國有企業工程項目部行政管理工作改進
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【摘要】目前國內建筑市場呈現飽和狀態，各建筑企業的技術、管理水平差距逐漸減小。論文主要以國有建筑企業的最小單元———工程基層項目部為載體，分析行政管理工作在項目中的作用，出現的問題，尋求改進途徑，為建筑企業基層項目的行政管理工作提供改進參考。
1引言
工程項目部，作為建筑企業的最小單元，它的最終目的是完成工程的建設任務。通過組織構架的建立，形成緊緊圍繞工程項目建設，具有“五臟六腑”的“小企業”。根據業務特點，項目部劃分出各個職能部門，其中行政部門（通常稱為辦公室、綜合辦公室）是項目部的重要管理部門，在各部門中起到潤滑的作用。因此，做好行政管理工作是項目部有效運轉的重要前提，也是提高工程項目部管理水平的一個重要切入點。
2行政管理在工程項目中的作用
基層項目部的行政管理工作紛繁復雜。大量的、瑣碎的、不起眼的工作都需要行政部門去處理。總結來講，項目部的行政管理工作主要有管理、協調、服務三大功能。而行政管理部門則擔負著項目部的各類行政事務工作，使項目部的職工從繁重、瑣碎的行政事務和生活瑣事中解脫出來，從而可以集中精力、輕裝上陣，全力投入項目的生產之中。從“管理”功能上講，項目部行政部門不僅要在日常事務中做好基層領導的“參謀和助手”，還必須在項目部的管理策略、活動策劃、企業宣傳、人員任用等重大問題上有自己的建議，用平時積累的數據及事實給領導提供合理的參考。從“協調”功能上講，項目部的行政部門擔負著協調項目部內部各部門間的關系、協調項目部與工程周邊社區、社會機構和政府部門的關系的重任。對內部各部門間關系的協調，主要是對各部門在執行工作計劃的過程中在日常事務上所發生的矛盾沖突進行調解。對項目部外部的其他企業、社會機構和政府部門的協調，主要是在維護項目部的基本權益的基礎上，發展同工程所在地周邊各有關單位的友好交往。從“服務”功能上講，項目部的行政部門主要就是幕后英雄的角色。因為施工生產才是工程項目部的最終目的。而行政部門的工作，特別是后勤服務工作，永遠不會成為項目部甚至公司關注的焦點。因此，行政管理人員必須端正心態，樹立良好的服務觀念，從根本上切實搞好服務。總之，項目部的行政管理在工程管理中具有重要的地位和作用，但是，許多基層項目部在行政管理中還沒有理清這三項功能的關系與內涵，還存在許多的問題，這些都將限制工程項目的施工生產。
3行政管理工作出現的問題
第一，單一強調服務功能，造成行政管理工作失衡。傳統的行政管理思想造成一些人認為行政管理不過是提供日常辦公服務、傳達領導指令的服務部門。也正是這樣一種根深蒂固的思想，造成了現在基層項目部的管理人員也潛意識認為“領導交代什么就做什么，別人需要什么就辦什么。”久而久之，行政管理部門就變了所謂的“傳話筒”“管家”，而管理、協調功能逐漸弱化，沒有真正起到監督、督辦等重要作用。第二，忽視規章制度建立，權責的劃分，造成行政管理工作實施困難。一些基層工程項目部因為沒有良好的監管，出現公司的規章制度流于程序，部分項目經理根據自己的管理特點，隨意更改部門崗位職責，人員分工不明確，工作沒有具體的流程，責任劃分不清晰，造成項目部的運行沒有秩序。而行政部門在這個時候往往就擔當起了“清道夫”的作用。其他部門不愿意干的、領導沒安排的工作全部交給行政管理部門來干。同樣其他部門認為與其平時業務不相關的工作，也全部推到行政部門處理，從而造成行政管理部門的事項堆積，處理不及時，最終產生扯皮推諉的情況。第三，簡化溝通協調機制，造成工作配合無默契。