基層行政管理人員高效時間管理法

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【摘要】一天只有24小時，而能被有效利用的時間少之又少，高效管理時間對每個人來說至關(guān)重要。作為基層行政管理人員，每天面對大量、繁雜、內(nèi)容交叉的工作任務(wù)，容易產(chǎn)生疲于應(yīng)付、工作效率低下等一系列問題，掌握時間管理的方法尤為重要。時間管理的三大法則分別是目標(biāo)性法則、要事優(yōu)先法則、組織計劃性法則。時間管理是一個綜合的理論，不能只把計劃當(dāng)成時間管理，需要把計劃、實施、總結(jié)、評估以及再次計劃做成一個大的循環(huán)體系，從而實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作和生活，有助于基層行政管理人員從容應(yīng)對多重任務(wù)的轉(zhuǎn)換。

【關(guān)鍵詞】基層行政管人員;時間管理

基層行政管理工作主要包括對辦公事務(wù)、會議事務(wù)、行政文書事務(wù)、秘書事務(wù)和后勤等的管理，具有綜合性、繁雜性、協(xié)調(diào)性、突發(fā)性、時限性。因此，為了更好地平衡協(xié)調(diào)臨時性新增任務(wù)和計劃中的事項，合格的行政管理者必備能力之一就是有效的時間管理。

一、基層行管人員工作現(xiàn)狀

一是基層行管人員的工作特點?；鶎有泄懿块T是單位的綜合服務(wù)部門，包括一些常規(guī)性工作和突發(fā)性、臨時性工作。行管人員的配置以精簡為原則，大多要求一崗多能，很多行管人員同時承擔(dān)行管、文秘等多重角色，日常工作包括統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、撰寫各類文字材料、收集整理文檔資料，以及一些來電、來訪等臨時性、突發(fā)性工作。這些工作性質(zhì)不同、要求不一，往往相互沒有關(guān)聯(lián)且連續(xù)性不強，但截至?xí)r限嚴(yán)格，這就要求行管人員合理分配自己的時間，從容處理各項工作事物，達(dá)到提升工作效率的目標(biāo)。二是單位缺乏對基層行管人員的職業(yè)規(guī)劃和激勵機制。很多單位對行管人員缺乏長期的職業(yè)規(guī)劃，疏于對其提供進修提升的時間和機會，行管人員在工作進入崗位后大多在忙于一些日常性、事務(wù)性工作，工作任務(wù)量大但缺乏挑戰(zhàn)性，長此以往發(fā)現(xiàn)每天的忙忙碌碌除了帶來年齡的增長并沒有工作能力上的大幅提升;另外，單位沒有建立適當(dāng)?shù)募顧C制，長期的行管工作會讓從業(yè)者消極怠工，缺乏工作積極性、主動性。三是基層行管人員自身的時間管理概念不強。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層行管人員大多數(shù)都沒有做過時間的精細(xì)管理，雖然工作長期處于忙亂狀態(tài)，卻不愿意改變，認(rèn)為平時工作那么忙，只要完成份內(nèi)的工作就不錯了，沒有時間對個人時間做精細(xì)安排;還有就是認(rèn)識到時間管理的重要性，迫切想提升工作效率的同時提升個人能力，改變目前忙亂的狀態(tài)，為自己創(chuàng)造更好的進步空間，卻苦于找不到合適的方法，改變不了現(xiàn)狀。由此可見，基層行管人員從工作性質(zhì)、工作效率和個人成長進步上對有限的時間做高效的管理都迫在眉睫。

二、基層行管人員在時間管理上面臨的問題

前面談到行管人員的工作現(xiàn)狀，要進行高效的時間管理，下文對行管人員工作中面臨的時間管理上幾個方面的問題做簡要分析。一是時間被碎片化，不易被高效利用。這是由行管人員的工作特點決定的，基層行管人員工作具有綜合性、繁雜性的特點，時間被碎片化，處理工作過程中相互干擾從而分散行政人員的注意力，常規(guī)的工作總是被突發(fā)性工作打斷，以致疲于應(yīng)付緊急事務(wù)而在處理更重要的任務(wù)時精力和時間不充足，計劃內(nèi)工作不能按時、高質(zhì)完成，對工作質(zhì)量的提升更是無暇顧及，長此以往，行管人員的個人業(yè)務(wù)能力的得不到有效提升，工作積極性、主動性降低，工作質(zhì)量和效率低下。二是缺乏有效的時間管理方法。實現(xiàn)高效的時間管理，提升工作效率，方法很重要。在實際工作中，很多行管人員苦惱于無法管理好自己的時間，一方面由于工作的特點和性質(zhì)，另一方面在于缺乏正確的方法指導(dǎo)，雖然很多人采用清單法、工作日志等幫助個人實現(xiàn)高效的時間管理，但效果不理想。三是時間管理缺乏持續(xù)性。時間管理，越早想明白越好;但想明白還不夠，越早做到越好;做到還不夠，只有每天堅持才重要。堅持的、持續(xù)不斷的努力，才能更好的用好有限的時間，更高效的工作，實現(xiàn)個人業(yè)務(wù)能力和工作效率的雙重提升。不能三天打魚兩天曬網(wǎng)，工作順心的時候就按計劃進行，工作不順心就就各種借口不付諸行動，這樣下去，時間管理永遠(yuǎn)都只停留在夢想里而不是現(xiàn)實中。

三、時間管理存在一些誤區(qū)

