OA系統(tǒng)在醫(yī)院行政管理中的作用

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行政管理工作在任何行業(yè)都具有非常重要的意義，醫(yī)院行政管理部門的工作質(zhì)量、效率的表現(xiàn)，直接地影響著醫(yī)院其他部門工作的正常開展，間接地影響著為病人服務(wù)的質(zhì)量。傳統(tǒng)的醫(yī)院行政辦公方式是紙張作為數(shù)據(jù)的基本載體，紙質(zhì)文檔既費(fèi)時又費(fèi)工，嚴(yán)重影響辦公效率及質(zhì)量。辦公自動化系統(tǒng)（oa系統(tǒng)）是將日常行政管理工作中的行政公文運(yùn)作、醫(yī)務(wù)工作監(jiān)控、基本信息查詢、醫(yī)院檔案管理、醫(yī)務(wù)綜合信息管理等功能在局域網(wǎng)的環(huán)境下實現(xiàn)信息共享化和一體化，通過在系統(tǒng)進(jìn)行流程設(shè)計，醫(yī)院內(nèi)各科室、部門的行政工作都按照系統(tǒng)設(shè)計的程序流轉(zhuǎn)，規(guī)范管理，降低了辦公成本，機(jī)關(guān)行政管理人員的個人負(fù)擔(dān)減輕，醫(yī)院行政管理工作的質(zhì)量和效率顯著提高。

1OA系統(tǒng)的概述

OA系統(tǒng)（辦公自動化系統(tǒng)），是將計算機(jī)應(yīng)用、計算機(jī)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相互結(jié)合起來的一種現(xiàn)代辦公方式，屬于信息化社會的產(chǎn)物。OA系統(tǒng)是上世紀(jì)七十年代中期發(fā)展起來的將日常辦公、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等融為一體的現(xiàn)代行政辦公綜合性信息技術(shù)處理系統(tǒng)。我國的辦公自動化是從上世紀(jì)八十年代末發(fā)展起來的，而醫(yī)院辦公自動化則開始于上世紀(jì)九十年代。經(jīng)過一段時間的發(fā)展，目前OA系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到第二代，正逐步向第三展。

2OA系統(tǒng)在醫(yī)院行政管理工作中應(yīng)用的必要性

國家衛(wèi)生部在《2003-2010衛(wèi)生信息化遠(yuǎn)景規(guī)劃》中提出了：“各級各類醫(yī)院要逐步實現(xiàn)辦公自動化、醫(yī)院基礎(chǔ)信息交換和醫(yī)院間醫(yī)療資源的共享，提高醫(yī)院行政管理水平”的新要求。在醫(yī)療改革的新形勢下，各級各類醫(yī)院爭先恐后嘗試?yán)糜嬎銠C(jī)科學(xué)技術(shù)改變醫(yī)院目前的傳統(tǒng)辦公方式，那么實現(xiàn)醫(yī)院行政辦公自動化就成為大多數(shù)醫(yī)院改變傳統(tǒng)辦公方式的首選，OA系統(tǒng)充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息處理技術(shù)，徹底改變傳統(tǒng)的行政管理方式和方法，理順了醫(yī)院的管理程序體制，降低了醫(yī)院辦公成本，對提高醫(yī)院管理水平，提升醫(yī)院整體工作質(zhì)量和服務(wù)效率具有十分重要意義。

3OA系統(tǒng)的主要功能

OA系統(tǒng)具有公文處理功能強(qiáng)大、群體可接受性強(qiáng)和具有較強(qiáng)擴(kuò)展性等功能特點(diǎn)，主要設(shè)有公文管理、醫(yī)務(wù)協(xié)作、文檔管理、基本公共信息查詢等4個功能模塊。

（1）公文管理。公文管理模塊中包含有收發(fā)文管理、公文流程管理、行政公文信息查詢、行政公文交換等基本子模塊計。其中流程管理的子模塊在公文收文開始階段就對整個流程進(jìn)行實時監(jiān)控和督辦，可以準(zhǔn)確了解公文流轉(zhuǎn)的具體情況，免除了在傳閱過程中的等待和聯(lián)系。

（2）醫(yī)務(wù)協(xié)作。醫(yī)務(wù)協(xié)作包含新交辦事項、代辦事項、待辦事項、超期需督辦事項等子模塊。其主要功能是通過對交辦事項進(jìn)行全程跟蹤了解督辦，解決了涉及需多單位、多部門、多科室協(xié)調(diào)配合辦理工作事項的協(xié)作辦理問題，很好地提高了辦公效率。

