談高校行政管理信息化建設

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摘要:行政管理信息化建設是教育信息化中的重要環(huán)節(jié)，目前我國高校依托大數(shù)據(jù)平臺、網(wǎng)絡信息技術和新媒體等手段，正在從數(shù)字校園階段向智慧校園過渡，但在全局性規(guī)劃、信息集成共享、人員專業(yè)素養(yǎng)和制度體系完善等方面還存在一些問題。當前高校建設發(fā)展過程中，高校行政管理改革是高校治理現(xiàn)代化的助推器，是管理工作順利得以開展的重要保證。因此，高校必須運用信息化手段，用先進的信息化新理念、新方法變革傳統(tǒng)行政管理模式，拓展融合信息資源，實現(xiàn)內部資源暢通共享，提升行政管理工作效能和信息化應用水平，推進高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

關鍵詞:信息化建設;行政管理;治理體系;治理能力

學校治理體系和治理能力相互依存，相互促進，引領并應用于高校的教育教學管理中。高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化是新時代實現(xiàn)高等教育內涵式發(fā)展的內在需求，而行政管理信息化建設作為高校治理的重要一環(huán)，是當前高校行政管理改革和高校現(xiàn)代化發(fā)展進程中的重要保障。

一、深化高校行政管理信息化建設的意義

高校行政管理信息化，是指通過現(xiàn)代化網(wǎng)絡信息技術和大數(shù)據(jù)平臺等方式將信息技術與信息資源融合，完善行政機構職能，優(yōu)化行政人員結構，提高管理制度執(zhí)行力，集成共享信息資源，提升高校行政管理效能。

(一)高校行政管理信息化是高校發(fā)展建設的必經(jīng)之路隨著信息技術的蓬勃發(fā)展，社會逐漸進入數(shù)字化時代，各個領域對大數(shù)據(jù)、新媒體等的依賴越來越強，信息化成為行業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。而以傳統(tǒng)模式為主的行政管理方式已無法與當前的迅猛發(fā)展的信息化教育同步，教育部《2020年教育信息化和網(wǎng)絡安全工作要點》指出，要深入推進教育信息化，優(yōu)化升級軟硬件設施，加大投入力度，加強教育管理信息化的頂層設計和統(tǒng)籌管理，推進信息系統(tǒng)整合共享，開展數(shù)字校園建設試點，構建智慧校園環(huán)境，推動教育信息化融合創(chuàng)新發(fā)展。因此，深入推進信息化建設勢在必行。高校必須運用信息化手段，用先進的信息化新理念、新方法變革傳統(tǒng)行政管理模式，拓展融合信息資源，實現(xiàn)內部資源暢通共享，提升行政管理工作效能和信息化應用水平，推進高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

(二)高校行政管理信息化是提升高校治理水平的必要前提經(jīng)過近30年的發(fā)展建設，我國高校信息化建設經(jīng)歷了網(wǎng)絡化校園和數(shù)字化校園的變革，正在向智能化校園全面邁進。在深化高校行政管理信息化過程中，需要高度依賴互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代信息技術，通過不斷挖掘分析、合理運用各類數(shù)據(jù)，讓信息化數(shù)據(jù)、數(shù)字化資源為高校管理決策提供可靠依據(jù)，增強學校管理水平和決策科學化能力。同時，高校可以充分發(fā)揮挖掘數(shù)據(jù)信息背后的治理制度缺陷和教育治理體系問題，穩(wěn)步增強治理制度的供給力。

二、高校行政管理信息化建設面臨的問題

我國高校依托大數(shù)據(jù)平臺、網(wǎng)絡信息技術和新媒體等，結合運用信息化和智能化手段，正在從數(shù)字校園階段向智慧校園積極探索，行政管理工作效率有明顯提升，但在實踐過程中仍存在一些問題，制約了高校治理現(xiàn)代化的進程。

