縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)淺談

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【摘要】在縣級(jí)財(cái)政部門，有效的加強(qiáng)檔案管理工作是必要的，作為相關(guān)檔案管理人員，要提高對(duì)于電子檔案管理的認(rèn)識(shí)，要不斷加強(qiáng)實(shí)踐管理，以此才能提高管理與維護(hù)能力，從而進(jìn)一步為財(cái)政工作順利開展提供有效保證。結(jié)合進(jìn)一步分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作人員提供有效參考。

【關(guān)鍵詞】縣級(jí)；財(cái)政檔案；電子檔案；分析

1.財(cái)政電子檔案的特點(diǎn)

1.1電子檔案的最大特點(diǎn)是它的儲(chǔ)藏內(nèi)容的容量大、記錄范圍廣。一個(gè)面積小小的DVD光盤的即可達(dá)到10G的儲(chǔ)存量，這些容量不但可以滿足本年度所有文書、會(huì)計(jì)、惠農(nóng)補(bǔ)貼、一事一議、財(cái)政補(bǔ)貼等相關(guān)文件及材料的存儲(chǔ)，還可以滿足今后幾年的相關(guān)工作量?；鶎迂?cái)政工作的過(guò)程中最為重要的一部分就是每年的惠農(nóng)補(bǔ)貼工作，這項(xiàng)工作的相關(guān)資料也是數(shù)量最為多的一個(gè)，一般由以下幾種方面組成：糧食直補(bǔ)農(nóng)作物種植面積統(tǒng)計(jì)表、綜合補(bǔ)貼面積統(tǒng)計(jì)表、玉米小麥棉花油菜良種種植面積統(tǒng)計(jì)表等及其上述補(bǔ)貼的銀行發(fā)放表和退耕還林補(bǔ)助銀行發(fā)放表、農(nóng)民補(bǔ)貼和負(fù)擔(dān)發(fā)放監(jiān)督卡、農(nóng)戶基本信息資料等。1.2保存工作較為簡(jiǎn)單，資料查閱方便。檔案員在每年的工作結(jié)束后要將自己手中的計(jì)算機(jī)的有關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出后一式三份，預(yù)算會(huì)計(jì)、村賬管所會(huì)計(jì)、惠農(nóng)補(bǔ)貼會(huì)計(jì)以及資金會(huì)計(jì)將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)中屬于自己負(fù)責(zé)的事項(xiàng)種類進(jìn)行光盤刻錄，存留在四位會(huì)計(jì)的手中進(jìn)行保存，最后將四位會(huì)計(jì)手中的業(yè)務(wù)事項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理后刻錄到兩份光盤當(dāng)中，這兩份光盤分別存放在縣財(cái)政局檔案室和財(cái)政所檔案室進(jìn)行存檔。1.3財(cái)政電子檔案的安全性差。雖然財(cái)政電子檔案提高了儲(chǔ)存能力，保存起來(lái)非常簡(jiǎn)單，但從網(wǎng)絡(luò)化時(shí)展來(lái)看，電子檔案復(fù)制容易，篡改也容易，同時(shí)，電子檔案信息容易被非法盜取，一些木馬以及病毒也會(huì)對(duì)其造成危害，基于此電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題備受關(guān)注。

