新；熟練操作辦公軟件，提高獲取信息的速度，適應快速發展的信息化社會。高校行政管理體系對整個學校管理系統來說，如同支撐一個人行為的骨架，沒有了教育行政管理系統，教育系統將一盤散沙，沒有目標和方向，提高行政管理系統的效率對于學校教育與教學工作的順利進行和快速開展非常重要。綜上所述，提高行政管理工作效率，首先清楚認識管理對象特點，然后根據不同需求，制定相應管理措施；合理完善教育行政機制，可以通過促進分工協作、采取精兵簡政、避免職務飽和等；另外，通過不斷地教育和培訓，全面提高行政管理成員綜合素質，提高高校行政管理人員管理能力。

參考文獻：

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作者：徐少春 陳建華 單位：南京工業大學藝術設計學院