(一)全局性規(guī)劃不足隨著高校行政管理信息化建設的不斷深化，以及社會發(fā)展的現(xiàn)實需求，大部分高校積極推進完善數(shù)字化平臺或系統(tǒng)，圍繞教務、人事、科研、財務、資產和檔案等工作引進了相應的管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)平臺，如OA協(xié)同辦公系統(tǒng)基本可以實現(xiàn)無紙化辦公，完成線上收發(fā)文管理、蓋章審批、場館申請等，極大縮短了審批時間;畢業(yè)論文系統(tǒng)可以實現(xiàn)教師全程線上指導，學生從論文選題、開題到答辯也可全程線上完成;檔案管理系統(tǒng)則將歸檔材料數(shù)字化，擴大了檔案存儲容量，優(yōu)化了查檔流程。各個系統(tǒng)的運用均在一定程度上提升了工作效率。但由于缺乏全局性規(guī)劃，在籌備之初未形成統(tǒng)一的建設規(guī)劃，不同部門使用的平臺或系統(tǒng)并不統(tǒng)一，使得各個部門的管理系統(tǒng)各自為政，各系統(tǒng)之間無法直接訪問相互數(shù)據(jù)，線上線下并行辦公，管理人員、教師和學生普遍存在“一人多號”的情況，常出現(xiàn)重復填報數(shù)據(jù)以及各部門基本數(shù)據(jù)無法閉合的情況，造成資源浪費，增加賬戶維護成本的同時阻礙了工作效率的提升。

(二)信息集成化和信息共享程度低在高校信息化建設過程中，相應系統(tǒng)或平臺的引進時間并不一致，各類信息分散存在于不同的平臺和數(shù)據(jù)庫中，定義和采集相互獨立，信息難以交換，形成“信息孤島”，使大量有用數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)高度共享，加上許多高校管理人員觀念陳舊，忽視共享數(shù)據(jù)信息的采集和保存，也就無法進行更高層次的信息處理，如信息再利用、提供決策支持等，造成許多信息化設備無法有效發(fā)揮其作用。另外，由于信息共享程度低，數(shù)據(jù)更新不及時，不但無法對辦學過程中產生的數(shù)據(jù)進行再利用與分析，還對其他數(shù)據(jù)的準確性造成影響。

(三)管理人員信息化素質有待提升隨著5G技術的發(fā)展，在眾多高校積極邁向“智慧校園”的大背景下，高校行政人員的管理模式和工作方式也隨之發(fā)生變化。收發(fā)文管理、財務報賬和教學管理等均從紙質辦公逐漸轉為線上，提升辦公時效的同時卻也增加了技術難度。有調查顯示，高校行政人員熟練掌握網(wǎng)絡辦公技能的較少，大部分人員對信息化辦公的認識不夠明確，學習新技能的動力不足，缺乏必要的培訓和專項提升。同時，由于管理人員信息技術和知識儲備不足、專業(yè)化程度低，管理觀念無法迅速適應當前的新理念，管理效益低下，無法充分發(fā)揮信息化管理效能。

(四)基礎設施配備不足基礎設施配備是實現(xiàn)校園信息化建設的基本前提，軟硬件設施的更新程度是制約信息化發(fā)展的關鍵因素之一。雖然目前高校對信息化校園建設十分重視，但由于地區(qū)發(fā)展不均衡，以及受限于資金投入和技術提升等因素，導致相關設備沒有及時更新，硬件設施的滯后進一步制約了軟件的配備，無法滿足當前信息化辦公的需要。

(五)相關制度不健全建立健全信息化相關制度是信息化建設和順利開展管理工作的重要保障，相關制度的不健全嚴重制約高校行政管理信息化進程和管理水平的提高。在推進行政管理信息化過程中，多數(shù)高校沒有形成一套自上而下的管理制度體系，缺乏指導思想和總體規(guī)劃，不利于后期建設工作的開展;日常管理制度不完善，工作目標和權責劃分不清晰，造成不同部門間溝通障礙;最后在信息網(wǎng)絡安全方面，一些軟件多為各部門自行建設、運行維護，缺乏明確的制度要求，監(jiān)管缺失，存在信息泄露等安全隱患。