行政管理部門是一個承上啟下的部門，工作涉及較廣的層面，也關系到項目部上下眾多關系，一方面要向執行部門傳達領導層的決策意見和要求，另一方面要對執行部門的工作進行監督，并向領導反饋群眾的心聲。一些行政管理人員認為只要把領導服務好，不用去考慮其他員工的想法。這樣就容易出現行政管理部門與其他部門對立的情況，不愿意去積極配合行政管理部門的工作。另外一些行政管理人員在傳達信息過程中，有時會誤解領導的意思，導致信息或指令傳達錯誤。這兩種情況最終都將引起職工與領導層的矛盾。第四，行政管理人員素質不高，造成行政工作處理效率低下。因為企業盈利目的的本質特點，造成了對行政管理人員的不重視。一些項目部甚至認為行政管理工作誰都能做，行政管理部門就是一些能力低、表現不好的人員待的部門。因此對行政工作人員的培訓教育工作往往不重視。還有些項目部的行政管理人員沒有傳承，讓其他部門的人員兼職或者臨時聘用人員兼任，對行政管理人員的考核往往放在最低檔。這都造成了行政管理隊伍整體業務水平低下，直接影響整個工程項目行政效率的提高。
4工程管理中行政管理工作的改進
4.1完善制度，權責清晰，為行政管理提供制度保障
一方面建立健全的規章制度，崗位職責制度，使項目部各部門的權責劃分清楚。同時規范辦事流程，制定一系列規范化的表格、模板。讓項目部的行政流程有章可循，不至于出現混亂。另一方面，加大規章制度的學習力度，尤其面對上級公司的新文件、新方法等文件要及時傳達到各部門，實行動態跟蹤，及時更新項目部的管理制度，使得基層制度與上級制度相統一，這樣就能減少部門不對應，業務不銜接的現象。
4.2利用信息平臺，為行政管理提供快速反應依據
信息的收集在行政管理中的作用至關重要。工程項目的建設是否順暢，信息的準確性至關重要。因此，行政管理部門應建立一系列的信息溝通機制，如報紙、電視，建立與周邊社區、社會部門的溝通機制，設立項目部的信息箱、談心談話等制度，及時、實事求是地收集各方面的信息。
4.3加強溝通協調，確保行政管理工作暢通
行政管理工作的成功與否，其中重要的一個因素就是看其與其他部門的協調是否通暢。綜合協調能力的高低也是行政工作人員綜合素質的重要體現，作為項目部承上啟下的橋梁和紐帶，要求行政人員必選了解全局，掌握規律，按程序辦事。一方面要圍繞項目部生產任務，在重大會議、重大活動等安排上要做到有計劃，與部門分工合作上能夠清晰界定，明確任務；另一方面要加強人際關系的協調。
4.4優化行政管理人員素質及考核機制，提高行政管理整體效率
行政事務，歸根結底要通過行政機構中的行政人員去貫徹執行。行政管理人員要有與時代相適應的一般素質、能力和知識結構。行政管理人員因為要發揮其協調的作用，因此其業務水平要全面，要綜合性了解各個業務基本知識。一方面，項目部及公司要拓展人才培訓渠道，實時動態地對上級公司的制度及時進行培訓；另一方面，要合理化行政管理部門的績效考核制度，對行政管理工作部門的考核要客觀、準確、實事求是，只有合理的考核才能使行政管理人員時刻保持工作積極性，實現科學合理的行政管理。
5結論
行政管理作為工程項目部基礎性的工作，為項目部各部門建立了一個管理服務平臺，使項目部各職能部門能夠在各自的崗位上發揮更大的效能，保證了管理過程中信息傳遞的及時通暢。通過規章制度、信息化平臺、人才的培育、績效的動態考核等多方面的措施，能夠使行政管理工作的效率提高，從而推動工程項目部的建設。
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作者：李伯權 單位：中鐵建大橋工程局集團南方工程有限公司