以下幾種誤區(qū)實在時間管理中普遍存在的。行管人員的時間管理無法顯著提升，始終停留在皮毛階段正式這幾種誤區(qū)造成的。一是認(rèn)為自己不需要時間管理，領(lǐng)導(dǎo)交代什么做什么就可以了，但是時間有限，沒有有效的時間管理，碎片時間不能被充分利用，自己的職場技能得不到提升，得過且過，永遠(yuǎn)都只能是職場小白。任何一項技能的掌握都需要不斷的練習(xí)。因此，時間管理，越早掌握就越早受益。二是認(rèn)為時間管理，就是列個清單，一項一項完成就可以了。很多行管人員都有自己的工作日志，把領(lǐng)導(dǎo)交代的工作分門別類記錄在工作日志里面，逐一完成，但時間管理能力還是沒有得到提升。這就是把計劃當(dāng)作時間管理，只學(xué)到了時間管理的皮毛。三是忽視了時間管理的人格屬性。行政管理人員要根據(jù)自身的特點設(shè)置適合自己的時間管理方法，不能一味模仿和人云亦云。比如你的年度目標(biāo)是個人業(yè)務(wù)能力得到提升，讀50本書，英文詞匯量達(dá)到10000，那么在年終總結(jié)的時候，你就要看自己的目標(biāo)實現(xiàn)多少，一次來檢驗自己的時間管理方式是不是適合的，需要做哪些調(diào)整。

四、建立高效時間管理的方法

成功等于有效的自我管理，而時間管理一切管理的根源，是實現(xiàn)有效管理的基礎(chǔ)。時間管理要掌握三大法則:目標(biāo)性法則、要事優(yōu)先法則、組織計劃性法則。一是掌握目標(biāo)性法則。目標(biāo)性法則是時間管理的基礎(chǔ)，如果掌握了這個法則，時間管理能力會顯著提升，看到掌握時間的魅力與價值。法國著名思想家蒙田認(rèn)為:“靈魂如果沒有確定的目標(biāo)、就會喪失自己?！惫芾韺W(xué)中，我們用SMART(specific、measurable、attainable、realistic、)原則來確定目標(biāo)，即具體的、可衡量的、可實現(xiàn)的、合理的、有時間限制的。第五項標(biāo)準(zhǔn)(time—targeted)一詞就能看出，目標(biāo)性法則是以時間管理為基礎(chǔ)的。這里不得不提到的是10000小時定律，就拿行管人員提升文字能力和工作創(chuàng)新能力來說，找到自己的可控和非可控時間，運用smart法則這一時間管理中要優(yōu)先掌握的一項法則，確定目標(biāo)，不能只把自己定下的目標(biāo)當(dāng)成一種口號，而要變成自己的行動綱領(lǐng)，每一天堅持去實踐，稻盛和夫認(rèn)為每天一點的鉆研創(chuàng)新，日積月累，今天比昨天進一步，希望做的更好，這種“上進心”是工作和人生中最重要的，也正是“創(chuàng)造”之門的秘訣。讓自己的努力看得見，實踐才是檢驗自己時間管理能力的標(biāo)準(zhǔn)。二是要堅持事優(yōu)先法則。這是時間管理中非常重要的法則。彼得德魯克認(rèn)為，要把重要的事情放在前面，并且一次只做一件事情。這就要求我們行管人員把握好事情的輕重緩急，把能掌握的整塊時間全情投入做重要但不緊急的事情。比如今年的年度目標(biāo)上第一件事情就是要提升文字材料的處理能力，那么你整塊的可控時間就要用于提升這項能力上，而把碎片時間用于處理緊急但不重要的工作，比如:日常性、事務(wù)性的工作。這樣在完成工作的同時，個人能力又得到了提升，工作起來更積極和高效。三是組織計劃性法則。確定了目標(biāo)和事情的輕重緩急，接下來就要按計劃組織實施了。缺乏組織計劃的時間管理，無法有效實現(xiàn)既定目標(biāo)，也是對時間的不負(fù)責(zé)任?？梢圆捎媚繕?biāo)分解法、單點突破法等來實現(xiàn)高效時間管理。一定要記得時間管理是一個計劃、實施、總結(jié)、評估、再次計劃的一個閉環(huán)結(jié)構(gòu)。缺少任何一個環(huán)節(jié)都是不可缺少，很多人勤于計劃或者計劃、實施，后面的都沒有了，值得注意到是總結(jié)、評估才是不斷完善自身時間管理的重點，好的總結(jié)評估在有助于對自己的管理方法修改完善，使之更適合自己的工作實際，才能封號的進行下一步計劃。聯(lián)想倡導(dǎo)的復(fù)盤文化還有圍棋中的復(fù)局都強調(diào)了總結(jié)反思的重要性。檢驗時間管理能力強不強，不僅要看在規(guī)定時間內(nèi)，你的目標(biāo)達(dá)成情況以及創(chuàng)造的價值，還有在工作之外，個人知識與技能是否增強。高效的時間管理能力，不僅決定了你未來跑得快不快，還決定了你跑得遠(yuǎn)不遠(yuǎn)。作為基層行管人員一定要找到正確的時間方法，早日實現(xiàn)高效時間管理，實現(xiàn)工作和能力雙提升。

【參考文獻】

［1］彼得德魯克．卓有成效的管理者［M］．機械工業(yè)出版社，2009

［2］張萌．人生效率手冊:如何卓有成效的過每一天［M］．湖南文藝出版社有限責(zé)任公司，2017

［3］稻盛和夫．干法［M］．機械工業(yè)出版社，2016

作者：白林果 單位：河南省總工會干部學(xué)校