高職院校行政管理工作的實踐

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摘要：隨著我國科學與信息化技術的快速發展以及各高校教育改革的穩步推進，高職院校中需要盡快提升自身信息化建設的管理水平,只有這樣,才能保障高職院校中行政行政管理工作的高質與高效，不斷提升整體教學管理水平。但是，目前在我國的很多高職院校中在其行政管理信息化建設過程中仍然有很多需要面對和解決的問題，這些問題的出現嚴重地制約著高職院校行政管理工作信息化建設水平整體的提高。

關鍵詞：信息技術；行政管理；高職院校

一、信息化技術在高校行政管理工作中的重要性

（一）保障高校行政管理工作的及時性與準確性

在高校的行政管理工作中運用信息技術能將高校行政管理工作中的各類信息進行有效總結，還可以為高職院校領導進行管理決策提供有力依據。因為，高職院校領導在進行管理和決策的時候是需要對校內在人事變動、財務狀況等方面先有一個全面的了解。但是，各部部門在收集這些信息不能保障其實效性，同時，程序也較為繁瑣，如果利用信息技術對各種信息進行收集就會變得較為及時和準確，同時節省了大量時間與人力資源。

（二）有效提高高校行政管理工作的效率

目前高職院校的行政管理機構呈垂直化的分布狀態，上、下級之間信心交流的過程及其復雜，多數的管理決策通知需要經過好幾個環節與程序才能傳到教師和學生的手中，這在一定程度上影響了高職院校行政管理工作的效率，同時也耗費了較大的人力資源。如果在高職院校的行政管理工作者建立與健全信息化系統，從一方面有效地縮短了信息傳遞的時間，而且領導與教職工之間可以進行直接的練習，省去了不必要的中層管理機構的介入，能有效的提高高職院校中行政管理工作效率。

（三）加強了各部門之間的合作與統一

在高職院校行政管理工作中運用信息化技術，高職院校的行政管理部門與科研等部門之間的聯系也會越來越緊密，一些較為獨立的部門也可以通過信息技術與其他部門之間建立緊密聯系，各部門在工作開展過程中利用信息技術進行文件的傳輸工作，加強了不同部門之間的合作與統一。在高職院校的各個部門工作中運用信息技術可以將管理結構進行全面的調整，逐步的建立起一種較為平等的“網狀式”的管理機構，促進各部門之間的協調發展。

二、信息化環境下高校行政管理工作中存在的問題

（一）管理人員薄弱的管理意識與落后的管理模式

目前，在很多的高職院校中由于工作人員的管理意識薄弱和管理模式的落后，導致整個行政管理工作的效率普遍低下，行政管理工作的制度也沒有真正的落實到管理工作的實踐中去，主要表現在以下幾個方面：第一，高校的行政管理人員對計算機的基礎知識與操作流程不到位，高校也沒有具體地了解過管理人員對計算機的掌握水平，同時也沒有對行政管理人員在計算機方面的專業培訓，這是行政管理人員信息化管理意識薄弱和管理模式落后的關鍵所在；第二，在大部分的高職院校中沒有設置專門的行政管理部門，高職院校關于行政事務的處理授權于輔導員或者是代課教師直接負責，導致行政事務的處理落不到實處；第三，目前很多高職院校中依然采用的是“大鍋飯”的傳統管理模式，甚至一些少部分的高校領導認為在行政管理工作中才不采用信息技術不會造成任何實效性的改變，這些高校領導對行政管理管理工作的態度也是影響行政管理工作運用信息化的重要因素之一。

（二）行政管理工作程序較為復雜

就從高職院校行政管理工作的本身說起，無論是在管理的內容還是程序上，受限制的因素有很多，這嚴重地影響著行政管理工作人員對待工作的積極性和主動性，一旦工作人員不能在工作中不能充分發揮自身的主觀能動性，他們就會將這項工作看做成是一個累贅，會逐漸的演變為工作中的“機器。”同時在學習理論知識的同時，也沒有與時俱進對新鮮事物的處理方式，大部分的行政管理工作人員在新事物的處理方式上報告給上級領導，被動地等待上級領導的批準或者指示。在目前的高職院校中其信息都是有上級擬定來傳遞給下級的，校辦在信息傳遞過程中扮演著傳遞員的角色，接受著外來的各種各樣的信息，校辦將接受到的信息在傳遞給上級領導，上級領導之間經過詳細的討論最終作出具體的批示，最后校辦在接受到上級領導的指示后，然后傳遞到下級各個部門中，當下級相關的工作人員提出具體的解決方案之后，再由校辦傳遞給學校的總負責人。由此可以看出：高校行政管理部門工作的程序較為繁雜，信息在傳遞的過程也不能有效保證其真實性和完整性，嚴重地降低了行政管理工作的效率。

