電子政務的高校行政管理應用

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摘要：隨著互聯網技術的快速發展，全球經濟進入了現代信息技術時代。也對國家行政管理現代化提出了新要求，為了推動政府行政管理體制改革和電子化政務管理的改革，電子政務應運而生。高等學校是知識的傳播者和創新者，高效率、科學、健全的行政管理體系必不可少，高校行政管理中電子政務的應用，科學地解決了諸多管理難題，極大地提高了高校行政管理效能。文章通過探討高校行政管理領域中電子政務應用，闡明了電子政務的建設在信息時代背景下推動了高校行政管理體制的變革和管理創新，以及電子政務對高校行政管理帶來的深遠影響。

關鍵詞：高校；行政管理；電子政務

隨著電子科學技術的迅猛發展，信息化科技革命影響著每個人的生活，甚至可以影響一個國家的整體實力，因此，各國政府行政管理體制和電子化政府相繼展開了改革運動，電子政務應運而生。電子政務的發展為服務型政府建設提供了諸多便捷，它不僅減少了行政成本，還提高了辦事效率。高校行政管理中電子政務的廣泛運用，對高校的行政管理產生了諸多影響，值得我們關注和探討。

一、電子政務概述

近年來，Internet技術的應用普及，電子政務、電子商務的飛速增長，政府組織形態必然隨之改變，許多國家的政府和學者認為，對原政府形態進行信息化改造的過程實際上是電子政務發展的過程，也就是說，電子政務的產生有著廣泛的實踐背景和深刻的理論背景。電子政務一詞最早是由美國副總統戈爾所領導的全國績效評估委員會在1993年提出的，其源于電子政府，伴隨著互聯網絡、信息技術、電子商務等新生事物的產生，不斷發展而出現的新型概念。可以從以下三個方面來理解電子政務的定義：第一，“電子”是手段。電子政務須借助于現代網絡技術和計算機技術，也就是說，離開了信息基礎設施建設和相關軟件和安全技術的發展的電子政務就不是電子政務；第二，“政務”是主體，即政府日常管理事務、政府行政事務，以及政府在處理各種各樣政務的過程中不得不涉及到的有關政府內部工作流程、體制形式、權利關系以及管理人員之間所形成的公務性和私人性的關系模式；第三，網絡化的新型管理服務體系是當代信息全球化產生的新興的政府管理和管理方式，于是電子政府就這樣應用于政府管理中了。電子政務不是將傳統的政府行政管理事務簡單地、原封不動地搬到網絡上，而是需要對其進行組織結構的重組和業務流程的再造，電子政府與現實政府不是一一對應，而是通過使用電子和信息手段，擴大政府活動的領域，使政府活動從原來單一實體環境延續到另外的虛擬環境，使政府行政輸出通道從原來的實體輸出通道增加到實體輸出和虛擬輸出兩個通道。與傳統政務相比較，電子政務沒有社會管理的中間成本，其運行成本相對較小，實行管理服務速度相比較更快捷。促進管理部門業務流程的重組，構建了一個嶄新的、快捷的、便利的辦公運行環境，使行政管理效率、公共服務水平越來越好，行政機關信息公開度和增加信息透明度要求越來越高。電子政務的雙向發展模式將是一個與時俱進、漫長的動態發展過程。

二、電子政務在高校行政管理中的應用

隨著信息化社會的迅速發展，高校作為教育事業的領頭軍，實現電子校務是時代賦予的使命，同時也代表著信息化水平的高速發展。因此，高度發達的計算機電子政務滲透到高校的方方面面，它將學生管理、人才管理、教學管理、資源管理、科研管理、信息管理、行政管理、財務管理以及學生服務等各類管理系統連接起來，實現這些系統之間的信息交換和信息服務，使校園的教學科研資源與社會知識資源實現了高度整合，使信息化校園網成為完全開放、超越時空的校園網絡平臺和知識中樞。

