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摘要:行政管理工作對于保證職業(yè)院校各項(xiàng)工作順利進(jìn)行有積極的作用,有效的管理方式能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作質(zhì)量的提升,但是當(dāng)下相關(guān)的行政管理隊(duì)伍差強(qiáng)人意。本文分析了高職院校行政管理隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題,并針對各項(xiàng)問題進(jìn)行了細(xì)致的討論。
關(guān)鍵詞:職業(yè)院校;行政管理;隊(duì)伍建設(shè)
一、高職院校行政管理隊(duì)伍建設(shè)存在的問題
(一)行政管理隊(duì)伍建設(shè)意識(shí)薄弱。職業(yè)院校的管理重心放在專業(yè)技術(shù)教學(xué)方面,對于學(xué)校的行政管理隊(duì)伍建設(shè)沒有予以足夠的重視。行政管理的作用隨著職業(yè)院校規(guī)模的擴(kuò)大和學(xué)校教學(xué)項(xiàng)目增多而日漸突顯,職業(yè)院校規(guī)模較小時(shí),行政管理作用不大,規(guī)模擴(kuò)大時(shí),各個(gè)部門的協(xié)調(diào)工作都需要行政管理人員來進(jìn)行梳理。然而,受到傳統(tǒng)意識(shí)的影響,當(dāng)下職業(yè)院校對行政隊(duì)伍的管理意識(shí)比較薄弱。缺乏校領(lǐng)導(dǎo)的重視,行政管理隊(duì)伍自身的優(yōu)化意識(shí)也不強(qiáng)烈,最終造成了行政管理隊(duì)伍綜合能力不強(qiáng),無法勝任應(yīng)有的行政能力工作。(二)行政管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理。行政管理要起到應(yīng)有的作用,需要一個(gè)良好的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)。從職能上分析,行政管理要具有清晰的分析問題和決策能力,所以管理隊(duì)伍中需要有數(shù)據(jù)分析整合能力的工作人員,將千頭萬緒的管理事宜分出輕重緩急。行政管理要與各個(gè)部門協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作,所以管理隊(duì)伍中需要有表達(dá)能力和溝通能力較好的工作人員。職業(yè)院校行政管理是為了讓教學(xué)活動(dòng)正常進(jìn)行,所以管理隊(duì)伍中要有經(jīng)驗(yàn)豐富的老教師,也要有具有管理專業(yè)能力的青年人員。然而,當(dāng)下學(xué)校行政管理隊(duì)伍中的工作人員多數(shù)是任課較少的教師來兼職,還有一些是從其他工作崗位上調(diào)過來的人員。整體上看,隊(duì)伍中工作人員與目標(biāo)崗位的能力不匹配,并且很多行政人員的精力過于分散。(三)行政管理隊(duì)伍考核機(jī)制不健全。對行政管理人員個(gè)體來說,行政管理是其工作,也是謀生的手段,所以其對該項(xiàng)工作并沒有極大的熱情。在主觀能動(dòng)性較弱的前提下,學(xué)校需要行之有效的考核機(jī)制來激勵(lì)工作人員創(chuàng)造性地工作,進(jìn)而取得好的管理效果。然而,當(dāng)下對行政管理人員的考核流于形式,沒有找到量化工作質(zhì)量和效果的方法,獎(jiǎng)懲制度也無法讓所有人信服。另外,對管理人員的職業(yè)能力培訓(xùn)也較為匱乏,培訓(xùn)內(nèi)容與崗位匹配度相關(guān)性不大,所以通過考核培訓(xùn)內(nèi)容也無法真正反映工作人員的實(shí)際能力。(四)行政管理人員職業(yè)能力不足。行政管理人員在工作中往往參考過去的工作流程和工作方法。這樣的工作行為確實(shí)讓行政工作本身變得簡單,然而當(dāng)下的職業(yè)院校無論是規(guī)模還是管理內(nèi)容都發(fā)生了很大變化,所以既定的行政管理流程已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)下行政管理工作的需要。因此,當(dāng)下行政管理人員曝露出應(yīng)變能力較弱和創(chuàng)新能力不足的特點(diǎn)。另外,從本質(zhì)上說是工作人員對學(xué)校行政管理的作用不明確,對學(xué)校的各項(xiàng)工作之間的相互聯(lián)系看不透,所以工作思路不夠清晰,即其缺乏行政管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng)。(五)行政管理人員綜合素質(zhì)有待提高。行政管理人員要協(xié)調(diào)學(xué)校各個(gè)部門的相關(guān)事宜,需要具備良好的語言表達(dá)能力、卓越的社交能力、清晰的思路、強(qiáng)烈的責(zé)任感。然而,當(dāng)下行政管理人員的綜合素質(zhì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到預(yù)期的要求。很多管理人員只具備基本的辦公自動(dòng)化應(yīng)用能力,自己缺乏分析問題和應(yīng)對問題的能力。這樣就導(dǎo)致很多教師職稱評定和獎(jiǎng)懲制度缺乏科學(xué)的準(zhǔn)則,進(jìn)而造成教職員工的不滿,最終導(dǎo)致喪失了工作熱情和工作動(dòng)力。行政管理本是為教學(xué)工作保駕護(hù)航的,行政管理失效,很難起到推動(dòng)教學(xué)工作的作用。
二、高職院校行政管理隊(duì)伍建設(shè)的途徑