（3）文檔管理。文檔管理中的子模塊包含：個人基本信息文檔、醫(yī)院重要檔案性文檔和醫(yī)院病患的基礎(chǔ)信息查詢。醫(yī)院的辦公人員在辦公自動化系統(tǒng)中完成文檔處理后，將被OA系統(tǒng)直接自動保存到相應(yīng)的子模塊中。同時，可以設(shè)置管理權(quán)限方便相關(guān)人員進(jìn)行查詢。

（4）基本公共信息查詢。基本公共信息版塊包括醫(yī)務(wù)檔案管理、職工信息管理、醫(yī)院新聞宣傳、醫(yī)院科室業(yè)務(wù)討論情況、醫(yī)院其他工作安排等5個子模塊。醫(yī)院職工在登錄系統(tǒng)后會看到一個彈出的窗口，通過窗口，醫(yī)院每一位職工可以利用平臺了解醫(yī)院最新行政信息和業(yè)務(wù)信息，還可以進(jìn)行互動交流，實現(xiàn)全院職工信息共享和快速檢索，同時也使醫(yī)院內(nèi)部的信息交流渠道更加快捷、通暢。

4OA系統(tǒng)在醫(yī)院行政管理工作中作用

（1）簡化了行政管理程序，提高了工作效率和質(zhì)量，降低了辦公成本。OA系統(tǒng)是通過醫(yī)院局域網(wǎng)系統(tǒng)將辦公電子化、無紙化，把辦公室瑣碎的事務(wù)提升到計算機(jī)管理的水平，將需要多部門配合完成的、日常重復(fù)性的一般辦公事務(wù)在醫(yī)院局域網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下處理，比如行政公文傳閱、重要會議的通知、醫(yī)院重要文檔的常規(guī)管理、重要信息跟蹤督辦等日常具體事務(wù)，精減了批示、傳閱等工作程序，大大減少了行政管理人員的工作強(qiáng)度，降低了辦公運(yùn)行成本，確保了醫(yī)院公文、重要信息傳遞的有效、及時，使得醫(yī)院各職能部門之間的聯(lián)系和溝通更加便捷，有效解決了“辦事找不到人”的尷尬局面，提高了醫(yī)院的工作效率和質(zhì)量，有效地保證醫(yī)院各部門正常、高效、高質(zhì)地運(yùn)行，為病患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供了有效保障。

（2）規(guī)范了辦公工作流程，提高了行政管理工作水平。在辦公自動化系統(tǒng)中，醫(yī)院的每一辦公工作事項都有規(guī)范的工作流程，通過對網(wǎng)上請假審批、網(wǎng)上辦公用品申請進(jìn)行信息化管理，提高了醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作效率和質(zhì)量，同時也有利于醫(yī)院對相關(guān)部門的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行準(zhǔn)確、有效的管理。例如：我院對醫(yī)院辦公室的黨政公文進(jìn)行信息化管理，取消了原有的打印復(fù)印室，減少工作人員2名。在OA系統(tǒng)的公文辦公信息管理流程對每一步驟進(jìn)行了詳細(xì)設(shè)計，明確了各自的責(zé)任和義務(wù)，規(guī)范了工作流程，減少了因為人為原因?qū)е碌腻e誤，使各部門的執(zhí)行力和工作效率得到了明顯提升，使得行政管理工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和制度化管理軌道。同時，OA系統(tǒng)在公文流轉(zhuǎn)過程實行全程監(jiān)控，各部門可以對未完成的待辦事項進(jìn)行實時監(jiān)督，確保件件有落實、件件有回音。

（3）提高了行政管理人員隊伍素質(zhì)。OA系統(tǒng)對醫(yī)院的行政管理人員提出了更高的新要求，醫(yī)院行政辦公人員不僅要掌握系統(tǒng)的基本操作流程和具體使用方法，還需要行政管理人員在平時的日常學(xué)習(xí)工作中不斷學(xué)習(xí)計算機(jī)知識，提高自身的辦公自動化技能，才能適應(yīng)OA系統(tǒng)下的行政管理工作和保障醫(yī)院日常工作辦公的順利進(jìn)行，這在潛移默化中促進(jìn)了醫(yī)院行政管理人員和醫(yī)務(wù)人員的整體素質(zhì)水平的提高，從而讓全院的行政管理水平、醫(yī)務(wù)工作效率和服務(wù)質(zhì)量都發(fā)生質(zhì)的變化，間接地促進(jìn)了醫(yī)院信息現(xiàn)代化建設(shè)。公立醫(yī)院使用OA系統(tǒng)，將擺脫日常辦公工作中對紙質(zhì)文件的過分依賴，目前各類醫(yī)院實行績效考核，可用資源正在逐漸減少，無紙化辦公是符合當(dāng)前時展的主流和“節(jié)能減排”的國家方針。在OA系統(tǒng)日常操作過程中，需要行政工作人員不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，來適應(yīng)新的技術(shù)形式，從這個角度來講，OA系統(tǒng)的應(yīng)用有利于督促醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員不斷學(xué)習(xí)，以此來提升自身的計算機(jī)操作能力和日常業(yè)務(wù)工作能力，符合當(dāng)前醫(yī)改形勢大背景下的信息化要求。