（一）高校行政管理中電子政務的應用

高校利用自己的優勢來應用信息技術手段來加快高校電子政務工程的建設，其主要功能表現在以下五個方面：1.展示展示就是以網頁的形式提供高校的電子信息，通過網絡上及時學校近期的科研、教學、行政組織機構設置等相關信息，包括在網上的進行招生宣傳、科研征題、科學技術轉讓等。通過網絡的展示，可以幫助學校樹立形象，擴大學校在國內外的知名度，宣傳學校好的教學和科研成果，以來尋找和吸納新的生源、教學和科研伙伴。2.就是以電子網絡的形式向學校和外界傳達各種通知、計劃、政策以及學校的各種動態信息。3.教育網上教育是大學教育的第二課堂，是利用網絡面向校內外師生展開的可視教學，同時，還可以進行輔修專業和重修課程的教學及有關課程的補充教學。通過遠程網絡教育可以使本校學生進入社會及其他大學的課堂，實現資源共享。4.服務電子政務通過網絡提供與教學、科研活動有關的信息，達到服務師生的要求，比如為學生提高教學計劃、教學安排、教師狀況、成績查詢、圖書借閱等等……高校行政管理中的電子系統有明確的服務對象和目標，其業務范圍相對規則，不像政府級電子政務，服務對象復雜，業務多樣、全面等。高校行政管理中的電子系統比較單一和集中，有相對的安全性，高校的管理層既是電子政務的建設者，同時也是電子政務的使用者，其雙重身份決定了高校電子政務的建設及功能具有很強的明確性。

（二）影響高校行政管理效率的因素

由于全國性的高校合并重組與擴招，各高校的辦學規模顯著擴大，造成了機構重疊、膨脹，一些機構權力過大；機關人員增多，人浮于事，思想觀念落后，理論指導薄弱；制度不統一，工作流程和行為習慣相去甚遠；管理人員素質參差不齊，定位不當；管理方式、方法、手段落后，辦事拖拉，工作效率低下，工作中隨意性大，缺乏生機和活力；政策法規不健全，部門間缺乏密切配合等現象。這些現象嚴重影響著高校行政管理的效率提高。

三、電子政務對高校行政管理的影響

高校通過發展電子政務來加強高校建設和管理，提高高校的行政服務能力、管理能力和管理水平，改變傳統的高校行政管理手段，最終提高高校競爭力。本章將從不同方面分析了電子政務給高校行政管理所帶來的深遠的、巨大的影響。武漢大學自2001年起，已經利用上了信息資源校園網。截止到現在，經過13年的建設，現今的校園網建設已納入最重要的信息化建設項目，從以前的只有辦公室和教學樓有校園網的建設情況，慢慢發展成宿舍樓有校園網，食堂有校園網等等。根據每個用戶的工作特點、喜好和所處角色，量身定做了訪問所需業務信息的安全通道和個性化應用界面，使師生員工可以快速方便的查找到相關的信息和數據，高效的處理相關的事務。電子政務在我校多個領域得到了廣泛的應用，給校園的管理和服務帶來了明顯改變。

（一）提高高校行政管理服務的效率

信息時代的電子政務發展是現代高校管理創新和效率提高不可或缺的工具。它促進高校行政管理方法的創新，來逐步形成新型行政管理模式，不斷提高高校各院系、部門之間的業務流程集成化，使傳統金字塔的集權模式轉變為現代扁平的服務型、高度透明型的新型管理模式，逐漸做到最大限度地提升管理與服務的效能。1.提高學校效能降低行政成本電子政務的高校行政管理模式使得管理部門在取得、占有、分配和掌管信息過程中的更加突出了其核心地位。電子政務給高校行政管理帶來了突出影響，減少了高校組織管理的層次，擴大了高校行政管理的幅度，使原來的金字塔型的管理結構逐步向扁平型發展，并且使高校行政管理更加具有靈活性、有機性和適應性。有效地提高了行政管理的效率。電子政務在校園的建設，提高的師生的辦事效率，減少了辦事時間，同時在規范辦事流程上，縮短了辦事過程，比如校園信息門戶網的建設。2.提高教學質量和管理水平隨著網絡技術的發展和現代社會發展需要，校園網絡逐漸成為高校推動信息化、數字化建設的重要的基礎設施，是衡量一個學校教育信息化、現代化的重要標志，是為高校師生提供教學、科研和綜合信息服務的寬帶多媒體網絡。它具有先進性、實用性、開發性、靈活性、可靠性、強性價比和安全性等特點。通過校園網，加強了各校之間以及學校與外界之間的各種交流和合作；通過校園網，教師可以迅速、直接地了解國內外科學研究的最新動態和走勢，對于提高學校的師資水平和科研教學水平具有重大重要的；通過校園網，管理人員可獲取為學校行政管理和決策提供基礎數據、手段和網絡環境，實現高校師生提供教學、科研和綜合信息服務的寬帶多媒體網絡，學生可以進行自主學習，準確、完善、公平公正的獲取各類信息；通過校園網，完備的學校及院系主頁（包括中文版及英文版）是展示科研實力及科研成果的重要窗口，是宣傳學校及院系的一個最好的舞臺。（1）采用新技術，提高辦公自動化水平。該系統已成功應用于學校的日常行政辦公業務中，有效地處理了學校日常辦公業務，包括信息、會議管理及公文管理等，提高了行政人員辦事效率，實行了辦公自動化。一卡通系統于2008年9月開始投入使用至今已經有五年，其先進的資金結算管理及財務報賬系統大大降低了工作強度，作為學校一名財務管理人員，切實體會到電子政務帶來的快捷與方便，收入、支出、成本、費用，輕點鼠標，一目了然。（2）實現管理的開放性與靈活性。電子政務的建設使高校管理無論是從教學上、還是從行政上，都有開發性和靈活性。在教學上，教師、學生與教學管理人員打破時間和空間的限制，任何時間、任何地點都可以進行學習和管理學校事務的目的。（3）充分發揮參謀助手作用。電子政務中信息的存儲和整合給學校各領導做決策和了解學校情況提出了良好的依據。比如快捷的校情查詢系統就是領導參謀的好幫手。（4）實現全校統一信息管理。高校管理涉及到教學管理、科研管理、財務管理等諸多方面。為了提高教學科研業務管理人員以及科研人員的工作效率，要求各管理系統之間的對接信息系統必須實現數字化統一管理。電子政務在校園行政管理中的應用，給武漢大學的發展帶來了積極的明顯的變化，為武漢大學未來的規劃提供了強有力的技術保證。它在學校逐步實現高校行政管理辦公自動化的同時，在推進校園的教育改革和提高辦學質量與效率發揮著極其重要的作用。