(一)學(xué)校要給予行政隊(duì)伍建設(shè)足夠的重視。學(xué)校要給予行政隊(duì)伍建設(shè)足夠的重視,通過各種方法來促進(jìn)行政管理隊(duì)伍的優(yōu)化和完善。第一,學(xué)校要積極利用行政管理隊(duì)伍,賦予行政管理工作具體的工作內(nèi)容,明確各項(xiàng)管理工作的目的和效果。雖然行政管理人員對學(xué)校教學(xué)和教師管理缺乏了解,也要讓其保質(zhì)保量完成工作。在這個(gè)過程中,行政管理人員的溝通能力和信息采集整合能力都會(huì)提升,同時(shí)也降低了學(xué)區(qū)老師的工作負(fù)擔(dān)。第二,學(xué)校要對行政管理隊(duì)伍中的每個(gè)工作人員進(jìn)行工作評價(jià),并且讓評價(jià)效果與其崗位晉升和績效工資掛鉤。由于行政管理在較長時(shí)間中都沒有受到重視,所以相關(guān)工作人員有懈怠情緒和混日子的心理。第三,學(xué)校要提高行政管理部門的工作地位,肯定其工作的重要作用,調(diào)整其薪資結(jié)構(gòu)和福利待遇以及進(jìn)修機(jī)會(huì),從而提高其工作熱情,同時(shí)也避免學(xué)區(qū)老師不積極配合行政管理工作的情況。(二)優(yōu)化行政隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)。優(yōu)化行政隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)要從人員年齡、專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)、性格特征等多方面來綜合考慮。行政管理人員的年齡要保證老中青都有,不同年齡段的人有不同的交際方式,可以同全校各個(gè)年齡段的職工進(jìn)行友好的交流。學(xué)校的行政管理人員處理的都是學(xué)校的相關(guān)事情,所以要有教育學(xué)相關(guān)背景工作人員,這樣能夠更好地采集信息和分析信息,最終有利于作出合理的行政管理方案和決策;同時(shí)也要有專業(yè)的管理人員,管理專業(yè)的工作人員可以讓行政管理工作更加科學(xué)和高效。行政隊(duì)伍工作人員要有豐富的經(jīng)驗(yàn),既要有高層管理經(jīng)驗(yàn),又要有中層管理經(jīng)驗(yàn),還要有基層管理協(xié)調(diào)經(jīng)驗(yàn)。不同管理層的管理技巧有所不同,所有工作者的管理經(jīng)驗(yàn)都不可小覷。性格特征之所以被納入到優(yōu)化隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)上,是因?yàn)楫?dāng)下職業(yè)院校的人員年齡結(jié)構(gòu)和生活背景都大不相同,隊(duì)伍中工作人員性格各異,就可以順利與不同的人打交道。(三)完善行政隊(duì)伍管理考核機(jī)制。第一,各大高職院校應(yīng)該根據(jù)自身院校的特點(diǎn),建立一套完整、規(guī)范、合理、全面的管理體系。建立各個(gè)行政崗位的規(guī)范、職責(zé)和管理流程,行政人員必須按流程工作。當(dāng)然,在服務(wù)教師、學(xué)生時(shí),要采取協(xié)商、鼓勵(lì)、引導(dǎo)的方式。第二,引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制,從而調(diào)動(dòng)行政人員工作的積極性。建立健全教務(wù)管理工作質(zhì)量考核評價(jià)制度,獎(jiǎng)懲、晉升、評優(yōu)都以考核結(jié)果為參照,當(dāng)然,考核也是全方面進(jìn)行,包括德、能、勤、績效。要有競爭上崗機(jī)制,通過競爭優(yōu)勝劣汰,提高隊(duì)伍的素質(zhì),建造出一支有競爭力且實(shí)力強(qiáng)大的管理隊(duì)伍。(四)提高工作人員行政職業(yè)能力。第一,職業(yè)院校行政管理工作所具備的職業(yè)能力與公務(wù)員行政職業(yè)能力有所不同,但是也有很多相近的地方,所以可以有選擇性地借用公務(wù)員考試行政能力測試題來優(yōu)化學(xué)校行政管理人員的能力。第二,行政管理人員對學(xué)校各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)了解得越深入,管理方式和管理策略就會(huì)越科學(xué),管理過程中產(chǎn)生的矛盾則會(huì)減少,管理效率則會(huì)大幅度提升。所以,行政管理人員要多到基層調(diào)研,花些時(shí)間和精力來熟悉職業(yè)院校的各項(xiàng)工作。(五)優(yōu)化工作人員行政綜合素養(yǎng)。優(yōu)化行政綜合素養(yǎng)是一項(xiàng)長期的活動(dòng),工作人員學(xué)習(xí)的主觀能動(dòng)性起關(guān)鍵作用。鑒于行政管理人員都是成年人,具有良好的自我約束力,所以學(xué)校為其提供豐富的資源即可。具體說來可以提供相關(guān)書籍、互聯(lián)網(wǎng)資源,還可以適時(shí)邀請專家前來講座。
三、結(jié)語
綜上所述,行政管理隊(duì)伍建設(shè)既要從宏觀上進(jìn)行優(yōu)化,又要讓隊(duì)伍中的每個(gè)人員都提高自身的職業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。職業(yè)院校行政管理工作開展有一定難度,因?yàn)閷W(xué)校以教學(xué)為中心,管理人員要配合教學(xué)區(qū)和教職人員,從而削弱了行政管理的主動(dòng)性,增加了行政管理的服務(wù)性色彩。因此,學(xué)校行政管理隊(duì)伍建設(shè)要針對具體工作環(huán)境,著手于各個(gè)細(xì)節(jié),創(chuàng)造性地解決各種問題,最終提供優(yōu)質(zhì)的行政管理服務(wù)以提高管理效率。
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作者:張英 單位:上海建橋?qū)W院