2.縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)對(duì)策

2.1規(guī)范電子檔案管理機(jī)制。任何管理機(jī)制下的管理工作的順利實(shí)施與開展都與管理機(jī)制自身的合理與規(guī)范離不開，電子檔案的管理更是這樣。事業(yè)單位的電子檔案管理機(jī)制的建立可以參考單位自身的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及在平時(shí)工作當(dāng)中時(shí)的具體需求來(lái)進(jìn)行合理的調(diào)整，在調(diào)整的過(guò)程中，管理者可以借鑒本單位對(duì)傳統(tǒng)檔案管理以及各類信息化系統(tǒng)的管理的相關(guān)規(guī)定內(nèi)容，來(lái)制定具體的管理機(jī)制。需要注意的是，在電子檔案的管理機(jī)制中要對(duì)電子檔案的錄入格式、保存方式、檔案內(nèi)容審核、借閱使用后的歸檔以及后期的管理等問(wèn)題均要有具體的詳細(xì)說(shuō)明，并制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行電子檔案的管理工作。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制來(lái)督促管理人員的日常工作，為此單位內(nèi)可以制定出一定的獎(jiǎng)懲機(jī)制，這可以有效的幫助管理人員形成自我行為約束，避免“踢皮球”現(xiàn)象的發(fā)生，加大檔案管理過(guò)程中各種問(wèn)題的處理速度。2.2做好電子檔案全程化管理。電子檔案的全程化管理是無(wú)紙化辦公下的一種新型產(chǎn)物，在信息時(shí)代下，想要做好電子檔案的全程化管理僅僅只是保持住傳統(tǒng)的檔案管理的優(yōu)勢(shì)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，管理者還應(yīng)從電子檔案這一思路來(lái)著手，開辟出新的電子檔案的管理方法與思路，爭(zhēng)取為檔案的管理工作帶來(lái)更大的便利。要想達(dá)到這一目標(biāo)，檔案管理人員首先要對(duì)電子檔案的全程化管理的概念有著明確的理解，這個(gè)概念的具體工作是指管理者要在電子文件形成的初級(jí)階段就要對(duì)其進(jìn)行控制與管理，要對(duì)電子檔案的原始內(nèi)容進(jìn)行最大程度的保障，避免電子檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)不利于本單位工作的不良變化。其次，電子檔案雖然歸屬于檔案部門進(jìn)行管理，但是電子檔案的全程化管理的過(guò)程中所應(yīng)用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不應(yīng)該由檔案部門來(lái)進(jìn)行選擇，而是應(yīng)由檔案部門從技術(shù)部門所提供的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)中挑選出幾個(gè)較為成熟的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，再由技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際使用單位來(lái)從中進(jìn)行選擇使用，在此過(guò)程中，對(duì)已發(fā)現(xiàn)的有著缺陷的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門要禁止其使用，以此保證電子檔案的全程化管理的整體的質(zhì)量。2.3堅(jiān)持基層財(cái)政電子檔案與紙質(zhì)檔案三備份制。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得會(huì)計(jì)電算技術(shù)也得到了不斷的深化發(fā)展，隨之而來(lái)的是會(huì)計(jì)檔案信息的要求越來(lái)越高。會(huì)計(jì)電子檔案的出現(xiàn)是財(cái)政電子檔案工作發(fā)展最有力的體現(xiàn)。電子檔案雖然給檔案的使用與管理帶來(lái)很大的便利，但是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自身具有一定的天然的局限性，如網(wǎng)絡(luò)病毒、被盜取等等，這些都會(huì)給電子檔案的管理帶來(lái)一定程度的不利影響，為了將這種不利影響降到最低，最大程度上保證電子檔案的安全性，員工在平時(shí)的工作當(dāng)中一定要堅(jiān)持電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)保管的辦法，為檔案的安全加上一層最牢固的鎖。具體的操作方法為單位內(nèi)部的各個(gè)會(huì)計(jì)將每月的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)拷貝出來(lái)，復(fù)制并移動(dòng)到電腦或者移動(dòng)U盤等便于操作的硬盤當(dāng)中備份收藏，在年終的時(shí)候除了要將這些電子文件收集好刻錄在多份光盤上形成電子檔案，還要將這些電子文件制作成紙質(zhì)的文件檔案，將后者同時(shí)按照財(cái)政局的對(duì)紙質(zhì)檔案的管理要求進(jìn)行分類保管，與此同時(shí)要將刻錄好的光盤也送一份到市財(cái)政局的檔案室進(jìn)行存檔，這種操作可以起到多重保險(xiǎn)的目的，最大程度上保證檔案的安全。

結(jié)束語(yǔ)

總之，通過(guò)有效的實(shí)踐分析，本文總結(jié)了縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)對(duì)策，作為相關(guān)工作人員，在有效的分析過(guò)程中，要提高工作認(rèn)識(shí)，要不斷加強(qiáng)對(duì)于電子檔案管理工作的能力，以此才能確保電子檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步為縣級(jí)財(cái)政部門各項(xiàng)工作開展提供有效保證。

參考文獻(xiàn)：

[1]張志生.縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)探討[J].納稅,2018,12(33):78-79.

[2]王建雙.縣級(jí)財(cái)政電子檔案管理與維護(hù)探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(21):84.

作者：陳麗梅 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣財(cái)政局