高校行政管理與辦公自動化

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摘要辦公自動化當下已廣泛的應用在多個領域的管理和實踐中，為當代組織管理提供了先進的計算機技術和更為科學有效的新型管理模式。但在實踐中，包括高校在內的各類組織都仍有可能面臨各類實施問題。本文主要討論了高校施行辦公自動化的原因和在采用辦公自動化過程中可能遇到的問題。

關鍵詞高校辦公自動化背景問題

隨著科技的不斷發展和全球網絡的普及，智能化、信息化和自動化已成為當前軍事、經濟、管理、醫療和教育等各個領域在技術和管理發展上的熱門課題。各大高等學府也在政策鼓勵下開始競相在管理和教學方面利用相關科技提升管理能力、升級管理模式。辦公自動化系統，英文描述為OfficeAutomation，簡稱OA系統，廣泛的應用于現代組織機構的日常行政管理中，以計算機和網絡技術為基礎，實現組織管理包括效率、能力、范圍和模式等多維度提升。

一、辦公自動化在高校應用的背景

1.效率提升的需求

隨著當今科技高速發展的趨勢，人們不論在工作中還是生活中對信息的及時性和準確性提出了越來越高的要求，現代化組織管理更是如此，高校的管理也不例外。而計算機和網絡技術為信息的精準快速傳遞提供了保障。此外，傳統行政管理中對紙和筆（尤其是紙張檔案管理）的依賴不僅耗費資源、占用空間，甚至還污染環境。而OA系統則通過電子傳輸、云存儲和在線溝通等功能在很大程度上節省了時間和資源，能夠大幅提高工作效率。與此同時，先進的電子設備還能夠有效地支持移動辦公，使用者不再依賴固定的辦公場所，甚至能夠借助手機應用等設備隨時隨地處理公務或查詢信息，實現了真正意義上的高效。而資源共享，也能夠有效的避免因信息不通暢而造成的重復勞動。

2.跨校區管理的現實要求

對于高校而言，辦公自動化對于行政管理效率的提升，還體現在跨校區管理上。近年來，許多高校在不斷擴大校區時因城市規劃和教育資源布局等原因，選擇在距離本校區較遠的區域或其他城市設立分校或研究機構。辦公自動化有效的解決了因地域問題造成的管理上可能發生的監管缺失和信息溝通不暢。例如視頻會議和在線溝通等，更是解決了人員往來奔波的苦惱。3.管理模式升級和民主化發展的必然選擇網絡技術的發展，不但帶動了經濟發展的又一次革命，也觸發了現代化組織管理模式的必然升級。更快、更準、更精益，不但解決了各類組織中常見的決策流程冗長、責任劃分不明確、合規管理不深入等各類問題。借助OA系統，能夠準確的去掉決策或審批流程中不必要的環節。電子化審批，既提高了審批效率、節約了傳遞時間，又減少了紙張的浪費和存檔、避免了傳遞中的丟失。借助計算機技術的數據無缺存儲，也促使辦公自動化系統在設計之初就可以實現管理流程中全環節的監控。例如，在對成本中心的預算和支出管理中，將申請支出報銷的電子文檔和上傳至OA系統的消費憑據設定金額級別，超過預定金額級別的支出需要跟高一級管理者的審批或合規部門的雙重審核，系統將在申請提交后自動將相關文檔傳輸至相關人員進行審核。而自上而下和自下而上的聲音傳達也告別了各類“通知”和“意見箱”。高校管理者的指令能夠直接通過OA系統迅速傳達至實施人員，甚至全員；而職工和教師們的“心聲”也能夠及時的反應給管理層。組織管理趨于扁平化、透明化、民主化。

二、辦公自動化應用和實施中應注意的問題

高校實施辦公自動化的案例不勝枚舉。關于如何選擇系統供應商以及如何開發系統，不同的高校有不同的管理機制和組織結構特點，需要因地制宜，本文不做贅述。但針對開發系統和后期應用中存在的普遍問題，筆者做了以下歸納：

1.需求與可行性的考量

在設計和開發辦公自動化系統之初，高校管理者就需要考量的三個核心問題就是：是否需要、需要什么以及能否實現。是否需要，是指有沒有必要電子化。盡管處在電子化的時代，但組織管理中也并非事事都必須電子化。為了電子化而電子化，不僅浪費預算，還無法有效提高效率。需要什么，是指在開發OA系統時，針對不同業務類型和實際需求，應設計不同的電子化程度。而能否實現，則是強調需求的可行性。不可否認的是，個別組織中仍存在為了追趕時代潮流或滿足業績需要決定開發辦公自動化系統的現象。例如，將原來一次性審批的支出業務在實施OA后反而需要多次重復審批；或者原有的人工業務由于無法完全實現自動化而變成“半自動化”業務，不僅沒有節省工時，反而造成人員線上線下的重復工作，等等。因此，是否采用這項技術來輔助和提升管理、選擇何種系統才是“對癥下藥”，就需要結合實際工作中的真實需求。

2.管理觀念的轉變

盡管辦公自動化借助的是OA系統，但自動化管理并不僅僅意味著“用機器取代人”，而是管理觀念的整體轉換。計算機和網絡技術因數據處理和傳輸速度快以及存儲量大、無遺漏等優勢，在一定程度上的確取代了人工操作，但最終還是服務于人、為人所用的。批量信息處理將人從海量的信息分析中解放出來，可以將更多的時間用于思考和決策解決方案、應對措施。

3.安全性的考量

“安全”是網絡發展中不可繞過的一環，組織管理也不例外。在借助辦公自動化系統進行管理的同時，如何維護系統運行安全、保障組織信息安全，是自系統設計和開發階段就必須慎重思考的問題。高校在應用OA系統的過程中，尤其需要注重知識產權信息、人員信息（包括教職工及學生信息）和管理發展戰略信息等多個方面的信息安全保護。

三、結束語

一言以蔽之，辦公自動化已是高校內部行政管理的大勢所趨，是時代和技術發展的必然。OA系統不僅是高效的管理工具和手段，更是管理模式變革的驅動力。在開發和應用此類系統的過程中，管理者和使用者既不應因循守舊，也不應“目的不純”，而是需要從實際工作內容的需求出發，真正的解決管理上和工作中的痛點，切實提高效率，并同時注重信息安全管理。

參考文獻

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[4]馮媛媛.改進高校辦公自動化實驗教學的實踐與探索.高等教育.2017.

作者：殷炳艷 單位：長春師范大學