辦公室行政管理論文

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一、辦公室行政管理概述

伴隨著我國行政體制改革和社會觀念的革新，辦公室行政管理工作在調(diào)控范圍、深入程度等方面都取得了長足的發(fā)展，然而，運用馬克思一分為二的觀點看待問題時，我們既要看到取得的成就又要發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段行政管理所存在的問題與弊端。首先，在當(dāng)今行政管理工作日趨復(fù)雜的前提下，眾多組織的辦公室承擔(dān)越來越大的責(zé)任，在上傳下達(dá)的過程中，人員重疊、職責(zé)不清、效率低下的現(xiàn)象時有發(fā)生，隨著工作復(fù)雜程度提升、傳遞流程更加復(fù)雜，許多辦公室行政管理工作效率低下。其次，辦公室行政管理人員的素質(zhì)仍有待提高。辦公室行政管理工作既繁瑣又眾多，這就需要工作人員秉持求真務(wù)實的工作態(tài)度，運用科學(xué)的工作方法，完成份內(nèi)的工作。然而，在現(xiàn)實的工作之中，許多工作人員在主觀上產(chǎn)生敷衍情緒，馬虎粗心的開展工作的情況時有發(fā)生，同時，從客觀角度來說，許多工作人員的工作技能距離標(biāo)準(zhǔn)要求還有很大的差距，不能掌握科學(xué)開展行政管理工作的技能。再次，辦公室行政人員服務(wù)群眾的意識不足，面對繁瑣的行政工作時?！皵[架子”、“端姿態(tài)”，未能深刻領(lǐng)會到自身的職責(zé)所在。最后，社會各界對辦公室行政工作的認(rèn)識仍然存在較大的偏見。許多人認(rèn)為辦公室工作可有可無，對組織的運行所起的作用是完全可以被替代的。人們也普遍認(rèn)為辦公室行政管理工作的工作崗位是“閑職”，工作人員的工作內(nèi)容非常簡單，無非就是“接接電話喊喊人，傳傳口信看看門”一類的瑣事，沒有什么技術(shù)含量，任何人都可以在較短時間內(nèi)掌握行政管理的技能。

二、行政管理科學(xué)化的具體措施

1、整合部門，提高工作效率

辦公室工作起到中介的作用，所以，組織內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置必須要科學(xué)合理以提高辦公室行政工作的效率。因此，組織首先要做的是重新精簡、配置辦公機構(gòu)和部門，在保障組織能夠高效運轉(zhuǎn)的前提下最大限度的減少中間部門的設(shè)置，這樣才能使上級的任務(wù)與安排在較短的時間內(nèi)得到落實與執(zhí)行。這里對組織部門的整合必須建立在整體的宏觀角度科學(xué)搭配，不僅僅是針對辦公室行政管理部門。另外，為了確保行政管理工作的有效性、科學(xué)性，建立適當(dāng)?shù)莫剳蜋C制也是必不可少的。在獎懲機制的作用下，各機構(gòu)各部門能夠清楚認(rèn)識到辦公室行政管理工作的特定內(nèi)容和職能，每個崗位、每個環(huán)節(jié)的工作被按照清晰的崗位職責(zé)認(rèn)真執(zhí)行，這樣，作為整體的組織在辦公室行政管理工作的潤滑下才能夠提高效率，完成自身的經(jīng)營目標(biāo)。

2、培訓(xùn)員工，提升人員素質(zhì)

任何工作都需要具有自主創(chuàng)造性的人來完成，因此，類似每個螺絲釘?shù)娜耸墙M織內(nèi)最具有活力的成分。開展高效的辦公室行政管理工作也必須提高工作人員的自身素質(zhì)。這里的職業(yè)素質(zhì)主要從硬性的方面來要求，隨著社會的進(jìn)步，辦公室工作的工作內(nèi)容、工作流程、辦公用品都處在不斷的變化之中，因此，工作人員的學(xué)習(xí)過程也是沒有止境的，必須不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新、不斷提升自身職業(yè)素養(yǎng)才能緊跟時代步伐。辦公室行政管理工作的科學(xué)性較強，看似簡單的日常工作往往蘊含著較高的技能。以日常的轉(zhuǎn)接電話為例，它可能包括了上級指示、內(nèi)外情況反饋、業(yè)務(wù)往來等重大事宜，體現(xiàn)出了辦公室行政管理工作的科學(xué)性對于組織的重要意義。

3、明確定位，增強服務(wù)意識

面對許多工作人員服務(wù)意識不強的現(xiàn)狀，增強服務(wù)意識也有利于增強辦公室行政管理的科學(xué)化。辦公室本身作為服務(wù)性的部門其出發(fā)點與落腳點都應(yīng)該放在服務(wù)上。辦公室行政人員的服務(wù)可以分為不同的對象。首先，對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)，也就是要求辦公室在行政管理工作中要做好領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)、上級的精神，從全局出發(fā)。其次，辦公室還需要為各個部門服務(wù)，辦公室的行政管理工作要協(xié)調(diào)各個部門、各個方面的沖突與矛盾，為企業(yè)或單位的發(fā)展提供有力的后勤保障。最后，辦公室的服務(wù)還要落實到員工、群眾，調(diào)動所有人的積極性，營造公平、公正的良好發(fā)展環(huán)境。

4、制度約束，力求工作精細(xì)

制度是確保權(quán)力與義務(wù)相互協(xié)調(diào)的保障，將辦公室行政管理工作制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、整體化，形成有效的約束機制。相關(guān)配套制度的建立可以明確規(guī)定各個崗位的職責(zé)，全責(zé)明確可以有效提高工作的效率。另外，規(guī)章制度的制定也有利于工作人員開展工作，為工作的開展提供了明確的政策支持?！盁o規(guī)矩，不成方圓”的古訓(xùn)在辦公室行政管理的工作實踐中任然是適用的。規(guī)章制度的確定應(yīng)該以企業(yè)、組織整體的目標(biāo)、計劃為制定的依據(jù)，形成科學(xué)統(tǒng)一的日常工作約束、應(yīng)急工作約束，確保每一項工作的開展都有所依據(jù)。在我國推進(jìn)依法治國的偉大進(jìn)程中，各個單位組織根據(jù)自身條件，具體問題具體分析，制定出合理的規(guī)章制度，將各項工作的開展放入到制度化的籠子里無疑是各個單位應(yīng)該為之奮斗的目標(biāo)。

三、結(jié)語

辦公室行政管理工作內(nèi)容繁多且擔(dān)負(fù)著重要的責(zé)任，如果辦公室行政管理工作不能夠科學(xué)運行，則對企業(yè)或單位的正常運行起到消極的負(fù)面作用。因此，必須完善辦公室的行政管理工作，采取科學(xué)化的措施促使辦公室工作的精細(xì)化、科學(xué)化。這就需要在科學(xué)分析目前行政管理工作存在的問題，對癥下藥，采取行之有效的措施提高辦公室工作的科學(xué)化水平，讓辦公室潤滑劑的作用更有效的發(fā)揮

作者：王晶 董杰 單位：中鋼石家莊工程設(shè)計研究院有限公司