（三）嚴重地忽略了信息軟件功能的升級

很多高校將信息技術運用到行政管理工作中之后，而管理人員卻沒有完善和維護好計算機信息的升級工作，只是將目光放在對計算機硬件設備的更新上，導致從事計算機管理的教師不能發揮專業知識的機會，造成了不必要的資源浪費。比如：高職院校的行政管理人員只是借助計算機這個輔助工作對相關的數據進行統計和整理、撰寫一些工作總結，或者是收發一些文件和打印材料等工作，對于一些重要的程序沒有利用計算機信息技術來完成，使得計算機軟件沒有充分地發揮重要的功能和價值，這樣不僅嚴重的影響了行政管理工作的辦公效率，同時也造成了大量計算機信息資源的浪費。

三、信息化環境下高職院校行政管理工作的實踐

（一）加強對信息技術的重視與利用

要想充分發揮信息技術在高校行政管理工作中的實效性，首先要轉變行政管理工作者淡薄的管理意識與落后的管理模式，加強對信息技術的利用效率與重視程度。校領導要深刻地認識信息技術為行政管理工作帶來的便利，并加強在信息軟硬件方面的投入，給予一定的資金支持，建立完善的網絡信息系統，提高高職院校信息管理人員淡薄的信息技術意識，激發相關管理人員對待工作的積極性，使他們能更好地在自己的崗位上發揮自己的才能。

（二）建立健全高職院校信息化建設規劃

路漫漫其修遠兮，高職院校行政管理工作的信息化建設是一個漫長的過程，信息技術在行政管理工作的建設道路上，高職院校應當有具體的建設規劃和戰略部署，制定具體的實施措施，明確工作目標，在利用信息技術開展行政管理的時候應當依照制定好的計劃有步驟地執行，但是需要注意的一點是要保證高職院校各部門之間信息技術使用的統一，建立綜合的行政管理信息體系，這樣才能保障各部門之間信息的暢通與共享。

（三）對信息技術軟件進行定期的更新

當前，信息技術的發展與更新速度不斷加快，因此，在高職院校中運用信息技術開展行政管理工作時，不能只重視計算機硬件方面的更換，同時也要在軟件方面進行定期的更新，保障其能夠穩步運行。另一方面，高職院校對行政管理工作中使用的軟件設備要制定一個完整和嚴格的維護辦法，要定期地找專業的維護人員對軟件進行更新與升級，使行政管理工作得以順利開展和信息系統的高速運行。

（四）提高行政管理人員的管理素質

信息技術在高校行政管理工作的實踐運用，還需要管理人員要具備一定的管理素質。目前在很多的高職院校中，很多的行政管理人員其信息技能比較底下，不能熟練地掌握與操作信息技術，也沒有充分的發揮出信息系統中有價值的功能，導致行政管理工作效率十分低下。在未來高校行政管理工作中，應當以培養一批高素質的行政管理人員為目標，不斷地提高他們對信息技術的操作技能，一要保證行政管理人員的專業對口，在人員的選拔上要具備相應的信息操作能力和管理能力；二要定期地開展行政管理信息技術的后期培訓與教育，隨著信息系統的不斷升級應當加強對信息管理人員的繼續教育，讓他們與時俱進，不斷地掌握新的知識，不斷地滿足行政管理工作中對信息技術的需求。

四、結語

綜上所述，伴隨著信息化時代的全面到來，信息技術已經成為社會經濟發展過程中一項重要的因素。因此，當前的高職院校中在開展行政管理工作的同時，必須要加強其管理人員的操作技能與專業素質，除了要始終堅持黨的方針與政策，也要運用信息化不斷地規范和完善自己，以行政服務為根本目標，結合高職院校的實際情況來展開相關的行政管理工作，為作一名合格的高職院校行政管理人員不懈努力。

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作者：王志鵬 單位；甘肅廣播電視大學農墾河西分校