（4）促進(jìn)決策科學(xué)有效，突顯管理工作人性化。OA系統(tǒng)的運(yùn)用可以有效地提升醫(yī)院的管理水平，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層所作出的決策更科學(xué)、更接地氣。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層可以通過OA系統(tǒng)及時了解醫(yī)院各部門的運(yùn)行情況和業(yè)務(wù)工作開展情況，比如基層醫(yī)務(wù)人員對某一問題的意見建議、年度、季度醫(yī)院財務(wù)收支狀況分析、就診人數(shù)統(tǒng)計（門診、住院、手術(shù)數(shù)）、后勤、課題等信息數(shù)據(jù)。通過OA系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確全面充分掌握醫(yī)院當(dāng)前的實際情況和基層醫(yī)務(wù)人員和病人的意見建議，為醫(yī)院管理決策的制定提供了科學(xué)詳實的依據(jù)。同時，也暢通了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與一線醫(yī)務(wù)人員之間的溝通和聯(lián)系，增強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與一線職工之間的感情，確保了醫(yī)院的民主化管理和決策工作的有效進(jìn)行，有效地促進(jìn)了醫(yī)院管理走向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化。

（5）提高了醫(yī)務(wù)協(xié)作能力，促進(jìn)了各職能部門間的交流溝通，增強(qiáng)了醫(yī)院整體凝聚力。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，醫(yī)院相關(guān)部門的工作人員，能在通過OA系統(tǒng)在短時間內(nèi)獲得醫(yī)院的各類權(quán)威信息，所有人員都可以通過辦公自動化系統(tǒng)及時獲得相關(guān)信息和工作任務(wù)，省去了信息傳送工作當(dāng)中繁瑣的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，有效地提高了行政工作的執(zhí)行力。另一方面，在OA系統(tǒng)中，還提供了醫(yī)院內(nèi)部信息交流模塊，比如討論區(qū)、職工家園、青年醫(yī)生俱樂部等，通過這樣一個交流平臺，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)院的專家骨干、青年醫(yī)生都能將自己在日常工作中的經(jīng)驗和問題進(jìn)行交流與討論，不僅有利于提高醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，還有利于增強(qiáng)醫(yī)院廣大基層職工的醫(yī)務(wù)工作積極性和整體凝聚力。

5結(jié)語

在醫(yī)院數(shù)字化信息化的大背景下，OA系統(tǒng)在醫(yī)院的應(yīng)用，對醫(yī)院的精細(xì)化管理有著積極作用。OA系統(tǒng)是醫(yī)院各管理系統(tǒng)的核心部分，它將醫(yī)院的信息系統(tǒng)功能延伸到臨床科室應(yīng)用領(lǐng)域，將極大地縮減病人的等待時間、提高醫(yī)生的責(zé)任意識和治療效率，使患者得到了最快、最佳的醫(yī)療服務(wù)。同時，通過OA系統(tǒng)醫(yī)院的每一位職工按照相關(guān)要求可以查詢醫(yī)院的各種信息，比如：工資、獎勵和懲處情況，將所有信息放在陽光下，將充分調(diào)動醫(yī)院全體醫(yī)務(wù)人員的工作積極性，也有利于提高醫(yī)院行政管理工作效率和質(zhì)量，對增強(qiáng)醫(yī)院基層醫(yī)務(wù)工作者的計算機(jī)操作能力和醫(yī)學(xué)業(yè)務(wù)能力，降低醫(yī)院的行政辦公成本有著積極作用，為推動醫(yī)院行政管理工作朝著無紙化、集成化、數(shù)字化、信息一體化發(fā)展拓寬了道路。

作者：張浩 單位：達(dá)州市中心醫(yī)院