鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設思考解析
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摘要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理是財政管理的重要環(huán)節(jié)，但在管理過程中存在的問題也不斷暴露出來，開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設迫在眉睫，本文探討了鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理規(guī)范化建設的必要性，提出了鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理規(guī)范化建設相關建議。
關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)；財政檔案；規(guī)范化；思考
鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的綜合經濟管理部門，鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案是基層財政工作的真實記錄，同時也是全景反映所在地區(qū)經濟、社會、民生等領域發(fā)展歷程的重要資源。近年來，隨著經濟改革深化和社會不斷進步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理工作逐漸受到重視，但在管理過程中存在的問題也不斷暴露出來，開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設迫在眉睫?，F(xiàn)筆者結合工作實際，就如何推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設，談談自己的想法。
一、開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設的必要性
1.開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案規(guī)范化建設是提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政工作整體水平的需要。管理好財政檔案可以有效提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門的整體工作質量，對于促進單位日常工作順利開展也具有積極意義。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是可以更好地規(guī)范日常財務工作行為，不僅體現(xiàn)在對財政檔案工作的記錄層面上，還能夠對財政工作中所涉及的各類文件進行合理的記錄；另一方面，在加強檔案管理的過程中，可以督促檔案管理人員嚴格遵守工作規(guī)章制度，進而更好地確保財政信息的真實有效，對財政資金的用途和來源內容進行合理有效的監(jiān)督。2.開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案規(guī)范化建設是提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案信息化水平的需要。目前計算機信息技術在檔案管理中的地位越來越高，在計算機信息技術支持下進行檔案管理，可以極大地提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理效率。為此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門應該加強信息化檔案管理體系建設，建立穩(wěn)定的檔案管理隊伍，提高他們的檔案管理水平以及能力。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門可以充分利用現(xiàn)代信息技術進行財政檔案管理監(jiān)督，提高檔案管理水平。3.開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案規(guī)范化建設是提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案開發(fā)利用水平的需要。檔案是人類在社會實踐中形成的原始記錄，具有憑證和參考作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理不僅僅是“保管”，更重要的在于對檔案信息的開發(fā)利用，將藏身于“深閨”中的“死檔案”變成為我所用，為民所用的“活資源”。通過開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)范化建設，提升檔案工作的規(guī)范化、科學化水平，為高效開發(fā)利用檔案資源奠定重要基礎。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設面臨的主要問題
1.對檔案工作重視程度不夠，檔案意識淡薄。部分基層財政部門對檔案工作認識不到位，經常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”，不能充分保證檔案工作所需的人、財、物。有的單位雖然將檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責，但真正將檔案工作作為單位長效工作來抓的卻很少。2.檔案管理人員業(yè)務素質不高，專業(yè)能力欠缺。檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，對管理人員的專業(yè)素質要求較高。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門檔案工作一般由總預算會計負責，其他會計配合，但他們疲于應付日常工作，難以集中精力鉆研檔案業(yè)務，再加上工作崗位變動頻繁，造成業(yè)務素質普遍不高，直接影響鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。3.經費投入不足，檔案保管條件落后。由于經費問題難以落實，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門檔案室的保管條件總體上比較差。庫房環(huán)境和面積不達標，空調、除濕機、滅火器等設備不齊全、陳舊老化等現(xiàn)象普遍存在，與“八防”要求差距較大。4.檔案管理制度不健全，基礎業(yè)務薄弱。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門雖然建立了檔案收集、保管、借閱、利用、保密等一系列檔案管理制度，但往往流于形式、執(zhí)行不嚴。檔案資料收集不全、檔案整理不及時不規(guī)范、檔案借閱不嚴格履行手續(xù)等問題普遍存在。5.檔案信息化程度較低，開發(fā)利用不足。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門的文書、會計等檔案從收集、整理到裝訂、保管，基本上是手工操作，后期調閱也以手工為主，調閱效率低，檔案信息化建設未得到充分重視。另外，在檔案管理上存在重保管、輕開發(fā)的現(xiàn)象，開發(fā)工作更多的是針對文書檔案，對財政業(yè)務檔案利用開發(fā)不足，業(yè)務檔案利用效率較低。
三、加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設的建議
要扎實有效地推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作規(guī)范化建設，必須著重加強以下五個方面的工作：1.加強宣傳，提高財政干部職工的檔案意識。領導干部帶頭學習檔案知識，引導干部職工樹立檔案理念，要從思想上重視，擯棄對檔案工作的各種認識誤區(qū)。不斷加大檔案宣傳力度，通過掛橫幅、發(fā)放宣傳冊、舉辦檔案知識競賽等多種形式，利用電視、網(wǎng)絡、專欄等載體宣傳檔案法律法規(guī)和相關知識，進而獲得各部門對財政檔案工作全方位的支持，提升對財政檔案工作的重視度和對財政檔案利用的主觀能動意識。2.強化學習，提升檔案人員的業(yè)務素質。財政檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞，為更好的適應新時期檔案工作需要，必須堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，加強檔案員隊伍的培養(yǎng)和培訓。一是集中組織學，在自學為主的基礎上，舉辦培訓班，宣講有關檔案管理的法律法規(guī)，統(tǒng)一思想，提高認識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識；二是走出去學，組織參加檔案工作現(xiàn)場會，取長補短，進一步提高單位檔案工作管理水平；三是請進來講，邀請市檔案局專家現(xiàn)場指導或舉辦講座，有針對性地改進檔案管理工作，提高檔案管理人員素質。3.強化硬件建設，改善檔案保管環(huán)境。環(huán)境建設和現(xiàn)代化設施水平是評價檔案規(guī)范化建設水平的一個重要方面，也是提高工作效能的重要保障。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，著力解決檔案工作環(huán)境差、設施水平低的突出問題，按標準按要求建設好規(guī)范化的檔案室，購置合格檔案柜，落實通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等保護措施，不斷夯實檔案規(guī)范化建設的物質基礎。4.建章立制，規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理。檔案管理制度是提升檔案工作規(guī)范化建設的重要途徑和可靠保證。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門要根據(jù)《檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》等法律法規(guī)，結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案工作實際情況，建立系統(tǒng)有序的管理制度。既要建立健全確保檔案集中統(tǒng)一管理的行之有效的工作制度，又要建立完善檔案收集、整理、保管、開發(fā)利用等檔案工作業(yè)務制度，以制度管人，用制度管檔，按規(guī)矩辦事，使檔案管理工作真正做到有章可循、有規(guī)可依、有據(jù)可查。5.加快信息化進程，提升檔案服務水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政部門要大力推進檔案信息化建設，使之與新時期財政工作同步協(xié)調。通過紙質檔案數(shù)字化加工，逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)量巨大者，可優(yōu)先對保管期限為永久、長期、30年的文書檔案進行掃描加工，不斷擴大電子檔案存量，促進財政檔案管理工作的信息化和科學化。在此基礎上強化檔案利用服務，從編制檢索工具、撰寫編研材料、轉變服務方式等方面入手，不斷拓展服務領域，創(chuàng)新工作機制，優(yōu)化服務方式，充分發(fā)揮檔案的利用價值。鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案管理工作任重而道遠，基層財政部門和檔案工作者必須認清責任，踏實工作，積極探索，才能科學有效地管理好基層財政檔案，為地方經濟和社會發(fā)展作出貢獻。
作者:孔逸華 鐘志文 陳云 單位:丹陽市財政局