（二）改變高校行政管理職能和權力結構

1.由管理職能向服務職能改變傳統高校行政管理的弊端主要體現在窒息教育和學術活力的官僚主義、文牘主義和形式主義，而電子政務對高校行政管理的影響表現為可以使行政職能由管理轉向管理和服務并重的雙重功能。（1）通過電子政務的實施推進高校行政改革，增加學校行政管理的透明度。電子政務的本質屬性就是為公眾服務的。它可以改進高校領導作風，提高服務水平，強化以服務師生為宗旨觀念，嚴格執行民主集中制原則，充分發揚民主，自覺接受來自教師和學生的監督，讓教師和學生真正成為大學的主體。（2）利用電子政務的服務對象和目標的明確性，業務的規則性的特性，但又不具備像政府級電子政務服務對象的復雜性、業務的多樣性、全面性等的特點。而相比于政府級電子政務系統，高校電子校務系統具有單一性與集中性的特點。2.行政管理權由集中向分權轉化學校利用電子政務提高了教職工、學生、社會對學校的監督力量，加強教職工、學生對學校決策的參與以及對重大政務活動的雙向交流，同時進行了分割越來越多的管理權力的行政改革。

（三）電子政務對高校其他的影響

加快電子政務建設除了有利于大大簡化高校行政管理運行的環節和程序，建立更加廉潔、開放透明和更加負責任的依法行政的學校，同時還會提高學校的競爭力。它不僅會產生一定的社會效益，同時也能夠產生經濟效益。電子政務系統建設中學校是需求方，主導建設；IT企業提供技術支撐，通過電子政務建設的標準化來帶動產業發展，這是電子政務建設和所帶來經濟效益之間的契合點，同時也帶動IT行業的發展。通過電子政務建設的標準化來帶動產業化，使我們在電子政務的系統建設中能夠產生經濟效益。由電子政務構建成一套決策支持系統，使高校行政管理決策更科學、合理，盡可能的避免一些決策失誤。另外減少人力和物力的浪費，也能間接產生經濟效益。校園網絡的不斷發展，為高校師生了解其學科前沿、查閱相關業務資料和教學實驗的準備提供了極大的便利。校園網絡的建設為培養學生綜合素質方面提供了良好的幫助，使大學生進入社會后產生了良好的社會效益。電子政務的實施給高校行政管理帶了不少便捷的同時，也讓高校行政管理對信息進行管理。因此，高校行政管理必須具有信息管理職能。即使電子政務應用到高校行政管理中或多或少地存在一些問題，但是經過不斷探索和逐步完善，相信電子政務將會實現高校資源數字化、通信網絡化、教學現代化、學習個性化、辦公自動化、管理科學化；必將帶來教學管理、課堂教學組織原則、教學評價、德育工作等等從觀念到實施的深刻轉變；必將為實現高校行政管理的“以教師為本，為教師服務，為學校的教學科研服務”的目標提供一個很好的技術手段，提高高校行政管理的效率，更好的為師生服務。

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作者:鄭建輝 單位:福建廣播電視大學