三、高校行政管理信息化建設優(yōu)化路徑

(一)以全局觀念統(tǒng)籌高校行政管理涵蓋教務、人事、科研、財務和檔案等方面的管理，不同部門的職能、工作方式和工作流程不盡相同，各部門的信息化進程不同步，嚴重制約工作效率的提升。因此，行政管理信息化建設應從全局出發(fā)，構建科學合理的行政管理規(guī)劃，做好頂層設計，從辦學定位、發(fā)展方向科學制定信息化建設方案，統(tǒng)籌完善不同部門的信息化管理，優(yōu)化配置現(xiàn)有資源。

(二)加強基礎設施深化信息共享目前大部分高校的網(wǎng)絡設施和智慧校園都已較為完善，但由于辦公系統(tǒng)的不統(tǒng)一，在行政管理工作中依然保持紙質辦公與線上辦公并行的辦公模式，浪費資源的同時增加了工作人員及師生的工作量。因此，建立內部共享的互通式校級行政管理信息平臺迫在眉睫。首先，高校應加強軟硬件設施配備，引進先進信息化系統(tǒng)，研發(fā)構建集服務與管理一體的共享平臺，科學設置數(shù)據(jù)庫和資源共享庫。其次，充分依托數(shù)據(jù)融合技術，及時升級和完善信息化系統(tǒng)，打破各部門間的信息壁壘，實現(xiàn)不同系統(tǒng)間的有效對接，如教務系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、圖書館等系統(tǒng)中的用戶基礎數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，科研系統(tǒng)、內控系統(tǒng)和財務系統(tǒng)的部分數(shù)據(jù)互通，可極大提升工作效率。部門信息數(shù)據(jù)庫的共建與共享，是當前行政管理工作改革的內在需求。

(三)加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)高校信息化建設離不開人才保障，管理人員的執(zhí)行力體現(xiàn)了信息化管理的應用水平，但部分高校行政管理人員信息化專業(yè)水平不高，對信息化相關工作重視程度不足，致使信息化管理手段無法充分發(fā)揮其效能。在此情況下，高校應高度重視行政管理人員信息化技術培訓，分級分層進行專題培訓，增強管理人員的信息化意識，在日常管理工作中能主動適應信息化管理要求，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。另外，根據(jù)信息化建設的現(xiàn)實需求，高校可引進高水平專業(yè)人才或設置專職信息化工作人員，做好專業(yè)人才的梯隊建設，全方位提升信息化管理水平。

(四)完善行政管理信息化管理制度制度現(xiàn)代化是推進高校治理現(xiàn)代化的先決條件，制定科學合理的規(guī)范化制度是高校行政管理實現(xiàn)目標的重要基礎，同時也是行政管理信息化平臺建設的重要前提。因此，高校在信息化建設的過程中應建立健全各項管理制度，明確指導思想和建設目標，統(tǒng)籌規(guī)劃，形成完整的制度體系;成立信息化建設的常設機構或領導小組，構建嚴格的管理責任制;完善信息化管理日常工作制度，從責任目標、軟硬件管理、網(wǎng)絡維護、安全監(jiān)管等方面規(guī)范和引導行政管理人員日常工作，為高校行政管理信息化建設提供有力保障。

四、結語

我國持續(xù)推進高校行政管理信息化建設已取得一些成果，但在當前數(shù)字化時代背景下，高校行政管理信息化建設應積極適應網(wǎng)絡化、信息化的社會發(fā)展要求，從全局出發(fā)，在促進信息共享、提升人員專業(yè)素養(yǎng)、完善基礎設施和規(guī)章制度等方面持續(xù)深化改革，通過信息化手段變革和優(yōu)化行政管理方式，逐步形成適應新時展的高校行政管理新模式，全面提升高校治理現(xiàn)代化水平。

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作者：楊涵 單位：成都體育學院